Zeiterfassung 2026

Zeiterfassung (auch Arbeitszeiterfassung oder betriebliche Zeiterfassung) ist die Dokumentation von Arbeitsbeginn, -ende, Pausen und Überstunden – per Stundenzettel, Excel, Terminal, Browser oder App. So entstehen nachvollziehbare Nachweise für Lohn, ArbZG und Prüfungen.

Seit dem BAG-Grundsatzurteil 2022 musst du als Arbeitgeber ein verlässliches System bereitstellen. Vertiefung: Zeiterfassung und Gesetz und Arbeitszeiterfassung mit Ordio.

Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 musst du als Arbeitgeber die Arbeitszeiten deiner Beschäftigten objektiv, verlässlich und systematisch erfassen – unabhängig von der Betriebsgröße. Das gilt auch im Homeoffice und bei mobiler Arbeit.

Es gibt keine pauschale Pflicht zu einer bestimmten Technik: Manuelle oder Excel-basierte Erfassung ist möglich, wenn die Nachweise belastbar sind. Politische Entwürfe sehen stärkere elektronische Zeiterfassung mit Übergangsfristen vor; die Grundpflicht zur Dokumentation gilt aber bereits jetzt. Mehr unter Gesetzliche Grundlagen.

Excel ist grundsätzlich zulässig, wenn Zeiten vollständig und fehlerarm dokumentiert werden – in kleinen Teams oft der Einstieg, aber anfällig für Formelfehler und schwache Prüfsicherheit.

Für die Dauer zwischen Start und Ende nutzt du z. B. =Ende-Start (Zeitformat!), für Summen =SUMME(…). Mehr Praxis und Grenzen: Ratgeber Zeiterfassung mit Excel; Vorlagen unter Vorlagen oder Zeiterfassung Vorlagen.

Digitale Systeme erfassen Beginn, Ende und Pausen per App, Web oder Terminal, speichern Änderungen nachvollziehbar und liefern Auswertungen für Lohn und Planung.

Wichtige Kriterien: ArbZG-/Nachweistauglichkeit, rollengerechte Rechte, DSGVO, Offline- oder Mobile-Funktionen nach Bedarf, Schnittstellen zu Lohn (z. B. DATEV). Kein Tool passt für alle – wäge Branche, Standorte und Integrationsbedarf ab. Kriterien und Vergleich unter Software & Tools, plus Arbeitszeiterfassung und der Ratgeber zur Zeiterfassungs-App.

Rundungen sind nur zulässig, wenn sie den vorgabenkonformen Schutz der Beschäftigten nicht unterlaufen: Häufig wird zu deren Gunsten gerundet; systematisches Abrunden zulasten der Beschäftigten ist riskant. Die tatsächliche Arbeitszeit muss der wahren geleisteten Zeit entsprechen – bei Unsicherheit lieber minutengenau erfassen.

Digitale Systeme vermeiden systematische Rundungsfehler und erleichtern Prüfungen. Mehr dazu unter Best Practices & häufige Fehler.

Erfasst werden mindestens Arbeitsbeginn, -ende und Pausen; je nach Modell auch Standorte, Überstunden oder Projektzeiten. Die Unterlagen müssen bei Behörden oder Betriebsrat einsehbar sein.

Nach ArbZG gelten typischerweise mindestens zwei Jahre Aufbewahrung; steuer- oder sozialversicherungsrechtlich sind oft längere Fristen (häufig bis zu etwa sechs Jahren für Lohnunterlagen) nötig – mit deiner Lohnbuchhaltung abstimmen. Mehr: Gesetzliche Grundlagen und Datenschutz & DSGVO.

Vertrauensarbeitszeit ändert nichts an der Pflicht, Arbeitszeiten nachzuweisen – sie betrifft vor allem wie gearbeitet wird (z. B. Zielvereinbarungen), nicht ob dokumentiert wird.

Auch hier brauchst du ein verlässliches System; die konkrete Ausgestaltung solltest du mit Betriebsrat und Richtlinien festzurren. Mehr unter Vertrauensarbeitszeit & Sonderfälle und im Lexikon.

Im Homeoffice gilt dieselbe Dokumentationspflicht wie im Büro – Browser oder App reichen, wenn Beginn, Ende und Pausen nachvollziehbar sind. Vertrauensarbeitszeit befreit nicht von der Nachweispflicht.

Bei GPS-Zeiterfassung werden Standortdaten beim Stempeln genutzt – sinnvoll für Außendienst, aber hochsensibel. Voraussetzungen: Transparenz, Datenminimierung, Zweckbindung und Information der Beschäftigten. Mehr: Mobil & Homeoffice, Datenschutz & DSGVO und App-Ratgeber.

Auch Kleinbetriebe unterliegen der Nachweispflicht – „klein“ ist keine Befreiung. Oft starten Teams mit Stundenzettel oder Excel-Vorlagen; ab mehreren Standorten oder wachsenden Teams lohnen Apps oder Cloud-Lösungen mit klaren Rollen.

Unser Ratgeber für Kleinbetriebe fasst Einstieg und typische Fehler zusammen.

Fehlende Stempelungen musst du nachholen: korrekte Uhrzeiten, Datum und kurze Begründung; viele Teams vereinbaren Fristen und Zuständigkeiten. Wiederholtes Vergessen kann arbeitsrechtlich eskalieren – deshalb helfen Erinnerungen, klare Regeln und digitale Workflows.

Regeln für Nachholen und Schulung findest du unter Best Practices; technisch unterstützt digitale Zeiterfassung mit Hinweisen und Freigaben.

Zeiterfassung ist der Oberbegriff für alle Methoden, Arbeitszeit zu dokumentieren. Eine Stempeluhr (oder ein Terminal) ist nur eine konkrete Erfassungsform am festen Ort.

Apps, Browser oder Excel können dieselbe Funktion flexibler abbilden – je nach Arbeitsmodell und Compliance. Alle Modelle im Überblick: Zeiterfassungsmodelle.

Der Dienstplan beschreibt geplante Schichten; die Zeiterfassung dokumentiert die tatsächlich geleistete Zeit. Aus der Abweichung leiten sich Überstunden, Ausgleich und Lohnnachweise ab – deshalb greifen professionelle Setups Planung und Erfassung ineinander.

Überblick zur Schichtplanung: Pillar Dienstplan; Umsetzung mit Schichtplanung und Arbeitszeiterfassung.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits seit EuGH 2019 und BAG 2022 (1 ABR 22/21) — unabhängig von einem künftigen Zeiterfassungsgesetz. Politische Entwürfe für stärkere elektronische Erfassung sehen Übergangsfristen vor; die Dokumentationspflicht besteht aber jetzt schon.

Praxis-Ratgeber: Arbeitszeiterfassung Pflicht · Gesetz: Zeiterfassung Gesetz.

Kleinbetriebe brauchen vor allem einfache Bedienung, faire Preise und ArbZG-taugliche Nachweise — ohne Overhead. Apps mit Browser- und Terminal-Option decken Büro und Außendienst ab.

Ratgeber: Zeiterfassung für Kleinbetriebe und Zeiterfassung App.

Nein — gesetzlich vorgeschrieben ist ein objektives, verlässliches System, nicht zwingend Software. Stundenzettel oder Excel sind möglich, wenn Nachweise belastbar sind. Größere Teams und Prüfsicherheit sprechen für digitale Lösungen.

Details: Abschnitt Gesetzliche Regeln.

Gleiche Pflicht wie im Büro: Beginn, Ende und Pausen dokumentieren — per Browser, App oder manuell. Vertrauensarbeitszeit befreit nicht von der Nachweispflicht; die Erfassung kann an Beschäftigte delegiert werden, Verantwortung trägt der Arbeitgeber.

Mehr: Mobil & Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit.

Typisch pro Nutzer und Monat, abhängig von Terminal, GPS, Lohn-Schnittstellen und Standorten. Kostenlose Tarife limitieren oft Historie oder Admin-Funktionen — für BAG-Compliance lohnt ein Vergleich der Pflichtfunktionen.

Software-Vergleich · Ordio Zeiterfassung.

Fehlende oder falsche Stempelungen musst du nachhalten und korrigieren — mit Datum, Uhrzeit und Begründung. Wiederholte Verstöße können arbeitsrechtlich eskalieren; deshalb helfen klare Regeln, Schulungen und digitale Erinnerungen.

Prozess-Tipps: Best Practices und Zeiterfassung Gesetz.