When I Work Alternative
When I Work Alternative: Vergleich, Preise & Erfahrungen
When I Work und Ordio helfen bei Dienstplanung und Zeiterfassung. Hier siehst Du nebeneinander, wie sich Preismodell in USD, Verfügbarkeit und DATEV-Fit unterscheiden und für wen welche Lösung passt.
Auf einen Blick
When I Work im Überblick
When I Work ist eine Software für Schichtplanung mit Sitz in Minneapolis, die Nutzungsbedingungen richten sich an Kunden in den USA. Die Preisseite nennt zwei Pläne in US-Dollar: $2.50 pro Nutzer und Monat für einen Standort und $5 für mehrere Standorte, Zeiterfassung ist enthalten. Ordio rechnet pro Standort in Euro ab und bietet DATEV-Export. Stand: Oktober 2026.
Einstiegspreis
Siehe Preise
OMR-Bewertung
4,0 von 5
1 Bewertungen
Einordnung
Direkter Vergleich
Schichtplanung und Zeiterfassung
Stand
Oktober 2026
OMR-Daten und Prüfung der Anbieter-Seiten
Wann es passt
When I Work passt, wenn…
- Du planst Schichten in den USA und willst pro Nutzer und in US-Dollar abrechnen.
- Du suchst einen günstigen Einstieg in die Planung mit 14 Tagen Testphase ohne Kreditkarte.
- Du suchst Zeiterfassung, Planung und Team-Messaging in einem Plan und bist mit englischsprachiger Software einverstanden.
Wann es passt
Ordio passt, wenn…
- Du betreibst Standorte in Deutschland, Österreich oder der Schweiz und rechnest in Euro pro Standort ab.
- Du willst Zeiterfassung, Personalakte und DATEV-Export im selben Produkt statt als Zusatzmodul.
- Du legst Wert auf deutschsprachige Betreuung und deutsches Arbeitszeitrecht.
Funktionen
Ordio und When I Work im Funktionsvergleich
Dieselben Merkmale für beide Seiten. Angaben zu When I Work stammen aus öffentlichen Quellen des Anbieters und sind einzeln verlinkt.
Quellen der Angaben zu When I Work (1)
Zu mehreren Merkmalen hat When I Work keine öffentliche Angabe gemacht. Diese Zeilen sind mit „–“ markiert.
Zuletzt geprüft am 14.10.2026. Preise und Funktionen können sich ändern.
Preise
Preise: Ordio und When I Work
Ordio rechnet pro Standort ab. Wie der andere Anbieter abrechnet, zeigen die Pakete und die Vertragsangaben unten.
Ordio
Starter
Automatisiere jetzt die Prozesse in deinem Unternehmen.
€89,00
/ Standort / Monat
Plus
Die Lösung mit Zeiterfassung, Terminal & Broadcasts.
€129,00
/ Standort / Monat
Pro
Die All-in-one Lösung mit vollem Funktionsumfang.
€169,00
/ Standort / Monat
Enterprise
Für Teams ab 70 Mitarbeitenden – skaliert mit deinem Business.
Auf Anfrage
When I Work
Einzelner Standort oder Zeitplan
Für kleinere Teams: Planung mit automatischer Planung, Zeiterfassung und Anwesenheit, Team-Messaging, Standardberichte, Lohn- und POS-Integrationen.
$2.50
/ Nutzer / Monat
Mehrere Standorte oder Zeitpläne
Zusätzlich unbegrenzte Standorte und Zeitpläne, Arbeitskräfteaustausch zwischen Abteilungen und Standorten, eigene Berichte und Rollenberechtigungen, mehrere Zeitzonen, erweiterte Datenschutzkontrollen.
$5
/ Nutzer / Monat
Enterprise
Individuelle Preise über den Vertrieb.
Auf Anfrage
Quelle: Preisseite von When I Work, geprüft am 14.10.2026.
Vertrag und Laufzeit bei When I Work
- Preismodell
- Pro Nutzer und Monat in USD, zwei Pläne nach Standortzahl; Zeiterfassung und Messaging in beiden Plänen enthalten; monatliche oder jährliche Abrechnung
- Kündigung
- Pläne jederzeit wechselbar oder kündbar, laut Preisseite ohne Verträge; Abrechnung monatlich oder jährlich
- Testphase
- 14 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang, keine Kreditkarte erforderlich
Bewertungen
Erfahrungen mit When I Work und Ordio
When I Work erreicht bei OMR Reviews 4,0 von 5 Sternen aus 1 Bewertungen, Ordio 4,8 von 5 aus 87. Im Vergleich zum Kategorie-Durchschnitt liegt When I Work bei „Erfüllung der Anforderungen“ am weitesten vorn und bei „Kundensupport“ am wenigsten. Bei weniger als zehn Bewertungen ist die Aussagekraft begrenzt. Stand Oktober 2026.
4,8/ 5
87 Bewertungen
Verteilung der Sterne
4,0/ 5
1 Bewertungen
Weniger als zehn Bewertungen, die Aussagekraft ist begrenzt.
Verteilung der Sterne
Einschätzungen der Bewertenden
Skala von 0 bis 10, dahinter der Durchschnitt der jeweiligen OMR-Kategorie.
Benutzerfreundlichkeit
Ordio9,4 · Ø 9,0When I Work8,6 · Ø 9,0Erfüllung der Anforderungen
Ordio9,3 · Ø 9,1When I Work10,0 · Ø 9,1Kundensupport
Ordio9,6 · Ø 9,2When I Work0,0 · Ø 9,0Einfache Einrichtung
Ordio9,2 · Ø 8,9When I Work8,6 · Ø 8,7
Details
When I Work im Detail
Funktionen im Überblick
Beide Pläne enthalten Planung mit automatischer Planung, Vorlagen, offenen Schichten und Schichttausch, Zeiterfassung und Anwesenheit mit GPS-Clock-in, Team-Messaging, Überstunden- und Pausenverfolgung sowie Lohn- und POS-Integrationen.
Der Plan für mehrere Standorte ergänzt unbegrenzte Jobstandorte und Zeitpläne, Arbeitskräfteaustausch zwischen Abteilungen und Standorten, eigene Berichte, Rollenberechtigungen und mehrere Zeitzonen. Für SSO und API verweist die Seite auf eine Anfrage; Details nennt sie nicht.
Preise und Testphase
When I Work rechnet in US-Dollar pro Nutzer und Monat ab: $2.50 für einen einzelnen Standort oder Zeitplan, $5 für mehrere Standorte oder Zeitpläne. Enterprise-Preise gibt es auf Anfrage. Die Seite nennt Abrechnung monatlich oder jährlich, aber nicht, für welche Basis die Preise gelten.
Es gibt 14 Tage Testphase mit vollem Funktionsumfang ohne Kreditkarte. Pläne lassen sich laut Seite jederzeit ändern oder kündigen, ohne Verträge und versteckte Gebühren.
Einordnung für den DACH-Markt
When I Work ist nach den geprüften Seiten ein Produkt mit Schwerpunkt USA: Der Sitz liegt in Minneapolis, die Nutzungsbedingungen sind auf Kunden in den USA ausgelegt, und alle Preise stehen in US-Dollar. Für Betriebe in Deutschland stellt sich deshalb vor einem Test die Frage, ob Vertrag, Support und Rechnungsstellung dort möglich sind.
Ordio ist dagegen auf Schichtbetriebe in der DACH-Region ausgerichtet und rechnet in Euro pro Standort ab. Das ist kein Qualitätsurteil über When I Work, sondern eine Frage der Passung zu Deinem Standort.
Grenzen aus Sicht deutscher Schichtbetriebe
Eine DATEV-Angabe haben wir nicht gefunden; genannt werden Lohn- und POS-Integrationen sowie ein Partner für Lohn und HR aus den USA. Zu deutscher Sprache, deutschem Arbeitszeitrecht und deutschsprachigem Support machen die geprüften Seiten keine Angaben.
Die Abrechnung erfolgt in US-Dollar und nach Nutzern, bei vielen Teilzeitkräften wächst der Preis mit der Teamgröße.
Wechsel
Von When I Work zu Ordio wechseln
So läuft ein Wechsel in der Praxis ab.
- Mitarbeiterliste, Verfügbarkeiten, Schichtvorlagen und Zeitdaten aus When I Work sichern und prüfen, welche Exporte Dein Tarif bietet.
- Zahlweise Deines Abos prüfen und die Kündigung zum passenden Termin einreichen.
- Standorte, Rollen und Schichtvorlagen in Ordio anlegen und Mitarbeitende einladen.
- Überstunden- und Urlaubssalden zum Stichtag übernehmen und mit den Lohnunterlagen abgleichen.
- Eine Übergangszeit mit beiden Systemen einplanen und erst nach dem ersten vollständigen Monatsabschluss umstellen.
- Laut Preisseite sind Tarife jederzeit kündbar; plane den Wechsel trotzdem zu einem Monatswechsel.
- Das Exportformat hängt von Deinem Tarif ab; kläre es mit dem Anbieter.
Ausgezeichnete Bewertungen
Ordio wird von Tausenden von Unternehmen geschätzt und von unabhängigen Plattformen ausgezeichnet.
40 Bewertungen
87 Bewertungen
Alternativen
Weitere Alternativen zu When I Work
Ähnliche Lösungen im direkten Vergleich mit Ordio.
Papershift
Flexible Online-Plattform für Dienstplanung und Zeiterfassung mit Fokus auf einfache Workflows und Integrationen.
Zum Vergleich
Planday
Internationale Plattform für Dienstplanung und Zeiterfassung mit Kommunikation und Lohnintegration.
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Shiftbase
Modulare Software für Schichtplanung, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung – cloudbasiert und flexibel erweiterbar.
Zum Vergleich
Crewmeister
Deutsche Lösung für Dienstplanung und Zeiterfassung mit Fokus auf Gastronomie und Einzelhandel – einfach und intuitiv.
Zum Vergleich
Aplano
Cloudbasierte Software für Schichtplanung und Zeiterfassung kleiner bis mittlerer Teams – einfach bedienbar und mobil nutzbar.
Zum Vergleich
7shifts
Schichtplanungstool für Restaurants mit Fokus auf Dienstplanung, Team-Kommunikation und einfachen Funktionen für den Gastro-Alltag.
Zum Vergleich
Häufige Fragen zu When I Work und Alternativen
Was kostet When I Work?
When I Work nennt in US-Dollar $2.50 pro Nutzer und Monat für einen einzelnen Standort und $5 für mehrere Standorte, Enterprise ist individuell.
Zeiterfassung und Team-Messaging sind in beiden Plänen enthalten; ob die Preise für monatliche oder jährliche Zahlung gelten, nennt die Seite nicht (Stand: Oktober 2026). Ordio rechnet pro Standort in Euro ab, siehe Preise.
Gibt es eine Testphase bei When I Work?
Ja, When I Work nennt 14 Tage mit vollem Funktionsumfang und ohne Kreditkarte.
Wie Du Ordio vorab prüfen kannst, steht unter Preise.
Wie lange ist die Vertragslaufzeit bei When I Work?
Laut Preisseite lassen sich Tarife jederzeit ändern oder kündigen, ohne Verträge und versteckte Gebühren.
Prüfe trotzdem die Nutzungsbedingungen, bevor Du abschließt, denn sie richten sich an Kunden in den USA.
Ist When I Work in Deutschland verfügbar?
Die Nutzungsbedingungen beschreiben den Dienst als für Nutzer in den USA gedacht und sagen nichts zur Eignung in anderen Ländern zu.
Die Preisseite nennt Nutzer in über 50 Ländern, das ersetzt keine Verfügbarkeitszusage für Deutschland. Ordio ist auf DACH ausgerichtet, mehr unter Schichtplan.
Welche Funktionen hat When I Work?
When I Work bietet automatische Planung, Vorlagen, offene Schichten, Schichttausch, Zeiterfassung mit GPS-Clock-in, Team-Chat und Lohn- sowie POS-Integrationen.
Der Plan für mehrere Standorte ergänzt Standortverwaltung und Berichte. Ordios Planung findest Du unter Schichtplan.
Bietet When I Work einen DATEV-Export?
Eine DATEV-Angabe haben wir auf der geprüften When-I-Work-Preisseite nicht gefunden.
Genannt werden Lohn- und POS-Integrationen. Ordio bietet Exporte für Steuerberater, DATEV und Lodas, siehe Arbeitszeiterfassung.
Wie wechsle ich von When I Work zu Ordio?
Sichere zuerst Mitarbeiterliste, Verfügbarkeiten und Zeitdaten aus When I Work und lege den Wechsel auf einen Monatswechsel.
Danach legst Du Standorte, Rollen und Schichtvorlagen in Ordio an und lädst Dein Team ein. Die Schritte stehen im Abschnitt zum Wechsel.
Welche Erfahrungen gibt es mit When I Work?
Auf OMR liegen für When I Work 1 Bewertung(en) mit einem Durchschnitt von 4,0 von 5 Sternen vor (Stand: Oktober 2026), bei Ordio sind es 87 Bewertungen mit 4,8.
Bei so wenigen Bewertungen ist der Durchschnitt nur ein grober Hinweis; teste beide Lösungen mit Deinem eigenen Dienstplan.
Wann ist When I Work die bessere Wahl?
When I Work passt, wenn Du in den USA planst, mit US-Dollar abrechnest und eine günstige Planungslösung pro Nutzer mit Testphase suchst.
Ordio passt eher, wenn Du pro Standort in Euro abrechnen und Schichtplan, Zeiterfassung, Personalakte und DATEV-Export in einer App nutzen willst; Preise unter Preise.