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Lohnabrechnung – Vorlage kostenlos
Kostenlose Lohnabrechnung Vorlage für Excel. Rechtssichere Abrechnungen mit Pflichtangaben, Brutto-Netto-Berechnung und Minijob-Unterstützung. Jetzt downloaden.
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Was ist eine Lohnabrechnung und warum brauchst du eine Vorlage?
Eine Lohnabrechnung (auch Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung) dokumentiert die Zusammensetzung des monatlichen Arbeitsentgelts: Bruttolohn, Abzüge für Steuern und Sozialversicherung sowie den Nettolohn. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben (GewO § 108) und muss dem Arbeitnehmer spätestens am Abrechnungszeitraum-Ende ausgehändigt werden. Ohne Lohnabrechnung fehlt dir der Nachweis für Steuererklärung, Kreditanträge und Sozialversicherung.
Eine Lohnabrechnung Vorlage spart dir Zeit: Statt jedes Mal von null zu starten, nutzt du vorgefertigte Felder für Brutto, Abzüge und Netto. Der Unterschied zwischen Gehalt und Lohn: Gehalt bezieht sich auf monatlich festes Entgelt (Angestellte); Lohn auf stunden- oder leistungsabhängiges Entgelt (Arbeiter). Beide werden in der Entgeltabrechnung dokumentiert – der Begriff Lohnabrechnung wird umgangssprachlich oft für beide verwendet.
Für KMU, Gastronomie, Einzelhandel und Handwerk ist eine Excel-Vorlage oft der Einstieg: Du trägst Arbeitsstunden und Lohnsätze ein, die Vorlage berechnet Abzüge. Die Vorlage muss alle Pflichtangaben abdecken – sonst ist die Abrechnung anfechtbar. Für wachsende Teams lohnt sich Ordio Payroll – die Lohnabrechnung läuft dann automatisch aus Zeiterfassung und Dienstplan. Die kostenlose Lohnabrechnung Vorlage von Ordio eignet sich für erste Schritte oder Minijob-Abrechnungen. Du kannst sie sofort nutzen und bei Bedarf auf die vollautomatische Lösung umsteigen.
Aufbau und Pflichtangaben einer Lohnabrechnung
| Bereich | Pflichtangaben |
|---|---|
| Kopfteil | Name und Anschrift Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Personalnummer, Abrechnungszeitraum, Ausstellungsdatum |
| Hauptteil | Bruttolohn/Gehalt, Steuerklasse, Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, SV-Beiträge (KV, PV, RV, AV), Nettoentgelt |
| Schlussteil | Auszahlungsbetrag, Bankverbindung, eventuell Sonderzahlungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld) |
Fehlerhafte Lohnabrechnungen können zu Nachforderungen führen – sowohl vom Finanzamt als auch vom Arbeitnehmer. Bei Unstimmigkeiten solltest du zeitnah korrigieren und eine berichtigte Abrechnung ausstellen. Was passiert bei fehlerhafter Lohnabrechnung? Der Arbeitnehmer kann Berichtigung verlangen; das Finanzamt kann Nachzahlungen fordern, wenn Steuern zu niedrig berechnet wurden. Bei wiederholten Fehlern drohen Bußgelder. Mit einer strukturierten Vorlage minimierst du Tippfehler und vergessene Felder. Die Ordio-Vorlage enthält alle relevanten Positionen; für die vollständige Automatisierung nutzt du Ordio Payroll.
Lohnabrechnung erstellen: Schritt für Schritt
So erstellst du eine Lohnabrechnung mit einer Vorlage:
- Stammdaten prüfen: Name, Adresse, Steuer-ID, Steuerklasse, SV-Nummer und Bankverbindung des Arbeitnehmers sind aktuell?
- Arbeitszeit erfassen: Trage geleistete Stunden, Überstunden und Pausen ein. Bei Zeiterfassung wie Ordio Zeiterfassung kommen die Daten automatisch aus dem Dienstplan.
- Bruttolohn berechnen: Stundenlohn × Arbeitsstunden plus Zuschläge (Nacht, Sonntag, Feiertag) und Zulagen.
- Abzüge ermitteln: Lohnsteuer (Lohnsteuertabelle), Kirchensteuer, Soli, Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung. Bei Minijob gelten Pauschalabgaben.
- Netto berechnen: Brutto minus alle Abzüge ergibt den Nettolohn.
- Prüfen und ausstellen: Kontrolliere alle Werte, speichere die Abrechnung und übermittle sie dem Arbeitnehmer (per E-Mail, Post oder digital).
Die Lohnabrechnung muss spätestens mit der Lohnzahlung, bei monatlicher Zahlung also bis zum letzten Tag des Folgemonats, erstellt und ausgehändigt werden. Du kannst sie per E-Mail, Post oder über ein Mitarbeiterportal übermitteln. Wer viele Mitarbeiter hat, spart mit Software: Ordio Payroll berechnet automatisch aus Zeiterfassung und Stammdaten – in 60 Sekunden vom Schichtplan zur fertigen Abrechnung. Die digitale Abrechnung kann direkt in der Ordio-App eingesehen werden.
Berechnung: Brutto, Steuern, SV und Netto
Die Lohnabrechnung zeigt den Weg vom Brutto- zum Nettolohn. Bruttolohn ist das Gesamtentgelt vor Abzügen – aus Stundenlohn, geleisteten Stunden, Zuschlägen und Zulagen. Davon werden abgezogen: Lohnsteuer (abhängig von Steuerklasse und Lohnsteuertabelle), Kirchensteuer (8 oder 9 %, je nach Bundesland), Solidaritätszuschlag (5,5 % der Lohnsteuer, oft 0 bei niedrigem Einkommen) sowie die Sozialversicherungsbeiträge.
Sozialversicherung umfasst Krankenversicherung (KV), Pflegeversicherung (PV), Rentenversicherung (RV) und Arbeitslosenversicherung (AV). Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen jeweils die Hälfte. Die Beitragssätze ändern sich jährlich – 2026 gelten die aktuellen Werte der Bundesregierung. Eine Vorlage mit festen Formeln muss regelmäßig aktualisiert werden; Ordio Payroll übernimmt die Berechnung automatisch und bleibt rechtssicher aktuell.
Nach Abzug aller Positionen bleibt der Nettolohn – der Betrag, der auf das Konto des Arbeitnehmers überwiesen wird. Sonderzahlungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld) werden separat ausgewiesen und unterliegen der Lohnsteuer und ggf. SV. Bei Minijobs (bis 603 €) gelten vereinfachte Regeln mit Pauschalabgaben. Die Lohnsteuertabellen werden jährlich angepasst; eine Vorlage mit festen Formeln muss daher regelmäßig aktualisiert werden. Ordio Payroll übernimmt diese Updates automatisch und bleibt mit den aktuellen Beitragssätzen und Freibeträgen synchron.
Abkürzungen auf dem Lohnzettel
| Abkürzung | Bedeutung |
|---|---|
| LSt | Lohnsteuer |
| KiSt | Kirchensteuer |
| Soli | Solidaritätszuschlag |
| KV | Krankenversicherung |
| PV | Pflegeversicherung |
| RV | Rentenversicherung |
| AV | Arbeitslosenversicherung |
| BGRS | Beitrag zur Rentenversicherung (Arbeitgeberanteil) |
| AG-Anteil | Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung |
| AN-Anteil | Arbeitnehmeranteil an der Sozialversicherung |
Weitere Abkürzungen: Nettolohn (NL), Bruttolohn (BL), Freibetrag (FB), Steuerklasse (StKl). Mit einer Vorlage, die alle Positionen klar benennt, vermeidest du Verwechslungen. Arbeitnehmer können die Abkürzungen auf dem Lohnzettel oft nicht zuordnen – eine verständliche Legende oder Schulung hilft. Die Lohnabrechnung Vorlage von Ordio enthält eine übersichtliche Struktur – für Excel oder als Ausgangspunkt für Ordio Payroll.
Sonderfälle: Minijob und Midijob
Bei Minijobs (geringfügige Beschäftigung, bis 603 €/Monat seit 2026) gelten Sonderregeln: Der Arbeitgeber zahlt Pauschalabgaben (pauschal 2 % Rentenversicherung, 13 % Pauschalsteuer bei geringfügiger Beschäftigung). Der Arbeitnehmer hat keine eigenen SV-Beiträge – die Lohnabrechnung ist schlanker. Die 603-Euro-Grenze (2026) muss eingehalten werden; Überschreitungen führen zur regulären SV-Pflicht.
Der Midijob (603,01–2.000 €/Monat) unterliegt der Gleitzone: Die SV-Beiträge steigen schrittweise von 4 % auf den vollen Satz. Die Lohnabrechnung muss diese reduzierten Beiträge korrekt ausweisen. Die 603-Euro-Grenze (seit 2026) ersetzt die frühere 556-Euro-Grenze für Minijobs; Überschreitungen führen in die Gleitzone. Für Minijob- und Midijob-Vorlagen brauchst du angepasste Berechnungslogik – die Ordio-Vorlage unterstützt die Grundstruktur; für automatische Pauschalabgaben und Gleitzone nutzt du Ordio Payroll.
Für Auszubildende gelten reduzierte SV-Sätze und oft ein eigener Tarif. Die Lohnabrechnung enthält dann Ausbildungsvergütung statt regulärem Gehalt. Eine Vorlage mit flexiblen Feldern hilft, alle Sonderfälle abzubilden. Verknüpfe die Lohnabrechnung mit deiner Schichtplanung – so stimmen Arbeitszeiten und Abrechnung überein.
Lohnabrechnung Vorlage von Ordio
Die Lohnabrechnung Vorlage von Ordio ist kostenlos als Excel-Datei verfügbar. Du lädst sie herunter, füllst die Felder aus und erstellst rechtssichere Abrechnungen für dein Team. Die Vorlage enthält alle wichtigen Positionen: Bruttolohn, Steuern, Sozialversicherung und Netto. Ideal für KMU, Gastronomie und Einzelhandel mit wenigen Mitarbeitern oder Minijobbern.
Hinweis zu GoBD: Excel-Vorlagen sind nicht GoBD-konform im Sinne der digitalen Aufbewahrungspflicht. Für Unternehmen mit Lohnbuchhaltungspflicht empfehlen wir Lohnsoftware oder Steuerberater. Ordio Payroll erfüllt die Anforderungen für integrierte Lohnabrechnung mit Zeiterfassung und Dienstplan.
Formate: Excel ist das Hauptformat – gut für Anpassungen und Berechnungen. Lohnabrechnung als PDF erstellen? Ja: Du speicherst die Excel-Vorlage als PDF (Speichern unter → PDF) und verschickst sie per E-Mail oder legst sie in der Personalakte ab. PDF eignet sich zur Archivierung und ist für Arbeitnehmer oft lesbarer. Word-Vorlagen sind seltener, da Berechnungen in Excel einfacher sind. DATEV-Export: Wenn du mit einem Steuerberater arbeitest, exportiert Ordio Payroll die Daten DATEV-kompatibel. Die kostenlose Vorlage dient als Einstieg; für wachsende Teams lohnt sich die Automatisierung.
Lade die Lohnabrechnung Vorlage jetzt herunter – ohne Anmeldung, sofort nutzbar. Kombiniere sie mit der Stundenzettel Vorlage für vollständige Zeiterfassung. Mit Ordio hast du Zeiterfassung, Dienstplan und Lohnabrechnung in einem System – vom Schichtplan zur fertigen Abrechnung in 60 Sekunden.
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Häufige Fragen zur Lohnabrechnung – kostenlos Vorlage
Was muss auf einer Lohnabrechnung stehen?
Pflichtangaben laut EBV und GewO Paragraph 108: Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Personalnummer, Abrechnungszeitraum, Bruttolohn, Steuerklasse, Lohnsteuer, Kirchensteuer, Soli, SV-Beiträge wie KV PV RV AV, Nettolohn und Auszahlungsbetrag. Ohne diese Angaben ist die Abrechnung unvollständig. Die Ordio Lohnabrechnung Vorlage enthält alle Felder und ist kostenlos zum Download verfügbar.
Wie erstelle ich eine Lohnabrechnung?
Stammdaten prüfen, Arbeitszeit erfassen, Bruttolohn berechnen, Abzüge ermitteln (Steuern, SV), Netto berechnen, prüfen und ausstellen. Mit einer Excel-Vorlage wie der von Ordio füllst du die Felder aus. Für Automatisierung nutzt du Ordio Payroll – vom Schichtplan zur fertigen Abrechnung in 60 Sekunden.
Was sind die Pflichtangaben einer Lohnabrechnung?
Kopfteil: Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Abrechnungszeitraum. Hauptteil: Brutto, Lohnsteuer, Kirchensteuer, Soli, KV, PV, RV, AV, Netto. Schlussteil: Auszahlungsbetrag, Bankverbindung. Ohne diese Angaben ist die Abrechnung unvollständig und kann vom Arbeitnehmer beanstandet werden. Die Ordio Vorlage deckt alle Pflichtangaben ab und ist kostenlos zum Download sofort nutzbar.
Wie ist eine Lohnabrechnung aufgebaut?
Drei Teile: Kopfteil (Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Zeitraum), Hauptteil (Brutto, Abzüge, Netto) und Schlussteil (Auszahlungsbetrag, Kontoverbindung). Die Ordio-Vorlage folgt dieser Struktur und enthält alle Pflichtfelder. Du füllst sie aus und erstellst rechtssichere Abrechnungen – für Excel oder als Einstieg.
Was bedeuten die Abkürzungen auf dem Lohnzettel?
LSt ist Lohnsteuer, KiSt Kirchensteuer, Soli Solidaritätszuschlag. KV Krankenversicherung, PV Pflegeversicherung, RV Rentenversicherung, AV Arbeitslosenversicherung. BGRS bedeutet Arbeitgeberanteil Rentenversicherung. AG Anteil und AN Anteil bezeichnen Arbeitgeber und Arbeitnehmer Anteil. Die Ordio Vorlage benennt alle Positionen klar, so vermeidest du Verwechslungen bei der Abrechnung.
Lohnabrechnung Vorlage Excel kostenlos?
Ja. Die Ordio Lohnabrechnung Vorlage ist kostenlos als Excel Datei verfügbar. Du lädst sie herunter, füllst die Felder aus und erstellst rechtssichere Abrechnungen für dein Team. Ohne Anmeldung, sofort nutzbar. Kombiniere sie mit der Stundenzettel Vorlage für vollständige Zeiterfassung oder steige auf Ordio Payroll um.
Lohnabrechnung als PDF erstellen?
Ja. Du speicherst die Excel-Vorlage als PDF (Speichern unter → PDF) und verschickst sie per E-Mail oder legst sie in der Personalakte ab. PDF eignet sich zur Archivierung. Ordio Payroll erstellt digitale Abrechnungen, die Arbeitnehmer direkt in der App einsehen können.
Lohnabrechnung mit Word oder Excel?
Excel ist besser für Berechnungen – Formeln für Brutto, Steuern, SV und Netto. Word eignet sich für einfache Textabrechnungen. Die Ordio-Vorlage ist als Excel verfügbar; du kannst sie bei Bedarf als PDF exportieren. Für Automatisierung nutzt du Ordio Payroll.
DATEV Lohnabrechnung Vorlage?
Ordio Payroll exportiert Daten DATEV-kompatibel für deinen Steuerberater. Die kostenlose Excel Vorlage dient als Einstieg. Für den DATEV Export mit Lohnbuchhaltung nutzt du Ordio Payroll. Die integrierte Lohnabrechnung übernimmt Zeiterfassung und Stammdaten, DATEV Export inklusive. So sparst du manuelle Übergaben.
Lohnabrechnung Minijob – was muss drauf?
Bei Minijobs bis 520 Euro gelten Pauschalabgaben. Der Arbeitgeber zahlt Pauschalsteuer und Pauschalbeiträge. Keine SV Beiträge für den Arbeitnehmer. Die Abrechnung muss Brutto, Pauschalabgaben und Netto ausweisen. Die Ordio Vorlage unterstützt die Grundstruktur. Ordio Payroll berechnet Pauschalabgaben automatisch für Minijob und Midijob.
Lohnabrechnung für 450-Euro-Job Vorlage?
Seit 2024 gilt die 520 Euro Grenze statt 450 Euro. Bis 520 Euro bedeutet Minijob mit Pauschalabgaben. Die Ordio Vorlage eignet sich für die Grundstruktur. Für automatische Pauschalabgaben und Gleitzone nutzt du Ordio Payroll. Kostenlos zum Download, sofort nutzbar. Du füllst die Excel Felder aus und erstellst rechtssichere Abrechnungen.
Lohnabrechnung Midijob – Besonderheiten?
Midijob von 520 bis 2000 Euro unterliegt der Gleitzone. SV Beiträge steigen schrittweise von 4 Prozent auf den vollen Satz. Die Lohnabrechnung muss diese reduzierten Beiträge korrekt ausweisen. Ordio Payroll berechnet die Gleitzone automatisch für Minijob und Midijob. Die kostenlose Vorlage unterstützt die Grundstruktur.