Lohnabrechnung Basis Vorlage – kostenlos

Eine Lohnabrechnung (auch Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung) dokumentiert die Zusammensetzung des monatlichen Arbeitsentgelts: Bruttolohn, Abzüge für Steuern und Sozialversicherung sowie den Nettolohn. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben (GewO § 108) und muss dem Arbeitnehmer spätestens am Abrechnungszeitraum-Ende ausgehändigt werden. Ohne Lohnabrechnung fehlt dir der Nachweis für Steuererklärung, Kreditanträge und Sozialversicherung.

Eine Lohnabrechnung Vorlage spart dir Zeit: Statt jedes Mal von null zu starten, nutzt du vorgefertigte Felder für Brutto, Abzüge und Netto. Der Unterschied zwischen Gehalt und Lohn: Gehalt bezieht sich auf monatlich festes Entgelt (Angestellte); Lohn auf stunden- oder leistungsabhängiges Entgelt (Arbeiter). Beide werden in der Entgeltabrechnung dokumentiert – der Begriff Lohnabrechnung wird umgangssprachlich oft für beide verwendet.

Für KMU, Gastronomie, Einzelhandel und Handwerk ist eine Excel-Vorlage oft der Einstieg: Du trägst Arbeitsstunden und Lohnsätze ein, die Vorlage berechnet Abzüge. Die Vorlage muss alle Pflichtangaben abdecken – sonst ist die Abrechnung anfechtbar. Für wachsende Teams lohnt sich Ordio Payroll – die Lohnabrechnung läuft dann automatisch aus Zeiterfassung und Dienstplan. Die kostenlose Lohnabrechnung Vorlage von Ordio eignet sich für erste Schritte oder Minijob-Abrechnungen. Du kannst sie sofort nutzen und bei Bedarf auf die vollautomatische Lösung umsteigen.

Eine rechtssichere Lohnabrechnung enthält drei Teile: Kopfteil (Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Abrechnungszeitraum), Hauptteil (Brutto, Abzüge, Netto) und Schlussteil (Auszahlungsbetrag, Kontoverbindung). Die Pflichtangaben ergeben sich aus der Entgeltbescheinungsverordnung (EBV) und GewO § 108. Ohne diese Angaben ist die Abrechnung unvollständig und kann vom Arbeitnehmer beanstandet werden.

Fehlerhafte Lohnabrechnungen können zu Nachforderungen führen – sowohl vom Finanzamt als auch vom Arbeitnehmer. Bei Unstimmigkeiten solltest du zeitnah korrigieren und eine berichtigte Abrechnung ausstellen. Was passiert bei fehlerhafter Lohnabrechnung? Der Arbeitnehmer kann Berichtigung verlangen; das Finanzamt kann Nachzahlungen fordern, wenn Steuern zu niedrig berechnet wurden. Bei wiederholten Fehlern drohen Bußgelder. Mit einer strukturierten Vorlage minimierst du Tippfehler und vergessene Felder. Die Ordio-Vorlage enthält alle relevanten Positionen; für die vollständige Automatisierung nutzt du Ordio Payroll.

Die Lohnabrechnung zeigt den Weg vom Brutto- zum Nettolohn. Bruttolohn ist das Gesamtentgelt vor Abzügen – aus Stundenlohn, geleisteten Stunden, Zuschlägen und Zulagen. Davon werden abgezogen: Lohnsteuer (abhängig von Steuerklasse und Lohnsteuertabelle), Kirchensteuer (8 oder 9 %, je nach Bundesland), Solidaritätszuschlag (5,5 % der Lohnsteuer, oft 0 bei niedrigem Einkommen) sowie die Sozialversicherungsbeiträge.

Sozialversicherung umfasst Krankenversicherung (KV), Pflegeversicherung (PV), Rentenversicherung (RV) und Arbeitslosenversicherung (AV). Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen jeweils die Hälfte. Die Beitragssätze ändern sich jährlich – 2026 gelten die aktuellen Werte der Bundesregierung. Eine Vorlage mit festen Formeln muss regelmäßig aktualisiert werden; Ordio Payroll übernimmt die Berechnung automatisch und bleibt rechtssicher aktuell.

Nach Abzug aller Positionen bleibt der Nettolohn – der Betrag, der auf das Konto des Arbeitnehmers überwiesen wird. Sonderzahlungen (Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld) werden separat ausgewiesen und unterliegen der Lohnsteuer und ggf. SV. Bei Minijobs (bis 520 €) gelten vereinfachte Regeln mit Pauschalabgaben. Die Lohnsteuertabellen werden jährlich angepasst; eine Vorlage mit festen Formeln muss daher regelmäßig aktualisiert werden. Ordio Payroll übernimmt diese Updates automatisch und bleibt mit den aktuellen Beitragssätzen und Freibeträgen synchron.

Auf dem Lohnzettel findest du viele Abkürzungen. Diese Legende hilft dir, die Lohnabrechnung zu lesen:

Weitere Abkürzungen: Nettolohn (NL), Bruttolohn (BL), Freibetrag (FB), Steuerklasse (StKl). Mit einer Vorlage, die alle Positionen klar benennt, vermeidest du Verwechslungen. Arbeitnehmer können die Abkürzungen auf dem Lohnzettel oft nicht zuordnen – eine verständliche Legende oder Schulung hilft. Die Lohnabrechnung Vorlage von Ordio enthält eine übersichtliche Struktur – für Excel oder als Ausgangspunkt für Ordio Payroll.

Bei Minijobs (450-Euro-Job, bis 520 €/Monat seit 2023) gelten Sonderregeln: Der Arbeitgeber zahlt Pauschalabgaben (pauschal 2 % Rentenversicherung, 13 % Pauschalsteuer bei geringfügiger Beschäftigung). Der Arbeitnehmer hat keine eigenen SV-Beiträge – die Lohnabrechnung ist schlanker. Die 520-Euro-Grenze (2024/2025) muss eingehalten werden; Überschreitungen führen zur regulären SV-Pflicht.

Der Midijob (520–2.000 €/Monat) unterliegt der Gleitzone: Die SV-Beiträge steigen schrittweise von 4 % auf den vollen Satz. Die Lohnabrechnung muss diese reduzierten Beiträge korrekt ausweisen. Die 520-Euro-Grenze (seit 2024) ersetzt die frühere 450-Euro-Grenze für Minijobs; Überschreitungen führen in die Gleitzone. Für Minijob- und Midijob-Vorlagen brauchst du angepasste Berechnungslogik – die Ordio-Vorlage unterstützt die Grundstruktur; für automatische Pauschalabgaben und Gleitzone nutzt du Ordio Payroll.

Für Auszubildende gelten reduzierte SV-Sätze und oft ein eigener Tarif. Die Lohnabrechnung enthält dann Ausbildungsvergütung statt regulärem Gehalt. Eine Vorlage mit flexiblen Feldern hilft, alle Sonderfälle abzubilden. Verknüpfe die Lohnabrechnung mit deiner Schichtplanung – so stimmen Arbeitszeiten und Abrechnung überein.

Die Lohnabrechnung Vorlage von Ordio ist kostenlos als Excel-Datei verfügbar. Du lädst sie herunter, füllst die Felder aus und erstellst rechtssichere Abrechnungen für dein Team. Die Vorlage enthält alle wichtigen Positionen: Bruttolohn, Steuern, Sozialversicherung und Netto. Ideal für KMU, Gastronomie und Einzelhandel mit wenigen Mitarbeitern oder Minijobbern.

Formate: Excel ist das Hauptformat – gut für Anpassungen und Berechnungen. Lohnabrechnung als PDF erstellen? Ja: Du speicherst die Excel-Vorlage als PDF (Speichern unter → PDF) und verschickst sie per E-Mail oder legst sie in der Personalakte ab. PDF eignet sich zur Archivierung und ist für Arbeitnehmer oft lesbarer. Word-Vorlagen sind seltener, da Berechnungen in Excel einfacher sind. DATEV-Export: Wenn du mit einem Steuerberater arbeitest, exportiert Ordio Payroll die Daten DATEV-kompatibel. Die kostenlose Vorlage dient als Einstieg; für wachsende Teams lohnt sich die Automatisierung.

Lade die Lohnabrechnung Vorlage jetzt herunter – ohne Anmeldung, sofort nutzbar. Kombiniere sie mit der Stundenzettel Vorlage für vollständige Zeiterfassung. Mit Ordio hast du Zeiterfassung, Dienstplan und Lohnabrechnung in einem System – vom Schichtplan zur fertigen Abrechnung in 60 Sekunden.