Dienstplan erstellen: Anleitung, Tools & Vorgaben

Googelt man das Wort "Dienstplan", erscheint unter den ersten Suchergebnissen ein Tipp: "Ein Dienstplan zeichnet sich besonders durch frühzeitige Veröffentlichung aus." Ein guter Tipp – aber zu einem guten Dienstplan gehört noch sehr viel mehr: Ein gut organisierter Dienstplan ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Er stellt sicher, dass alle Arbeitsaufgaben effizient erledigt werden, und fördert zudem die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter. In diesem Blogbeitrag erfährst du alles rund um das Thema Dienstplan erstellen und erhältst wertvolle Tipps und eine Anleitung, die dir als Arbeitgeber bei der Erstellung eines gut strukturierten Dienstplans helfen.

Was ist ein Dienstplan?

Ein Dienstplan (oder auch: Schichtplan) ist ein organisatorisches Instrument, das vor allem in Schichtbetrieben eingesetzt wird, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu planen und zu koordinieren. Er legt fest, wer wann und in welcher Schicht arbeitet, und hilft dabei, die Arbeitsbelastung gerecht auf die Mitarbeiter zu verteilen. Dabei berücksichtigt ein guter Dienstplan sowohl die betrieblichen Anforderungen als auch die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter.

Die Personaleinsatzplanung bildet dabei die strategische Grundlage für die operative Dienstplanung. Während die Personaleinsatzplanung langfristige Personalbedarfe und Ressourcen analysiert, konkretisiert der Dienstplan diese Planung für den täglichen Betriebsablauf.

Was sind die Vorteile eines gut organisierten Dienstplans?

Zu den Vorteilen zählen eine optimale Nutzung der Personalressourcen, verbesserte Arbeitsabläufe und höhere Produktivität. Darüber hinaus führt ein gut strukturierter Dienstplan zu zufriedeneren und motivierten Mitarbeitern, reduziert Überstunden und Fehlzeiten und ermöglicht eine bessere Planbarkeit von Urlaubs- und Freizeit-Wünschen der Mitarbeiter.

Ein fairer Dienstplan trägt erheblich zur Mitarbeiterzufriedenheit bei, besonders im Schichtbetrieb. Wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten frühzeitig kennen und ihre Wünsche berücksichtigt werden, steigt die Motivation und das Engagement spürbar.

Digitale Softwaretools wie Ordio können erheblich dazu beitragen, einen gut organisierten Dienstplan zu erstellen und diesen Prozess zu erleichtern. Mit Schichtplanung mit Ordio hast du alle Tools für eine effiziente Dienstplanung aus einer Hand. Im Vergleich zu manuellen Lösungen wie Stift und Papier oder Excel-Tabellen bieten digitale Dienstplan-Tools viele Vorteile. Zum einen sind sie benutzerfreundlicher und ermöglichen eine schnellere und effizientere Planung der Arbeitszeiten. Zudem können sie die gesetzlichen Regelungen, die verschiedenen Arbeitszeitmodelle sowie individuelle Mitarbeiterwünsche automatisch berücksichtigen und so eine gerechte Verteilung der Arbeitsaufgaben und Schichten gewährleisten.

Des Weiteren ermöglichen digitale Softwarelösungen eine bessere Kommunikation und Transparenz zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitern. Mitarbeiter können ihren Dienstplan jederzeit einsehen, Schichttausch- oder Änderungswünsche äußern und ihren Urlaub online planen. Dies erleichtert die Koordination und trägt zur Zufriedenheit von Mitarbeiter und Betriebsleiter bei. Der Mitarbeiter hat durch Tools wie Ordio beispielsweise die Möglichkeit, Verfügbarkeiten oder Abwesenheiten per App mitzuteilen. Auch kann er – wenn mal spontan im Alltag etwas dazwischen kommt – Schichten per App mit Kollegen tauschen. Dem Betriebs- oder Schichtleiter vereinfacht das die Koordination und reduziert die Menge an administrativen Aufgaben, die täglich anfallen.

Insgesamt ist der Einsatz von digitaler Software zur Erstellung eines gut organisierten Dienstplans eine effiziente und zeitsparende Alternative zu herkömmlichen manuellen Methoden. Die Nutzung solcher Tools fördert eine gerechte Verteilung der Arbeitsbelastung, verbessert die Kommunikation und trägt zu einer angenehmen Arbeitsatmosphäre bei, die letztendlich die Produktivität des Unternehmens steigert.

Welche Software kann beim Dienstplan erstellen helfen?

Es gibt zahlreiche Dienstplan-Softwarelösungen auf dem Markt, die je nach Branche und Anforderungen unterschiedliche Funktionen bieten. Die Auswahl des richtigen Tools hängt von verschiedenen Faktoren ab: Größe des Unternehmens, Anzahl der Mitarbeiter, Branche und spezifische Anforderungen wie Schichtmodelle oder gesetzliche Vorgaben.

Digitale Tools vs. manuelle Lösungen

Während Excel-Tabellen oder Papier-Pläne auf den ersten Blick kostengünstig erscheinen, zeigen sich die Nachteile schnell: Sie sind zeitaufwendig, fehleranfällig und bieten keine automatische Prüfung gesetzlicher Vorgaben. Digitale Lösungen hingegen automatisieren viele Prozesse, reduzieren Fehler und gewährleisten die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes.

Apps für Dienstplan erstellen

Mobile Apps haben die Dienstplanung revolutioniert. Mitarbeiter können ihre Schichten jederzeit einsehen, Verfügbarkeiten melden und Schichttauschwünsche direkt über die App kommunizieren. Für Arbeitgeber bedeutet das: weniger administrative Arbeit und mehr Transparenz. Moderne Apps wie Ordio bieten Push-Benachrichtigungen für Änderungen, integrierte Zeiterfassung und Export-Funktionen für die Lohnabrechnung.

KI-Tools für Dienstplan erstellen

Künstliche Intelligenz hält auch in der Dienstplanung Einzug. KI-gestützte Tools analysieren historische Daten, berücksichtigen Mitarbeiterpräferenzen und schlagen optimale Schichtverteilungen vor. Sie können Engpässe vorhersagen, Überstunden minimieren und gesetzliche Vorgaben automatisch prüfen. Während kostenlose KI-Tools oft eingeschränkte Funktionen haben, bieten professionelle Lösungen wie Ordio KI-Features als Teil eines umfassenden Dienstplan-Systems.

Einige empfehlenswerte Programme haben wir in dieser Tabelle gesammelt:

Wie lange im Voraus sollte ein Dienstplan erstellt werden?

Dienstplan erstellen sollte idealerweise so früh wie möglich erfolgen, um sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitern eine ausreichende Planungssicherheit zu gewährleisten. Eine angemessene Vorlaufzeit ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre privaten und beruflichen Verpflichtungen in Einklang zu bringen und sich auf die bevorstehenden Arbeitsschichten einzustellen.

Laut gesetzlichen Vorgaben muss ein Dienstplan mindestens vier Tage vor Beginn der Gültigkeitsperiode bekannt gegeben werden. Diese Frist gilt auch für Änderungen am Dienstplan. In vielen Branchen, besonders im Einzelhandel und der Gastronomie, werden Dienstpläne jedoch häufig zwei bis vier Wochen im Voraus erstellt, um den Mitarbeitern mehr Planungssicherheit zu geben.

Darüber hinaus spielt in größeren Unternehmen der Betriebsrat eine wichtige Rolle bei der Gestaltung von Dienstplänen, da er die Interessen der Belegschaft vertritt und darauf achtet, dass die Arbeitszeitregelungen fair und transparent gestaltet sind. Eine frühzeitige Erstellung und Bekanntgabe von Dienstplänen fördert eine positive Arbeitsatmosphäre und trägt dazu bei, die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter zu erhalten.

Das sagt das Arbeitszeitgesetz zum Thema Dienstplan erstellen

Das Arbeitsschutzgesetz und insbesondere das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) spielen eine wichtige Rolle bei der Erstellung von Dienstplänen, da sie darauf abzielen, die Gesundheit und Sicherheit der Arbeitnehmer zu gewährleisten.

Arbeitszeitregelungen nach ArbZG

Das Arbeitszeitgesetz legt klare Rahmenbedingungen für die Dienstplanung fest:

• Höchstarbeitszeit: Die tägliche Arbeitszeit darf grundsätzlich 8 Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von 24 Wochen ein Ausgleich stattfindet, sodass im Durchschnitt 8 Stunden pro Tag nicht überschritten werden.
• Ruhezeiten: Zwischen zwei Arbeitstagen muss eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden eingehalten werden. In bestimmten Branchen wie der Gastronomie oder im Gesundheitswesen kann diese Ruhezeit auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn ein Ausgleich innerhalb eines Monats erfolgt.
• Pausenregelungen: Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden muss eine Pause von mindestens 30 Minuten gewährt werden. Bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit erhöht sich die Pausenzeit auf mindestens 45 Minuten. Pausen müssen vorab festgelegt sein und dürfen nicht am Anfang oder Ende der Arbeitszeit liegen.

Veröffentlichungsfristen

Der Dienstplan muss mindestens vier Tage vor Beginn der Gültigkeitsperiode veröffentlicht werden. Diese Frist gilt auch für Änderungen am Dienstplan. Kurzfristige Änderungen sind nur mit Einwilligung der betroffenen Mitarbeiter zulässig und sollten die Ausnahme bleiben.

Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen

Zusätzlich zu den gesetzlichen Vorgaben können Tarifverträge oder betriebliche Vereinbarungen weitere Regelungen enthalten, die die Dienstplanung beeinflussen. Diese können beispielsweise längere Vorlaufzeiten, zusätzliche Ruhezeiten oder spezielle Regelungen für bestimmte Schichtmodelle vorsehen.

Datenschutz & DSGVO

Dienstpläne enthalten personenbezogene Daten wie Namen, Einsatzzeiten und Abwesenheiten. Daher müssen bei der Erstellung, Veröffentlichung und Verwaltung von Dienstplänen die Bestimmungen der DSGVO und des BDSG beachtet werden. Digitale Tools wie Ordio unterstützen dabei, datenschutzkonform zu arbeiten, indem sie Zugriffsrechte regeln und Daten sicher speichern.

Dienstplan Vorlage: Was gehört hinein?

Ein gut strukturierter Dienstplan sollte folgende Elemente enthalten:

• Zeitraum: Woche oder Monat, für die der Plan gilt
• Mitarbeiter: Namen aller Mitarbeiter, die eingeplant werden
• Schichten: Früh-, Spät- und Nachtschichten mit genauen Zeiten
• Pausen: Geplante Pausenzeiten (müssen vorab festgelegt sein)
• Urlaub: Geplante Urlaubstage
• Krankheit: Krankheitsfälle, die berücksichtigt werden müssen
• Qualifikationen: Einsatzbereiche oder Qualifikationen der Mitarbeiter
• Verfügbarkeiten: Wunschzeiten oder Nichtverfügbarkeiten

Für die Berechnung der Arbeitsstunden pro Monat ist es wichtig, alle Schichten, Pausen und Abwesenheiten korrekt zu erfassen. Digitale Tools helfen dabei, automatisch die Soll- und Ist-Stunden zu berechnen.

Dienstplan Excel: Vor- und Nachteile

Viele Unternehmen nutzen Excel für die Dienstplanerstellung. Dies hat Vor- und Nachteile:

Vorteile:

• Kostenlos verfügbar (wenn bereits vorhanden)
• Flexibel anpassbar
• Bekannte Software, geringe Einarbeitungszeit

Nachteile:

• Zeitaufwendig bei größeren Teams
• Fehleranfällig, besonders bei komplexen Schichtmodellen
• Keine automatische Prüfung gesetzlicher Vorgaben
• Schwierige Kommunikation mit Mitarbeitern
• Keine Echtzeit-Updates bei Änderungen

Für kleinere Teams kann eine Dienstplan Excel-Vorlage eine praktische Lösung sein. Für größere Unternehmen oder komplexe Schichtmodelle empfehlen sich jedoch digitale Lösungen, die automatisch gesetzliche Vorgaben prüfen und die Kommunikation mit Mitarbeitern erleichtern.

Anleitung für Arbeitgeber: Schritt-für-Schritt Dienstplan erstellen

Die Erstellung eines Dienstplans erfordert sorgfältige Planung und Berücksichtigung verschiedener Faktoren. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft dir dabei, einen rechtssicheren und fairen Dienstplan zu erstellen:

Schritt 1: Kenne deine gesetzlichen Grundlagen

Informiere dich über die gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Urlaubsansprüche. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bildet die Grundlage, aber auch Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können zusätzliche Regelungen enthalten. Stelle sicher, dass du alle relevanten Vorschriften kennst, bevor du mit der Planung beginnst.

Schritt 2: Erfasse die Arbeitszeitmodelle deiner Mitarbeiter

Notiere die verschiedenen Arbeitszeitmodelle deiner Mitarbeiter, wie Vollzeit, Teilzeit oder Minijob. Berücksichtige dabei auch die verschiedenen Arbeitszeitmodelle und Schichtmodelle, die in deinem Betrieb zum Einsatz kommen. Jedes Modell hat unterschiedliche Anforderungen an die Planung.

Schritt 3: Berücksichtige individuelle Bedürfnisse und Wünsche

Sprich mit deinen Mitarbeitern über ihre Wünsche und Bedürfnisse in Bezug auf Arbeitszeiten, Schichtwünsche oder Urlaubsplanung. Ein guter Dienstplan berücksichtigt nicht nur die betrieblichen Erfordernisse, sondern auch die individuellen Präferenzen der Mitarbeiter, soweit dies möglich ist. Dies trägt erheblich zur Zufriedenheit bei.

Schritt 4: Plane Schichten und Pausen

Lege die Schichtzeiten und Pausenregelungen fest und achte darauf, dass die gesetzlichen Ruhezeiten eingehalten werden. Pausen müssen vorab festgelegt sein und dürfen nicht am Anfang oder Ende der Arbeitszeit liegen. Bei Schichtarbeit ist besonders auf ausreichende Ruhezeiten zwischen den Schichten zu achten.

Schritt 5: Verteile die Arbeitsaufgaben und Schichten

Verteile die verschiedenen Arbeitsaufgaben und Schichten gerecht unter den Mitarbeitern, sodass niemand benachteiligt wird oder überlastet ist. Achte darauf, dass jeder Mitarbeiter auch mal Früh-, Spät- oder Nachtschichten übernehmen muss, um eine faire Verteilung zu gewährleisten. Berücksichtige dabei auch Qualifikationen und Einsatzbereiche.

Schritt 6: Prüfe auf Konflikte und gesetzliche Verstöße

Bevor du den Dienstplan veröffentlichst, prüfe ihn sorgfältig auf mögliche Konflikte: Werden alle Ruhezeiten eingehalten? Gibt es Überstunden, die ausgeglichen werden müssen? Sind alle Pausen korrekt eingeplant? Digitale Tools wie Ordio helfen dabei, automatisch auf solche Probleme hinzuweisen.

Schritt 7: Kommuniziere den Dienstplan rechtzeitig

Stelle den fertigen Dienstplan rechtzeitig, mindestens vier Tage (besser: zwei bis vier Wochen) im Voraus allen Mitarbeitern zur Verfügung, damit sie sich auf ihre Schichten einstellen können. Nutze digitale Tools, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter den Plan rechtzeitig erhalten und Änderungen sofort kommuniziert werden.

Schritt 8: Sei offen für Feedback und Änderungen

Bleibe flexibel und zeige dich offen für Feedback und Änderungswünsche deiner Mitarbeiter. Manchmal ergeben sich kurzfristig Änderungen, die in den Dienstplan eingearbeitet werden müssen. Ein gutes System ermöglicht es, solche Änderungen schnell umzusetzen und alle Beteiligten zu informieren.

Schritt 9: Evaluieren und Optimieren

Überprüfe regelmäßig die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Effizienz des Dienstplans. Sammle Feedback, analysiere Probleme und optimiere den Plan bei Bedarf. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess hilft dabei, die Dienstplanung immer weiter zu optimieren.

Dienstplan erstellen: Häufige Fehler vermeiden

Bei der Erstellung von Dienstplänen gibt es einige häufige Fehler, die du vermeiden solltest:

• Zu kurze Vorlaufzeit: Dienstpläne sollten mindestens vier Tage, besser zwei bis vier Wochen im Voraus erstellt werden. Zu kurze Fristen führen zu Unzufriedenheit und Planungsunsicherheit.
• Ungerechte Verteilung: Achte darauf, dass alle Mitarbeiter gleichmäßig mit verschiedenen Schichten betraut werden. Niemand sollte dauerhaft nur Früh- oder Nachtschichten haben.
• Gesetzliche Vorgaben ignorieren: Halte dich strikt an Arbeitszeitgesetze und Ruhezeiten. Verstöße können zu Abmahnungen, Bußgeldern oder sogar Strafverfahren führen.
• Keine Flexibilität: Plane auch kurzfristige Änderungen ein und habe ein System, um diese schnell umzusetzen. Unvorhergesehene Ereignisse wie Krankheit oder Notfälle erfordern schnelle Reaktionen.
• Schlechte Kommunikation: Informiere Mitarbeiter rechtzeitig über Änderungen und stelle sicher, dass alle den aktuellen Stand kennen. Nutze digitale Tools für automatische Benachrichtigungen.
• Pausen nicht vorab festlegen: Pausen müssen im Dienstplan festgelegt sein und dürfen nicht am Anfang oder Ende der Arbeitszeit liegen. Spontane Pausenplanung ist nicht zulässig.

Dienstplan Software: Was sollte sie können?

Eine gute Dienstplan Software sollte folgende Funktionen bieten:

• Automatische Prüfung gesetzlicher Vorgaben: Das System sollte automatisch auf Verstöße gegen Arbeitszeitgesetze, Ruhezeiten und Pausenregelungen hinweisen.
• Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen: Verfügbarkeiten, Wunschzeiten und Präferenzen sollten einfach erfasst und bei der Planung berücksichtigt werden können.
• Einfache Kommunikation mit Mitarbeitern: Push-Benachrichtigungen, in-App-Nachrichten und automatische E-Mails informieren Mitarbeiter über Änderungen.
• Mobile App für Mitarbeiter: Eine App ermöglicht es Mitarbeitern, ihren Dienstplan jederzeit einzusehen, Verfügbarkeiten zu melden und Schichttauschwünsche zu kommunizieren.
• Export-Funktionen für Lohnabrechnung: Die Arbeitszeiten sollten direkt für die Lohnabrechnung exportiert werden können.
• Übersichtliche Darstellung: Der Dienstplan sollte klar strukturiert und leicht verständlich sein, sowohl in der Desktop- als auch in der mobilen Ansicht.
• Schichttausch-Funktion: Mitarbeiter sollten Schichten untereinander tauschen können, mit Genehmigung durch den Vorgesetzten.

Ordio bietet all diese Funktionen und mehr: Von der automatischen Planung über die mobile App bis hin zur Integration mit Zeiterfassung und Lohnabrechnung – alles aus einer Hand.

Branchenspezifische Besonderheiten beim Dienstplan erstellen

Je nach Branche gibt es unterschiedliche Anforderungen an die Dienstplanung. Hier sind die wichtigsten Besonderheiten:

Gastronomie

In der Gastronomie sind Spitzenzeiten wie Wochenenden, Feiertage und Abendstunden besonders zu berücksichtigen. Flexible Arbeitszeiten und kurzfristige Anpassungen sind häufig notwendig. Feiertagsarbeit erfordert besondere Aufmerksamkeit bei der Planung, da hier gesonderte Regelungen gelten können. Ein Schichtplan für die Gastronomie muss diese Besonderheiten berücksichtigen.

Pflege / Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen sind Nacht- und Wochenenddienste besonders wichtig. Die Dienstplanung in der Pflege muss Bereitschaftsdienste, Schichtwechsel und besondere Arbeitsschutzbestimmungen berücksichtigen. Die Einhaltung von Ruhezeiten ist hier besonders kritisch, da Übermüdung die Patientensicherheit gefährden kann.

Einzelhandel

Im Einzelhandel sind die Öffnungszeiten der bestimmende Faktor. Spitzenzeiten wie Samstage, Feiertage und Saisonzeiten erfordern zusätzliches Personal. Flexible Arbeitszeitmodelle helfen dabei, den Personalbedarf optimal abzudecken.

Handwerk / Industrie

In Handwerk und Industrie sind Schichtsysteme häufig an Maschinenlaufzeiten gekoppelt. Wochenendarbeit ist hier oft notwendig, um die Produktivität zu maximieren. Die Planung muss dabei sowohl die technischen Anforderungen als auch die gesetzlichen Vorgaben berücksichtigen.

Fazit

Ein gut organisierter Dienstplan ist essentiell für die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter sowie für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Indem du als Arbeitgeber die Bedürfnisse und Wünsche deiner Mitarbeiter berücksichtigst und dich an die gesetzlichen Vorgaben hältst, schaffst du eine angenehme Arbeitsatmosphäre und trägst zur Produktivität des Unternehmens bei.

Die Nutzung digitaler Tools wie Ordio erleichtert die Dienstplanung erheblich: Von der automatischen Planung über die mobile Kommunikation bis hin zur Integration mit anderen HR-Prozessen – moderne Software macht die Dienstplanung effizienter, fehlerfreier und benutzerfreundlicher.

Nutze die hier vorgestellte Anleitung und die Tipps, um deinen eigenen Dienstplan erfolgreich zu erstellen und zu optimieren. Mit der richtigen Herangehensweise und den passenden Tools wird die Dienstplanung von einer lästigen Pflicht zu einem strategischen Instrument der Personalplanung.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.