Kündigungsschreiben-Vorlage – kostenlos für Word, PDF und Excel

Ein Kündigungsschreiben muss klar erkennen lassen, dass du das Arbeitsverhältnis beenden willst. Die übliche Formulierung lautet: „Hiermit kündige ich den zwischen uns bestehenden Arbeitsvertrag ordentlich zum [Datum].“ Ein Muster in der Vorlage hilft dir, alle Pflichtfelder in der richtigen Reihenfolge zu füllen.

So nutzt du die Vorlage mit Word oder PDF: (1) Felder in Excel oder Google Sheets ausfüllen, (2) als PDF speichern oder drucken bzw. den Text in Word übernehmen, (3) eigenhändig unterschreiben und mit Zugangsnachweis zustellen. Wir stellen keine eigene .docx-Datei bereit – viele suchen trotzdem nach „Word-Vorlage“; der Weg über Excel/Sheets und Druck/PDF ist dafür der ehrliche Download auf dieser Seite.

• Absender: Dein Name, Adresse, ggf. Personalnummer
• Empfänger: Arbeitgeber (Firma, Ansprechpartner, Adresse)
• Datum: Datum des Schreibens (nicht das Kündigungsdatum)
• Betreff: z.B. „Kündigung meines Arbeitsvertrags“
• Anrede: Sehr geehrte/r [Name]
• Kündigungssatz: Eindeutige Erklärung mit Kündigungsdatum
• Kündigungsart und -frist: Ordentlich oder außerordentlich; welche Frist
• Optional: Bitte um Bestätigung des Eingangs; Bitte um Arbeitszeugnis
• Schluss: Mit freundlichen Grüßen, eigenhändige Unterschrift

Formulierungen wie „Ich beabsichtige zu kündigen“ oder „Ich erwäge eine Kündigung“ reichen nicht – sie sind zu unverbindlich. In der Vorlage findest du einen klaren Kündigungssatz und alle Pflichtfelder vorbereitet.

Bei außerordentlicher Kündigung musst du den Kündigungsgrund angeben. Ohne wichtigen Grund ist eine fristlose Kündigung unwirksam. Bei Unsicherheit solltest du einen Anwalt für Arbeitsrecht konsultieren.

Beispielformulierungen: Für die ordentliche Kündigung: „Hiermit kündige ich den zwischen uns bestehenden Arbeitsvertrag ordentlich zum [Datum] unter Einhaltung der vereinbarten Kündigungsfrist.“ Für die Probezeit: „Hiermit kündige ich den zwischen uns bestehenden Arbeitsvertrag unter Einhaltung der zweiwöchigen Kündigungsfrist in der Probezeit zum [Datum].“ Optional kannst du hinzufügen: „Ich bitte um schriftliche Bestätigung des Eingangs und um Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.“ Mehr zu Arbeitszeugnis und Zeugnissprache findest du im Lexikon.

Muster: Kurztext für den Brief

So könnte ein ausgedrucktes Schreiben nach dem Ausfüllen der Vorlage aussehen (Platzhalter in eckigen Klammern):

[Dein Name] [Straße, PLZ Ort] [Firma Arbeitgeber] [Personalabteilung / Ansprechpartner] [Adresse] [Ort], [Datum des Schreibens] Betreff: Kündigung meines Arbeitsvertrags Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit kündige ich den zwischen uns bestehenden Arbeitsvertrag ordentlich zum [Datum letzter Arbeitstag] unter Einhaltung der [Kündigungsfrist, z. B. vier Wochen zum Monatsende].

Ich bitte um schriftliche Bestätigung des Eingangs und um Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.

Mit freundlichen Grüßen [eigenhändige Unterschrift] [Name]

Arbeitnehmer oder Arbeitgeber?

Als Arbeitnehmer kündigst du in der Regel mit der kürzeren Frist nach §622 BGB und musst keinen Kündigungsgrund nennen. Kündigt der Arbeitgeber, gelten längere Fristen (siehe Tabelle im nächsten Abschnitt), ggf. das Kündigungsschutzgesetz und die Anhörung des Betriebsrats. Die Ordio-Vorlage deckt beide Rollen im Aufbau ab – prüfe Frist, Formulierung und Zustellweg für deine Situation.

Die Kündigungsfristen für Arbeitsverträge sind in §622 BGB geregelt. Als Arbeitnehmer hast du in der Regel eine kürzere Frist als der Arbeitgeber. Die Frist beginnt mit dem Zugang des Kündigungsschreibens beim Arbeitgeber – nicht mit dem Datum auf dem Schreiben.

Kündigungsfristen für Arbeitnehmer (§622 Abs. 2 BGB):

• Probezeit (max. 6 Monate): 2 Wochen, jeder Tag kündbar ⚠
• Nach Probezeit: 4 Wochen zum 15. oder zum Monatsende

Tarifverträge oder der Arbeitsvertrag können abweichende (oft längere) Fristen vorsehen. Prüfe immer deinen Vertrag. Die Ordio-Vorlage enthält ein Blatt „Fristrechner“ mit der Übersicht nach §622 BGB. Berechne das Enddatum mit dem Kündigungsfrist-Rechner oder im Lexikon-Artikel Kündigungsfrist.

§622 BGB

§622 BGB: Die gesetzlichen Kündigungsfristen gelten, wenn im Arbeitsvertrag nichts anderes vereinbart ist. Für Arbeitnehmer darf die Frist nicht kürzer sein als 4 Wochen zum 15. oder Monatsende. Längere Fristen sind möglich.

Hast du einen befristeten Vertrag, endet dieser in der Regel automatisch zum vereinbarten Ende. Eine ordentliche Kündigung ist oft ausgeschlossen – prüfe deinen Vertrag.

„Vier Wochen zum 15. oder Monatsende“ verstehen

Nach der Probezeit gilt für Arbeitnehmer in der Regel vier Wochen zum 15. eines Kalendermonats oder zum Monatsende. Die Wartezeit beginnt mit dem Zugang beim Arbeitgeber – nicht mit dem Datum auf dem Brief.

Bei „zum Monatsende“ endet das Arbeitsverhältnis am letzten Tag des Kalendermonats nach Ablauf der Frist (Beispiel unten: Zugang 10. März → Ende 30. April). Wählst du den 15. als Stichtag, endet die Kündigung am 15. des Monats, der auf die vierwöchige Frist folgt.

Fristberechnung: Wann endet das Arbeitsverhältnis?

Zugang heißt: Der Arbeitgeber kann über die Kündigung verfügen – etwa wenn die Post zugestellt wird oder HR das Schreiben entgegennimmt. Das Datum auf dem Brief startet die Frist nicht. Zwei typische Beispiele:

Abweichende Fristen aus Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag gehen vor – im Zweifel Vertrag prüfen oder die Personalabteilung fragen.

§623 BGB verlangt für die Kündigung des Arbeitsvertrags die Schriftform: ein Dokument mit deiner eigenhändigen Unterschrift. Ziel ist ein klarer, dauerhafter Nachweis – nicht eine schnelle Chat-Nachricht. Die ausgefüllte Vorlage exportierst du als PDF zum Drucken; unterschreiben erfolgt in der Regel auf Papier, sofern keine zulässige qualifizierte elektronische Signatur vorliegt.

Bewahre das unterschriebene Original, den Einlieferungsbeleg des Einschreibens oder die von HR bestätigte Kopie auf. So kannst du den Zugang und den Inhalt später nachweisen – unabhängig davon, ob du die Vorlage in Excel oder in Google Sheets ausgefüllt hast.

Meld dich spätestens 3 Monate vor dem Ende bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend, bei kürzerer Frist binnen 3 Tagen (§ 38 SGB III). Willst du als Arbeitnehmer gegen eine Kündigung vorgehen, läuft die Klagefrist von 3 Wochen ab Zugang (§ 4 KSchG). Das Arbeitszeugnis kannst du zum Ende verlangen (§ 109 GewO).

Bitte um eine schriftliche Eingangsbestätigung, wenn du persönlich übergibst. Bewahre eine Kopie samt Bestätigung bis zum Ende auf. Notiere Datum, Uhrzeit und Namen der Person, die das Schreiben angenommen hat. Am besten mit Unterschrift.