Seit dem BAG-Urteil 2022 müssen deutsche Unternehmen Arbeitszeiten systematisch erfassen — ab 2026 drohen bei Verstößen Bußgelder bis 30.000 €. In diesem Zeiterfassung Software Vergleich 2026 findest du sieben etablierte Anbieter in einer Tabelle — mit Preisen, DATEV-Anbindung und passenden Zielgruppen.
Du erhältst konkrete Kriterien statt Werbetext: Checkliste, Kostenrahmen und welches Tool zu Gastro, Homeoffice oder Mittelstand passt. Mehr Kontext findest du im Zeiterfassung-Hub sowie bei Arbeitszeiterfassung Pflicht und Zeiterfassung Gesetz.
Was ist Zeiterfassungssoftware?
Zeiterfassungssoftware dokumentiert Arbeitszeiten digital — revisionssicher, DSGVO-konform und mit Pflichtfeldern für Beginn, Ende und Pausen. Sie ersetzt Excel und Stundenzettel, die bei Prüfungen nicht ausreichen.
Was muss Zeiterfassungssoftware können? Mindestens Arbeitsbeginn, -ende und Pausen dokumentieren, Daten unveränderbar speichern und für die zweijährige Aufbewahrungspflicht bereitstellen. Von der Projektzeiterfassung unterscheidet sie sich dadurch, dass der Fokus auf Lohn und Compliance liegt — nicht auf Kundenabrechnung.
Moderne Systeme erfassen per App, Terminal oder Browser. Optional kommen Projektzuordnung, Zuschläge für Schichtarbeit und DATEV-Export für die Lohnabrechnung hinzu — bei Schichtbetrieben oft zusammen mit Schichtplanung.
Zeiterfassung Software Vergleich: Die besten Tools 2026
Die Tabelle vergleicht sieben etablierte Anbieter; darunter findest du Freemium-Tools als Orientierung — Preise und Funktionen können sich ändern, prüfe die aktuellen Konditionen beim Anbieter.
| Software | Kernfunktionen | Preis (ab) | DATEV | Zielgruppe |
|---|---|---|---|---|
| Ordio | Zeiterfassung + Schichtplanung, Abwesenheiten, Lohnvorbereitung | €89/Standort/Monat | Ja (Lohnexport) | Schichtbetriebe, Gastronomie, Einzelhandel |
| Personio | HR-Suite, Zeiterfassung, Recruiting | ca. €3/Nutzer/Monat | Ja | Unternehmen ab 10 MA |
| Clockodo | Projekt- und Arbeitszeiterfassung, Auswertungen | ab 4,75 €/Nutzer | Teilweise | Agenturen, KMU |
| clockin | Mobile Zeiterfassung, Terminal, Browser | ab 3,19 €/Nutzer | Nein | Handwerk, Remote-Teams |
| TimeTrack | Zeiterfassung, Spesen, Schichtplanung | variabel | Ja | Mittelstand |
| Crewmeister | Zeiterfassung + Dienstplanung | ab 1,50 €/Nutzer | Nein | Kleinbetriebe, Gastronomie |
| ZEP | Projektzeiterfassung, Abrechnung | variabel | Ja | Projektorientierte Betriebe |
| Clockify / Toggl | Zeiterfassung (Freemium) | kostenlos (Basis) | Nein | Freelancer — oft ohne Revisionssicherheit für Unternehmen |
Für Marken-Direktvergleiche mit OMR-Bewertungen: Clockodo Vergleich, Personio Vergleich, Crewmeister Vergleich und clockin Vergleich.
Für Schichtbetriebe mit Dienstplanung bietet Ordio Zeiterfassung und Schichtplanung in einer Plattform — Überstunden und Zuschläge werden automatisch berechnet. Crewmeister eignet sich ebenfalls für Gastronomie mit einfachem Einstieg. Parallele Vergleiche: Dienstplan Software Vergleich und Personalplanung Apps im Vergleich.
Wann welches Tool? Agenturen und Beratungen mit Projektabrechnung tendieren zu Clockodo oder ZEP. HR-lastige Mittelständler prüfen Personio oder TimeTrack. Schichtbetriebe in Gastronomie, Einzelhandel oder Produktion brauchen meist Zeiterfassung plus Planung — nicht nur eine reine Stempeluhr-App.
Wie vergleichst du Zeiterfassungssoftware?
Ein strukturierter Vergleich spart Zeit und verhindert teure Fehlkäufe. Arbeite mit einer Checkliste — nicht mit Bauchgefühl allein:
- Revisionssicherheit prüfen — unveränderbare Speicherung, mindestens zweijährige Aufbewahrung
- DSGVO-Konformität — Datensparsamkeit, Zweckbindung, Betroffenenrechte
- Erfassungsmethoden — App, Terminal oder Browser je nach Arbeitsort
- Integration in Lohn und HR — DATEV-Anbindung, Lohnvorbereitung
- Branchenpassung — Schichtzuschläge, Filialen, Projektzeiterfassung
Welche Zeiterfassungssoftware hat DATEV-Anbindung? Personio, TimeTrack, Ordio und ZEP bieten Schnittstellen — wichtig, wenn Lohn direkt aus der Zeiterfassung vorbereitet wird. Freemium-Tools wie Clockify oder Toggl fehlen für Unternehmen oft Aufbewahrungspflicht, Zuschläge und Lohnanbindung; sie eignen sich eher für Freelancer.
Im Unterschied zur Projektzeiterfassung steht bei Arbeitszeiterfassung die Compliance-Dokumentation im Vordergrund. Plane eine zweiwöchige Testphase mit echten Schichten — so prüfst du Export, Pausenlogik und Bedienung, bevor du vertraglich bindest. Mehr zum gesetzlichen Rahmen: Arbeitszeiterfassungsgesetz und Arbeitszeitrechner.
Die sieben Anbieter im Detail
Kurzprofile zu Stärken, typischen Einsatzszenarien und Grenzen — ergänzend zur Tabelle. Preise: Richtwerte Stand Juni 2026.
Ordio
Ordio verbindet Zeiterfassung mit Schichtplanung, Abwesenheiten und Lohnvorbereitung. Schichtbetriebe stempeln per App, Zuschläge fließen in den Export.
Vorteile: Schicht + Zeit + DATEV-Export, Standortmodell. Einschränkungen: Kein reines Projekt-Tool für Agenturen.
Typisch für Gastro, Events und Filialen mit wechselnden Teams — Plan und Ist-Stunden laufen in einer Datenbasis, ohne Excel zwischen Schichtplan und Lohnvorbereitung.
Zeiterfassung und Schichtplan in einer App testen:
Personio
Personio bietet Zeiterfassung als Teil der HR-Suite — sinnvoll ab ca. 10–20 Mitarbeitenden mit Personalakte und Recruiting.
Vorteile: DATEV-Schnittstellen, skalierbare HR-Suite. Einschränkungen: Schichtzuschläge weniger Schwerpunkt als bei Schichttools. Personio Vergleich.
Typisch für wachsende Büro-Teams mit HR-Abteilung: Zeiterfassung läuft in derselben Datenbasis wie Urlaub und Onboarding — Schichtbetriebe mit Nachtzuschlägen prüfen Export und Zuschlagslogik in der Demo.
Clockodo
Clockodo fokussiert Projekt- und Arbeitszeiterfassung mit Auswertungen — beliebt bei Agenturen und Dienstleistern. Du ordnest Stunden Kunden und Aufträgen zu; sinnvoll bei Abrechnung und Projektcontrolling, weniger bei Schichtzuschlägen in der Gastro.
Vorteile: Übersichtliche Projektauswertung, Einstieg ab ca. 4,75 €/Nutzer. Einschränkungen: DATEV nur teilweise; Schichtlogik begrenzt. Clockodo Vergleich.
Agenturen mit fakturierbaren Stunden profitieren von Projektberichten — für reine Schichtbetriebe mit Zuschlägen eher Ordio oder Crewmeister in die Shortlist nehmen.
clockin
clockin setzt auf mobile Zeiterfassung mit Terminal und Browser — typisch für Handwerk und Remote-Teams. Praktisch, wenn du ohne große HR-Suite startest und Mitarbeitende vor Ort stempeln sollen.
Vorteile: App + Terminal, schneller Einstieg. Einschränkungen: Keine native DATEV-Anbindung; bei mehreren Standorten und Zuschlägen oft Upgrade nötig. clockin Vergleich.
Gut für Handwerksbetriebe mit fester Werkstatt und wenigen Standorten — sobald DATEV-Export und Schichtplanung Pflicht werden, vergleiche mit TimeTrack oder Ordio.
TimeTrack
TimeTrack kombiniert Zeiterfassung, Spesen und teils Schichtplanung für den Mittelstand. Wer neben Stunden auch Reisekosten in einem System abbilden will, findet hier eine Alternative zu reinen Stempel-Apps.
Vorteile: DATEV-Anbindung, Mittelstands-Fokus. Einschränkungen: Preise variabel — Angebot einholen; Schichttiefe geringer als bei spezialisierten Schichttools.
Sinnvoll für Büro-Mittelstand mit Reisekosten und Lohnbüro-Anbindung — weniger für reine Gastro-Schichten mit hohem Aushilfsanteil.
Crewmeister
Crewmeister verbindet Zeiterfassung und Dienstplanung — Einstieg ab ca. 1,50 €/Nutzer für Kleinbetriebe und Gastro.
Vorteile: Günstiger Einstieg, Schicht + Zeit. Einschränkungen: Weniger HR-Tiefe als Suite-Anbieter. Crewmeister Vergleich.
Beliebt in Gastronomie und kleinen Schichtteams — teste App-Akzeptanz im Service und ob Zuschläge für Nachtarbeit automatisch in den Export fließen.
ZEP
ZEP richtet sich an projektorientierte Betriebe mit Abrechnung und DATEV-Schnittstellen — Beratungen, IT-Dienstleister und Agenturen mit kundenbezogener Zeitbuchung.
Vorteile: Projektzeiterfassung + Abrechnung, DATEV. Einschränkungen: Weniger für reine Schichtbetriebe ohne Projekte; Schichtzuschläge und Filialplanung sind nicht der Kern.
IT-Dienstleister und Beratungen mit Kundenabrechnung sind die Kernzielgruppe — vertiefend: Projektzeiterfassung im Lexikon.
Welche Zeiterfassung eignet sich für wen?
Kleinbetriebe brauchen Einfachheit, Schichtbetriebe Zuschläge und DATEV-Export, Remote-Teams eine zuverlässige App — die passende Zeiterfassung hängt von Betriebsgröße, Branche und Arbeitsort ab.
Kleinbetriebe (unter 10 Mitarbeiter)
Kleinbetriebe brauchen vor allem Einfachheit und einen schnellen Einstieg. Ordio, Crewmeister und clockin starten schnell — Ordio besonders mit Schichtarbeit oder Filialen dank Standortmodell statt Preis pro Kopf.
Auch mit wenigen Mitarbeitenden gilt die Aufbewahrungspflicht: digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe muss revisionssicher sein, nicht nur günstig. Plane 1–2 Tage für Einrichtung und kurze Einweisung ein.
Gastronomie und Einzelhandel
Gastronomie und Einzelhandel profitieren von mobilen Apps, Schichtplanung und Zuschlagsberechnung. Ideal sind Tools mit Nacht- und Feiertagszuschlägen, Filial-Unterstützung und einfacher App-Erfassung für Aushilfen — ohne dass jede Filiale eigene Excel-Listen führt.
Anbieter mit mehreren Standorten — etwa Ordio — bündeln Zuschläge, Abwesenheiten und Planung zentral. Ein Restaurant mit drei Filialen spart so die Doppelerfassung zwischen Küche, Service und Lohnvorbereitung.
Homeoffice und Remote-Teams
Homeoffice und Remote-Teams benötigen eine Zeiterfassung per App oder Browser — ohne Terminal vor Ort. Entscheidend sind Offline-Modus, einfache Pausenerfassung und klare Regeln zur Vertrauensarbeitszeit.
Ordio bietet App und Browser je nach Einsatzort. Das BAG hat 2022 bestätigt: Auch im Homeoffice gilt die Pflicht zur dokumentierten Arbeitszeit — Vertrauensarbeitszeit ohne Erfassung reicht nicht.
Mittelstand
Mittelstand mit DATEV-Anbindung und Lohnabrechnung sollte auf Integrationen achten. Personio, TimeTrack und Ordio bieten Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung. Bei wachsenden Teams lohnt sich eine Lösung, die Zeiterfassung, Abwesenheiten und Lohnvorbereitung verbindet — Urlaub und Krankmeldungen fließen dann in dieselbe Datenbasis wie die gestempelten Stunden.
So vermeidest du Doppeleingaben zwischen HR-Tool, Zeiterfassung und Steuerberater. Prüfe beim Anbieter explizit, ob Exportformate zu deinem Lohnbüro passen und ob Korrekturen revisionssicher protokolliert werden.
Was kostet Zeiterfassungssoftware?
Zeiterfassungssoftware kostet typisch 3–15 € pro Nutzer und Monat — kostenlose Varianten fehlen oft Revisionssicherheit und Lohnanbindung für Unternehmen.
Die Preismodelle unterscheiden sich stark: pro Nutzer und Monat (typisch 3–15 €), pro Standort (z. B. Ordio: €89/Standort/Monat) oder Flatrate. Günstige Einstiege ab 1,50 €/Nutzer gibt es bei Crewmeister; All-in-One-Lösungen wie Personio liegen höher.
Zeiterfassung kostenlos oder kostenpflichtig? Kostenlose Varianten (z. B. Clockify, Toggl) richten sich oft an Freelancer und haben eingeschränkte Funktionen für Unternehmen: fehlende Revisionssicherheit, keine Aufbewahrungspflicht, keine Zuschläge. Für Betriebe mit Lohnabrechnung und Compliance-Anforderungen ist eine kostenpflichtige Lösung meist nötig.
Beispiel: Ein Betrieb mit 15 Mitarbeitern zahlt bei 5 €/Nutzer rund 75 €/Monat — bei Standortmodellen wie Ordio (€89/Standort) bleibt die Summe unabhängig von der Mitarbeiterzahl, was Filialen planbarer macht.
Versteckte Kosten sind Einrichtung, Schulung, Support und Schnittstellen zur Lohnabrechnung — im Lohnabrechnung Software Vergleich 2026 findest du passende Tools mit DATEV-Export. Rechne die Gesamtkosten über 12 Monate, nicht nur den Listenpreis pro Nutzer. Testversionen helfen, Bedienung und Export in die Buchhaltung vor dem Vertragsabschluss zu prüfen — mit dem Brutto-Netto-Rechner kannst du parallel prüfen, ob Zuschläge und Überstunden in der Lohnvorbereitung stimmig aussehen.
App, Terminal oder Browser – was ist besser?
Die Wahl hängt vom Einsatzort ab: App für mobil, Terminal für stationär, Browser für flexible Büroarbeit. Viele Anbieter bieten alle drei Varianten.
App
Ideal für mobile Mitarbeiter, Außendienst und Homeoffice. Erfassung per Smartphone — optional mit Standortfreigabe, wenn du das betrieblich brauchst und rechtlich abgesichert ist.
Vorteile: kein Terminal, schneller Rollout bei wechselnden Teams. Nachteile: Akku, Datenschutz bei GPS und Schulungsbedarf. Mehr im Ratgeber Zeiterfassung per App.
Terminal
Stationär am Eingang oder in der Produktion. Gut für Filialen und Betriebe im Handwerk und Industrie, in denen alle am gleichen Ort stempeln.
Vorteile: einheitlicher Prozess, kein Firmenhandy nötig. Nachteile: weniger flexibel für Außendienst. Oft kombiniert mit App für Vertrieb oder Lieferdienst.
Browser
Überall nutzbar, keine Installation — passend für Büroarbeitsplätze und gelegentliches Homeoffice. Mitarbeiter loggen sich ein und erfassen Beginn, Ende und Pausen im Browser.
Vorteile: geringe IT-Hürde, funktioniert auf jedem Rechner. Nachteile: weniger geeignet für Produktion ohne PC-Zugang. Viele Anbieter erlauben Mischformen pro Standort oder Rolle.
Praxis-Tipp: Anbieter wie Ordio, clockin und TimeTrack kombinieren App, Terminal und Browser — z. B. Terminal im Lager, App für Außendienst. Achte bei mobiler Erfassung auf Offline-Modus und revisionssichere Speicherung; Details im Ratgeber Zeiterfassung per App.
Rechtliche Anforderungen: Zeiterfassung ab 2026
Hinweis: Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung. Kläre Aufbewahrung, Betriebsrat und Einsicht im Einzelfall mit Fachberatung.
Seit EuGH (C-55/18) und BAG-Urteil 2022 gilt die systematische Arbeitszeiterfassung auch in Kleinbetrieben. Das geplante Arbeitszeiterfassungsgesetz verschärft die Anforderungen ab 2026 — bei Verstößen sind Bußgelder bis 30.000 € pro Fall im Gespräch.
Aufbewahrungspflichten
Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der Pausen. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren — auch nach Ausscheiden von Mitarbeitenden relevant für Nachweise.
Bei Betriebsprüfung oder Arbeitsgericht musst du Zeiten lückenlos vorlegen können. Ohne revisionssichere Dokumentation drohen Rückzahlungen, Zusatzzahlungen oder Bußgelder im Rahmen des geplanten Arbeitszeiterfassungsgesetzes.
Zudem gilt DSGVO: Datensparsamkeit, Zweckbindung und informationelle Selbstbestimmung der Beschäftigten. Nur notwendige Daten erfassen — keine Standortdaten ohne Einwilligung, keine übermäßige Überwachung. Details findest du im Zeiterfassung Gesetz und im Arbeitszeiterfassungsgesetz.
Excel vs. Zeiterfassungssoftware
Excel-Listen und Stundenzettel gelten nicht als revisionssicher — sie sind manuell, fehleranfällig und lassen sich nachträglich ändern. Für die Lohnabrechnung und bei Prüfungen reicht Excel nicht aus.
- Excel: flexibel, aber ohne Audit-Trail, hoher manueller Aufwand, Fehler bei Zuschlägen
- Software: unveränderbare Speicherung, Aufbewahrungspflicht, DATEV-Export, App/Terminal
Zeiterfassungssoftware integriert sich mit Lohnsystemen und reduziert den manuellen Abgleich zwischen Plan und Ist-Stunden — besonders relevant mit Schichtplanung.
Wann reicht Excel noch? Höchstens als Übergang in sehr kleinen Teams ohne Schichtzuschläge — sobald Prüfungen, DATEV oder mehrere Standorte ins Spiel kommen, ist Software die sicherere Wahl.
Der Umstieg lohnt sich: weniger Fehler in der Lohnabrechnung, weniger Nacharbeit, bessere Nachweise. Ausführlich: Zeiterfassung mit Excel — Nachteile und Alternativen.
Häufige Fehler bei der Tool-Wahl
Viele Fehlkäufe entstehen nicht durch fehlende Features, sondern durch ungetestete Prozesse. Diese fünf Stolpersteine siehst du in Schicht- und Mittelstandsbetrieben am häufigsten:
- Freemium zu lange behalten: Clockify und Toggl eignen sich für Freelancer — Unternehmen brauchen Aufbewahrungspflicht, Zuschläge und Lohnexport.
- Projekt-Tool für Schichtbetrieb: Clockodo und ZEP sind stark bei Projekten — Gastro und Filialen brauchen Schichtlogik und Standortmodelle.
- Zeit ohne Plan: Reine Stempeluhr ohne Schichtplanung erzeugt Abweichungen zwischen Plan und Ist-Stunden.
- Demo statt Praxis: Teste zwei Wochen mit echten Schichten, Ausfällen und DATEV-Export — nicht nur die Verkaufsdemo.
- Datenschutz ignorieren: Standortdaten und Überstunden sind personenbezogen — Rollenrechte und AV-Vertrag vor Go-live klären.
Wenn du zwei Shortlist-Kandidaten aus der Tabelle parallel testest, erkennst du solche Lücken früh — bevor Vertragslaufzeit und Migration den Wechsel teuer machen.
Fazit
Es gibt kein Universal-Tool — die beste Zeiterfassungssoftware 2026 hängt von Betriebsgröße, Branche und Erfassungsmethode ab.
So gehst du in drei Schritten vor:
- Anforderungen notieren — Teamgröße, Standorte, DATEV ja/nein, Schichtzuschläge, App vs. Terminal
- Shortlist aus der Tabelle — zwei bis drei Anbieter mit Testversion vergleichen
- Recht und Prozesse prüfen — Revisionssicherheit, Aufbewahrung, Einbindung in Lohn und ggf. Schichtplanung
Für Schichtbetriebe in Gastronomie, Einzelhandel und Produktion verbindet Ordio Zeiterfassung, Planung und Lohnvorbereitung — ohne Medienbruch zwischen Stempeluhr und Buchhaltung.
