Onboarding-Checkliste Vorlage – kostenlos

Eine Onboarding-Checkliste ist ein strukturiertes Werkzeug, mit dem du sicherstellst, dass bei der Einführung neuer Mitarbeiter kein wichtiger Schritt vergessen wird. Sie organisiert Aufgaben, Fristen und Verantwortliche – von der Vertragsunterzeichnung bis zur vollständigen Einarbeitung. Eine gut strukturierte onboarding checkliste vorlage spart dir Zeit und sorgt für ein einheitliches Vorgehen in deinem Unternehmen.

Studien zeigen: Bei gut durchgeführtem Onboarding bleiben neue Mitarbeiter deutlich länger im Unternehmen und erreichen schneller ihre volle Produktivität. Eine Excel-Vorlage hilft dir, den Prozess zu standardisieren und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Deine Vorteile auf einen Blick

1. Keine vergessenen Schritte: Systematische Abarbeitung aller relevanten Aufgaben.
2. Klare Verantwortlichkeiten: Jede Aufgabe hat einen Ansprechpartner.
3. Fristen im Blick: Fälligkeitsdaten für Unterlagen, Schulungen und Feedback-Gespräche.
4. Zeitersparnis: Kein Neu-Erfinden bei jedem neuen Mitarbeiter.
5. Nachvollziehbar: Dokumentation für HR-Audits und Qualitätssicherung.

Für wen geeignet: KMU, Gastronomie, Einzelhandel, Pflege und alle Betriebe, die neue Mitarbeiter einstellen. Besonders sinnvoll, wenn du ohne dedizierte HR-Abteilung arbeitest. Die Onboarding-Definition im Lexikon erklärt den Begriff genauer.

Ein strukturiertes Onboarding gliedert sich in typische Phasen. Eine Onboarding-Checkliste Vorlage deckt alle relevanten Zeiträume ab – von der Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag bis zu den ersten Monaten im Job.

Die Ordio-Onboarding-Checkliste Vorlage enthält vordefinierte Aufgaben pro Phase. Du passt sie an deine Branche und Unternehmensgröße an – z.B. für Gastronomie mit Schichtplan-Einarbeitung oder für Büro mit Zeiterfassung.

Eine Excel-Vorlage für das Onboarding strukturiert alle relevanten Informationen in übersichtlichen Spalten. Du trägst Aufgaben, Kategorien, Verantwortliche und Fälligkeitsdaten ein – und behältst den Überblick über den Fortschritt jedes neuen Mitarbeiters.

Was gehört in eine Einarbeitungscheckliste?

• Aufgabe: Konkrete Tätigkeit (z.B. „Arbeitsvertrag unterzeichnen“, „Zeiterfassung einweisen“)
• Kategorie: Verwaltung, IT, Einarbeitung, Schulung, Feedback
• Verantwortlich: HR, Teamleiter, IT, Buddy oder der neue Mitarbeiter selbst
• Fälligkeitsdatum: Bis wann die Aufgabe erledigt sein soll
• Status: Offen, In Bearbeitung, Erledigt

Die Ordio-Vorlage enthält Dropdown-Listen für Kategorie und Status – so bleibt die Erfassung einheitlich. Du kannst die Checkliste mit der Stellenbeschreibung-Vorlage kombinieren, um Anforderungen und Einarbeitung abzustimmen. Eine Onboarding-Checkliste Excel ist ideal, wenn du keine spezielle HR-Software nutzt: Du behältst die Kontrolle, alle Schritte sind dokumentiert und du kannst die Vorlage jederzeit anpassen.

Die Ordio Onboarding-Checkliste Vorlage ist eine kostenlose Excel-Datei mit allen wichtigen Blättern: Anleitung, Mitarbeiter, Checkliste und Übersicht. Du trägst neue Mitarbeiter ein, planst Aufgaben mit Fristen und Verantwortlichen – und verfolgst den Fortschritt automatisch.

Du erhältst vordefinierte Kategorien, Dropdown-Listen für Status und Verantwortliche sowie eine Übersicht, die dir zeigt, welche Aufgaben noch offen sind. Lade die Vorlage kostenlos herunter und starte mit dem nächsten Onboarding. Die Excel-Struktur ist bewusst schlank gehalten – du fokussierst dich auf das Wesentliche und vermeidest unnötige Komplexität.

Ideal für: Betriebe mit 5–50 Mitarbeitern, die ohne komplexe HR-Software auskommen wollen. Du standardisierst den Einarbeitungsprozess und sparst Zeit. Bei Wachstum ergänzt Ordio Zeiterfassung die Checkliste um automatische Arbeitszeitdokumentation.

Die Ordio-Onboarding-Excel-Vorlage enthält mehrere Arbeitsblätter, die zusammenarbeiten. Du behältst den Überblick über alle neuen Mitarbeiter und deren Einarbeitungsstand. Jedes Blatt hat eine klare Funktion – von der Anleitung über die Mitarbeiterdaten bis zur Aufgaben-Checkliste und Fortschrittsübersicht.

Typischer Ablauf: Du trägst den neuen Mitarbeiter im Blatt „Mitarbeiter“ ein, kopierst die Standard-Checkliste und passt Fristen und Verantwortliche an. Die Übersicht zeigt dir auf einen Blick, welche Aufgaben noch offen sind. So vergisst du nichts und dokumentierst den Einarbeitungsprozess nachvollziehbar.

• Status-Tracking: Offen, In Bearbeitung, Erledigt – mit Dropdown-Listen.
• Verantwortlichkeiten: Klare Zuordnung pro Aufgabe.
• Fristen: Fälligkeitsdaten für Unterlagen und Schulungen.
• Anpassbar: Ergänze branchenspezifische Aufgaben.

Die Vorlage ist kostenlos und sofort nutzbar – ohne Anmeldung. Du öffnest sie in Excel oder Google Sheets und beginnst direkt mit der Planung. Die Onboarding-Checkliste Vorlage eignet sich für Einzelpersonen in HR ebenso wie für kleine Teams ohne dedizierte Personalabteilung. Kombiniere sie mit deiner Stellenbeschreibung, um Anforderungen und Einarbeitung optimal aufeinander abzustimmen.