Personalfragebogen – Inhalt und digitale Vorlage

Mittels Personalfragebogen kann ein Arbeitgeber Informationen über einen neuen Bewerber oder Angestellten erhalten, die für sein Unternehmen wichtig sein können. Jedes Unternehmen möchte vor der Aufnahme eines neuen Mitarbeiters über diesen etwas erfahren. Dafür steht der Personalfragebogen zur Verfügung. Nicht nur die schulischen oder bereits durch Arbeit erworbenen Kenntnisse sind für ein Unternehmen wichtig. Bei der Frage, ob Zivildienst oder Wehrdienst abgeleistet wurde, informiert sich somit das Unternehmen über eventuelle Freistellungen. Denn es ist wichtig zu wissen, ob der neue Mitarbeiter für diesen Zeitraum der Wehrpflicht oder des Zivildienstes freizustellen ist.

Der Personalfragebogen ist ein zentrales Instrument im Personalmanagement und dient dazu, strukturiert und rechtssicher alle relevanten Informationen über einen Bewerber oder Mitarbeiter zu erfassen. Er bildet die Grundlage für die Personalakte und hilft Unternehmen dabei, fundierte Entscheidungen über Einstellungen zu treffen. Gleichzeitig bietet er Bewerbern die Möglichkeit, ihre Qualifikationen und Erfahrungen systematisch darzustellen.

In diesem Artikel erfährst du alles, was du über Personalfragebögen wissen musst: Welche Informationen erfasst werden sollten, welche Fragen zulässig sind, wie du einen Personalfragebogen digital verwaltest und welche rechtlichen Aspekte zu beachten sind. Wir zeigen dir auch, wie moderne Lösungen wie Ordio den Prozess der Datenerfassung und -verwaltung erheblich vereinfachen können.

Vorlage beim Steuerberater

Der Personalfragebogen ist in erster Linie auch zur Anmeldung über den Steuerberater relevant. Hierüber ist festgelegt in welchem Anstellungsverhältnis der Mitarbeiter angestellt wird und in welcher Position er tätig ist. In von der Schwarzarbeit besonders betroffenen Branchen ist eine „Sofortmeldung“ bereits vor dem ersten Arbeitseinsatz notwendig.

Die Bedeutung für die Lohnabrechnung: Die Informationen aus dem Personalfragebogen sind essentiell für die korrekte Anmeldung beim Steuerberater und die spätere Lohnabrechnung. Sie bestimmen, welche Steuerklasse angewendet wird, ob Sozialversicherungsbeiträge anfallen und welche Freibeträge berücksichtigt werden können. Fehlerhafte Angaben können zu Problemen bei der Lohnabrechnung führen und im schlimmsten Fall zu Nachzahlungen oder Strafen.

Sofortmeldung in bestimmten Branchen: In Branchen, die besonders von Schwarzarbeit betroffen sind, wie dem Baugewerbe, der Gastronomie oder dem Handwerk, ist eine Sofortmeldung bereits vor dem ersten Arbeitseinsatz notwendig. Diese Meldung muss elektronisch an die zuständigen Behörden übermittelt werden und enthält alle relevanten Informationen aus dem Personalfragebogen. Moderne Personalverwaltungssysteme wie Ordio unterstützen Unternehmen dabei, diese Meldungen automatisch zu generieren und zu übermitteln.

Viele Fragen sind für ein Unternehmen wichtig, um für den zukünftigen Mitarbeiter und die Arbeitsstelle planen zu können. Des Weiteren ist es wichtig, einen Personalfragebogen immer wahrheitsgemäß auszufüllen, da durch eine Unwahrheit der neue Arbeitsplatz nicht mehr gegeben ist. Eine wahrheitsgemäße Ausfüllung ist nicht nur rechtlich erforderlich, sondern auch im Interesse beider Parteien: Der Arbeitgeber erhält korrekte Informationen für die Planung, und der Bewerber vermeidet spätere Probleme.

Digitaler Personalfragebogen

Wofür dient der Personalfragebogen? Mit dem digitalen Personalfragebogen von Ordio hat der Unternehmer stets alle Daten der Mitarbeiter aktuell. Wenn Änderungen der Daten erfolgen, kann der Mitarbeiter dies selbständig vornehmen (via App & Web). Alle Daten werden in der digitalen Personalakte verschlüsselt gespeichert.

Vorteile der digitalen Verwaltung: Die digitale Verwaltung von Personalfragebögen bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der papierbasierten Variante:

• Aktualität: Alle Daten sind jederzeit aktuell und können von autorisierten Personen eingesehen werden.
• Selbstverwaltung: Mitarbeiter können ihre Daten selbständig aktualisieren, was den Verwaltungsaufwand reduziert.
• Sicherheit: Daten werden verschlüsselt gespeichert und sind vor unbefugtem Zugriff geschützt.
• Integration: Der digitale Personalfragebogen ist nahtlos in die digitale Personalakte integriert und kann mit anderen Systemen wie der Schichtplanung oder der Zeiterfassung verknüpft werden.
• Automatisierung: Wiederkehrende Prozesse wie die Anmeldung beim Steuerberater oder die Sofortmeldung können automatisiert werden.

Flexible Konfiguration: Welche Stammdaten im digitalen Personalfragebogen abgefragt werden, entscheidet der Workspace-Administrator. So kann jedes Unternehmen den Fragebogen an seine spezifischen Anforderungen anpassen. In Verbindung mit dem digitalen Dokumentenmanagement wird so auch direkt das passende Dokument im selben Ablauf abgefragt (Beispiel: Rentenversicherungspflichtbefreiung bei Anstellungsverhältnis „Geringfügig beschäftigt“).

Mobile Verfügbarkeit: Moderne Lösungen wie Ordio bieten sowohl eine Web-Oberfläche als auch mobile Apps, sodass Mitarbeiter ihre Daten jederzeit und von überall aus aktualisieren können. Dies ist besonders praktisch für Unternehmen mit dezentralen Teams oder Mitarbeitern, die häufig unterwegs sind.

Was darf in einem Fragebogen gefragt werden und was nicht?

Auch wenn Unternehmen gerne mehr Fragen stellen würden, ist der Personalfragebogen durch das Gesetz geregelt. Bestimmte Fragen sind nicht nur unzulässig, sondern müssen keinesfalls verpflichtend beantwortet werden. Die rechtlichen Grundlagen für zulässige und unzulässige Fragen ergeben sich aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), dem Datenschutzrecht und dem Grundgesetz.

Warum gibt es Einschränkungen? Die Einschränkungen bei Fragen im Personalfragebogen dienen dem Schutz der Persönlichkeitsrechte der Bewerber und Mitarbeiter. Sie sollen verhindern, dass Arbeitgeber Informationen erfragen, die nicht relevant für die Einstellungsentscheidung sind und die zu Diskriminierung führen könnten. Gleichzeitig sollen sie sicherstellen, dass nur Informationen erfasst werden, die für die Ausübung der Tätigkeit tatsächlich relevant sind.

Zulässige Fragen in einem Personalfragebogen sind:

• nach den Personaldaten
• der schulische und berufliche Werdegang
• besondere berufliche Kenntnisse oder Qualifikationen
• ob eventuell eine Behinderung vorliegt
• ob der Zivil- oder Wehrdienst abgeleistet ist

Fragen betreffend einer möglichen Einstellung:

• muss eine Kündigungsfrist bei dem momentanen Arbeitgeber eingehalten werden
• ab wann kann bei Einstellung eine Aufnahme der Tätigkeit erwartet werden?
• welche Gehaltsvorstellungen bestehen
• ob eventuelle Wettbewerbsverbote vorliegen

Auf keinen Fall dürfen diese Fragen auf einem Fragebogen stehen:

• ob eine Hochzeit geplant ist
• ob eine Schwangerschaft geplant ist
• ob eine Schwangerschaft besteht
• ob eine Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft besteht
• nach der politischen Orientierung
• nach der religiösen Ausrichtung
• ob Krankheiten bestehen
• ob es Vorstrafen gibt
• Hier gibt es eine Ausnahme. Diese Frage wird in einigen Branchen durchaus gestellt. In diesem Falle besteht auch die Möglichkeit, dass ein Strafregisterauszug vorgelegt werden muss.

Es sind somit nur Fragen erlaubt, die für den Arbeitgeber wichtig sind und für das Unternehmen eine Bedeutung haben. Finden sich auf dem Personalfragebogen andere Fragen, kann ein Bewerber diese Fragen verweigern. Alle zulässigen Fragen jedoch müssen vollständig und der Wahrheit entsprechend ausgefüllt sein.

Der Personalfragebogen muss korrekt ausgefüllt sein

Ist ein Personalfragebogen nicht wahrheitsgemäß ausgefüllt, kann dies durchaus zu einer Kündigung führen. Hat ein Bewerber den Personalfragebogen nicht wahrheitsgemäß ausgefüllt und das Unternehmen findet dieses heraus, kann der Bewerber trotz Zusage für die Arbeitsstelle abgewiesen werden. Dadurch kommt es zu einer Kündigung vor der Einstellung. Dies ist der Fall, wenn im Personalfragebogen die Antwort einer eventuellen Vorstrafe nicht wahrheitsgemäß beantwortet wird. In manchen Bereichen, wo es um vertrauliche Dinge oder um Wertsachen geht, kann ein Unternehmen eine Abfrage an das polizeilich geführte Strafregister stellen und bekommt auch eine Antwort. Dies ist einer der Gründe, warum auch diese Frage immer wahrheitsgemäß beantwortet werden muss.

Rechtliche Konsequenzen falscher Angaben: Falsche Angaben im Personalfragebogen können schwerwiegende rechtliche Konsequenzen haben:

• Kündigung vor der Einstellung: Wenn falsche Angaben vor der Einstellung entdeckt werden, kann der Arbeitsvertrag noch vor Arbeitsbeginn widerrufen werden.
• Fristlose Kündigung: Wenn falsche Angaben nach der Einstellung entdeckt werden, kann dies zu einer fristlosen Kündigung führen, insbesondere wenn die falschen Angaben für die Einstellungsentscheidung relevant waren.
• Schadensersatz: In schwerwiegenden Fällen kann der Arbeitgeber Schadensersatz verlangen, wenn er durch die falschen Angaben einen Schaden erlitten hat.
• Strafrechtliche Konsequenzen: In besonders schweren Fällen können falsche Angaben auch strafrechtliche Konsequenzen haben, insbesondere wenn es um Urkundenfälschung oder Betrug geht.

Besondere Bedeutung von Vorstrafen: Die Frage nach Vorstrafen ist besonders sensibel. In manchen Branchen, wie dem Finanzwesen, dem Sicherheitsgewerbe oder dem Gesundheitswesen, ist diese Frage zulässig und relevant. In diesen Bereichen kann ein Unternehmen eine Abfrage beim polizeilichen Strafregister stellen. Eine wahrheitsgemäße Beantwortung ist daher essentiell, da falsche Angaben hier besonders schwerwiegende Konsequenzen haben können.

Der Personalfragebogen ist standardisiert

Ein Personalfragebogen ist mittlerweile standardisiert, kann aber unterschiedlich gestaltet werden. Dabei kommt es darauf an, ob der Personalfragebogen verwendet wird, um einen neuen Mitarbeiter aufzunehmen oder für Mitarbeiter genutzt wird, für bereits eingestellt sind. Einige Unternehmen lassen auch bereits länger angestellte Mitarbeiter wiederholt einen Personalfragebogen ausfüllen, um etwaige Daten zu aktualisieren oder weil ein Stellenwechsel innerhalb des Unternehmens geplant ist.

Standardisierte Elemente: Obwohl Personalfragebögen unterschiedlich gestaltet werden können, gibt es standardisierte Elemente, die in den meisten Fragebögen enthalten sind:

• Persönliche Daten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Familienstand
• Kontaktdaten: Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Notfallkontakt
• Qualifikationen: Schulbildung, Berufsausbildung, Studium, Weiterbildungen
• Berufserfahrung: Vorherige Arbeitsstellen, Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten
• Besondere Kenntnisse: Sprachen, IT-Kenntnisse, Führerscheine
• Gesundheitliche Angaben: Behinderungen (soweit zulässig), Schwerbehindertenausweis
• Rechtliche Angaben: Steueridentifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Aufenthaltsstatus

Anpassung an Unternehmensbedürfnisse: Während die grundlegenden Elemente standardisiert sind, können Unternehmen den Fragebogen an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. So können beispielsweise branchenspezifische Fragen hinzugefügt werden, oder es können bestimmte Bereiche vertieft werden, die für das Unternehmen besonders relevant sind. Moderne digitale Lösungen wie Ordio ermöglichen es Unternehmen, den Fragebogen flexibel zu konfigurieren und an ihre Anforderungen anzupassen.

Personalfragebogen und die darauf genehmigten Fragen sollen oder müssen immer wahrheitsgemäß ausgefüllt werden, um eine Bewerbung für eine neue Arbeitsstelle zu vervollständigen. Ein Unternehmer erfährt dadurch etwas über den Bewerber und seine Qualifikationen. Der Bewerber kann damit seine bereits erworbene Qualifikation schriftlich bestätigen. Ein gut strukturierter und vollständig ausgefüllter Personalfragebogen bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und hilft beiden Parteien dabei, realistische Erwartungen zu entwickeln.

Best Practices für die Verwendung von Personalfragebögen

Um den größtmöglichen Nutzen aus Personalfragebögen zu ziehen, sollten Unternehmen folgende Best Practices beachten:

• Rechtssicherheit: Stelle sicher, dass nur zulässige Fragen gestellt werden und dass der Fragebogen den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht.
• Klarheit: Formuliere Fragen klar und verständlich, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Vollständigkeit: Stelle sicher, dass alle relevanten Informationen erfasst werden, die für die Einstellungsentscheidung und die spätere Personalverwaltung notwendig sind.
• Digitalisierung: Nutze digitale Lösungen wie Ordio, um den Prozess zu vereinfachen und die Datenverwaltung zu optimieren.
• Datenpflege: Stelle sicher, dass die Daten regelmäßig aktualisiert werden und dass Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Daten selbständig zu aktualisieren.
• Datenschutz: Stelle sicher, dass die Daten sicher gespeichert werden und dass nur autorisierte Personen Zugriff haben.

Fazit: Personalfragebogen als Grundlage erfolgreicher Personalverwaltung

Der Personalfragebogen ist ein zentrales Instrument im Personalmanagement und bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Personalverwaltung. Er hilft Unternehmen dabei, fundierte Entscheidungen über Einstellungen zu treffen und alle relevanten Informationen strukturiert zu erfassen. Gleichzeitig bietet er Bewerbern die Möglichkeit, ihre Qualifikationen und Erfahrungen systematisch darzustellen.

Mit modernen digitalen Lösungen wie Ordio können Unternehmen den Prozess der Datenerfassung und -verwaltung erheblich vereinfachen. Die digitale Personalakte ermöglicht es, alle Daten zentral zu verwalten, automatisch zu aktualisieren und nahtlos mit anderen Systemen zu integrieren. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für mehr Transparenz und Effizienz im Personalmanagement.

Wichtig ist dabei, dass Unternehmen die rechtlichen Vorgaben beachten und nur zulässige Fragen stellen. Eine wahrheitsgemäße Ausfüllung ist für beide Parteien essentiell und bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.