Arbeitszeugnis Vorlage – kostenlos

Ein Arbeitszeugnis ist eine schriftliche Beurteilung deiner Tätigkeit durch den Arbeitgeber – ausgestellt bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder auf Wunsch als Zwischenzeugnis. Nach § 109 Gewerbeordnung hat jeder Arbeitnehmer Anspruch darauf. Die Arbeitszeugnis-Vorlage von Ordio hilft dir als Arbeitgeber, alle Pflichtangaben korrekt zu erfassen und rechtssicher auszustellen.

Das Zeugnis muss Art der Tätigkeit, Beschäftigungszeitraum, Personalien und bei qualifizierten Zeugnissen auch Leistung und Verhalten enthalten. Es ist innerhalb angemessener Frist nach Beendigung zu erstellen. Der Anspruch verjährt drei Jahre nach Ende des Kalenderjahres der Beendigung. Ein Verzicht vor Ende des Arbeitsverhältnisses ist unwirksam.

Während der Beschäftigung kannst du als Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis verlangen – bei berechtigtem Interesse: z.B. Vorgesetztenwechsel, Beförderung, Bewerbung oder Elternzeit. Der Arbeitgeber muss es in angemessener Frist ausstellen. Für Minijobber und Aushilfen reicht oft ein einfaches Zeugnis; für Bewerbungen ist das qualifizierte Zeugnis wertvoller.

Anspruchsberechtigte

Anspruch haben alle Arbeitnehmer – auch in Probezeit, Teilzeit oder Minijob. Nach BBiG auch Auszubildende und Praktikanten. Das Zeugnis ist eine Holschuld: Der Arbeitnehmer holt es beim Arbeitgeber ab. Zur Übermittlung per Post ist der Arbeitgeber nur verpflichtet, wenn das Abholen unzumutbar wäre.

Bei längerer Untätigkeit kann Verwirkung eintreten: Wenn der Arbeitnehmer sein Recht über lange Zeit nicht ausgeübt hat und der Arbeitgeber annehmen durfte, er werde es nicht mehr geltend machen. Fordere das Zeugnis daher zeitnah an – idealerweise bei oder kurz nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Ein rechtssicheres Arbeitszeugnis enthält zwingend: Personalien (Name, Geburtsdatum, -ort), Art und Dauer der Tätigkeit, Briefkopf mit Name und Anschrift des Arbeitgebers. Das Zeugnis muss wahr und wohlwollend formuliert sein – daraus hat sich die Zeugnissprache entwickelt. Die Arbeitszeugnis-Vorlage von Ordio deckt alle Pflichtangaben ab und hilft dir, nichts zu vergessen.

Form und Mindestanforderungen: Das Zeugnis wird maschinell verfasst, auf Firmenpapier gedruckt, mit Ort und Datum. Die Unterschrift muss handschriftlich vom Arbeitgeber oder Vertreter erfolgen – bei Vertreter besonders kenntlich machen. Seit 2025 ist mit Einwilligung auch die qualifizierte elektronische Signatur zulässig. Das Datum darf nicht rückdatiert werden.

Das Zeugnis muss verständlich und klar formuliert sein. Unklare Formulierungen, die eine andere Deutung zulassen, sind unzulässig. Geheimcodes und versteckte Botschaften sind laut § 109 GewO verboten. Die äußere Form darf nicht den Eindruck einer Distanzierung erwecken – keine Flecken, Verbesserungen oder Durchstreichungen.

Struktur eines qualifizierten Zeugnisses

Überschrift (Zeugnis, Arbeitszeugnis, Zwischenzeugnis), Personalien, optional Unternehmensbeschreibung, Beschäftigungsdauer, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Beurteilung des Sozialverhaltens, Austrittsgrund (nur auf Wunsch), Schlussformel (Dank, Bedauern, Wünsche), Unterschrift. Die Ordio-Vorlage führt dich Schritt für Schritt durch alle Abschnitte.

Die Leistungsbeurteilung umfasst in der Regel: Arbeitsbereitschaft, Arbeitsbefähigung, Arbeitsweise, Arbeitserfolg. Bei Vorgesetzten auch den Führungsstil. Kriterien wie Fachwissen, Auffassungsgabe, Belastbarkeit und Motivation fließen ein. Eine zusammenfassende Formulierung (z.B. „hat die Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt“) rundet die Beurteilung ab.

Die Zeugnissprache verwendet feste Formulierungen, die einer Notenskala entsprechen. Geheimcodes und versteckte Botschaften sind laut § 109 GewO verboten – das Zeugnis muss klar und verständlich sein. Trotzdem gibt es Abstufungen: „stets zur vollsten Zufriedenheit“ bedeutet etwas anderes als „zu unserer Zufriedenheit“.

Für Arbeitgeber gilt: Wähle Formulierungen passend zur tatsächlichen Leistung. Übertreibungen können zu Schadensersatz führen, wenn der neue Arbeitgeber sich getäuscht fühlt. Für Arbeitnehmer: Lerne die Skala, um Zeugnisse zu entschlüsseln. Die folgende Tabelle gibt dir einen Überblick.

Der Schlussteil ist wichtig: Dank, Bedauern und Wünsche drücken Wertschätzung aus. Fehlen sie, kann das Zeugnis abgewertet werden. Bei „Wir bedanken uns für das Streben nach einer gelungenen Leistung“ ist die Firma oft froh über den Austritt. „Wir bedauern sein Ausscheiden außerordentlich“ signalisiert: sehr ungern verloren. Grundsätzlich besteht Anspruch auf eine mittlere (befriedigende) Beurteilung – für bessere Noten muss der Arbeitnehmer überdurchschnittliche Leistung nachweisen.

Die Arbeitszeugnis-Vorlage von Ordio enthält Beispielformulierungen für alle Noten. Passe sie individuell an – standardisierte Muster dienen nur als Orientierung. Für die digitale Ablage aller Zeugnisse und Personalunterlagen eignet sich die digitale Personalakte von Ordio.

Als Arbeitgeber musst du zwei Pflichten beachten: Wahrheitspflicht und Wohlwollenspflicht. Das Zeugnis soll wahr sein – aber das berufliche Weiterkommen nicht unnötig erschweren. Übertreibungen sind unerwünscht: Falsche Angaben können zu Schadensersatz führen, wenn der neue Arbeitgeber sich getäuscht fühlt.

Was nicht ins Zeugnis gehört: Gewerkschafts- oder Parteizugehörigkeit, Streikteilnahme, Behinderungen, Krankheiten, krankheitsbedingter Ausfall. Auch der Kündigungsgrund ist nur auf Wunsch des Arbeitnehmers zu nennen. Einmalige Vorfälle ohne charakterisierende Bedeutung haben nichts im Zeugnis verloren.

Arbeite dich Absatz für Absatz vor – mit einer Arbeitszeugnis-Vorlage geht es schnell. Beurteile den Mitarbeiter wahrheitsgetreu, wohlwollend und objektiv. Nutze die gängigen Formulierungen aus der Notenskala. Ein gutes Zeugnis hilft dem Arbeitnehmer bei der nächsten Bewerbung – und dir als Arbeitgeber beim Employer Branding. Vorgesetzte brauchen keine Angst vor der Ausstellung zu haben: Mit der richtigen Vorlage und ein paar Beispielformulierungen gelingt es auch Ungeübten.

Die Ordio-Arbeitszeugnis-Vorlage ist kostenlos und sofort nutzbar. Lade sie herunter, fülle die Felder aus und passe die Formulierungen an. Bei formalen Fehlern oder unzureichenden Inhalten hat der Arbeitnehmer das Recht auf Berichtigung – notfalls per Klage. Bei Verweigerung oder unrichtigem Zeugnis kann Schadenersatz verlangt werden. Vermeide das mit einer sorgfältig ausgefüllten Vorlage.

Für rechtssichere Prozesse und automatische Compliance-Prüfungen bietet Ordio zusätzlich Zeiterfassung und Schichtplanung – ideal für Gastronomie, Einzelhandel und Pflege. Alle Personalunterlagen in einer digitalen Personalakte – inklusive Arbeitszeugnisse – bleiben übersichtlich und jederzeit abrufbar. Die Ordio-Vorlage ist dein Einstieg in rechtssichere Personalprozesse – kostenlos und sofort nutzbar.