Zeiterfassung Gesetz: Pflichten & Umsetzung

Die Zeiterfassungspflicht verpflichtet Arbeitgeber, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren — Rechtsgrundlage sind EuGH (2019) und BAG (2022), nicht ein eigenes Zeiterfassungsgesetz. Sie gilt für alle Betriebsgrößen, auch bei Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice. Für Praxisfragen siehe Arbeitszeiterfassung Pflicht; hier: Gesetzesrahmen, Reform 2026 und Begriffe.

Sucheinstiege wie „Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?“ oder „ab wann Zeiterfassung Pflicht?“ beantworten wir im Ratgeber Arbeitszeiterfassung Pflicht – dieser Beitrag bleibt stärker auf Gesetzesrahmen, Reform und Begriffe fokussiert.

Hier findest du eine Vorlage und Ratgeber zur Zeiterfassung:

Einführung: Zeiterfassungspflicht im Überblick

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Die Rechtsgrundlage bildet das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in Verbindung mit dem Arbeitsschutzgesetz. Das Arbeitszeiterfassungsgesetz ist kein eigenständiges Gesetz, sondern die Gesamtheit der Regelungen zur Erfassung der Arbeitszeit.

Die Zeiterfassungspflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße – auch Kleinbetriebe sind betroffen. Sie dient dem Gesundheitsschutz, der Einhaltung von Pausenzeiten und Ruhezeiten sowie der Transparenz bei Überstunden. Das ArbZG begrenzt die werktägliche Arbeitszeit auf acht Stunden, erlaubt bis zu zehn Stunden unter bestimmten Voraussetzungen und schreibt Ruhepausen sowie eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden vor. Ohne Zeiterfassung lässt sich die Einhaltung dieser Vorgaben nicht nachweisen. Die Aufsichtsbehörden (Gewerbeaufsicht, Arbeitsschutzämter) können bei Kontrollen die Vorlage der Aufzeichnungen verlangen – fehlende oder unvollständige Dokumentation kann zu Bußgeldern führen.

Mit Ordio Zeiterfassung kannst du die Anforderungen rechtssicher und unkompliziert umsetzen. Den Gesamtüberblick zu Methoden und Software findest du im Zeiterfassung-Ratgeber.

Rechtsgrundlage: ArbZG, BAG und EuGH

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung leitet sich aus mehreren Quellen ab:

Der Koalitionsvertrag 2025 plant ein Zeiterfassungsgesetz mit gestuften Übergangsfristen nach Betriebsgröße und elektronischer Zeiterfassung als Standard. Der Gesetzentwurf wird für das erste Halbjahr 2026 erwartet. Kleinstbetriebe mit unter 10 Beschäftigten sollen möglicherweise länger Zeit für die Umstellung erhalten. Unabhängig davon gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits heute – Unternehmen sollten nicht warten, bis ein neues Gesetz in Kraft tritt. Wer jetzt ein System einführt, ist unabhängig vom Ausgang der Gesetzgebung auf der sicheren Seite.

Was muss bei der Zeiterfassung dokumentiert werden?

Die Aufzeichnungspflicht umfasst folgende Angaben:

1. Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit – wann der Arbeitnehmer mit der Arbeit beginnt und sie beendet. Bei Schichtarbeit sind die jeweiligen Schichtzeiten zu erfassen. Auch bei Gleitzeit und Homeoffice müssen die tatsächlichen Arbeitszeiten dokumentiert werden.
2. Dauer der Pausen – Ruhepausen gemäß ArbZG (mind. 30 Min. bei 6–9 Std., 45 Min. bei über 9 Std.). Pausen unter 15 Minuten zählen nicht. Die Pausen können in Blöcken genommen werden, müssen aber insgesamt die Mindestdauer erreichen.
3. Aufbewahrung – die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Bei Verstößen kann die Aufsichtsbehörde Einsicht verlangen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung entstanden ist.

Zusätzlich können tarifvertragliche oder betriebliche Regelungen weitere Anforderungen vorsehen – etwa die Erfassung von Überstunden oder die Dokumentation von Rufbereitschaft. Prüfe daher immer auch deine branchenspezifischen Vorgaben.

Was erfassen?	Anforderung
Beginn der Arbeitszeit	Täglich, objektiv und verlässlich
Ende der Arbeitszeit	Täglich, objektiv und verlässlich
Pausendauer	Mind. 30 Min. (6–9 Std.), 45 Min. (über 9 Std.)
Aufbewahrung	Mind. 2 Jahre ab Ende des Entstehungsjahres

Die genaue Art der Erfassung (elektronisch, Stundenzettel, App) ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Entscheidend ist, dass die Daten objektiv, verlässlich und zugänglich sind. Die Aufzeichnungen müssen so geführt werden, dass die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften überprüfbar ist. Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Gleitzeit oder Homeoffice gilt die Pflicht ebenfalls.

Eine digitale Zeiterfassung wie Ordio erfüllt diese Anforderungen und reduziert Fehler. Die Daten werden automatisch gespeichert, sind manipulationssicher und können bei Bedarf exportiert werden.

Elektronische Zeiterfassung: Pflicht oder nicht?

Derzeit besteht keine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung. Das BAG hat ausdrücklich festgestellt, dass Arbeitszeiten nicht zwingend elektronisch erfasst werden müssen. Arbeitgeber können auch Stundenzettel, Excel-Listen oder andere Systeme nutzen, solange Datenschutz, Sicherheit und Gesundheitsschutz gewährleistet sind.

Vorteile der elektronischen Zeiterfassung: Sie ist weniger fehleranfällig als manuelle Stundenzettel, ermöglicht eine automatische Auswertung und erfüllt die Anforderungen an Objektivität und Zugänglichkeit in der Regel besser. Zudem können Überstunden und Pausen automatisch erkannt werden. Bei einer App-Lösung erfassen die Mitarbeiter ihre Zeiten selbst – der Arbeitgeber bleibt aber in der Verantwortung und muss sicherstellen, dass die Erfassung korrekt erfolgt. Eine regelmäßige Stichprobenkontrolle kann sinnvoll sein.

Allerdings kann die elektronische Zeiterfassung tarifvertraglich oder durch den Betriebsrat vereinbart werden. Der geplante Gesetzentwurf 2026 sieht vor, dass Kleinstbetriebe (unter 10 Beschäftigten) weiterhin manuelle Aufzeichnungen nutzen dürfen, während größere Unternehmen digitale, manipulationssichere Systeme einführen müssen. Wer heute bereits auf eine digitale Lösung setzt, ist für die Zukunft gut vorbereitet.

Minutengenaue Zeiterfassung: Was ist vorgeschrieben?

Eine minutengenaue Zeiterfassung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. In der Praxis sind Aufzeichnungen im 15-Minuten-Takt üblich und zulässig. Entscheidend ist, dass die tatsächliche Arbeitszeit hinreichend genau erfasst wird – insbesondere für die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten (max. 8 Std. werktäglich, ausnahmsweise bis 10 Std.) und Ruhezeiten (mind. 11 Std. zwischen Arbeitstagen).

Das ArbZG schreibt keine bestimmte Genauigkeit vor. Ein 15-Minuten-Raster reicht in der Regel aus, um Verstöße zu erkennen und die Einhaltung der Vorgaben nachzuweisen. Bei Überstundenabrechnungen kann eine genauere Erfassung sinnvoll sein – hier entscheidet der Einzelfall. Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können strengere Vorgaben enthalten; prüfe daher immer die für dich geltenden Regelungen.

Excel-Stundenzettel oder manuelle Listen sind grundsätzlich zulässig, sofern sie die erforderlichen Angaben enthalten. Für eine effiziente und fehlerarme Umsetzung empfiehlt sich jedoch eine digitale Lösung – ob als App oder Software. Ordio erfasst die Zeiten automatisch und vermeidet Rundungsfehler.

Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice

Die Zeiterfassungspflicht gilt auch bei Vertrauensarbeitszeit und bei mobiler Arbeit bzw. Homeoffice. Das BAG hat klargestellt: Die flexible Arbeitsweise bleibt möglich, aber die Arbeitszeiten müssen erfasst werden. Arbeitgeber dürfen die Erfassung an die Arbeitnehmer delegieren, tragen aber die Verantwortung für die korrekte Umsetzung. Wer keine Zeiterfassung einführt, riskiert Bußgelder und Beweislastnachteile bei Überstundenklagen.

Bei Vertrauensarbeitszeit vertrauen Arbeitgeber darauf, dass ihre Mitarbeiter die vereinbarte Arbeitszeit einhalten – ohne Kontrolle. Die Zeiterfassungspflicht ändert daran nichts: Die Vertrauenskultur bleibt, aber die Arbeitszeiten müssen dokumentiert werden. Das schützt sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Für den Arbeitgeber bedeutet die Dokumentation Rechtssicherheit bei Überstundenforderungen; für den Arbeitnehmer schafft sie Transparenz und Nachweisbarkeit. Die Erfassung kann an die Beschäftigten delegiert werden – sie tragen ihre Zeiten selbst ein, der Arbeitgeber überwacht die Einhaltung.

Für Beschäftigte im Homeoffice oder unterwegs eignet sich eine Zeiterfassungs-App wie Ordio: Sie erfassen ihre Arbeitszeit per Smartphone oder Tablet in wenigen Sekunden – ohne Papierkram. Die App funktioniert ortsunabhängig und synchronisiert die Daten automatisch.

Zeiterfassung pro Branche: Gastronomie, Einzelhandel, Pflege

Die Zeiterfassungspflicht gilt branchenübergreifend. Besondere Anforderungen ergeben sich aus den jeweiligen Arbeitsbedingungen:

Gastronomie

In der Gastronomie mit Schichtarbeit, Wochenend- und Feiertagsarbeit ist die Einhaltung von Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten besonders wichtig. Die Zeiterfassung muss Schichtwechsel, Pausen und Überstunden abbilden. Bei Spätschichten und Rufbereitschaft sind die tatsächlichen Arbeitszeiten zu erfassen. Besonders kritisch: die 11-Stunden-Ruhezeit zwischen Arbeitstagen und die Einhaltung der Pausenzeiten bei langen Schichten. Eine App-Lösung wie Ordio eignet sich gut für Mitarbeiter an wechselnden Arbeitsorten – vom Service bis zur Küche. Die mobile Erfassung funktioniert auch in Filialen ohne feste Arbeitsplätze.

Einzelhandel

Im Einzelhandel mit wechselnden Öffnungszeiten und Teilzeitkräften hilft eine digitale Zeiterfassung, die Planung zu vereinfachen und Verstöße zu vermeiden. Die Erfassung an der Kasse oder im Lager muss zuverlässig funktionieren. Viele Einzelhändler setzen auf Stempeluhr oder App – beides ist zulässig, wenn die Daten vollständig und korrekt sind. Bei Aushilfen und Minijobbern ist die korrekte Erfassung besonders wichtig, um die Grenzen des Minijobs einzuhalten und Abrechnungsfehler zu vermeiden.

Pflege

In der Pflege gelten zusätzlich das Pflegegesetz und Personalschlüssel. Die Zeiterfassung unterstützt die Dokumentation und den Nachweis der Arbeitszeiten für Aufsichtsbehörden. Bei Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst sind die Zeiten getrennt zu erfassen, da unterschiedliche rechtliche Regelungen gelten – Rufbereitschaft zählt nur anteilig als Arbeitszeit. Die Zeiterfassung muss den besonderen Arbeitsbedingungen in Kliniken und Pflegeheimen Rechnung tragen: Schichtwechsel, Nachtdienste und die Einhaltung der Ruhezeiten sind besonders wichtig für die Gesundheit der Beschäftigten.

Sanktionen und Bußgelder bei Verstößen

Verstöße gegen die Zeiterfassungspflicht können mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Das ArbZG sieht in § 22 Abs. 1 Nr. 2 Bußgeldvorschriften für Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht vor. Wiederholte Verstöße können zu höheren Sanktionen führen. Zudem trägt der Arbeitgeber ohne Dokumentation die Beweislast in Rechtsstreitigkeiten um Überstunden – fehlende Aufzeichnungen können zu seinem Nachteil ausgelegt werden. In der Praxis bedeutet das: Ohne Zeiterfassung muss der Arbeitgeber im Streitfall die vom Arbeitnehmer behaupteten Überstunden im Zweifel zahlen. Das kann teuer werden, wenn Mitarbeiter jahrelang Überstunden geltend machen.

Die Gewerbeaufsicht kann per Bescheid die Einführung eines Zeiterfassungssystems anordnen. Verwaltungsgerichte haben dies bestätigt – Behörden dürfen die Einführung anordnen, auch ohne dass ein eigenständiges Zeiterfassungsgesetz in Kraft ist. Wer der Anordnung nicht nachkommt, riskiert Zwangsgelder. Verstöße kannst du bei der zuständigen Gewerbeaufsicht oder dem Arbeitsschutzamt melden. Arbeitnehmer können sich auch an ihren Anwalt für Arbeitsrecht wenden, wenn sie den Eindruck haben, dass die Zeiterfassung bewusst umgangen wird, um Überstunden zu verschleiern.

Rechte der Arbeitnehmer

Arbeitnehmer haben ein Recht auf Einsicht in ihre Arbeitszeitaufzeichnungen. Sie können prüfen, ob ihre Arbeitszeiten korrekt erfasst wurden und ob Überstunden dokumentiert sind. Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrechte bei der Einführung und Ausgestaltung der Zeiterfassung – etwa bei der Wahl des Systems oder der Regelung zur Delegation an die Beschäftigten. Ohne Betriebsrat entscheidet der Arbeitgeber allein, muss aber die gesetzlichen Anforderungen einhalten.

Bei Verstößen können sich Beschäftigte an den Betriebsrat, die Gewerbeaufsicht oder an einen Anwalt für Arbeitsrecht wenden. Die Zeiterfassung dient auch dem Schutz der Arbeitnehmer – sie schafft Transparenz und verhindert überlange Arbeitszeiten. Wer seine Arbeitszeiten nicht einsehen kann oder den Eindruck hat, dass sie nicht korrekt erfasst werden, sollte zunächst das Gespräch mit dem Vorgesetzten oder dem Betriebsrat suchen. Bei systematischen Verstößen kann eine Meldung bei der Gewerbeaufsicht sinnvoll sein.

Checkliste: Zeiterfassung einführen

Bevor du ein Zeiterfassungssystem einführst, solltest du folgende Punkte klären:

Rechtliche Grauzonen: Die genaue Art der Zeiterfassung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, was zu unterschiedlichen Interpretationen führen kann. Bei flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Gleitzeit oder Homeoffice kann die Zeiterfassung erschweren – eine App-Lösung macht das einfacher. Die Verantwortung für die korrekte Erfassung liegt beim Arbeitgeber, auch wenn er die Erfassung an die Arbeitnehmer delegiert.

Zeiterfassung per App: Praktische Umsetzung

Eine Zeiterfassungs-App wie Ordio ermöglicht es, die gesetzlichen Anforderungen einfach zu erfüllen. Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten per Smartphone oder Tablet – ideal für Deskless Worker in Gastronomie, Einzelhandel oder Handwerk. Die Daten werden automatisch an die Personalabteilung übermittelt, Abrechnungen und Dienstpläne bleiben synchron. Kein Papierkram, keine manuellen Übertragungsfehler.

Ordio verbindet Zeiterfassung mit Schichtplanung und vereinfacht so die tägliche Personalverwaltung. Die App ist DSGVO-konform und erfüllt die Anforderungen an Datenschutz und Manipulationssicherheit. Pausen und Überstunden werden automatisch erkannt, die Aufzeichnungen können bei Bedarf exportiert und für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist archiviert werden. So erfüllst du die Zeiterfassungspflicht ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Die Integration mit Lohnabrechnung und Dienstplanung spart doppelte Dateneingabe und reduziert Fehlerquellen. Für weitere Vergleiche von Zeiterfassungslösungen siehe unseren Zeiterfassung Software Vergleich.

Zeiterfassung und Dienstplan: Plan vs. Ist-Zeit

Die gesetzliche Zeiterfassungspflicht betrifft die dokumentierte Ist-Arbeitszeit, nicht nur geplante Schichten. In Schichtbetrieben planst du Soll-Zeiten im Dienstplan oder Schichtplan — die Zeiterfassung zeigt, was tatsächlich geleistet wurde. Abweichungen (Mehrarbeit, fehlende Pausen, Ausgleich) werden erst sichtbar, wenn Plan und Nachweis zusammen ausgewertet werden.

Für HR und Lohn bedeutet das: Zeiterfassungsdaten sind die Grundlage für Lohnabrechnung, Überstundenkonten und Prüfungen durch Gewerbeaufsicht oder Betriebsrat. Wer nur plant, aber nicht erfasst, erfüllt die BAG-Pflicht nicht — wer nur stempelt, aber nicht plant, verliert Steuerung im Schichtbetrieb. Integrierte Systeme verbinden beide Ebenen und reduzieren Doppelpflege in Excel.

Praxis-Tipp: Kläre schriftlich, wer fehlende Stempelungen nachpflegt, welche Fristen gelten und wie Korrekturen dokumentiert werden. Das entlastet Führungskräfte und schützt bei Streit über Überstunden. Vertiefung zur gesetzlichen Einordnung von Planänderungen: Dienstplan Gesetz.

Minijobber, Aushilfen und Werkstudenten

Die Zeiterfassungspflicht gilt für alle Beschäftigungsverhältnisse — auch für Minijobber, Werkstudenten und kurzfristige Aushilfen. Gerade bei geringfügiger Beschäftigung ist die korrekte Dokumentation entscheidend: Überschreitest du die monatliche Entgeltgrenze oder die Arbeitszeitgrenzen, entstehen Folgen für Sozialversicherung und Lohnsteuer. Ohne belastbare Zeiten fehlt dir der Nachweis, ob ein Einsatz noch im Rahmen bleibt.

Für Aushilfen in der Gastronomie oder im Einzelhandel empfiehlt sich eine einfache App-Erfassung: Stempeln beim Schichtbeginn und -ende, Pausen aktiv bestätigen. So vermeidest du Diskussionen über „nicht gezählte“ Stunden und kannst bei Kontrollen schnell Auswertungen vorlegen. Die Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren gilt unabhängig von der Vertragsart — auch für Saisonkräfte und Praktikanten.

Wichtig: Die Zeiterfassung ersetzt keine Vertragsgestaltung. Kläre im Arbeitsvertrag, ob Mehrarbeit vergütet oder ausgeglichen wird, und wie du Abweichungen vom geplanten Dienstplan behandelst. Mehr zu gesetzlichen Grenzen und Reformplänen findest du im Ratgeber Arbeitszeiterfassung Pflicht.

Fazit: Zeiterfassungspflicht umsetzen

Die Zeiterfassungspflicht gilt seit dem BAG-Beschluss 2022 für alle Arbeitgeber – unabhängig von Branche und Unternehmensgröße. Du musst Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit erfassen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Die Erfassung kann elektronisch oder manuell erfolgen; eine digitale Lösung wie Ordio spart Zeit, reduziert Fehler und erfüllt die Anforderungen an Objektivität und Zugänglichkeit.

Wichtig: Auch bei Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice gilt die Pflicht. Minutengenaue Erfassung ist nicht vorgeschrieben – ein 15-Minuten-Raster reicht. Verstöße können mit Bußgeldern bis 30.000 Euro geahndet werden; ohne Dokumentation trägst du die Beweislast bei Überstundenklagen. Ein geplantes Zeiterfassungsgesetz 2026 könnte die Anforderungen verschärfen – wer heute bereits ein System hat, ist vorbereitet. Nutze die Checkliste oben, um die Einführung strukturiert anzugehen, und setze auf eine Lösung, die zu deiner Branche und deinen Mitarbeitern passt.

Setze die Zeiterfassungspflicht jetzt um und sichere dich rechtlich ab. Mit Ordio erfüllst du die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes und schaffst Transparenz für deine Mitarbeiter. Weitere Informationen findest du in unserem Zeiterfassung-Ratgeber und in der Vorlage zur Zeiterfassung.

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