Lohnabrechnung erstellen: Ablauf, Pflichtangaben & Tools

Lohnabrechnungen sind mehr als ein monatliches Dokument für deine Mitarbeiter. Sie enthalten Bruttogehalt, Abzüge und Steuern — und helfen dir, gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Korrekt erstellte Abrechnungen schaffen Transparenz und Vertrauen.

In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du eine Lohnabrechnung Schritt für Schritt erstellst — und beantworten die Frage: „Wie erstelle ich eine Lohnabrechnung?“ Zur Plausibilitätsprüfung nutzt du den Brutto-Netto-Rechner; bei Minijobs den Minijob-Rechner.

Schritt 1: Grundlagen verstehen

Bevor du dich Hals über Kopf in die Lohnabrechnung stürzt, ist es wichtig, ein solides Grundverständnis einiger Schlüsselbegriffe zu haben. Diese Begriffe sind nicht nur das A und O der Lohnabrechnung, sie helfen dir auch, Fehler zu vermeiden und den Prozess effizienter zu gestalten.

• Bruttogehalt: Beginnen wir mit dem Bruttogehalt. Das ist der Gesamtbetrag, den du deinem Arbeitnehmer vor Abzügen zahlst. Es umfasst das Grundgehalt und kann zusätzlich Boni, Zuschläge oder Prämien enthalten.
• Nettogehalt: Dann kommt das Nettogehalt ins Spiel. Das ist der Betrag, der letztendlich auf dem Konto deines Mitarbeiters landet. Es ergibt sich, wenn du vom Bruttogehalt alle Steuern und Sozialabgaben abziehst.
• Steuern: Hierunter fallen verschiedene Abgaben. Dazu gehören die Lohnsteuer, die sich nach der Steuerklasse des Mitarbeiters richtet, die Kirchensteuer, die je nach Bundesland und Religionszugehörigkeit variiert, und natürlich der Solidaritätszuschlag.
• Sozialabgaben: Vergiss die Sozialabgaben nicht. Diese setzen sich aus den Beiträgen zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zusammen. Sie sind gesetzlich vorgeschrieben und werden sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer getragen.

Schritt 2: Erfassung der Mitarbeiterdaten

Vor Beginn der eigentlichen Lohnabrechnung ist es unerlässlich, alle relevanten Daten der Mitarbeitenden zur Hand zu haben. Diese Informationen sind das Fundament, auf dem die gesamte Lohnabrechnung aufbaut.

• Steueridentifikationsnummer: Das ist die eindeutige Nummer, die jeder steuerpflichtige Bürger erhält. Sie ermöglicht den Finanzbehörden die korrekte Zuordnung der Steuerdaten. Achte darauf, dass du diese Nummer für jeden deiner Mitarbeiter hast, denn ohne sie ist eine korrekte Lohnabrechnung nicht möglich.
• Krankenkasse: Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Krankenkasse. Die Krankenkassen haben unterschiedliche Beitragssätze und du musst wissen, bei welcher Krankenkasse dein Mitarbeiter versichert ist, um die Sozialabgaben korrekt berechnen zu können.
• Steuerklasse: Die Steuerklasse hat einen direkten Einfluss auf die Höhe der Lohnsteuer. Sie richtet sich nach den persönlichen Verhältnissen des Arbeitnehmers, z. B. nach dem Familienstand.
• Kinderfreibeträge: Hat der Arbeitnehmer Kinder, können Kinderfreibeträge die Lohnsteuer mindern. Deshalb ist es wichtig, diese Information zu haben und in die Lohnabrechnung einzubeziehen.
• Weitere Daten: Je nach Unternehmensstruktur und individuellen Vereinbarungen können weitere Daten wie Betriebszugehörigkeit, Tarifverträge oder besondere Zulagen relevant sein.

Tipp: Für Stammdaten und Dokumente bietet Ordio eine digitale Personalakte. So hast du alle Informationen zur Hand und minimierst Fehler bei der Lohnabrechnung.

Schritt 3: Erfassung der Arbeitszeiten

Die Erfassung der Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu einer genauen Lohnabrechnung. Dabei geht es nicht nur um die reguläre Arbeitszeit, sondern auch um alle zusätzlichen Faktoren, die den Lohn beeinflussen können.

• Reguläre Arbeitszeiten: Zuerst werden die regulären Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters erfasst. Dies ist die Grundlage für alle weiteren Berechnungen.
• Überstunden: Überstunden können das Gehalt erheblich beeinflussen. Daher ist es wichtig, diese Zeiten genau zu erfassen und entsprechend zu vergüten.
• Urlaubstage: Urlaubstage reduzieren die Arbeitszeit und müssen daher in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Achte darauf, dass du die Anzahl der genommenen Urlaubstage genau festhältst.
• Fehlzeiten: Auch ungeplante Fehlzeiten wie Krankheitstage können sich auf das Gehalt auswirken. Auch sie sollten sorgfältig erfasst und dokumentiert werden.

Tipp: Für die Arbeitsstunden pro Monat und die laufende Erfassung eignet sich Ordio Zeiterfassung. Mitarbeiter erfassen Zeiten per App oder Terminal; Urlaub und Krankheit lassen sich direkt melden — das erleichtert die Lohnabrechnung.

Schritt 4: Bruttogehalt berechnen

Das Bruttogehalt ist der finanzielle Ausgangspunkt deiner Gehaltsabrechnung und setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Es besteht nicht nur aus dem Grundgehalt, das im Arbeitsvertrag festgelegt ist. Es gibt noch andere Faktoren, die das Einkommen deiner Mitarbeiter beeinflussen können.

• Grundgehalt: Das Grundgehalt ist der feste Betrag, den ein Mitarbeiter unabhängig von seiner tatsächlichen Arbeitszeit erhält. Es bildet die Grundlage für alle weiteren Berechnungen.
• Boni: Boni sind zusätzliche Vergütungen, die oft an bestimmte Leistungen oder Ziele geknüpft sind. Sie können das Bruttogehalt deutlich erhöhen und sollten daher sorgfältig berechnet werden.
• Prämien und Zulagen: Manchmal gibt es spezielle Zuschläge, zum Beispiel für Nacht– oder Feiertagsarbeit. Auch diese erhöhen das Bruttogehalt und müssen daher genau berechnet werden.

Schritt 5: Abzüge berechnen

Nachdem du das Bruttogehalt deiner Mitarbeiter ermittelt hast, ist es an der Zeit, sich mit den Abzügen zu beschäftigen. Diese Abzüge verringern das Bruttogehalt und führen zum Nettogehalt, das letztendlich ausgezahlt wird. Dabei handelt es sich nicht nur um die bereits erwähnten Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, sondern oft auch um andere Faktoren.

Lohnsteuer

Die Lohnsteuer ist ein unvermeidbarer Abzug, der direkt an das Finanzamt geht. Die Höhe hängt von verschiedenen Faktoren wie Steuerklasse und Kinderfreibeträgen ab.

Verschiedene Steuerabgaben

Kirchensteuer

Die Kirchensteuer wird zusätzlich zur Lohnsteuer erhoben, wenn der Arbeitnehmer Mitglied einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft ist. Die Höhe variiert je nach Bundesland.

Solidaritätszuschlag

Der Solidaritätszuschlag wird auf die Lohnsteuer erhoben. Seit 2021 wird er nur noch für sehr hohe Einkommen fällig.

Sozialversicherungsbeiträge

Diese Beiträge sind gesetzlich vorgeschrieben und decken die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung ab. Sie werden sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer getragen.

Betriebliche Altersvorsorge

Wenn dein Unternehmen eine betriebliche Altersvorsorge anbietet, werden die Beiträge in der Regel direkt vom Bruttogehalt abgezogen. Sie ist eine zusätzliche Form der Altersvorsorge und sollte bei der Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden.

Vermögenswirksame Leistungen

Einige Unternehmen bieten vermögenswirksame Leistungen als Teil des Gehalts an. Diese Beiträge können entweder vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer getragen werden und werden direkt vom Bruttogehalt abgezogen.

Weitere Abzüge

Je nach Unternehmenspolitik und individuellen Vereinbarungen können weitere Abzüge relevant sein, wie z.B. Beiträge zu einer privaten Krankenversicherung oder Spesenabrechnungen.

Schritt 6: Nettogehalt berechnen

Nachdem du den Bruttolohn berechnet und alle Abzüge berücksichtigt hast, ist es an der Zeit, den Nettolohn zu berechnen. Das ist der Betrag, der am Ende des Monats tatsächlich auf dem Konto deines Mitarbeiters landet. Es ist das Ergebnis einer Reihe von Berechnungen und Abzügen, die du sorgfältig vorgenommen hast.

• Die Grundrechnung: Im Grunde ist die Berechnung des Nettogehalts ein einfacher, aber entscheidender Schritt. Du ziehst vom Bruttogehalt alle Abzüge ab, die du im vorherigen Schritt ermittelt hast. Das Ergebnis ist dein Nettogehalt.
• Genauigkeit ist wichtig: Achte darauf, dass du alle Abzüge berücksichtigst, um eine genaue Berechnung zu gewährleisten. Ein Fehler kann nicht nur zu Unzufriedenheit führen, sondern auch rechtliche Konsequenzen haben.
• Dokumentation: Es ist wichtig, alle Berechnungsschritte zu dokumentieren. Dies schafft nicht nur Transparenz, sondern erleichtert auch spätere Überprüfungen oder Korrekturen.

Pflichtangaben auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Eine Lohnabrechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten:

• Allgemeine Angaben: Name und Adresse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Abrechnungszeitraum
• Bruttobezüge: Alle Einnahmen vor Abzügen
• Abzüge: Alle Steuern und Sozialversicherungsbeiträge
• Nettobezüge: Das auszuzahlende Gehalt

Schritt 7: Lohnabrechnung erstellen, prüfen und versenden

Nachdem du alle notwendigen Daten gesammelt, den Bruttolohn berechnet und die Abzüge ermittelt hast, steht nun der letzte Schritt an: die Erstellung der Lohnabrechnung und deren Versand an deine Mitarbeitenden.

Erstellung der Lohnabrechnung

Zunächst fasst du alle gesammelten Informationen in einer übersichtlichen Lohnabrechnung zusammen. Diese sollte alle oben genannten Punkte enthalten und so aufgebaut sein, dass sie für jeden leicht verständlich ist.

Sorgfältige Kontrolle

Bevor du die Lohnabrechnung in die Hände deiner Mitarbeiter gibst, nimm dir die Zeit für eine gründliche Kontrolle. Stelle sicher, dass alle Zahlen stimmen und alle Abzüge korrekt sind.

Versand der Lohnabrechnung

Nach der Kontrolle kannst du die Lohnabrechnung versenden. Du hast die Wahl, die Lohnabrechnung auszudrucken und persönlich zu verteilen oder sie digital zu versenden, je nachdem, was in deinem Unternehmen üblich ist.

Lohnabrechnung online erstellen

Moderne Software-Lösungen wie Ordio ermöglichen es, Lohnabrechnungen digital zu erstellen und zu verwalten. Dies spart Zeit und reduziert Fehler. Welche Tools DATEV, eAU und Meldewesen abdecken, ordnet der Lohnabrechnung Software Vergleich 2026 ein — von Sage und Lexware bis zur Lohnvorbereitung für Schichtbetriebe.

Achte darauf, dass Stammdaten, Sozialversicherungsmeldewege und Archivierung (GoBD) konsistent bleiben – dann bleibt die Online-Lohnabrechnung auch bei Prüfungen nachvollziehbar.

Tipps für das Erstellen der Lohnabrechnung

Bevor du ins Detail gehst, leg dir eine feste Reihenfolge und Verantwortlichkeiten fest: Wer pflegt Änderungen, wer gibt die Abrechnung frei?

• Systematisch vorgehen: Folge den Schritten in der richtigen Reihenfolge
• Dokumentation: Dokumentiere alle Berechnungen
• Kontrolle: Prüfe alle Zahlen sorgfältig
• Software nutzen: Verwende professionelle Software zur Unterstützung

Typische Fehler bei der Entgeltabrechnung vermeiden

Häufige Fehler bei der Lohnabrechnung:

• Falsche Steuerklasse: Überprüfe die Steuerklasse regelmäßig
• Fehlende Abzüge: Stelle sicher, dass alle Abzüge berücksichtigt werden
• Falsche Berechnung: Prüfe alle Berechnungen sorgfältig
• Vergessene Zulagen: Berücksichtige alle Zulagen und Zuschläge

Fazit

Die Lohnabrechnung ist kein reiner Verwaltungsakt, sondern ein wichtiger Baustein für das Vertrauen zwischen dir und deinen Mitarbeitern. Von der Erfassung der Mitarbeiterdaten bis zum Versand der endgültigen Abrechnung zählt jeder Schritt. Er beeinflusst nicht nur die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter, sondern auch die Rechtskonformität deines Unternehmens.

Mit Sorgfalt, Transparenz und den richtigen Tools, wie sie Ordio bietet, wird die Lohnabrechnung weniger zur Herausforderung und mehr zur Chance, Vertrauen und Zufriedenheit im Team zu fördern. So wird nicht nur die Frage „Wie erstelle ich eine Lohnabrechnung“ beantwortet, sondern auch eine solide Basis für eine erfolgreiche Unternehmenskultur geschaffen.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.