Viele Anbieter bieten Dienstplan-Software – doch welcher passt zu deinem Betrieb? Ob Gastronomie, Pflege oder Einzelhandel: Ein systematischer Dienstplan Software Vergleich hilft dir bei der Entscheidung.
In diesem Ratgeber erfährst du, welche Tools sich für Schichtplanung und Personaleinsatz eignen, worauf du bei der Auswahl achten solltest und wie du rechtssicher planst. Wir vergleichen Anbieter von Ordio über Planday bis Personio, erklären die Unterschiede zwischen App und Desktop und zeigen, wann Excel noch reicht – und wann nicht. Mit Ordio hast du Schichtplanung und Zeiterfassung in einer Lösung – ideal für Gastronomie und Schichtbetriebe.
Was ist Dienstplan-Software?
Dienstplan-Software ist eine digitale Lösung zur Schicht- und Personaleinsatzplanung – mit Zeiterfassung, Abwesenheiten und Self-Service für Mitarbeiter.
Dienstplan-Software unterstützt dich bei der Erstellung von Dienstplänen, der Erfassung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Self-Service-Funktionen wie Schichttausch oder Urlaubsanträgen.
Im Alltag werden die Begriffe Dienstplan und Schichtplan oft synonym verwendet – beide bezeichnen die Planung von Arbeitszeiten und Schichten. Eine gute Software prüft automatisch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), warnt vor Ruhezeitverstößen und speichert Daten revisionssicher. Welche Funktionen braucht eine gute Dienstplan-Software? Mindestens: Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, mobile App für Mitarbeiter. Optional sinnvoll: Lohnvorbereitung, DATEV-Anbindung, Self-Service-Schichttausch. Mehr zur Erstellung findest du im Ratgeber Dienstplan erstellen.
Dienstplan Software Vergleich: Die besten Tools
Der Markt für Dienstplan-Software ist vielfältig. Die folgende Übersicht hilft dir bei der ersten Einordnung – Preise und Funktionen können sich ändern, daher solltest du vor der Entscheidung die Anbieter direkt anfragen. Tipp: Definiere zuerst deine Anforderungen (Branche, Teamgröße, Schichtmodelle), dann filterst du die passenden Tools schneller.
| Software | Kernfunktionen | Preis (ab) | Zielgruppe |
|---|---|---|---|
| Ordio | Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Lohnvorbereitung | €89/Standort/Monat | Gastronomie, Events, Schichtbetriebe |
| Planday | Dienstplanung, Zeiterfassung, Lohnintegration | variabel | Mittelstand, Filialbetriebe |
| Deputy | Schichtplanung, Zeiterfassung, Onboarding | variabel | Einzelhandel, Gastronomie |
| Personio | HR-Suite, Dienstplanung, Recruiting | ca. €3/Nutzer/Monat | Unternehmen ab 10 MA |
| Crewmeister | Dienstplanung, Zeiterfassung | ab 1,50 €/Nutzer | Kleinbetriebe, Handwerk |
| Aplano | Schichtplanung, Zeiterfassung, Schichtbörse | variabel | Gastronomie, Einzelhandel, Pflege |
| Papershift | Dienstplanung, Zeiterfassung, ArbZG-Check | variabel | Mittelstand, DACH |
| Shiftbase | Personaleinsatzplanung, Lohnvorbereitung | variabel | Standortübergreifend |
Für Gastronomie und Schichtbetriebe bietet Ordio eine integrierte Lösung: Schichtplanung und Zeiterfassung sind verzahnt, Überstunden und Zuschläge werden automatisch berechnet. So sparst du Doppelpflege und Fehler bei der Lohnvorbereitung. Welche Dienstplan-Software ist die beste? Das hängt von deiner Branche und Teamgröße ab – im Vergleich siehst du, welche Anbieter für Gastronomie, Pflege oder Kleinbetriebe geeignet sind.
Dienstplan-Software mit Zeiterfassung – welche Anbieter? Ordio, Planday, Deputy, Aplano und Papershift kombinieren beides. Die Integration spart Doppeleingaben: Geplante Schichten werden automatisch mit erfassten Zeiten abgeglichen. Wie vergleichst du Dienstplan-Software sinnvoll? Gehe systematisch vor:
- Benutzerfreundlichkeit: Drag-and-Drop, Klicks bis zum fertigen Plan
- ArbZG-Konformität: Automatische Prüfung von Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit
- Lohnintegration: DATEV, Lexware oder andere Anbindung prüfen
- Branchenpassung: Zuschläge für Nacht/Feiertag, Filialen, Offline-Modus
Mit dem Kostenrechner für Personalmanagement kannst du versteckte Kosten vergleichen und das Sparpotenzial verschiedener Lösungen abschätzen.
Kriterien bei der Auswahl von Dienstplan-Software
Bevor du dich für ein Tool entscheidest, prüfe diese fünf Kriterien systematisch:
- Benutzerfreundlichkeit: Wie viele Klicks brauchst du bis zum fertigen Plan? Drag-and-Drop, Vorlagen und Copy-Funktionen sparen Zeit. Teste die Oberfläche in einer Demo.
- ArbZG-Konformität: Die Software muss Ruhezeiten (mind. 11 Stunden zwischen Schichten), Höchstarbeitszeit (8 Std./Tag, Ausnahmen geregelt) und Pausen automatisch prüfen. Warnungen in Echtzeit, nicht erst nachträglich.
- Integration: DATEV, Lexware oder andere Lohnsysteme? Zeiterfassung und Schichtplanung sollten verzahnt sein, um Doppeleingaben zu vermeiden.
- Branchenpassung: Gastronomie braucht Zuschläge (Nacht, Feiertag, Sonntag); Pflege Bereitschaftsdienste und Qualifikations-Matching; Einzelhandel Filial-Übersicht und Kassensystem-Anbindung.
- Skalierbarkeit: Wachstum geplant? Prüfe, ob das Preismodell (pro Nutzer vs. pro Standort) bei mehr Mitarbeitern oder Filialen noch passt.
Der ROI-Rechner Schichtplanung hilft dir, die Amortisation und den Nutzen verschiedener Lösungen zu vergleichen.
Welche Dienstplan-Software eignet sich für wen?
Die passende Software hängt von Branche, Teamgröße und Schichtmodellen ab – Gastronomie braucht Zuschläge, Pflege Compliance, Kleinbetriebe Einfachheit.
Betriebsgröße, Branche und Schichtmodelle bestimmen die Wahl – die vier wichtigsten Zielgruppen im Überblick:
Gastronomie
Gastronomie braucht mobile Apps für Kellner und Küche, flexible Schichtmodelle und Zuschläge-Berechnung. Welche Dienstplan-Software eignet sich für die Gastronomie? Ideal sind Tools mit Nacht- und Feiertagszuschlägen, Offline-Modus für Bereiche ohne stabiles WLAN und einfacher App-Erfassung für Aushilfen. Ordio ist spezialisiert auf Gastronomie, Events und Hospitality – Schichtplanung und Zeiterfassung sind integriert. Beispiel: Ein Restaurant mit mehreren Filialen kann alle Standorte zentral verwalten und Zuschläge automatisch berechnen. Die Mitarbeiter sehen den Plan in der App, können Schichten tauschen und Urlaubsanträge stellen. Für die Zuschläge-Berechnung hilft der Zuschlagsrechner bei der Kalkulation.
Pflege
Pflegeeinrichtungen benötigen Compliance mit ArbZG, Bereitschaftsdienste und Qualifikations-Matching. Welche Dienstplan-Software für die Pflege? Aplano, Planovo und spezialisierte Anbieter wie Senso decken diese Anforderungen ab. Die Software muss Tarifverträge und Ruhezeiten automatisch prüfen – in der Pflege gelten strenge Vorgaben. Mehr dazu im Ratgeber Dienstplan in der Pflege.
Kleinbetriebe
Kleinbetriebe (5–20 Mitarbeiter) brauchen Einfachheit und einen schnellen Einstieg. Welche Dienstplan-Software für kleine Unternehmen? Crewmeister, Ordio und Planovo starten günstig – Ordio besonders für Kleinbetriebe mit Schichtarbeit dank Standortmodell (€89/Standort/Monat unabhängig von der Mitarbeiterzahl).
Einzelhandel
Einzelhandel mit mehreren Filialen braucht standortübergreifende Planung, Kassensystem-Integration und bedarfsorientierte Schichtplanung. Planday, Quinyx und Shiftbase bieten Filial-Management. Ordio unterstützt ebenfalls mehrere Standorte – ideal für Ketten mit zentraler Planung und dezentraler Zeiterfassung vor Ort.
Was kostet Dienstplan-Software?
Typisch 50–150 € pro Monat für KMU – kostenlose Varianten sind oft eingeschränkt oder nur für sehr kleine Teams (bis 5 Mitarbeiter).
Die Preismodelle unterscheiden sich: Pro Nutzer und Monat (z.B. Crewmeister ab 1,50 €/Nutzer, Personio ca. 3 €/Nutzer), pro Standort (z.B. Ordio: €89/Standort/Monat unabhängig von der Mitarbeiterzahl) oder Flatrate. Gibt es kostenlose Dienstplan-Software? Excel und Google Sheets sind kostenlos; Freemium-Versionen wie Planovo bieten bis zu 5 Mitarbeiter kostenlos. Ab etwa 10–15 Mitarbeitern lohnt sich meist eine kostenpflichtige Lösung. Beispiel: Ein Betrieb mit 20 Mitarbeitern zahlt bei 5 €/Nutzer rund 100 €/Monat – bei Standortmodellen wie Ordio bleibt die Summe bei €89/Standort.
Wichtig: Versteckte Kosten: Einrichtung (500–2.000 €), Schulung, Integration in Lohnsysteme. Nutze den ROI-Rechner Schichtplanung, um die Amortisation zu prüfen.
App oder Desktop – was ist besser?
Desktop für die Planung, App für Mitarbeiter-Self-Service – der Hybrid-Ansatz (Planung am Rechner, Team nutzt die App) ist heute Standard.
Welche Dienstplan-App für unterwegs? Ordio, Planday, Aplano und Papershift bieten mobile Apps mit Schichttausch, Urlaubsanträgen und Zeiterfassung. Wichtig für Gastronomie und Baustellen: Offline-Modus, damit Mitarbeiter auch ohne Internet den Plan abrufen können. Die Planung selbst erfolgt am Desktop – auf dem Smartphone ist die Übersicht begrenzt. Müssen alle Mitarbeiter ein Smartphone haben? Nein – viele Anbieter bieten auch Browser-Zugriff von jedem Computer; Tablets oder Ausdrucke sind Alternativen. Die mobile App erhöht aber die Akzeptanz deutlich, da Mitarbeiter den Plan jederzeit einsehen können.
Rechtliche Anforderungen: ArbZG und DSGVO
Dienstplan-Software muss ArbZG (Ruhezeiten, Arbeitszeit) und DSGVO (Datenschutz, Speicherort) einhalten – seriöse Anbieter prüfen beides automatisch.
Dienstpläne enthalten personenbezogene Daten – die DSGVO verlangt Datensparsamkeit, Zweckbindung und sichere Speicherung. Ist Dienstplan-Software DSGVO-konform? Seriöse Anbieter hosten in Deutschland oder der EU, bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und speichern nur notwendige Daten. Die Serverlokation ist kritisch – idealerweise liegen die Daten in Deutschland. Ordio, Papershift, Aplano und Planovo haben deutsche oder EU-Server.
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt maximale Arbeitszeit und Ruhezeiten – zwischen zwei Schichten müssen mindestens 11 Stunden Ruhe liegen. Die Software sollte solche Verstöße automatisch erkennen und warnen, nicht erst nachträglich. Ordio, Papershift und Aplano prüfen ArbZG-Regeln in Echtzeit.
Wichtig: Aufbewahrung: Dienstpläne und Zeiterfassungsdaten müssen mindestens zwei Jahre gespeichert werden. Mehr zur rechtlichen Einordnung findest du im Dienstplan und Gesetz.
Excel vs. Dienstplan-Software
Für 5–10 Mitarbeiter mit einfachen Strukturen reicht Excel; ab 15–20 Mitarbeitern oder mehreren Standorten lohnt sich Software.
Ab 15–20 Mitarbeitern wird Excel unübersichtlich; bei mehreren Standorten, komplexen Schichtmodellen oder mobilen Anforderungen stößt es an Grenzen. Excel hat keine automatische ArbZG-Prüfung, keine Echtzeit-Kommunikation und keine revisionssichere Speicherung – bei Prüfungen oder Arbeitsgerichtsverfahren kann das zum Nachteil werden.
Wie wechselt man von Excel zu Dienstplan-Software? Plane 2–3 Monate für Vorbereitung, Setup, Schulung und Parallelbetrieb ein:
- Software auswählen, Team informieren (2–4 Wochen)
- Einrichten und testen (1–2 Wochen)
- Schulung (1–2 Wochen)
- Parallelbetrieb mit Excel (2–4 Wochen)
Als Einstieg kannst du eine kostenlose Excel-Vorlage nutzen – für den Umstieg auf Software lohnt sich eine Testversion. Professionelle Software bietet Automatismen, Echtzeit-Kommunikation und rechtssichere Speicherung.
Beispiel aus der Praxis: Ein Café mit 12 Mitarbeitern wechselte von Excel zu Ordio – die Planerin spart etwa 3 Stunden pro Woche, weil Schichttausch und Urlaubsanträge direkt in der App laufen und die Zeiterfassung für die Lohnabrechnung automatisch übernommen wird.
Fazit
Der Dienstplan Software Vergleich zeigt: Die Auswahl hängt von Branche, Teamgröße und Anforderungen ab. Gastronomie braucht mobile Apps und Zuschläge; Pflege Compliance und Qualifikationen; Kleinbetriebe Einfachheit und Preis.
Prüfe vor der Entscheidung: Passt die Software zu deiner Branche? Erfüllt sie ArbZG und DSGVO? Bietet sie App und Desktop? Nutze Testversionen, um die Bedienung zu prüfen – viele Anbieter bieten 14 oder 30 Tage kostenlos. Es gibt keine universelle Antwort – die beste Lösung ist die, die zu deinem Betrieb, deiner Branche und deinen Prozessen passt. Mit Ordio erhältst du Schichtplanung und Zeiterfassung in einer Plattform – ideal für Gastronomie, Events und andere Schichtbetriebe.
