Schichtplan per WhatsApp, Excel und Telefonkette kosten Zeit und erhöhen ArbZG-Risiko. In diesem Dienstplan Software Vergleich 2026 findest du neun etablierte Anbieter in einer Tabelle — mit Preisen, Kernfunktionen und Zielgruppen für Gastro, Pflege und Einzelhandel.
Du erhältst konkrete Kriterien statt Werbetext: Checkliste, Kostenrahmen und wann Excel noch reicht. Mehr Kontext im Dienstplan-Hub, bei Dienstplan erstellen und im Dienstplan und Gesetz.
Was ist Dienstplansoftware?
Dienstplansoftware ist eine digitale Lösung zur Schicht- und Personaleinsatzplanung — mit Zeiterfassung, Abwesenheiten und Self-Service für Mitarbeitende. Im Alltag werden Dienstplan-Software, Schichtplan-Software und PEP-Tool oft synonym verwendet.
Eine gute Lösung prüft automatisch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), warnt vor Ruhezeitverstößen und speichert Daten revisionssicher. Welche Funktionen brauchst du mindestens?
- Schichtplanung und mobile App für das Team
- Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung
- Self-Service: Schichttausch und Urlaubsanträge
- Optional: Lohnvorbereitung, DATEV-Anbindung, ArbZG-Prüfung in Echtzeit
Mehr zur Erstellung findest du im Ratgeber Dienstplan erstellen.
Dienstplan Software Vergleich: Die besten Tools 2026
Der Markt für Dienstplan-Software ist vielfältig. Die folgende Übersicht hilft dir bei der ersten Einordnung – Preise und Funktionen können sich ändern, daher solltest du vor der Entscheidung die Anbieter direkt anfragen. Tipp: Definiere zuerst deine Anforderungen (Branche, Teamgröße, Schichtmodelle), dann filterst du die passenden Tools schneller.
| Software | Kernfunktionen | Preis (ab) | Zielgruppe |
|---|---|---|---|
| Ordio | Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Lohnvorbereitung | €89/Standort/Monat | Gastronomie, Events, Schichtbetriebe |
| Planday | Dienstplanung, Zeiterfassung, Lohnintegration | variabel | Mittelstand, Filialbetriebe |
| Deputy | Schichtplanung, Zeiterfassung, Onboarding | variabel | Einzelhandel, Gastronomie |
| Personio | HR-Suite, Dienstplanung, Recruiting | ca. €3/Nutzer/Monat | Unternehmen ab 10 MA |
| Crewmeister | Dienstplanung, Zeiterfassung | ab 1,50 €/Nutzer | Kleinbetriebe, Handwerk |
| Aplano | Schichtplanung, Zeiterfassung, Schichtbörse | variabel | Gastronomie, Einzelhandel, Pflege |
| Papershift | Dienstplanung, Zeiterfassung, ArbZG-Check | variabel | Mittelstand, DACH |
| Shiftbase | Personaleinsatzplanung, Lohnvorbereitung | variabel | Standortübergreifend |
| Planovo | Schichtplanung, Zeiterfassung (Freemium) | kostenlos bis 5 MA | Sehr kleine Teams, Testphase |
Für detaillierte Markenvergleiche siehst du unsere Personio Alternativen, Aplano Vergleich, Papershift Vergleich, Crewmeister Vergleich und Shiftbase Vergleich — dort findest du OMR-Bewertungen und Preise im Direktvergleich mit Ordio.
Für Gastronomie und Schichtbetriebe bietet Ordio eine integrierte Lösung: Schichtplanung und Zeiterfassung sind verzahnt, Überstunden und Zuschläge werden automatisch berechnet. Ordio, Planday, Deputy, Aplano und Papershift kombinieren Plan und Zeit — geplante Schichten lassen sich mit erfassten Stunden abgleichen, ohne Doppeleingaben.
Die beste Dienstplan-Software hängt von Branche und Teamgröße ab, nicht von einer universellen Rangliste. Gehe deshalb systematisch vor:
- Benutzerfreundlichkeit: Drag-and-Drop, Klicks bis zum fertigen Plan
- ArbZG-Konformität: Automatische Prüfung von Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit
- Lohnintegration: DATEV, Lexware oder andere Anbindung prüfen
- Branchenpassung: Zuschläge für Nacht/Feiertag, Filialen, Offline-Modus
Mit dem Kostenrechner für Personalmanagement kannst du versteckte Kosten vergleichen und das Sparpotenzial verschiedener Lösungen abschätzen.
Die neun Anbieter im Detail
Kurzprofile zu Stärken und typischen Einsatzszenarien — ergänzend zur Tabelle. Preise: Richtwerte; beim Anbieter aktuell prüfen.
Ordio
Ordio verbindet Schichtplanung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung — Schwerpunkt Gastro, Events und Schichtbetriebe.
Vorteile: Zuschläge automatisch, Standortmodell, mobile App. Einschränkungen: Kein Full-HR mit Recruiting.
Ideal für Gastro, Events und Filialen mit wechselnden Schichten — Plan und Zeit in einer Datenbasis, Export zur Lohnabrechnung.
Dienstplan und Zeiterfassung ohne Medienbruch testen:
Planday
Planday adressiert Filialbetriebe und Mittelstand mit Planung, Kommunikation und Zeiterfassung. Sinnvoll, wenn du mehrere Standorte zentral steuerst und Lohnintegration wichtig ist.
Vorteile: Filial-Übersicht, Lohnintegration. Einschränkungen: Preise variabel — Angebot und Schnittstellen zu deinem Lohnbüro vor Vertragsabschluss klären.
Sinnvoll für Ketten mit zentraler Planung und dezentraler Kommunikation — prüfe deutsche Zuschlags- und Feiertagsregeln in der Demo, bevor du international skalierst.
Deputy
Deputy bietet Schichtplanung, Zeiterfassung und Onboarding — verbreitet in Einzelhandel und Gastronomie. Internationaler Anbieter mit starker App; prüfe Deutschsprachigkeit und Support für deine Filialen.
Vorteile: Mobile App, Schichttausch. Einschränkungen: DACH-Support und Zuschlagslogik vor dem Kauf testen.
Beliebt in Einzelhandel und Gastro mit internationaler Ausrichtung — teste Deutschsprachigkeit, Support-Zeiten und Export zu deinem Lohnbüro vor dem Rollout.
Personio
Personio integriert Dienstplanung in die HR-Suite — sinnvoll mit Personalakte und Recruiting ab 10–20 MA.
Vorteile: HR-Gesamtsystem, skalierbar. Einschränkungen: Schichtzuschläge weniger Kern. Personio Vergleich.
Lohnt sich, wenn Recruiting und Personalakte im Mittelpunkt stehen — reine Schichtlogik mit Zuschlägen prüfst du besser bei Ordio, Aplano oder Papershift.
Crewmeister
Crewmeister kombiniert Dienstplanung und Zeiterfassung ab ca. 1,50 €/Nutzer.
Vorteile: Günstiger Einstieg, Handwerk und Gastro. Einschränkungen: Weniger Enterprise-Tiefe. Crewmeister Vergleich.
Gut für Teams bis etwa 30 Mitarbeitende mit einfachen Schichtmodellen — bei mehreren Filialen Standortmodell gegen Nutzerpreis durchrechnen.
Aplano
Aplano fokussiert Schichtplanung, Zeiterfassung und Schichtbörse für Gastro, Einzelhandel und Pflege.
Vorteile: PEP-Funktionen, mobile App. Einschränkungen: DATEV oft über Lohnbüro. Aplano Vergleich.
Die Schichtbörse hilft bei kurzfristigen Ausfällen in Pflege und Gastro — teste Offline-Modus und Qualifikationswarnungen in der Demo.
Papershift
Papershift bietet Dienstplanung, Zeiterfassung und ArbZG-Check für den Mittelstand.
Vorteile: ArbZG-Prüfung, DACH-Fokus. Einschränkungen: Preis auf Anfrage. Papershift Vergleich.
Etabliert im Mittelstand mit klaren Schichtstrukturen — Recruiting und umfangreiche Personalakte musst du separat lösen.
Shiftbase
Shiftbase deckt Personaleinsatzplanung und Lohnvorbereitung für standortübergreifende Betriebe ab.
Vorteile: WFM-Tiefe, mehrere Standorte. Einschränkungen: Individuelle Preise. Shiftbase Vergleich.
Sinnvoll für Ketten mit standortübergreifender Personaleinsatzplanung und Lohnvorbereitung — Preismodell und DATEV-Export vor Vertragsabschluss klären.
Planovo
Planovo bietet Schichtplanung mit Freemium bis fünf Mitarbeitende — Einstieg für sehr kleine Teams.
Vorteile: Kostenlos testen, einfacher Einstieg. Einschränkungen: Skalierung bei Wachstum prüfen. Planovo Vergleich.
Freemium reicht für sehr kleine Teams zum Kennenlernen — ab zehn Mitarbeitenden und Zuschlägen planst du den Umstieg auf ein kostenpflichtiges Tool rechtzeitig.
Kriterien bei der Auswahl von Dienstplan-Software
Bevor du dich für ein Tool entscheidest, prüfe diese fünf Kriterien systematisch:
- Benutzerfreundlichkeit: Wie viele Klicks brauchst du bis zum fertigen Plan? Drag-and-Drop, Vorlagen und Copy-Funktionen sparen Zeit. Teste die Oberfläche in einer Demo.
- ArbZG-Konformität: Die Software muss Ruhezeiten (mind. 11 Stunden zwischen Schichten), Höchstarbeitszeit (8 Std./Tag, Ausnahmen geregelt) und Pausen automatisch prüfen. Warnungen in Echtzeit, nicht erst nachträglich.
- Integration: DATEV, Lexware oder andere Lohnsysteme? Zeiterfassung und Schichtplanung sollten verzahnt sein, um Doppeleingaben zu vermeiden.
- Branchenpassung: Gastronomie braucht Zuschläge (Nacht, Feiertag, Sonntag); Pflege Bereitschaftsdienste und Qualifikations-Matching; Einzelhandel Filial-Übersicht und Kassensystem-Anbindung.
- Skalierbarkeit: Wachstum geplant? Prüfe, ob das Preismodell (pro Nutzer vs. pro Standort) bei mehr Mitarbeitern oder Filialen noch passt.
Der ROI-Rechner Schichtplanung hilft dir, die Amortisation und den Nutzen verschiedener Lösungen zu vergleichen.
Welche Dienstplan-Software eignet sich für wen?
Gastronomie braucht Zuschläge und mobile Apps, Pflege Qualifikations-Matching und ArbZG-Checks, Kleinbetriebe einen schnellen Einstieg — die passende Software hängt von Branche, Teamgröße und Schichtmodellen ab.
Gastronomie
In der Gastronomie brauchst du mobile Apps für Kellner und Küche, flexible Schichtmodelle und automatische Zuschläge. Ideal sind Tools mit Nacht- und Feiertagszuschlägen, Offline-Modus ohne stabiles WLAN und einfacher App-Erfassung für Aushilfen. Ordio ist auf Gastro, Events und Hospitality spezialisiert — Schichtplanung und Zeiterfassung laufen integriert.
Ein Restaurant mit mehreren Filialen verwaltet alle Standorte zentral, Mitarbeitende sehen den Plan in der App, tauschen Schichten und stellen Urlaubsanträge. Zur Kalkulation von Nacht- und Feiertagszuschlägen hilft der Zuschlagsrechner.
Pflege
Pflegeeinrichtungen benötigen Compliance mit ArbZG, Bereitschaftsdienste und Qualifikations-Matching. Aplano, Papershift und Ordio aus der Tabelle oben decken PEP und mobile Erfassung ab — die Software muss Tarifverträge und Ruhezeiten automatisch prüfen. Mehr dazu im Ratgeber Dienstplan in der Pflege.
Kleinbetriebe
Kleinbetriebe mit 5–20 Mitarbeitenden brauchen Einfachheit und einen schnellen Einstieg. Crewmeister, Ordio und Planovo starten günstig — Ordio besonders bei Schichtarbeit dank Standortmodell (€89/Standort/Monat unabhängig von der Mitarbeiterzahl).
Einzelhandel
Einzelhandel mit mehreren Filialen braucht standortübergreifende Planung und bedarfsorientierte Schichtplanung. Planday, Shiftbase und Ordio bieten Filial-Übersichten — ideal für Ketten mit zentraler Planung und dezentraler Zeiterfassung vor Ort.
Personaleinsatzplanung Software im Vergleich
Personaleinsatzplanung Software (PEP) ist der Oberbegriff für digitale WFM-Tools — Schichtplanung, Bedarfsplanung und Einsatzsteuerung in einem System. Viele Anbieter in der Tabelle oben decken PEP ab; der Unterschied liegt in der Tiefe: reine Planung vs. integrierte Zeiterfassung und Lohnvorbereitung.
Für Schichtbetriebe mit wechselnden Personalbedarfen sind Ordio, Shiftbase, Aplano und Papershift geeignet — sie kombinieren PEP mit ArbZG-Prüfung und mobiler App. HR-lastige Mittelständler mit Fokus auf Recruiting und Personalakte eher Personio oder Kenjo. Mehr Begriffe: Personaleinsatzplanung im Lexikon. Für einen app-fokussierten Personalplanung Software Vergleich 2026 mit sechs Shortlist-Apps siehe Personalplanung Apps im Vergleich.
Für reine Schichtplanung in Gastro oder Pflege zählen integrierte Lösungen mit Zuschlägen und Standortmodell; für HR-Gesamtsysteme eher Suite-Anbieter. Ordio richtet sich an Betriebe, die Planung und Zeiterfassung ohne Medienbruch verbinden — parallel zum Zeiterfassung Software Vergleich.
Was kostet Dienstplan-Software?
Typisch 50–150 € pro Monat für KMU – kostenlose Varianten sind oft eingeschränkt oder nur für sehr kleine Teams (bis 5 Mitarbeiter).
Die Preismodelle unterscheiden sich: pro Nutzer und Monat (z. B. Crewmeister ab 1,50 €/Nutzer, Personio ca. 3 €/Nutzer), pro Standort (z. B. Ordio: €89/Standort/Monat) oder Flatrate. Excel und Google Sheets sind kostenlos; Freemium wie Planovo deckt bis zu fünf Mitarbeitende ab. Ab etwa 10–15 Beschäftigten lohnt sich meist eine kostenpflichtige Lösung mit ArbZG-Prüfung und Export.
Beispiel: Ein Betrieb mit 20 Mitarbeitenden zahlt bei 5 €/Nutzer rund 100 €/Monat — bei Standortmodellen wie Ordio bleibt die Summe bei €89/Standort.
Wichtig: Versteckte Kosten: Einrichtung (500–2.000 €), Schulung, Integration in Lohnsysteme. Nutze den ROI-Rechner Schichtplanung, um die Amortisation zu prüfen.
App oder Desktop – was ist besser?
Desktop für die Planung, App für Mitarbeiter-Self-Service – der Hybrid-Ansatz (Planung am Rechner, Team nutzt die App) ist heute Standard.
Ordio, Planday, Aplano und Papershift bieten mobile Apps mit Schichttausch, Urlaubsanträgen und Zeiterfassung. Für Gastro und Baustellen ist Offline-Modus wichtig — damit Mitarbeitende den Plan auch ohne Internet abrufen. Die Planung selbst erfolgt am Desktop; auf dem Smartphone ist die Übersicht begrenzt.
Nicht jedes Teammitglied braucht ein Smartphone: Browser-Zugriff, Tablets oder Ausdrucke sind Alternativen. Die App erhöht aber die Akzeptanz, weil Schichten jederzeit sichtbar sind.
Rechtliche Anforderungen: ArbZG und DSGVO
Dienstplan-Software muss ArbZG (Ruhezeiten, Arbeitszeit) und DSGVO (Datenschutz, Speicherort) einhalten – seriöse Anbieter prüfen beides automatisch.
Dienstpläne enthalten personenbezogene Daten — die DSGVO verlangt Datensparsamkeit, Zweckbindung und sichere Speicherung. Seriöse Anbieter hosten in Deutschland oder der EU, bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und speichern nur notwendige Daten. Ordio, Papershift, Aplano und Planovo nutzen deutsche oder EU-Server.
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt maximale Arbeitszeit und Ruhezeiten – zwischen zwei Schichten müssen mindestens 11 Stunden Ruhe liegen. Die Software sollte solche Verstöße automatisch erkennen und warnen, nicht erst nachträglich. Ordio, Papershift und Aplano prüfen ArbZG-Regeln in Echtzeit.
Wichtig: Aufbewahrung: Dienstpläne und Zeiterfassungsdaten müssen mindestens zwei Jahre gespeichert werden. Mehr zur rechtlichen Einordnung findest du im Dienstplan und Gesetz.
Excel vs. Dienstplan-Software
Für 5–10 Mitarbeiter mit einfachen Strukturen reicht Excel; ab 15–20 Mitarbeitern oder mehreren Standorten lohnt sich Software.
Ab 15–20 Mitarbeitern wird Excel unübersichtlich; bei mehreren Standorten, komplexen Schichtmodellen oder mobilen Anforderungen stößt es an Grenzen. Excel hat keine automatische ArbZG-Prüfung, keine Echtzeit-Kommunikation und keine revisionssichere Speicherung – bei Prüfungen oder Arbeitsgerichtsverfahren kann das zum Nachteil werden.
Der Wechsel von Excel zur Dienstplan-Software dauert typisch zwei bis drei Monate — inklusive Vorbereitung, Setup, Schulung und Parallelbetrieb:
- Software auswählen, Team informieren (2–4 Wochen)
- Einrichten und testen (1–2 Wochen)
- Schulung (1–2 Wochen)
- Parallelbetrieb mit Excel (2–4 Wochen)
Als Einstieg kannst du eine kostenlose Excel-Vorlage nutzen – für den Umstieg auf Software lohnt sich eine Testversion. Professionelle Software bietet Automatismen, Echtzeit-Kommunikation und rechtssichere Speicherung.
Beispiel aus der Praxis: Ein Café mit 12 Mitarbeitern wechselte von Excel zu Ordio – die Planerin spart etwa 3 Stunden pro Woche, weil Schichttausch und Urlaubsanträge direkt in der App laufen und die Zeiterfassung für die Lohnabrechnung automatisch übernommen wird. Zur Plausibilitätsprüfung einzelner Netto-Beträge hilft der Brutto-Netto-Rechner.
Häufige Fehler bei der Tool-Wahl
Fehlkäufe entstehen oft durch ungetestete Abläufe — nicht durch fehlende Feature-Listen. Achte auf diese typischen Stolpersteine:
- Nur Planung ohne Zeit: Medienbrüche zwischen Schichtplan und Stempeluhr erzeugen Lohnfehler — integrierte Lösungen wie Ordio vermeiden Doppeleingaben.
- Freemium zu lange: Planovo reicht für sehr kleine Teams; ab zehn Mitarbeitenden fehlen oft Zuschläge und revisionssichere Exporte.
- Kein Offline-Test: Filialen und Baustellen brauchen Offline-Modus — in der Demo mit schwachem WLAN prüfen.
- HR-Suite für reine Schichtlogik: Personio lohnt sich mit Recruiting — reine Schichtbetriebe brauchen oft spezialisierte Tools.
- ArbZG nur auf dem Papier: Ruhezeiten und Pausen müssen das Tool in Echtzeit warnen, nicht erst nachträglich.
Teste zwei Shortlist-Kandidaten zwei Wochen mit echten Schichten und Ausfällen — nicht nur die Verkaufsdemo.
Fazit
Der Dienstplan Software Vergleich zeigt: Die Auswahl hängt von Branche, Teamgröße und Anforderungen ab. Gastronomie braucht mobile Apps und Zuschläge; Pflege Compliance und Qualifikationen; Kleinbetriebe Einfachheit und Preis.
Prüfe vor der Entscheidung: Passt die Software zu deiner Branche? Erfüllt sie ArbZG und DSGVO? Bietet sie App und Desktop? Nutze Testversionen, um die Bedienung zu prüfen – viele Anbieter bieten 14 oder 30 Tage kostenlos. Es gibt keine universelle Antwort – die beste Lösung ist die, die zu deinem Betrieb, deiner Branche und deinen Prozessen passt. Mit Ordio erhältst du Schichtplanung und Zeiterfassung in einer Plattform – ideal für Gastronomie, Events und andere Schichtbetriebe.
