Urlaubsplaner-Vorlage für Excel und Google Sheets

Ein Urlaubsplaner ist eine Übersicht, mit der du die Urlaubszeiten deiner Mitarbeiter planst und verwaltest. Im Gegensatz zum Urlaubsantrag, mit dem ein einzelner Mitarbeiter Urlaub beantragt, dient der Urlaubsplaner der Team-Übersicht: Wer hat wann Urlaub? Wie viele Tage sind noch übrig? Wo gibt es Engpässe?

Ein Urlaubsplaner-Vorlage kombiniert Mitarbeiterliste, Urlaubsanträge, Guthaben-Verwaltung und einen Kalender in einer Datei. Du trägst Urlaubsansprüche ein, markierst genehmigte Urlaubszeiten und siehst auf einen Blick, wer verfügbar ist. Nach Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) hat jeder Arbeitnehmer mindestens 20 Werktage Urlaub (bei 5-Tage-Woche) bzw. 24 Werktage (bei 6-Tage-Woche). Die Vorlage hilft dir, diese Ansprüche im Blick zu behalten. Besonders bei Teilzeit oder neuem Arbeitsverhältnis variiert der Anspruch – der Urlaubsanspruch-Rechner unterstützt dich bei der korrekten Berechnung.

Die Urlaubsplaner Vorlage von Ordio ist als Excel und Google Sheets verfügbar. Sie enthält Blätter für Mitarbeiter, Anträge, Guthaben und einen Urlaubskalender 2026. Mit Ordio Abwesenheiten kannst du die Planung digitalisieren: Mitarbeiter stellen Anträge in der App, du genehmigst mit einem Klick, und die Übersicht aktualisiert sich automatisch.

So nutzt du die Urlaubsplaner-Vorlage 2026** für deine Mitarbeiter:

1. Mitarbeiter eintragen: Im Blatt „Mitarbeiter“ trägst du Name, Urlaubsanspruch (mindestens 20 Tage nach BUrlG), bereits genommene Tage und Status ein. Die Spalte „Verbleibend“ berechnet sich automatisch.
2. Urlaubsanträge erfassen: Im Blatt „Anträge“ trägst du Mitarbeiter, Von- und Bis-Datum ein. Die Spalte „Tage“ berechnet die Werktage automatisch mit NETWORKDAYS – ohne Wochenenden.
3. Status pflegen: Markiere Anträge als Ausstehend, Genehmigt oder Abgelehnt. Die bedingte Formatierung zeigt dir auf einen Blick den Stand.
4. Guthaben prüfen: Das Blatt „Guthaben“ zieht die Daten aus der Mitarbeiterliste und zeigt dir Verbleibend sowie Prozent genutzt.
5. Kalender nutzen: Im Urlaubskalender 2026 siehst du alle Monate. Trage Urlaubszeiten manuell ein oder nutze die Übersicht für die Jahresplanung.

Mit dem Urlaubsanspruch-Rechner von Ordio kannst du den Anspruch pro Mitarbeiter prüfen – besonders bei Teilzeit oder neuem Arbeitsverhältnis. Die Vorlage ist BUrlG-konform und als Excel sowie Google Sheets kostenlos verfügbar.

Urlaubsplaner und Urlaubsantrag ergänzen sich, sind aber nicht dasselbe:

In der Praxis: Ein Mitarbeiter nutzt den Urlaubsantrag, um Urlaub zu beantragen. Du als Vorgesetzter oder HR trägst den genehmigten Urlaub in den Urlaubsplaner ein. Beide Vorlagen von Ordio sind kostenlos und BUrlG-konform. Für digitale Abläufe bietet Ordio Abwesenheiten beides in einer Lösung. Die Abwesenheitsnotiz Vorlage ergänzt das Set, wenn du Krankmeldungen dokumentieren musst.

Mit diesen Tipps nutzt du die Urlaubsplaner-Vorlage effektiv:

• Früh planen: Bitte deine Mitarbeiter, Urlaubswünsche frühzeitig anzumelden – besonders für beliebte Zeiten wie Sommer oder Weihnachten.
• Guthaben prüfen: Bevor du genehmigst, prüfe im Blatt „Guthaben“, ob noch genug Tage übrig sind. Die Vorlage rechnet Verbleibend automatisch.
• Status pflegen: Halte Anträge aktuell (Ausstehend, Genehmigt, Abgelehnt). So behältst du den Überblick und vermeidest Doppelbuchungen.
• Backup erstellen: Speichere die Datei regelmäßig. Bei Google Sheets geschieht das automatisch.
• Digital aufrüsten: Wenn das Team wächst, lohnt sich Ordio Abwesenheiten: Anträge digital, Genehmigungen mit einem Klick, Integration mit Schichtplan und Zeiterfassung.

Die Ordio Urlaubsplaner Vorlage 2026 ist kostenlos als Excel und Google Sheets verfügbar. Du lädst sie herunter, trägst deine Mitarbeiter ein und startest mit der Planung – nach kurzem Formular mit Name und E-Mail und ohne versteckte Kosten.

• Wünsche zuerst. Urlaubswünsche sind zu berücksichtigen, außer dringende betriebliche Belange oder Wünsche von Kolleginnen und Kollegen mit sozialem Vorrang stehen entgegen, etwa Eltern schulpflichtiger Kinder in den Ferien (§ 7 Abs. 1 BUrlG).
• Am Stück. Urlaub ist zusammenhängend zu gewähren. Muss er geteilt werden, umfasst ein Teil mindestens 12 aufeinanderfolgende Werktage, wenn mehr als 12 Werktage zustehen (§ 7 Abs. 2).
• Bis Ende März. Nicht genommener Urlaub verfällt nicht einfach am 31. Dezember. Er wird nur aus dringenden Gründen übertragen und muss dann bis 31. März genommen werden (§ 7 Abs. 3).
• Krank im Urlaub. Durch ärztliches Attest nachgewiesene Krankheitstage werden nicht auf den Urlaub angerechnet (§ 9). Setze sie im Planer wieder auf das Konto.

Beispiel: neue Mitarbeiterin im laufenden Jahr

Der volle Anspruch entsteht erst nach sechs Monaten (§ 4 BUrlG). Beginnt eine Mitarbeiterin am 1. August, erreicht sie diese Wartezeit im Kalenderjahr nicht. Sie hat dann ein Zwölftel für jeden vollen Monat: 5/12 von 20 Tagen (5-Tage-Woche) sind 8,33 Tage. Bruchteile ab einem halben Tag werden aufgerundet, 0,33 nicht (§ 5 BUrlG). Im Planer stehen also 8 Tage. Beginnt sie am 1. Mai, ist die Wartezeit am 31. Oktober erfüllt, und es gelten die vollen 20 Tage.

Gastronomie, Handel, Pflege

In der Gastronomie lohnt eine Urlaubssperre in der Hauptsaison, die früh im Jahr feststeht. Im Handel sind es oft die Wochen vor Weihnachten. In der Pflege entscheidet die Mindestbesetzung je Schicht. Der Kalender zeigt, wann zwei Fachkräfte gleichzeitig fehlen würden.

Arbeitgeber und Mitarbeitende

Arbeitgeber prüfen vor der Freigabe das Resturlaubskonto und die Besetzung und antworten schriftlich. Mitarbeitende reichen lange Urlaube früh ein und melden Krankheit im Urlaub sofort mit Attest.

Trag genehmigte Urlaube sofort ein, damit der Kalender immer den aktuellen Stand zeigt.