Dienstplan-Vorlage für Excel und Google Sheets

Ein Dienstplan zeigt, wer wann und wo arbeitet – für eine Woche, einen Monat oder länger. Ein Dienstplan mit Excel-Vorlage spart dir mehrere Stunden: Statt von null zu starten, nutzt du vorgefertigte Spalten, Formeln für Arbeitszeiten und automatische Minijob-Prüfung.

Er ist Pflicht für viele Betriebe: Bei Arbeit auf Abruf gilt nach § 12 Abs. Ohne Plan entstehen Überstunden, Minijob-Grenzen (603 Euro in 2026, 633 Euro ab 2027) werden überschritten und Mitarbeitende wissen nicht, wann sie arbeiten.

Mehr dazu: Dienstplan erstellen: Anleitung und Fristen.

In der Gastronomie wechseln Schichten oft wöchentlich; in der Pflege sind 24-Stunden-Betriebe mit Ruhezeiten besonders anspruchsvoll. Die Vorlage deckt alle gängigen Schichtmodelle ab – ideal für Gastronomie, Einzelhandel, Pflege und Handwerk. Für Schichtbetriebe ergänzt die Schichtplan-Excel-Vorlage den Dienstplan.

ArbZG-Pflicht

ArbZG-Pflicht: Das Arbeitszeitgesetz verlangt einen Dienstplan mit mindestens 4 Tagen Vorlauf. Die Ordio-Vorlage hilft dir, diese Frist einzuhalten.

Die Ordio-Dienstplan-Vorlage ist kostenlos, funktioniert in Excel und Google Sheets und berechnet Arbeitszeiten automatisch. Du brauchst kein Ordio-Konto nötig; zum Download Name und E-Mail angeben – lade herunter und starte sofort. So erstellst du in wenigen Minuten einen korrekten Plan. Viele Unternehmen in Gastronomie, Einzelhandel und Pflege nutzen Ordio bereits.

Die Vorlage enthält keine versteckten Kosten oder Abo-Modelle: Einmal herunterladen, dauerhaft nutzen. Keine App nötig: Du arbeitest in der gewohnten Tabellenumgebung.

Wissenswertes

Der Dienstplan dient als Nachweis für Behörden, Betriebsrat und Mitarbeitende – eine professionelle Vorlage macht den Unterschied. Häufige Fehler bei der Erstellung sind fehlende Ruhezeiten, Überschreitung der Minijob-Grenze und zu späte Veröffentlichung. Die Ordio-Vorlage hilft dir, genau diese Fehler zu vermeiden und spart dir Zeit bei der monatlichen Planung.

ArbZG-konform

Die Vorlage hilft dir, das Arbeitszeitgesetz einzuhalten: maximale Arbeitszeit pro Tag (8 Std., Ausnahmen bis 10 Std.), 11 Stunden Ruhezeit zwischen Schichten und die Vorlaufzeit bei Arbeit auf Abruf (§ 12 Abs. 3 TzBfG, mind. 4 Tage). So bleibst du korrekt und vermeidest Abmahnungen.

• Bei Arbeit auf Abruf: mind. 4 Tage Vorlauf (§ 12 TzBfG)
• Keine Überstunden-Fehler durch automatische Berechnung
• Ruhezeiten und maximale Tagesarbeitszeit werden berücksichtigt

Minijob-Prüfung (603 Euro)

Die Vorlage prüft Minijob-Grenzen – wichtig für Gastronomie und Einzelhandel mit vielen Teilzeitkräften. Überschreitet jemand 603 Euro, siehst du es sofort. Das verhindert Fehler bei der Lohnabrechnung und spart Rückfragen mit dem Steuerberater.

• Automatische Stunden-Summe pro Person
• Warnung vor Grenzüberschreitungen
• Transparente Darstellung für Minijobber und Arbeitgeber

Für alle Branchen

Gastronomie, Einzelhandel, Pflege, Handwerk – die Vorlage ist branchenübergreifend nutzbar. Du vermeidest Fehler bei der Lohnabrechnung und sparst Zeit. Ob Frühschicht in der Bäckerei oder 3-Schicht in der Pflege: Die Struktur passt sich an.

• Keine manuellen Formeln nötig
• Vorkonfigurierte Spalten und Berechnungen
• Anpassbar an deine Branche und Schichtmodelle

Planung

• Nutze die Vorlage, um Überstunden und Minijob-Grenzen im Blick zu behalten.
• Für rotierende Schichtmodelle (z.B. 3-Schicht-Betrieb) kopiere das Muster einer Woche in die Folgewochen.
• Speichere eine Kopie als Vorlage für den nächsten Monat – so startest du nicht jedes Mal bei null.
• Tipp: Nutze die Kopierfunktion für wiederkehrende Muster – bei gleichen Schichtfolgen sparst du Zeit und vermeidest Tippfehler.

Für kleine Teams (bis 5 Personen) reicht die Dienstplan-Excel-Vorlage völlig aus. Du lädst sie herunter, trägst Schichten ein und bist fertig. Welche Dienstplan-App oder Vorlage die beste ist, hängt von deiner Teamgröße ab: Die kostenlose Excel-Vorlage eignet sich perfekt für den Einstieg und kleine Teams.

Ein Koch arbeitet im Juli vier Wochen lang an fünf Tagen je 10 Stunden, also 50 Stunden pro Woche. Das ist erlaubt, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden je Werktag nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Werktage sind Montag bis Samstag, der Rahmen liegt also bei durchschnittlich 48 Stunden pro Woche. In den vier Juli-Wochen entstehen 4 × 2 = 8 Stunden über diesem Schnitt. Sie müssen in den folgenden Wochen wieder abgebaut werden, zum Beispiel durch zwei Wochen mit je 44 Stunden im September. Plane den Ausgleich gleich mit ein, sonst fällt er im Herbst unter den Tisch.

Kürzere Ruhezeit in Gastronomie und Pflege

Grundsätzlich gelten 11 Stunden Ruhe nach Dienstende. In Gaststätten, Hotels, Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen darf die Ruhezeit um bis zu eine Stunde auf 10 Stunden verkürzt werden. Jede Verkürzung muss aber innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen ausgeglichen werden, indem eine andere Ruhezeit auf mindestens 12 Stunden verlängert wird (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Spätdienst bis 23 Uhr und Frühdienst ab 9 Uhr ist dort also möglich, wenn später im Monat einmal 12 Stunden frei sind. Vermerke diesen Ausgleich im Plan.

Sonntage und Feiertage im Dienstplan

Wo Sonn- und Feiertagsarbeit zulässig ist, bleiben mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei (§ 11 Abs. 1 ArbZG). Wer an einem Sonntag arbeitet, bekommt einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen. Für einen Feiertag an einem Werktag gilt ein Zeitraum von acht Wochen (§ 11 Abs. 3 ArbZG). Zähle die freien Sonntage je Person im Plan mit, damit die 15 bis Dezember erreicht werden.

Azubis und Schülerjobs unter 18

Jugendliche dürfen höchstens 8 Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich beschäftigt werden (§ 8 Abs. 1 JArbSchG). Markiere ihre Zeilen, denn die Grenzen im Blatt „Einstellungen“ gelten für Erwachsene.

Tipp für Teams mit vielen Teilzeitkräften: Lege im Blatt „Mitarbeiter“ die Vertragsstunden sauber an. Dann zeigt die Kostenübersicht pro Woche, wer über seinen Vertrag hinaus eingeplant ist, und du kannst gegensteuern, bevor Überstunden entstehen.

Neue Kolleginnen und Kollegen erhalten den Plan am besten gleich am ersten Tag.