Arbeitszeugnis – Vorlage kostenlos

Ein rechtssicheres Arbeitszeugnis enthält zwingend: Personalien (Name, Geburtsdatum, -ort), Art und Dauer der Tätigkeit, Briefkopf mit Name und Anschrift des Arbeitgebers. Das Zeugnis muss wahr und wohlwollend formuliert sein – daraus hat sich die Zeugnissprache entwickelt. Die Arbeitszeugnis-Vorlage von Ordio deckt alle Pflichtangaben ab und hilft dir, nichts zu vergessen.

Form und Mindestanforderungen: Das Zeugnis wird maschinell verfasst, auf Firmenpapier gedruckt, mit Ort und Datum. Die Unterschrift muss handschriftlich vom Arbeitgeber oder Vertreter erfolgen – bei Vertreter besonders kenntlich machen. Seit 2025 ist mit Einwilligung auch die qualifizierte elektronische Signatur zulässig. Das Datum darf nicht rückdatiert werden.

Das Zeugnis muss verständlich und klar formuliert sein. Unklare Formulierungen, die eine andere Deutung zulassen, sind unzulässig. Geheimcodes und versteckte Botschaften sind laut § 109 GewO verboten. Die äußere Form darf nicht den Eindruck einer Distanzierung erwecken – keine Flecken, Verbesserungen oder Durchstreichungen.

Struktur eines qualifizierten Zeugnisses

Überschrift (Zeugnis, Arbeitszeugnis, Zwischenzeugnis), Personalien, optional Unternehmensbeschreibung, Beschäftigungsdauer, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Beurteilung des Sozialverhaltens, Austrittsgrund (nur auf Wunsch), Schlussformel (Dank, Bedauern, Wünsche), Unterschrift. Die Ordio-Vorlage führt dich Schritt für Schritt durch alle Abschnitte.

Die Leistungsbeurteilung umfasst in der Regel: Arbeitsbereitschaft, Arbeitsbefähigung, Arbeitsweise, Arbeitserfolg. Bei Vorgesetzten auch den Führungsstil. Kriterien wie Fachwissen, Auffassungsgabe, Belastbarkeit und Motivation fließen ein. Eine zusammenfassende Formulierung (z.B. „hat die Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt“) rundet die Beurteilung ab.

Der Arbeitnehmer kann wählen: einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis. Das einfache Zeugnis enthält nur Art und Dauer der Tätigkeit – eine reine Bescheinigung. Für Minijobber, Aushilfen oder kurze Beschäftigungen reicht es oft aus.

Das qualifizierte Zeugnis („erweitertes Arbeitszeugnis“) enthält zusätzlich: Leistungsbeurteilung, Beurteilung des Sozialverhaltens, detaillierte Tätigkeitsbeschreibung, Erfolge und Beförderungen. Es ist das, was die meisten mit „Arbeitszeugnis“ meinen. Für Bewerbungen ist es deutlich wertvoller – Arbeitgeber lesen daraus, wie du gearbeitet hast.

Wann welches anfordern? Einfaches: wenn du nur die Beschäftigung nachweisen willst. Qualifiziertes: wenn du dich bewirbst oder deine Leistung dokumentiert haben willst. Du hast das Wahlrecht – der Arbeitgeber darf nicht einbehalten. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nicht, auch nicht bei ausstehender Rückgabe von Arbeitsbekleidung.

Die Ordio-Vorlage eignet sich für beide Formen. Beim einfachen Zeugnis lässt du die Leistungs- und Verhaltensbeurteilung weg. Beim qualifizierten füllst du alle Abschnitte aus. Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf Dankes- oder Bedauernsformeln – diese sind freiwillig, aber in der Praxis üblich und können das Zeugnis aufwerten. Mehr zum Thema findest du im Lexikon-Artikel Arbeitszeugnis.

Bei befristeten Arbeitsverhältnissen lautet eine übliche Formulierung: „Mit dem heutigen Tag endete das befristete Arbeitsverhältnis.“ Bei Aufhebungsvertrag: „Das Arbeitsverhältnis wurde per Aufhebungsvertrag einvernehmlich zum … beendet.“ Bei Kündigung durch den Arbeitnehmer: „… verlässt unsere Firma auf eigenen Wunsch.“

Als Arbeitgeber musst du zwei Pflichten beachten: Wahrheitspflicht und Wohlwollenspflicht. Das Zeugnis soll wahr sein – aber das berufliche Weiterkommen nicht unnötig erschweren. Übertreibungen sind unerwünscht: Falsche Angaben können zu Schadensersatz führen, wenn der neue Arbeitgeber sich getäuscht fühlt.

Was nicht ins Zeugnis gehört: Gewerkschafts- oder Parteizugehörigkeit, Streikteilnahme, Behinderungen, Krankheiten, krankheitsbedingter Ausfall. Auch der Kündigungsgrund ist nur auf Wunsch des Arbeitnehmers zu nennen. Einmalige Vorfälle ohne charakterisierende Bedeutung haben nichts im Zeugnis verloren.

Arbeite dich Absatz für Absatz vor – mit einer Arbeitszeugnis-Vorlage geht es schnell. Beurteile den Mitarbeiter wahrheitsgetreu, wohlwollend und objektiv. Nutze die gängigen Formulierungen aus der Notenskala. Ein gutes Zeugnis hilft dem Arbeitnehmer bei der nächsten Bewerbung – und dir als Arbeitgeber beim Employer Branding. Vorgesetzte brauchen keine Angst vor der Ausstellung zu haben: Mit der richtigen Vorlage und ein paar Beispielformulierungen gelingt es auch Ungeübten.

Die Ordio-Arbeitszeugnis-Vorlage ist kostenlos und sofort nutzbar. Lade sie herunter, fülle die Felder aus und passe die Formulierungen an. Bei formalen Fehlern oder unzureichenden Inhalten hat der Arbeitnehmer das Recht auf Berichtigung – notfalls per Klage. Bei Verweigerung oder unrichtigem Zeugnis kann Schadenersatz verlangt werden. Vermeide das mit einer sorgfältig ausgefüllten Vorlage.

Für rechtssichere Prozesse und automatische Compliance-Prüfungen bietet Ordio zusätzlich Zeiterfassung und Schichtplanung – ideal für Gastronomie, Einzelhandel und Pflege. Alle Personalunterlagen in einer digitalen Personalakte – inklusive Arbeitszeugnisse – bleiben übersichtlich und jederzeit abrufbar. Die Ordio-Vorlage ist dein Einstieg in rechtssichere Personalprozesse – kostenlos und sofort nutzbar.