Seit dem BAG-Urteil 2022 und der EU-Arbeitszeitrichtlinie müssen deutsche Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch erfassen. Ab 2026 werden die Anforderungen noch strenger – das geplante Arbeitszeiterfassungsgesetz sieht Bußgelder bis 30.000 € pro Verstoß vor. Die Auswahl der richtigen Zeiterfassungssoftware ist damit entscheidend.
In diesem Zeiterfassung Software Vergleich erfährst du, welche Tools sich für deinen Betrieb eignen, worauf du bei der Auswahl achten solltest und wie du die gesetzlichen Anforderungen erfüllst. Wir vergleichen Anbieter von Ordio über Personio bis Crewmeister, erklären die Unterschiede zwischen App, Terminal und Browser und zeigen, warum Excel für die Zeiterfassung nicht ausreicht. Mit Ordio hast du Zeiterfassung und Schichtplanung in einer Lösung – ideal für Betriebe mit Schichtarbeit.
Was ist Zeiterfassungssoftware?
Zeiterfassungssoftware ist eine digitale Lösung zur Erfassung von Arbeitszeiten – revisionssicher, DSGVO-konform und für Lohnabrechnung geeignet.
Sie erfasst Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Pausenzeiten und optional Projekt- oder Kundenzuordnungen. Im Unterschied zur reinen Projektzeiterfassung liegt der Fokus auf der gesetzeskonformen Dokumentation für Lohnabrechnung und Compliance.
Moderne Systeme sind revisionssicher, DSGVO-konform und bieten Erfassung per App, Terminal oder Browser. Sie ersetzen manuelle Stundenzettel und Excel-Listen, die nicht als revisionssicher gelten. Was muss Zeiterfassungssoftware können? Mindestens: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, Pausendauer, unveränderbare Speicherung und mindestens zweijährige Aufbewahrung. Optional sinnvoll: Projektzuordnung für Kapazitätsplanung, Zuschläge-Berechnung für Schichtarbeit, DATEV-Anbindung für die Lohnabrechnung.
Zeiterfassung mit Projektzeiterfassung – was ist der Unterschied? Projektzeiterfassung dient der Abrechnung von Kundenprojekten und der Kapazitätsplanung. Arbeitszeiterfassung dient der gesetzlichen Dokumentation für Lohn und Compliance. Viele Tools wie Clockodo oder ZEP kombinieren beides; für reine Compliance-Zwecke reicht eine einfache Arbeitszeiterfassung. Mehr zur rechtlichen Einordnung findest du im Zeiterfassung Gesetz und im Arbeitszeiterfassungsgesetz.
Zeiterfassung Software Vergleich: Die besten Tools
Der Markt für Zeiterfassungssoftware ist vielfältig. Die folgende Übersicht hilft dir bei der ersten Einordnung – Preise und Funktionen können sich ändern, daher solltest du vor der Entscheidung die Anbieter direkt anfragen. Tipp: Definiere zuerst deine Anforderungen (Branche, Teamgröße, Erfassungsmethode), dann filterst du die passenden Tools schneller.
| Software | Kernfunktionen | Preis (ab) | Zielgruppe |
|---|---|---|---|
| Ordio | Zeiterfassung, Schichtplanung, Abwesenheiten, Lohnvorbereitung | €89/Standort/Monat | Schichtbetriebe, Gastronomie, Einzelhandel |
| Personio | HR-Suite, Zeiterfassung, Recruiting, Onboarding | ca. €3/Nutzer/Monat | Unternehmen ab 10 MA |
| Clockodo | Projektzeiterfassung, Zeiterfassung, Auswertungen | ab 4,75 €/Nutzer | Agenturen, KMU |
| clockin | Mobile Zeiterfassung, Terminal, Browser | ab 3,19 €/Nutzer | Handwerk, Remote-Teams |
| TimeTrack | Zeiterfassung, Spesen, Schichtplanung | variabel | Mittelstand |
| Crewmeister | Zeiterfassung, Dienstplanung | ab 1,50 €/Nutzer | Kleinbetriebe, Gastronomie |
| ZEP | Projektzeiterfassung, Abrechnung | variabel | Projektorientierte Betriebe |
Für Schichtbetriebe mit Dienstplanung bietet Ordio eine integrierte Lösung: Zeiterfassung und Schichtplanung sind verzahnt, Überstunden und Zuschläge werden automatisch berechnet. So sparst du Doppelpflege und Fehler bei der Lohnvorbereitung.
Wie vergleichst du Zeiterfassungssoftware sinnvoll? Gehe systematisch vor:
- Revisionssicherheit prüfen – Unveränderbare Speicherung, mindestens zweijährige Aufbewahrung
- DSGVO-Konformität – Datensparsamkeit, Zweckbindung, Betroffenenrechte
- Erfassungsmethoden – App, Terminal oder Browser je nach Einsatzort deiner Mitarbeiter
- Integration in Lohn und HR – DATEV-Anbindung, Lohnvorbereitung
- Branchenpassung – Schichtzuschläge, Filialen, Projektzeiterfassung
Welche Zeiterfassungssoftware hat DATEV-Anbindung? Personio, TimeTrack, Ordio und ZEP bieten Schnittstellen – wichtig für Betriebe, die Lohn direkt aus der Zeiterfassung vorbereiten. Kostenlose Varianten wie Clockify oder Toggl eignen sich oft nur für Freelancer – für Unternehmen fehlen meist Aufbewahrungspflicht, Zuschläge und Lohnanbindung.
Welche Zeiterfassung eignet sich für wen?
Die passende Zeiterfassung hängt von Betriebsgröße, Branche und Arbeitsort ab – Kleinbetriebe, Gastronomie, Homeoffice und Mittelstand haben unterschiedliche Anforderungen.
Kleinbetriebe (unter 10 Mitarbeiter)
Kleinbetriebe brauchen vor allem Einfachheit und einen schnellen Einstieg. Welche Zeiterfassung eignet sich für kleine Betriebe? Ordio, Crewmeister und clockin starten schnell – Ordio besonders für Kleinbetriebe mit Schichtarbeit oder Filialen dank Standortmodell. Wichtig: Prüfe, ob die Software für deine Branche geeignet ist – digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe muss trotzdem revisionssicher sein.
Gastronomie und Einzelhandel
Gastronomie und Einzelhandel profitieren von mobilen Apps, Schichtplanung und Zuschläge-Berechnung. Welche Zeiterfassung für Gastronomie? Ideal sind Tools mit Nacht- und Feiertagszuschlägen, Filial-Unterstützung und einfacher App-Erfassung für Aushilfen. Ordio deckt genau diese Anforderungen ab und unterstützt Filialen sowie Außendienst. Beispiel: Ein Restaurant mit drei Filialen kann alle Standorte zentral verwalten und Zuschläge automatisch berechnen.
Homeoffice und Remote-Teams
Homeoffice und Remote-Teams benötigen eine Zeiterfassung per App oder Browser – ohne Terminal vor Ort. Welche Zeiterfassung für Homeoffice? Wichtig sind Browser- oder App-Erfassung, Offline-Modus für Orte ohne stabiles Internet und klare Regeln zur Vertrauensarbeitszeit. Ordio bietet App und Browser – je nach Einsatzort wählbar. Auch bei mobiler Arbeit gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – das BAG hat 2022 bestätigt, dass Vertrauensarbeitszeit nicht ohne Dokumentation erlaubt ist.
Mittelstand
Mittelstand mit DATEV-Anbindung und Lohnabrechnung sollte auf Integrationen achten. Personio, TimeTrack und Ordio bieten Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung. Bei wachsenden Teams lohnt sich eine Lösung, die Zeiterfassung, Abwesenheiten und Lohnvorbereitung verbindet. So vermeidest du Doppeleingaben und Fehler beim Übertrag in die Buchhaltung.
Was kostet Zeiterfassungssoftware?
Zeiterfassungssoftware kostet typisch 3–15 € pro Nutzer/Monat – kostenlose Varianten fehlen oft Revisionssicherheit und Lohnanbindung für Unternehmen.
Die Preismodelle unterscheiden sich stark: Pro Nutzer und Monat (typisch 3–15 €), pro Standort (z.B. Ordio: €89/Standort/Monat) oder Flatrate. Günstige Einstiege ab 1,50 €/Nutzer gibt es bei Crewmeister; All-in-One-Lösungen wie Personio liegen höher.
Zeiterfassung kostenlos oder kostenpflichtig? Kostenlose Varianten (z.B. Clockify, Toggl) richten sich oft an Freelancer und haben eingeschränkte Funktionen für Unternehmen: fehlende Revisionssicherheit, keine Aufbewahrungspflicht, keine Zuschläge. Für Betriebe mit Lohnabrechnung und Compliance-Anforderungen ist eine kostenpflichtige Lösung meist nötig.
Beispiel: Ein Betrieb mit 15 Mitarbeitern zahlt bei 5 €/Nutzer rund 75 €/Monat – bei Standortmodellen wie Ordio bleibt die Summe unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Versteckte Kosten: Einrichtung, Schulung, Support und Integration in bestehende Systeme. Plane ein Budget für die ersten Monate ein und nutze Testversionen, um die Bedienung zu prüfen.
App, Terminal oder Browser – was ist besser?
Die Wahl hängt vom Einsatzort ab: App für mobil, Terminal für stationär, Browser für flexible Büroarbeit. Viele Anbieter bieten alle drei Varianten.
App
Ideal für mobile Mitarbeiter, Außendienst und Homeoffice. Erfassung per Smartphone, oft mit GPS-Option. Vorteile: Kein Terminal nötig, Mitarbeiter nutzen ihr eigenes Gerät. Siehe Zeiterfassung per App.
Terminal
Stationär am Eingang oder in der Produktion. Gut für Filialen, in denen alle am gleichen Ort ein- und ausstempeln. Kein eigenes Gerät nötig – ideal für Mitarbeiter ohne Firmenhandy.
Browser
Überall nutzbar, keine Installation. Eignet sich für Büroarbeitsplätze und flexible Arbeitsorte. Einfach im Browser einloggen und Arbeitszeiten erfassen.
Die beste Wahl hängt von deinem Einsatzort ab. Viele Anbieter wie Ordio, clockin und TimeTrack bieten alle drei Varianten – du kannst je nach Mitarbeiter oder Standort die passende Methode wählen. Mischbetriebe (z.B. Büro plus Außendienst) profitieren von flexiblen Kombinationen: Terminal im Lager, App für Vertrieb.
Wie funktioniert mobile Zeiterfassung? Die Mitarbeiter nutzen eine App auf dem Smartphone, stempeln ein und aus, Pausen werden erfasst. Ordio und andere Anbieter speichern die Daten verschlüsselt und revisionssicher. Wichtig: Die App sollte auch offline funktionieren, damit Zeiten in Bereichen ohne Netz erfasst werden können.
Rechtliche Anforderungen: Zeiterfassung ab 2026
Die Zeiterfassung ist ab 2026 de facto Pflicht – EuGH und BAG bestätigen die systematische Erfassung. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Pausen; Aufbewahrung mindestens zwei Jahre.
Das EuGH-Urteil (C-55/18) und das BAG-Urteil 2022 haben die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bestätigt. Das geplante Arbeitszeiterfassungsgesetz verschärft die Anforderungen ab 2026: Bußgelder bis 30.000 € pro Verstoß sind im Gespräch.
Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der Pausen. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei einer Betriebsprüfung oder einem Arbeitsgerichtsverfahren musst du die Zeiten nachweisen können – ohne revisionssichere Dokumentation drohen Nachteile.
Zudem gilt DSGVO: Datensparsamkeit, Zweckbindung und informationelle Selbstbestimmung der Beschäftigten. Zeiterfassung DSGVO-konform bedeutet: Nur notwendige Daten erfassen, Zweckbindung einhalten, Betroffenenrechte gewährleisten. Die Software darf nur die für die Zeiterfassung erforderlichen Daten speichern – keine Standortdaten ohne Einwilligung, keine übermäßige Überwachung. Details findest du im Zeiterfassung Gesetz und im Arbeitszeiterfassungsgesetz.
Excel vs. Zeiterfassungssoftware
Excel-Listen und Stundenzettel gelten nicht als revisionssicher – sie sind manuell, fehleranfällig und lassen sich nachträglich ändern. Für die Lohnabrechnung und bei Prüfungen reicht Excel nicht aus. Zeiterfassungssoftware speichert Daten unveränderbar, erfüllt die Aufbewahrungspflicht und integriert sich mit Lohnsystemen.
Der Umstieg lohnt sich: Du reduzierst Fehler bei der Lohnabrechnung, sparst manuelle Nacharbeit und bist bei Prüfungen abgesichert. Wenn du aktuell mit Excel arbeitest, lies unseren Ratgeber zu Zeiterfassung mit Excel – dort erklären wir die Nachteile und Alternativen.
Fazit
Der Zeiterfassung Software Vergleich zeigt: Die Auswahl hängt von Betriebsgröße, Branche und Anforderungen ab. Kleinbetriebe setzen auf einfache, günstige Lösungen; Schichtbetriebe brauchen Integration mit Dienstplanung und Zuschlägen.
Prüfe vor der Entscheidung: Ist die Software revisionssicher? Erfüllt sie DSGVO und Arbeitszeiterfassungsgesetz? Passt die Erfassungsmethode (App, Terminal, Browser) zu deinen Mitarbeitern? Es gibt keine universelle Antwort – die beste Lösung ist die, die zu deinem Betrieb, deiner Branche und deinen Prozessen passt. Mit Ordio erhältst du Zeiterfassung und Schichtplanung in einer Plattform – ideal für Gastronomie, Einzelhandel und andere Schichtbetriebe.
