Digitale Personalakte
Alle Dokumente DSGVO-konform gespeichert und jederzeit abrufbar
Personalbogen für Mitarbeiterstammdaten: Persönliche Angaben, Steuer, Sozialversicherung, Beschäftigung, Bankverbindung. DSGVO-konform.
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Feld | Wert |
| 2 | Name | Schmidt |
| 3 | Vorname | Anna |
| 4 | Geburtsdatum | 15.01.1990 |
| 5 | Steuer-ID | 12345678901 |
| 6 | Steuerklasse | I |
| 7 | Krankenkasse | AOK Nordost |
| 8 | Eintrittsdatum | 01.03.2026 |
| 9 | Position | Sachbearbeiterin |
Ein Personalbogen (auch Personalfragebogen oder Personalstammblatt) ist ein Formular, mit dem du die Stammdaten neuer Mitarbeiter erfasst. Er dient der Vorerfassung für die Lohnabrechnung, die Personalakte und die Meldung bei Sozialversicherung und Finanzamt. Ohne die Angaben aus dem Personalfragebogen kann keine korrekte Lohnabrechnung erstellt werden – der Bogen ist daher in der Praxis unverzichtbar. Die Begriffe Personalbogen und Personalfragebogen werden oft synonym verwendet – DATEV und viele Steuerberater sprechen von Personalfragebogen, während Personalbogen der allgemeinere Begriff ist.
Ein Personalbogen Vorlage enthält typischerweise persönliche Angaben (Name, Adresse, Geburtsdatum), Steuerdaten (Steuer-ID, Steuerklasse), Sozialversicherungsinformationen (Rentenversicherungsnummer, Krankenkasse), Beschäftigungsdaten (Eintrittsdatum, Position, Arbeitsart) und die Bankverbindung. Die Personalbogen Vorlage von Ordio ist als Excel und Google Sheets kostenlos verfügbar und DSGVO-konform. Du kannst sie ohne Registrierung herunterladen und direkt nutzen. Mit Ordio Digitale Personalakte kannst du Personalbogen und Stammdaten zentral verwalten – jederzeit abrufbar und rechtssicher.
Den Personalfragebogen füllt der Mitarbeiter aus – der Arbeitgeber bzw. die lohnabrechnende Stelle (z. B. Steuerberater) benötigt die Angaben für die korrekte Lohnabrechnung und Meldung. Es gibt keine gesetzliche Pflicht zum Personalfragebogen, aber in der Praxis ist er Standard: Ohne die Daten kannst du keine Lohnabrechnung erstellen. Der beste Zeitpunkt ist vor oder am ersten Arbeitstag – idealerweise im Rahmen des Onboardings.
So gehst du vor:
Prüfe die Angaben auf Vollständigkeit und plausibilität. Die Steuer-ID muss exakt 11 Ziffern haben (ohne Leerzeichen oder Bindestriche). Die Rentenversicherungsnummer hat 12 Ziffern, oft mit Buchstaben – z. B. 12 345678 A 012. Häufige Fehler: falsche Steuerklasse (z. B. III statt IV bei Doppelverdienern), fehlende Konfession (relevant für Kirchensteuer) oder unvollständige Bankverbindung. Der ausgefüllte Personalfragebogen muss zur Wahrung der Aufbewahrungsfrist gespeichert werden. Die Ordio Vorlage unterstützt dich mit Dropdowns und Validierung – so vermeidest du Fehler von Anfang an und sparst Zeit. Bei Sofortmeldepflicht (z. B. Gastronomie, Bau) sollten die Daten vor dem ersten Arbeitseinsatz vorliegen.
Ein Personalbogen sollte alle Angaben enthalten, die für Lohnabrechnung, Sozialversicherung und Steuer erforderlich sind. Nach DSGVO gilt Datenminimierung: Erfasse nur, was du brauchst.
Die Steuerklasse (I–VI) bestimmt, wie viel Lohnsteuer abgezogen wird:
| Steuerklasse | Bedeutung |
|---|---|
| I | Ledig, geschieden, verwitwet |
| II | Alleinerziehend |
| III / V | Verheiratet (ein Verdienst) |
| IV | Verheiratet, beide verdienen |
| VI | Zweitjob |
Die Konfession ist für die Kirchensteuer relevant – ohne Konfession entfällt sie. Nicht zulässig sind z. B.:
Die Personalbogen Vorlage von Ordio enthält nur zulässige Felder und ist DSGVO-konform. Mehr zum Thema Personalfragebogen findest du im Lexikon.
Der DATEV Personalfragebogen ist eine spezielle Variante für Steuerberater und Mandanten, die mit DATEV Lohnabrechnung arbeiten. DATEV liefert Word- und PDF-Vorlagen, die elektronisch ausfüllbar sind und sich in die DATEV-Anwendung einspielen lassen. Wenn du die Lohnabrechnung an deinen Steuerberater überträgst, nutzt er meist den DATEV Personalfragebogen.
| Aspekt | DATEV Personalfragebogen | Excel-Vorlage (z. B. Ordio) |
|---|---|---|
| Format | Word, PDF (elektronisch ausfüllbar) | Excel, Google Sheets |
| Einspielung | Direkt in DATEV-Anwendung | Export oder Übergabe an Steuerberater |
| Ideal für | Mandanten mit Steuerberater, DATEV-Lohn | Eigenabrechnung, flexible Datenpflege, kleinere Teams |
Die Ordio Personalbogen Vorlage enthält dieselben Felder wie der DATEV Personalfragebogen (personalfragebogen datev pdf) und kann als Grundlage dienen. Für die Einspielung in DATEV exportierst du die Daten oder übergibst deinem Steuerberater die ausgefüllte Vorlage. In Branchen mit Sofortmeldungspflicht (z. B. Gastronomie, Bau) muss der Steuerberater die Daten oft vor dem ersten Arbeitseinsatz melden – der Personalfragebogen sollte daher rechtzeitig vorliegen.
Mit Ordio Digitale Personalakte verwaltest du Personalbogen und Stammdaten zentral – ohne Excel-Chaos. Die Daten sind DSGVO-konform gespeichert und jederzeit abrufbar. So hast du alle Unterlagen für Lohnabrechnung, Steuerberater und Behördenanfragen jederzeit griffbereit.
Für geringfügig Beschäftigte (Minijob) und kurzfristig Beschäftigte gibt es spezielle Personalfragebogen. Sie sind weniger umfangreich, da keine Lohnsteuer und keine volle Sozialversicherung anfallen. Die Minijob-Zentrale und viele Steuerberater bieten eigene Personalfragebogen Minijob Vorlagen an. Trotzdem brauchst du auch bei Minijobs die Basis-Stammdaten (Name, Adresse, Steuer-ID, Bankverbindung) für die Meldung.
Die Personalbogen Vorlage von Ordio ist auch für Minijobber geeignet: Du kannst die Arbeitsart „Minijob“ wählen und die relevanten Felder ausfüllen. Wichtig ab 2026: Die Geringfügigkeitsgrenze liegt bei 603,01 Euro – wer darüber verdient, ist im Übergangsbereich (Midijob). Bei Minijobs gibt es keine starre Stundenobergrenze; entscheidend ist das monatliche Entgelt. Trage die Wochenstunden und den Stundenlohn ein, damit die Vorlage korrekt zugeordnet werden kann. Für die Meldung bei der Minijob-Zentrale brauchst du zusätzlich die Formulare der Minijob-Zentrale – die Ordio Vorlage ist für die Datenerfassung gedacht, die Meldung erfolgt separat über die elektronische Anmeldung. Den Minijob-Rechner kannst du nutzen, um die Geringfügigkeitsgrenze zu prüfen und sicherzugehen, dass die Beschäftigung als Minijob eingestuft wird.
Mit Ordio Payroll oder einer Lohnabrechnung Vorlage kannst du Minijobber und Vollzeit-Mitarbeiter in einer Übersicht verwalten.
Beim Personalbogen musst du zulässige und unzulässige Fragen beachten. Nach DSGVO gilt Datenminimierung: Erfasse nur die Daten, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind.
Zulässig: Persönliche Angaben, Steuer-ID, Steuerklasse, Konfession, Rentenversicherungsnummer, Krankenkasse – für die Lohnabrechnung unerlässlich. Ein Verstoß gegen die Datenminimierung kann zu Abmahnungen oder Bußgeldern führen.
Unzulässig: Parteizugehörigkeit, Schwangerschaft (außer bei befristetem Vertrag), Verdienst beim vorherigen Arbeitgeber, KFZ-Kennzeichen. Der Mitarbeiter darf unzulässige Fragen verweigern. Wahrheitswidrige Angaben bei zulässigen Fragen können zur Kündigung führen.
Aufbewahrung: Der ausgefüllte Personalfragebogen muss zur Wahrung der Aufbewahrungsfrist gespeichert werden (typisch 6–10 Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses). Speichere ihn in der Personalakte – digital oder in Papierform. Bei digitaler Speicherung achte auf Zugriffsrechte und Verschlüsselung. Der Betriebsrat hat bei personenbezogenen Formularen ein Mitbestimmungsrecht – prüfe bei bestehendem Betriebsrat, ob die Vorlage zustimmungspflichtig ist. Mit Ordio Dokumentenmanagement und der Digitalen Personalakte hast du alle Unterlagen zentral, DSGVO-konform und jederzeit abrufbar. Die Ordio Personalbogen Vorlage ist kostenlos als Excel und Google Sheets verfügbar – ohne Registrierung, sofort nutzbar.
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Es gibt keine gesetzliche Pflicht, aber in der Praxis ist der Personalfragebogen Standard: Ohne die Angaben (Steuer-ID, Sozialversicherung, Bankverbindung) kannst du keine Lohnabrechnung erstellen. Der Mitarbeiter füllt den Bogen aus, der Arbeitgeber speichert ihn zur Aufbewahrungsfrist. Die Ordio Personalbogen Vorlage unterstützt dich mit Dropdowns und Validierung.
Am besten vor oder am ersten Arbeitstag – idealerweise im Rahmen des Onboardings. So hast du alle Daten rechtzeitig für die erste Lohnabrechnung und die Meldung bei Sozialversicherung und Finanzamt. Die Ordio Vorlage ist als Excel und Google Sheets kostenlos verfügbar.
Du brauchst: persönliche Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum), Steuer (Steuer-ID, Steuerklasse, Konfession, Kinder), Sozialversicherung (Rentenversicherungsnummer, Krankenkasse), Beschäftigung (Eintrittsdatum, Position, Arbeitsart) und Bankverbindung (IBAN, BIC). Die Ordio Personalbogen Vorlage enthält nur DSGVO-konforme, zulässige Felder und hilft dir, nichts zu vergessen.
DATEV bietet eigene Personalfragebogen (Word/PDF) für die Einspielung in DATEV Personaldaten. Wenn du die Ordio Excel-Vorlage nutzt, kannst du die Daten exportieren oder deinem Steuerberater die ausgefüllte Datei übergeben. Die Felder entsprechen dem DATEV-Format. Für Mandanten mit DATEV-Lohnabrechnung nutzt der Steuerberater meist den DATEV Personalfragebogen direkt.
Der Mitarbeiter füllt den Personalfragebogen aus – der Arbeitgeber bzw. die lohnabrechnende Stelle (z. B. Steuerberater) benötigt die Angaben. Der Mitarbeiter muss zulässige Fragen wahrheitsgemäß beantworten; unwahrheitsgemäße Angaben können zur Kündigung führen. Der Arbeitgeber speichert den ausgefüllten Bogen zur Aufbewahrungsfrist.
Bei Minijobs sind weniger Felder nötig (keine Lohnsteuer, keine volle Sozialversicherung). In der Ordio Personalbogen Vorlage wählst du die Arbeitsart „Minijob“ und füllst die relevanten Felder aus. Wichtig: Wochenstunden und Stundenlohn für die Geringfügigkeitsprüfung (ab 2026: 603,01 Euro). Die Minijob-Zentrale hat eigene Formulare für die Meldung.
Ja. Die Ordio Personalbogen Vorlage ist kostenlos als Excel und Google Sheets verfügbar – ohne Registrierung und ohne versteckte Kosten. Du lädst sie herunter, gibst sie dem neuen Mitarbeiter zum Ausfüllen und speicherst sie in der Personalakte. DSGVO-konform und sofort nutzbar.
Zulässig sind z. B. persönliche Angaben, Steuer-ID, Steuerklasse, Konfession, Rentenversicherungsnummer und Krankenkasse – für die Lohnabrechnung erforderlich. Unzulässig sind Fragen nach Parteizugehörigkeit, Schwangerschaft (außer bei befristetem Vertrag), Verdienst beim vorherigen Arbeitgeber oder KFZ-Kennzeichen. Die Ordio Vorlage enthält nur zulässige Felder.
Ja. Die Ordio Personalbogen Vorlage ist als Excel (.xlsx) und Google Sheets verfügbar. Du kannst sie entweder herunterladen und in Excel öffnen oder in Google Sheets kopieren und dort bearbeiten. Beide Formate enthalten dieselben Felder, Dropdowns und Validierung – DSGVO-konform und kostenlos.
Der ausgefüllte Personalfragebogen muss zur Wahrung der Aufbewahrungsfrist gespeichert werden – typisch 6 bis 10 Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Mit Ordio Digitale Personalakte hast du alle Unterlagen zentral, DSGVO-konform und jederzeit abrufbar. So erfüllst du die Aufbewahrungspflicht ohne Papierchaos.
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