Sozialversicherungsprüfungen gehören für Gastronomen zu den stressigsten und zugleich wenig bekannten Herausforderungen. Doch mit den richtigen Tipps und einer guten Vorbereitung lässt sich viel Ärger vermeiden. In unserem Webinar „Stressfrei durch die Sozialversicherungsprüfung“ am 9. Dezember 2024 haben die Experten Erich Nagl und Raik Pentzek von der ETL Steuerberatung ihr Wissen und wertvolle Praxistipps geteilt.

Die gute Nachricht: Das Webinar steht kostenlos als Aufzeichnung zur Verfügung!

Als Gastronom kennst du die Herausforderungen des täglichen Betriebs: Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Lohnabrechnung. Doch eine Herausforderung, die viele unterschätzen, ist die Sozialversicherungsprüfung. Diese Prüfung kann unerwartet kommen und bei fehlender Vorbereitung zu erheblichen finanziellen Belastungen führen. In diesem Artikel erfährst du, wie du dich optimal auf die SV-Prüfung vorbereitest und welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest.

Warum ist dieses Thema so wichtig?

David Keuenhof, Mitgründer und CEO von Ordio, kennt die Sorgen der Gastronomen aus erster Hand:

  • Sozialversicherungsprüfungen passieren regelmäßig, etwa alle vier Jahre.
  • Fehler können teuer werden – selbst kleine Nachlässigkeiten wie eine fehlende Immatrikulationsbescheinigung führen schnell zu Nachzahlungen.
  • Viele Gastronomen fühlen sich unvorbereitet, da diese Prüfungen oft unerwartet kommen.

Die Bedeutung der Sozialversicherungsprüfung für Gastronomen kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Während viele Betriebe sich auf die klassische Betriebsprüfung vorbereiten, kommt die SV-Prüfung häufiger und oft unerwartet. Die Folgen von Fehlern können verheerend sein: Nachzahlungen, Bußgelder und im schlimmsten Fall sogar rechtliche Konsequenzen. Besonders in der aktuellen wirtschaftlichen Situation, in der viele Gastronomiebetriebe mit schmalen Margen arbeiten, können solche Belastungen existenzbedrohend sein.

Die Prüfung deckt verschiedene Bereiche ab: Meldepflichten bei neuen Mitarbeitenden, korrekte Einstufung von Beschäftigten, Dokumentation von Arbeitszeiten und Zuschlägen. Jeder dieser Bereiche birgt potenzielle Fehlerquellen, die bei der Prüfung aufgedeckt werden können. Eine gründliche Vorbereitung ist daher nicht nur empfehlenswert, sondern absolut notwendig.

„Die Sozialversicherungsprüfung ist sehr relevant weil sie meiner Erfahrung nach auch öfter und regelmäßiger kommt als die klassische große Betriebsprüfung.“ (David Keuenhof)

Die häufigsten Stolperfallen – und wie man sie vermeidet

  1. Fehlerhafte Meldungen und Dokumentationen:
    • Tipp: Sofortmeldungen bei neuen Mitarbeitenden nicht vergessen! Besonders in der Gastronomie wird hier oft nachlässig gearbeitet.
    • Tipp: Stundenaufzeichnungen bei Minijobbern müssen penibel geführt werden.
  2. Falsche Einstufung von Mitarbeitern:
    • Studenten ohne gültige Immatrikulationsbescheinigung oder Dauerstudenten mit hohen Semesterzahlen werden schnell zum Problem.
    • Tipp: Regelmäßig Nachweise von Studierenden einholen.
  3. Freie Mitarbeit und Schwarzarbeit:
    • Mietköche und freie Servicekräfte bergen großes Risiko. Selbstständigkeit muss eindeutig nachgewiesen werden.
    • Tipp: Verträge prüfen und im Zweifel lieber auf festangestellte Mitarbeiter setzen.
  4. Fehler bei Zuschlägen:
    • Tipp: Zuschläge für Nacht- und Feiertagsarbeit sind nur steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn die Arbeitsleistung tatsächlich erbracht wurde.

So bereitest du dich optimal vor

Eine erfolgreiche SV-Prüfung beginnt lange vor dem eigentlichen Prüfungstermin. Die beste Strategie ist eine kontinuierliche, sorgfältige Dokumentation aller relevanten Vorgänge. Hier sind die wichtigsten Schritte zur optimalen Vorbereitung:

1. Dokumentation aktuell halten

Die Grundlage einer erfolgreichen Prüfung ist eine lückenlose Dokumentation. Dazu gehören:

  • Meldungen bei neuen Mitarbeitenden: Sofortmeldungen müssen unverzüglich nach Einstellung erfolgen. Besonders in der Gastronomie, wo Personalwechsel häufig sind, wird hier oft nachlässig gearbeitet. Ein digitales System wie Ordio hilft dir dabei, keine Meldung zu vergessen.
  • Stundenaufzeichnungen: Bei Minijobbern müssen Arbeitszeiten penibel dokumentiert werden. Jede Stunde muss nachvollziehbar sein, da die Prüfer genau diese Aufzeichnungen kontrollieren.
  • Nachweise von Studierenden: Regelmäßig Immatrikulationsbescheinigungen einholen und prüfen, ob die Gültigkeit noch besteht. Dauerstudenten mit hohen Semesterzahlen können problematisch werden.

2. Verträge prüfen und korrekt einstufen

Besonders bei freien Mitarbeitern wie Mietköchen oder Servicekräften ist Vorsicht geboten. Die Selbstständigkeit muss eindeutig nachgewiesen werden können. Im Zweifel solltest du lieber auf festangestellte Mitarbeiter setzen, um Risiken zu vermeiden. Verträge müssen klar definieren, dass es sich um selbstständige Tätigkeit handelt, und alle Kriterien der Selbstständigkeit müssen erfüllt sein.

3. Zuschläge korrekt dokumentieren

Zuschläge für Nacht- und Feiertagsarbeit sind nur dann steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn die Arbeitsleistung tatsächlich erbracht wurde. Die Dokumentation muss daher eindeutig zeigen, dass der Mitarbeiter tatsächlich in der Nacht oder am Feiertag gearbeitet hat. Eine digitale Zeiterfassung hilft dabei, diese Nachweise lückenlos zu führen.

„Es gibt auch keinen Vertrauensschutz wo man sagen kann, mein Betrieb läuft ja schon seit 20 Jahren, ich hab schon drei Prüfungen durch, da ist immer alles OK gewesen, dann ist jetzt auch alles OK.“ (Raik Pentzek)

Praktische Beispiele aus der Praxis

Um die Bedeutung einer sorgfältigen Vorbereitung zu verdeutlichen, hier einige reale Beispiele aus der Praxis:

Beispiel 1: Fehlende Sofortmeldung

Ein Restaurantbetreiber vergisst die Sofortmeldung bei einem neuen Mitarbeiter. Die Meldung erfolgt erst zwei Wochen später. Bei der SV-Prüfung wird dieser Fehler aufgedeckt und führt zu einer Nachzahlung von mehreren hundert Euro. In margenschwachen Zeiten kann dies bereits eine erhebliche Belastung darstellen.

Beispiel 2: Falsche Einstufung eines Studenten

Ein Student arbeitet seit mehreren Jahren im Betrieb, die Immatrikulationsbescheinigung wurde jedoch nie aktualisiert. Bei der Prüfung stellt sich heraus, dass der Student nicht mehr immatrikuliert ist. Die Folge: Nachzahlungen für die gesamte Zeit, in der der Student fälschlicherweise als solcher eingestuft war.

Beispiel 3: Unzureichende Dokumentation bei Minijobbern

Ein Betrieb beschäftigt mehrere Minijobber, die Stundenaufzeichnungen sind jedoch unvollständig. Bei der Prüfung können nicht alle Arbeitszeiten nachvollzogen werden, was zu Nachzahlungen und zusätzlichen Prüfungen führt.

Diese Beispiele zeigen: Kleine Nachlässigkeiten können große finanzielle Folgen haben. Eine kontinuierliche, sorgfältige Dokumentation ist daher essentiell.

Die Rolle digitaler Tools bei der Vorbereitung

Moderne digitale Tools können dir dabei helfen, alle Anforderungen der SV-Prüfung zu erfüllen. Eine digitale Zeiterfassung wie Ordio dokumentiert automatisch alle Arbeitszeiten, macht Stundenaufzeichnungen bei Minijobbern einfach nachvollziehbar und hilft dir dabei, keine Meldung zu vergessen. Die automatische Dokumentation reduziert das Risiko menschlicher Fehler und stellt sicher, dass alle relevanten Daten jederzeit verfügbar sind.

Besonders wichtig ist die Integration verschiedener Prozesse: Von der Personaleinsatzplanung über die Zeiterfassung bis hin zur Lohnabrechnung sollte alles nahtlos zusammenarbeiten. So kannst du sicherstellen, dass alle Daten konsistent sind und bei einer Prüfung problemlos vorgelegt werden können.

Warum sich die Webinar-Aufzeichnung lohnt

Unsere Experten von ETL haben nicht nur die wichtigsten Grundlagen erklärt, sondern auch konkrete Tipps gegeben, wie man sich optimal vorbereitet. Ein paar Highlights:

  • Welche Unterlagen ihr bereithalten sollten.
  • Wie ihr die Prüfung effektiv und ohne unnötigen Stress durchlaufet.
  • Antworten auf häufige Fragen, wie z. B. Arbeitszeiten, Dokumentation und Prüfungsumfang.

„Es ist am Ende des Tages immer eine Frage, wie viel Getränke, wie viel Speisen muss ich verkaufen, um den Schaden, den ich durch Versäumnisse im Umgang mit den Sozialversicherungsträgern an der Stelle begangen habe, um die wieder auszugleichen. Und das tut einfach weh, gerade in margenschwachen Zeiten, wie das aktuell der Fall ist, ist ja gerade nichts für schwache Nerven.“ (Erich Nagl)

Fazit

Die Vorbereitung auf die Sozialversicherungsprüfung ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Mit den richtigen Systemen und Prozessen kannst du sicherstellen, dass du jederzeit prüfungsbereit bist. Digitale Lösungen wie Ordio unterstützen dich dabei, alle relevanten Dokumentationen automatisch und korrekt zu führen.

Das Webinar bietet nicht nur theoretisches Wissen, sondern auch praktische Tipps, die du sofort in deinem Betrieb umsetzen kannst. Die Experten von ETL Steuerberatung teilen ihre langjährige Erfahrung und zeigen dir, wie du häufige Fehler vermeidest und die Prüfung erfolgreich meisterst.

Das Webinar ist ein Must-watch für alle, die in der Gastronomie arbeiten und sich auf Sozialversicherungsprüfungen vorbereiten wollen. Es zeigt, dass Vorbereitung der Schlüssel ist – und wie man teure Fehler vermeidet.

👉 Jetzt kostenlos die Aufzeichnung anschauen und bestens vorbereitet sein!