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Ordio vs. When I Work: Was ist die bessere Wahl für dein Team?
Vergleichst du Tools für Schichtplanung, Zeiterfassung oder Personalverwaltung? Dann bist du hier richtig. Wir zeigen dir, warum Ordio die bessere Alternative zu When I Work sein könnte – effizient, intuitiv und speziell für Schichtbetriebe.
Was ist When I Work?
When I Work ist eine US-amerikanische Plattform, die Schichtplanung, Zeiterfassung mit GPS & Geo-Fencing, Team‑Messaging und grundlegendes Zeit‑& Abwesenheitsmanagement in einer mobilen App vereint. Sie richtet sich vor allem an stundenlohnabhängige Teams in Gastronomie, Handel, Pflege und ähnlichen Branchen und setzt auf einfache Bedienung und schneller Setup‑Zeit.
Funktional bietet es Automatische Dienstplanung, Overtime‑Warnungen, Echtzeit‑Zugriff auf Schichten, Team‑Chat und Integration mit gängigen Payroll‑Systemen. Allerdings fehlt ein umfassendes Paket für operative Abläufe wie etwa Warenbestellung, Checklisten, Dokumentenmanagement oder tiefe Prozess-Workflows – Bereiche, in denen Ordio deutlich stärker aufgestellt ist.
Ordio vs. When I Work
Der Vergleich 2025 auf einen Blick
| Funktion | ordio | When I Work |
|---|---|---|
| Schichtplanung | Inklusive | Ja |
| Zeiterfassung | DSGVO-konform | Ja |
| Abwesenheiten | Integriert | Ja |
| Digitale Personalakte | Ja | Nein |
| Dokumentenmanagement | Ja | Nein |
| Warenbestellung | Ja | Nein |
| Checklisten | Ja | Nein |
| Lohnvorbereitung | Export & Integration | CSV/Payroll‑Export |
| Mobile App (iOS & Android) | Beide | Ja |
| Support & Onboarding | Persönlich | US‑Support, E-Mail |
| Preis pro Monat | ab 89 €/Standort | ab ab 2,5-5 €/User |
Warum Ordio eine bessere When I Work Alternative ist
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Mi, 9.8.2023 von 09:00 bis 19:00Warum Teams Ordio When I Work vorziehen
All-in-One statt Tool-Chaos
Dienstplan, Abwesenheiten, Zeiterfassung, Lohn – alles in einer Lösung.
Einfach für alle
Intuitiv bedienbar für Manager & Mitarbeitende – keine Schulung nötig.
Rechtssicher & effizient
Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung & DSGVO-konforme Verwaltung.
Schneller Start
Kein Setup nötig. In Minuten loslegen. Ideal für wachsende Teams.
Schnittstellen
Verbinde verschiedene Systeme wie z.B. dein Kassensystem nahtlos mit Ordio. Automatisiere die Datenübernahme für ein nahtloses Reporting-Erlebnis, das Entscheidungsfindung effizienter macht und dir vollständige Datenübersichten liefert.
Export
Erstelle und exportiere benutzerdefinierte Berichte in Formaten wie PDF, Excel und CSV. Optimiere den Informationsfluss mit unseren flexiblen Exportoptionen, die sicherstellen, dass du immer Zugriff auf deine Daten hast, in der Form, die du benötigst.
Filter
Setze spezifische Filter, um die Datenanzeige in Berichten zu personalisieren. Wähle Parameter, die relevante Informationen hervorheben und dir helfen, fokussierte Analysen zu erstellen, die deine Geschäftsziele unterstützen.
Analytics
Nutze leistungsstarke Analytics, um deine Daten zu analysieren und Einblicke zu gewinnen, die Entscheidungsprozesse verbessern. Unsere Tools helfen dir, Trends zu erkennen und operative Entscheidungen auf der Grundlage von Daten zu treffen.
"Wir nutzen Ordio in der LANXESS arena für die gesamte Personal-Organisation."
Ordio im Einsatz: Erfolgreiche Unternehmen, die gewechselt haben
Wir haben Ordio mit mehr als 13 Jahren Erfahrung in der eigenen Gastronomie gegründet und gemeinsam mit Unternehmern anderer Branchen für jeden Betrieb mit flexiblen Schichten optimiert.
"Unsere Mitarbeiter lieben die Transparenz die durch Ordio gefördert wird."
Wir nutzen Ordio für alles rund ums Personal - Von den Personalakten, bis zu den Dokumenten, der Schichtplanung & Zeiterfassung.
Maxi
"Ordio erspart uns Nerven & sehr viel Zeit."
Wir nutzen Ordio in der Kuh und in der Produktion zur Zeiterfassung, Schichtplanung und für die Checklisten - Neben sehr viel Zeit sparen wir uns auch jede Menge Nerven!
Andreea & Walter
"Stift, Papier, Excel & WhatsApp Gruppen waren gestern."
Wir haben mit Ordio eine Plattform gefunden auf der alle Prozesse eines Mitarbeiters von Anfang bis Ende durchdacht sind und sparen so täglich 2-3 Stunden administrativen Aufwand.
Fabian
Häufige Fragen zu Ordio vs. When I Work
Bietet When I Work Checklisten und Warenbestellung wie Ordio?
When I Work konzentriert sich auf Zeit- und Schichtmanagement sowie Teamchat. Checklisten und operative Abläufe wie Warenbestellung fehlen, während Ordio genau diese Prozessunterstützung für Gastro, Handel & Pflege mitbringt.
Wie funktioniert die Zeiterfassung mit GPS im Vergleich?
Beide bieten GPS-gestützte Stempelfunktionen und Kiosk-Modi. Ordio ergänzt das durch DSGVO-optimierte Datenhaltung, Pausenkontrolle und automatische Pausenattestation, was in Deutschland häufig gefragt ist.
Ist Ordio für internationale Teams oder nur deutschsprachige Unternehmen?
When I Work stammt aus den USA und ist global verfügbar, aber Ordio ist speziell auf den deutschsprachigen Markt zugeschnitten – inklusive lokaler HR-Compliance, DATEV-Export, und persönlichem deutschsprachigem Support.
Welche Tools zur Schichtplanung sind bei beiden integriert?
When I Work bietet Auto Scheduling, Overtime-Warnungen und Konfliktprüfungen beim Planen. Ordio deckt das ebenfalls ab und erweitert es um Checklisten, Warenbestellung vor Schichtbeginn und bedienfreundliche Compliance-Workflows.
Wie unterscheiden sich Support und Onboarding?
When I Work setzt auf Chat & E-Mail mit US-Fokus. Ordio bietet persönliches Onboarding, deutschsprachigen Support und eine umfassende Datenschutzberatung, persönlich und standortnah – das bringt Sicherheit und schnellen Einstieg.
Kann ich Lohnabrechnung und Export einfach erledigen?
When I Work ermöglicht CSV-Exporte, die in Lohnsysteme importiert werden. Ordio erlaubt direkten DATEV-Export, payroll-ready Datenaufbereitung und nahtlose Integration in bestehende HR-/Lohnprozesse – effizienter für deutsche Betriebe.
Für welche Unternehmen eignet sich Ordio besser als When I Work?
Wenn du über reine Schichtplanung hinaus operative Vorgänge wie Warenbestellung, Checklisten in Abläufen, DSGVO-konforme Dokumentenablage und deutschen Support brauchst, ist Ordio die deutlich stärkere Komplettlösung – optimal für Gastronomie, Handel, Pflege und Handwerk in DACH.