Ordio - die Zukunft der Schichtplanung
Alles in einer App: Zeiterfassung, Schichtplanung, Verfügbarkeiten
Technologie und Automatisierung spielen eine immer zentralere Rolle in der Geschäftswelt in einer digitalisierten Welt. Gerade für kleine Unternehmen kann die Einführung digitaler Lösungen entscheidend sein. Ein Beispiel dafür ist die digitale Zeiterfassung. Solche Technologien zu nutzen, ist nicht nur ein Zeichen von Modernität, sondern kann auch helfen, betriebliche Abläufe zu optimieren und die Verwaltung von Arbeitszeiten erheblich zu vereinfachen. Der Mehrwert einer effektiven digitalen Zeiterfassung ist immens: Sie sorgt nicht nur für Effizienz, sondern schafft auch Transparenz und erfüllt gesetzliche Vorgaben. In diesem Leitfaden möchten wir das Thema „Digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe“ näher beleuchten. Wir zeigen dir, wie du diese Technologie optimal in deinem Unternehmen einsetzen kannst. Los geht’s!
Was sind Kleinbetriebe?
Kleinbetriebe sind im arbeitsrechtlichen Kontext definiert und haben eine spezifische Bedeutung, die über die reine Betriebsgröße hinausgeht. Zu solchen Kleinbetrieben zählen Unternehmen mit nicht mehr als 10 Arbeitnehmern. Wenn das Arbeitsverhältnis jedoch vor dem 31.12.2003 begonnen hat, dürfen sogar nicht mehr als 5 Arbeitnehmer in einem Betrieb tätig sein, um als Kleinbetrieb zu gelten.
Diese Definition ist auch aus rechtlicher Sicht von Bedeutung. Denn der Begriff des Kleinbetriebes ist im Arbeitsrecht an verschiedenen Stellen im Gebrauch. Die sog. Kleinbetriebsklauseln gehen dabei von unterschiedlichen Bemessungsgrößen aus.
Von besonderer Bedeutung ist auch § 23 Kündigungsschutzgesetz (KSchG). Das KSchG findet keine Anwendung, wenn in einem Betrieb regelmäßig höchstens fünf Beschäftigte tätig sind. Diese Regelung ist nur ein Beispiel dafür, wie Gesetze und Verordnungen die Arbeit in Kleinbetrieben unmittelbar beeinflussen.
An dieser Stelle kommt die Digitalisierung ins Spiel: Digitale Lösungen, wie z. B. die Zeiterfassung, können Unternehmen dabei helfen, sich besser zu organisieren, Prozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass sie jederzeit den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Arbeitszeiterfassungsgesetz
Das Arbeitszeiterfassungsgesetz schreibt vor, dass die Arbeitszeiten einschließlich der Pausen lückenlos zu dokumentieren und mindestens zwei Jahre aufzubewahren sind. Das Bundesarbeitsgericht hat zudem ab 2023 eine zusätzliche Verpflichtung für Arbeitgeber eingeführt: Die Arbeitszeit der Beschäftigten muss demnach systematisch und elektronisch erfasst und dokumentiert werden. Dazu gehören der Beginn und das Ende der Arbeitszeit sowie die wöchentliche Arbeitszeit und die tägliche Ruhezeit jedes Arbeitnehmers. Für Beschäftigte im Handwerk gibt es bisher jedoch keine besondere Verpflichtung, ihre Arbeitszeit ausschließlich digital zu erfassen.
Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung
Die Umstellung auf digitale Zeiterfassung bietet eine Reihe von Vorteilen, die insbesondere für kleine Unternehmen von Bedeutung sein können:
- Zeitersparnis: Im Vergleich zur manuellen Zeiterfassung ist die digitale Zeiterfassung schneller und genauer, spart Verwaltungszeit und ermöglicht es, sich auf wichtigere Geschäftsbereiche zu konzentrieren.
- Transparenz: Digitale Daten sind leicht zugänglich und ermöglichen eine klare Überwachung der Arbeitszeiten, erleichtern die Ressourcenplanung und bieten Trends und Einblicke.
- Flexibilität: Die Arbeitszeiten können jederzeit und überall eingesehen werden, was besonders bei Telearbeit oder verteilten Standorten von Vorteil ist.
- Integration und Automatisierung: Digitale Zeiterfassungstools können oft mit anderen Unternehmenssystemen integriert werden, wodurch viele Prozesse automatisiert werden können.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wird erleichtert, ebenso Audits und Kontrollen.
- Skalierbarkeit: Digitale Systeme können leicht an das Wachstum des Unternehmens angepasst werden.
Tipps für die Einführung der digitalen Zeiterfassung
Die Einführung der digitalen Zeiterfassung in Kleinbetrieben sollte strategisch angegangen werden. Hier einige Tipps für eine erfolgreiche Umstellung:
- Bedarfsanalyse: Definiere, was du mit der digitalen Zeiterfassung erreichen willst und wie sie in bestehende Prozesse integriert werden kann.
- Mitarbeiterkommunikation: Informiere dein Team über die Umstellung, erkläre die Vorteile und biete bei Bedarf Schulungen an.
- Tool-Auswahl: Wähle ein benutzerfreundliches Tool wie Ordio, das deinen Anforderungen entspricht.
- Testlauf: Führe die digitale Zeiterfassung zunächst in einer Abteilung ein, um mögliche Schwierigkeiten frühzeitig zu erkennen.
- Datenschutz: Achte darauf, dass die gewählte Lösung den Datenschutzbestimmungen entspricht.
- Anpassungsfähigkeit: Überprüfe das System regelmäßig und sei bereit, Anpassungen vorzunehmen.
- Richtlinien: Erstelle klare Richtlinien für die Zeiterfassung und mache sie allen zugänglich.
- Technische Unterstützung: Stelle sicher, dass Hilfe verfügbar ist, wenn Probleme auftreten.
- Feedback: Sammle Feedback von deinem Team und nimm die notwendigen Anpassungen vor.
Digitale Zeiterfassung mit Ordio
Ordio ist ein benutzerfreundliches Tool, das eine effiziente Lösung für die digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe sowie für die Schichtplanung und vorbereitende Lohnbuchhaltung für Unternehmen jeder Größe darstellt. Durch die Reduzierung des administrativen Aufwands und die Einhaltung des Arbeitszeiterfassungsgesetzes trägt Ordio dazu bei, die gesetzlichen Anforderungen an die digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe problemlos zu erfüllen. Mit der Möglichkeit der Integration in andere Business-Tools und einem engagierten Kundensupport bietet Ordio eine effiziente und flexible Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen zugeschnitten ist.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.
FAQ
Ja, gemäß § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG und dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 ist die Zeiterfassung für alle Betriebe verpflichtend, unabhängig von der Unternehmensgröße. Es gibt keine Ausnahmen für Kleinbetriebe. Entscheidend ist, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden.
Grundsätzlich gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitnehmenden, also auch für Minijobber:innen, Aushilfen und Teilzeitkräfte. Ausnahmen gelten nur für selbstständige Personen, freie Mitarbeitende oder bestimmte Führungskräfte, die ihre Arbeitszeit komplett eigenverantwortlich gestalten.
Theoretisch ja – aber nur solange sie vollständig, manipulationssicher und gesetzeskonform ist. In der Praxis ist Excel jedoch unsicher, fehleranfällig und nicht revisionssicher. Digitale Zeiterfassungstools wie Ordio bieten hier eine zuverlässige und rechtssichere Alternative, die auf Langfristigkeit und Skalierbarkeit ausgelegt ist.
Ja, seit dem BAG-Urteil und der nachfolgenden Gesetzeslage ist die Zeiterfassung für alle Unternehmen – auch Kleinbetriebe – verpflichtend. Die Erfassung kann zwar theoretisch auf Papier erfolgen, digital wird sie jedoch empfohlen, da sie rechtskonformer, effizienter und manipulationssicherer ist. Eine digitale Lösung hilft zudem, Arbeitszeitgesetze wie das ArbZG zuverlässig einzuhalten.
Für kleine Unternehmen eignen sich vor allem einfache, flexible und kostengünstige Zeiterfassungssysteme, die keine aufwendige IT-Infrastruktur benötigen. Cloudbasierte Lösungen wie Ordio bieten eine intuitive App, mit der Arbeitszeiten per Smartphone, Tablet oder Terminal erfasst werden können – ideal für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden und wechselnden Arbeitszeiten.
Ja, es gibt einige kostenlose Tools zur Zeiterfassung, meist als Basisversion mit eingeschränktem Funktionsumfang. Diese eignen sich für den Einstieg, stoßen jedoch schnell an ihre Grenzen – insbesondere bei gesetzlichen Anforderungen, Datenschutz oder Schichtplanung. Ordio bietet einen kostenlosen Testzugang, mit dem Kleinbetriebe die Funktionen risikofrei ausprobieren können.
Die Kosten variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. Viele digitale Zeiterfassungssysteme starten bei ca. 6–10 € pro Mitarbeitendem und Monat. Bei Ordio gibt es Standortbasierte Preise ab 89 € im Monat, inklusive Zeiterfassung, Schichtplanung und Abwesenheitsmanagement – ideal für Kleinbetriebe mit wechselnden Anforderungen.
Excel ist fehleranfällig, unübersichtlich und nicht gesetzeskonform bei der Zeiterfassung. Digitale Systeme wie Ordio bieten:
– Automatische Zeiterfassung per App oder Terminal
– Rechtssicherheit gemäß ArbZG
– Transparenz für Mitarbeitende
– Einfache Lohnabrechnung durch exportierbare Berichte
Sie sparen Zeit, Papier und Nerven – besonders bei wachsender Teamgröße.
Der Einstieg ist einfacher als gedacht: Mit Ordio kannst du in wenigen Minuten loslegen – ohne technisches Vorwissen. Du registrierst dich online, legst dein Team an, und schon kann jede:r Mitarbeitende über Smartphone, Tablet oder PC Zeiten erfassen. So erfüllst du gesetzliche Vorgaben und verbesserst gleichzeitig interne Prozesse.
