Stundenzettel: Vorlage, ausfüllen & Pflicht (2026)

Kurzantwort: Ein Stundenzettel hält täglich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit fest. Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich erfassen – Papier, Excel oder Software sind zulässig. Aufbewahrung mindestens zwei Jahre (MiLoG § 17, ArbZG § 16). Stand: Oktober 2026.

Hier erfährst du, wie Arbeitszeiterfassung mit Stundenzettel im Alltag funktioniert: Formulare pro Tag oder Woche, Pflichtangaben, Minijob-Regeln, Vorlagen (PDF/Excel) und typische Fehler. Wer ohne Papier dokumentiert, vergleicht unten Stundenzettel und digitale Zeiterfassung – oder startet mit dem Lexikon Arbeitszeitnachweis.

Was ist ein Stundenzettel? Definition

Ein Stundenzettel ist ein Papierformular zur Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden. Du trägst pro Arbeitstag Beginn, Ende und Pausen ein – die Netto-Arbeitszeit ist die Dauer ohne Pausen. Der Stundenzettel dient als Nachweis für die Lohnabrechnung, die Einhaltung des Arbeitszeiterfassungsgesetzes und bei Prüfungen durch Behörden wie die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) oder die Minijob-Zentrale.

Umgangssprachlich sagst du oft Stundennachweis, meinst aber den ausgefüllten Stundenzettel. Vollständig geführt und lesbar archiviert erfüllt er dieselben Anforderungen wie digitale Erfassung – nur mit mehr Handarbeit.

Üblich ist eine Tabelle mit Datum, Beginn, Ende, Pausen und Tages- oder Wochensumme. Wer unterschreibt und wie archiviert wird, regelt der Betrieb – die Mindestanforderungen stehen im Abschnitt zur Stundenzettel-Pflicht.

Typischerweise wird ein Stundenzettel wöchentlich oder monatlich geführt – je nach Abrechnungsrhythmus des Unternehmens. Bei wöchentlichen Stundenzetteln werden alle Arbeitstage einer Woche auf einem Formular erfasst; bei monatlichen Stundenzetteln alle Tage eines Monats. Wichtig ist, dass jeder Arbeitstag einzeln dokumentiert wird – auch bei Teilzeitbeschäftigung oder unregelmäßigen Arbeitszeiten.

Stundenzettel, Arbeitszettel, Arbeitszeitnachweis

Im Alltag werden Arbeitszettel und Stundenzettel oft synonym genutzt – beides sind Formulare für gearbeitete Stunden. Ein Arbeitszeitnachweis im engeren Sinn kann zusätzlich Tätigkeiten oder Projekte dokumentieren. Reicht die reine Stundenzahl, genügt der Stundenzettel; bei Leistungsbeschreibung eher Tätigkeitsnachweis oder Stundennachweis als Oberbegriff.

Stundenzettel vs. Stundennachweis – Synonym oder Unterschied?

Stundenzettel und Stundennachweis bezeichnen dasselbe: die Dokumentation der Arbeitszeit. Der Unterschied liegt in der Form: Ein Stundenzettel ist die Papierform – ein handschriftlich ausgefülltes Formular. Ein Stundennachweis ist der übergeordnete Begriff für jede Form der Arbeitszeitdokumentation, ob analog (Papier), Excel oder digital.

Inhaltlich dokumentieren beide Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – nur das Medium unterscheidet sich. Vertiefung und weitere Formen findest du im Lexikon Stundennachweis.

Der praktische Unterschied: Ein Stundenzettel wird manuell ausgefüllt, kann verloren gehen oder beschädigt werden und erfordert mehr Aufwand bei der Berechnung und Archivierung. Ein digitaler Stundennachweis wird automatisch erstellt, ist fälschungssicher gespeichert und integriert sich direkt in die Lohnabrechnung. Digitale Lösungen wie Ordio erfassen die Zeiten durch Ein- und Ausstempeln automatisch – ähnlich wie eine moderne Stempeluhr, nur digital und flexibler.

Stundenzettel Pflicht – Wann ist er erforderlich?

Ja – seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 müssen alle Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit erfassen. Die Pflicht ergibt sich aus mehreren Rechtsquellen:

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit seinem Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) die Arbeitszeiterfassungspflicht für alle Arbeitgeber eingeführt – ohne Übergangsfrist. Das BAG legt nicht fest, wie die Erfassung erfolgen muss: Stundenzettel auf Papier, Excel oder digitale Zeiterfassung sind zulässig. Wichtig ist, dass die Daten objektiv, verlässlich und zugänglich sind.

Die Branchen des § 2a SchwarzArbG (Bau, Gaststätten, Spedition, Transport, Logistik, Forstwirtschaft, Messebau, Gebäudereinigung u. a.) haben zusätzlich eine verschärfte Pflicht nach MiLoG § 17 – hier muss die Aufzeichnung spätestens bis zum siebten Kalendertag nach der Leistung erfolgen. Ausnahme: Minijobber in Privathaushalten sind von der MiLoG-Pflicht ausgenommen, unterliegen aber weiterhin der allgemeinen BAG-Pflicht.

Wichtig: Stundenzettel müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden – das gilt für MiLoG § 17 und ArbZG § 16. Die Unterlagen müssen fälschungssicher und auf Abruf verfügbar sein. Bei Verstößen können Bußgelder verhängt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung entstanden ist.

Für Arbeitgeber bedeutet dies: Stundenzettel müssen systematisch archiviert werden – entweder physisch in Ordnern oder digital in einem System, das die Daten fälschungssicher speichert. Bei digitaler Archivierung sind regelmäßige Backups wichtig, um Datenverlust zu vermeiden. Bei Prüfungen müssen die Unterlagen schnell zugänglich sein – eine unübersichtliche Archivierung kann zu Problemen führen.

Stellt der Arbeitgeber den Stundenzettel bereit?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung trifft den Arbeitgeber. In der Praxis stellt der Betrieb leere Formulare, Excel-Dateien oder Zugang zur Zeiterfassungs-App bereit – Arbeitnehmer tragen die Zeiten ein. Ohne klares System riskierst du lückenhafte Nachweise bei Prüfungen durch Finanzkontrolle oder Minijob-Zentrale. Rollen und Pflichten im Detail: Ratgeber Arbeitszeiterfassung Pflicht.

Aufbewahrungsfrist für Stundenzettel

Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens zwei Jahre (MiLoG § 17, ArbZG § 16) – auch für Minijobs, nicht kürzer. Sie beginnt am Ende des Kalenderjahres der Aufzeichnung. Unterlagen müssen auf Abruf verfügbar und fälschungssicher sein; digitale Archive brauchen exportierbare Backups, Papierordner eine eindeutige Sortierung nach Mitarbeitenden und Zeitraum.

Was muss im Stundenzettel stehen? Inhalt und Pflichtangaben

Ein Stundenzettel muss mindestens folgende Pflichtangaben enthalten:

Wichtig: Alle Pflichtangaben müssen vollständig und leserlich sein. Unvollständige oder unleserliche Einträge können bei Prüfungen durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit oder die Minijob-Zentrale als fehlend gewertet werden und zu Bußgeldern führen.

Achtstundentag und Höchstarbeitszeit dokumentieren

Der Achtstundentag folgt aus § 3 ArbZG: Die tägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten (unter Bedingungen bis zehn). Auf dem Stundenzettel erfasst du Beginn, Ende und Pausen so, dass Überschreitungen und Ausgleich nachvollziehbar bleiben. Prüfen mit dem Arbeitszeitrechner.

Pflichtangaben im Detail

Die Pflichtangaben ergeben sich aus dem BAG-Beschluss 2022 und dem MiLoG § 17. Datum ist entscheidend, um die Zeiten dem richtigen Arbeitstag zuzuordnen – besonders wichtig bei wöchentlichen Stundenzetteln. Beginn und Ende müssen exakt erfasst werden, da sie die Grundlage für die Berechnung der Arbeitszeit bilden. Pausenzeiten müssen getrennt erfasst werden, da sie nicht zur bezahlten Arbeitszeit zählen – bei Pausenzeiten gelten zudem spezielle Regelungen nach ArbZG.

Die Unterschrift des Arbeitnehmers bestätigt die Richtigkeit – gesetzlich nicht immer zwingend, bei Minijobs in § 2a-Branchen und bei Prüfungen aber nahezu unverzichtbar. Die Unterschrift des Vorgesetzten ist zwar optional, wird aber empfohlen, da sie zusätzliche Rechtssicherheit schafft. Bei digitalen Lösungen kann die Unterschrift durch eine elektronische Bestätigung im System ersetzt werden.

Freiwillige Angaben

Freiwillige Angaben können sein: Projektbezeichnung, Tätigkeitsbeschreibung, Arbeitsort (bei mobiler Arbeit), Überstunden-Vermerk, Abteilung oder Kostenstelle. Diese sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, können aber für die interne Dokumentation hilfreich sein – besonders bei Projektarbeit oder wenn verschiedene Standorte dokumentiert werden müssen.

Behörden und Lohnbuchhaltung müssen Einträge auf einen Blick nachvollziehen können. Netto-Zeit = Ende minus Beginn minus Pausen; bei mehreren Pausen oder Schichtwechseln lohnt sich eine Excel-Vorlage oder der Arbeitszeitrechner in der Anleitung unten.

Wie fülle ich einen Stundenzettel aus? Schritt-für-Schritt-Anleitung

Tages-, Wochen- oder Monatsformular?

Ob Stundenzettel pro Tag, Wochen-Stundenzettel (Arbeitszeitnachweis pro Woche) oder Monatsblatt – betrieblich unterschiedlich, rechtlich muss jeder Arbeitstag mit Beginn, Ende und Dauer dokumentiert sein. Wochenformulare mit einer Zeile pro Tag sind in Gastro und Handwerk üblich; in § 2a-Branchen spätestens bis zum siebten Kalendertag nach der Leistung eintragen, nicht erst Monatsende.

So füllst du einen Stundenzettel korrekt aus:

1. Datum eintragen: Trage das Datum des Arbeitstages in die entsprechende Spalte ein.
2. Beginn der Arbeitszeit eintragen: Notiere die Uhrzeit, zu der du mit der Arbeit begonnen hast (z. B. 08:00 Uhr).
3. Ende der Arbeitszeit eintragen: Notiere die Uhrzeit, zu der du die Arbeit beendet hast (z. B. 17:00 Uhr).
4. Pausenzeiten eintragen: Trage Beginn und Ende der Pause ein (z. B. 12:00–12:30 Uhr).
5. Gesamtstunden berechnen: Berechne die Netto-Arbeitszeit: Ende minus Beginn minus Pausen. Beispiel: 17:00 – 08:00 = 9 Stunden, abzüglich 0,5 Stunden Pause = 8,5 Stunden. Du kannst auch den Arbeitszeitrechner verwenden.
6. Gesamtstunden eintragen: Trage die berechnete Netto-Arbeitszeit in die Spalte "Gesamtstunden" ein.
7. Unterschreiben: Unterschreibe den Stundenzettel am Ende des Tages oder der Woche, um die Richtigkeit der Angaben zu bestätigen.
8. Vorgesetzten unterschreiben lassen: Lasse den Vorgesetzten den Stundenzettel ebenfalls unterschreiben (optional, aber empfohlen).

Beispiel: Stundenzettel ausfüllen

Beispiel: Du beginnst um 08:00 Uhr, machst von 12:00 bis 12:30 Uhr Pause und beendest die Arbeit um 17:00 Uhr. Die Berechnung erfolgt wie folgt:

Du trägst also 8,5 Stunden in die Spalte "Gesamtstunden" ein. Bei mehreren Pausen addierst du alle Pausenzeiten und ziehst die Summe von der Gesamtzeit ab.

Berechnung mit Excel oder Rechner

Für komplexere Berechnungen oder mehrere Pausen kannst du den Arbeitszeitrechner verwenden. Er berücksichtigt automatisch alle Pausen und berechnet die Netto-Arbeitszeit korrekt. Excel-Vorlagen können ebenfalls automatisch berechnen – wichtig ist, dass die Formeln korrekt sind und die Ergebnisse nachvollziehbar bleiben.

Wichtig: Alle Einträge müssen leserlich und korrekt sein. Korrekturen sollten deutlich erkennbar sein (z. B. durch Durchstreichen und Neuschreiben) und von beiden Parteien bestätigt werden. Unleserliche oder unvollständige Einträge können bei Prüfungen Probleme verursachen.

Stundenzettel für Minijobber – Besondere Anforderungen

Für Minijobber gelten besondere Anforderungen beim Stundenzettel, insbesondere in den Branchen des § 2a SchwarzArbG. Diese verschärften Regelungen dienen dem Schutz vor Schwarzarbeit und der Sicherstellung des Mindestlohns.

Warum Minijobber Stundenzettel führen

Bei Minijobs prüfen Minijob-Zentrale und Finanzkontrolle, ob Arbeitszeit und Mindestlohn zusammenpassen – ohne dokumentierte Stunden fehlt der Nachweis. In § 2a-Branchen soll illegale Beschäftigung erschwert werden; deshalb kurze Aufzeichnungsfristen und Pflicht-Unterschriften. Auch unter der aktuellen Minijob-Grenze gilt die allgemeine BAG-Pflicht zur täglichen Zeiterfassung für alle Beschäftigten.

§ 2a SchwarzArbG Branchen

Die folgenden Branchen unterliegen der verschärften Aufzeichnungspflicht nach MiLoG § 17:

In diesen Branchen muss die Aufzeichnung spätestens bis zum siebten Kalendertag nach der Leistung erfolgen – nicht erst am Ende des Monats. Die Unterschrift des Minijobbers ist zwingend erforderlich, um die Richtigkeit der Angaben zu bestätigen.

Verschärfte Pflichten im Detail

Die verschärfte Pflicht nach MiLoG § 17 bedeutet:

Ohne korrekt geführten Stundenzettel drohen Bußgelder und Nachforderungen – besonders bei Verstößen gegen den Mindestlohn. Der Stundenzettel dient als Nachweis, dass der Mindestlohn eingehalten wurde und die Arbeitszeiten korrekt dokumentiert sind.

Beispiel: Minijob-Stundenzettel

Beispiel: Ein Minijobber in der Gastronomie arbeitet von 18:00 bis 22:00 Uhr, macht von 20:00 bis 20:15 Uhr Pause. Der Stundenzettel muss spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag ausgefüllt und unterschrieben sein. Die Berechnung:

Bei einem Mindestlohn von €13,90 pro Stunde (2026) ergibt das einen Lohnanspruch von 3,75 × €13,90 = €52,13 für diesen Arbeitstag.

Für Minijobber ohne Arbeitsvertrag gelten die gleichen Anforderungen – der Stundenzettel dient als Nachweis der Arbeitszeit und ist bei Prüfungen entscheidend. Mehr zu Minijobs findest du im Artikel zum Minijob-Rechner.

Häufige Fehler beim Ausfüllen von Stundenzetteln

Diese Fehler solltest du beim Ausfüllen von Stundenzetteln vermeiden:

Checkliste vor Abgabe an die Lohnbuchhaltung

1. Jeder Arbeitstag des Abrechnungszeitraums ist ausgefüllt (keine leeren Zeilen bei tatsächlicher Anwesenheit).
2. Beginn, Ende und Pausen sind leserlich und plausibel – keine unmöglichen Zeitspannen ohne Korrekturvermerk.
3. Netto-Stunden sind berechnet oder aus einer Excel-Vorlage übernommen.
4. Unterschrift des Arbeitnehmers liegt vor; in § 2a-Branchen auch bei Minijobs zwingend.
5. Stundenzettel sind chronologisch abgelegt und mindestens zwei Jahre auffindbar.

Best Practices im Betrieb

Fülle den Stundenzettel täglich aus, nicht erst am Ende der Woche. So vermeidest du Fehler durch Vergesslichkeit. Verwende eine Excel-Vorlage für bessere Lesbarkeit und automatische Berechnung. Bei komplexen Arbeitszeitmodellen wie Gleitzeit oder Schichtarbeit kann die manuelle Erfassung auf Papier schnell unübersichtlich werden. Oder wechsle zu einer digitalen Zeiterfassung wie Ordio, die Fehler automatisch vermeidet und die Compliance sicherstellt.

Stundenzettel Vorlage – Kostenlose Excel-Vorlage

PDF- oder Excel-Vorlage?

PDF-Stundenzettel druckst du aus und füllst handschriftlich aus – Standard bei Behördenmustern und vielen Download-Portalen. Excel-Vorlagen summieren Stunden automatisch und eignen sich für digitale Ablage. Die Ordio Stundenzettel-Excel-Vorlage kombiniert beides: ausfüllen am Bildschirm oder Ausdruck mit Formeln.

Die Stundenzettel-Excel-Vorlage enthält Pflichtspalten und Summen – am Bildschirm ausfüllen oder ausdrucken. Zusatzspalten (Projekt, Kostenstelle) sind optional.

Ist Arbeitszeiterfassung mit Excel erlaubt? Ja – Excel ist eine zulässige Form der Arbeitszeiterfassung, solange die Daten objektiv, verlässlich und zugänglich sind. Setup und Grenzen erklären wir im Ratgeber Zeiterfassung mit Excel. Excel-Vorlagen haben den Vorteil, dass sie automatisch berechnen, leserlich sind und einfach archiviert werden können. Sie sind eine gute Alternative zum Papier-Stundenzettel, bevor du auf eine vollständig digitale Lösung umstellst.

Größere Teams wechseln oft schrittweise von Excel zu Software – der Stundennachweis bleibt rechtlich gleichwertig, der Aufwand für Abrechnung und Lohnabrechnung sinkt. Für Zuschläge oder Stundenlohn-Checks helfen Zuschlagsrechner und Stundenlohnrechner.

Stundenzettel vs. digitale Zeiterfassung – Vor- und Nachteile

Hier ein Vergleich zwischen Stundenzettel (Papier) und digitaler Zeiterfassung:

Wann Papier reicht – und wann nicht

Papier-Stundenzettel reichen oft bei sehr kleinen Teams ohne Schichtwechsel und mit festen Tageszeiten. Sobald mehrere Standorte, wechselnde Minijobber oder Schichtarbeit dazukommen, steigen Fehlerrisiko und Abrechnungsaufwand – dann lohnt Excel oder eine Zeiterfassungs-App. Entscheidend bleiben Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und sichere Archivierung, nicht das Medium allein.

Wann ist ein Stundenzettel sinnvoll? Für Kleinbetriebe mit wenigen Mitarbeitenden, die selten Überstunden haben und keine komplexen Arbeitszeitmodelle nutzen, kann ein Papier-Stundenzettel ausreichen. Für Betriebe mit Schichtarbeit, Gleitzeit, Homeoffice oder wachsenden Teams ist eine digitale Zeiterfassung wie Ordio meist die sinnvollere Wahl. Besonders in Event-Branchen mit schwankenden Arbeitszeiten und vielen Minijobbern ist eine digitale Lösung vorteilhaft.

Stundenzettel online ausfüllen

Ja – du kannst Stundenzettel online führen, wenn die Daten zentral und revisionssicher liegen: Excel in der Cloud mit Zugriffsrechten, Browser-Formulare in Zeiterfassungs-Tools oder geteilte PDFs mit digitaler Unterschrift. Manuelle Web-Eingabe ist zulässig, aber fehleranfällig wie Papier. Vollautomatische Systeme wie Ordio erfassen Beginn und Ende per Stempeln – Überstunden werden dabei automatisch erkannt, ohne Nachrechnen auf dem Zettel.

Fazit

Der Stundenzettel bleibt eine zulässige und verbreitete Form der Arbeitszeiterfassung – vorausgesetzt, jeder Tag ist vollständig dokumentiert, Pausen korrekt abgezogen und die Unterlagen zwei Jahre sicher archiviert. In § 2a-Branchen und bei Minijobs gelten zusätzliche Fristen und Unterschriften.

Zum Start reicht oft eine Excel-Vorlage; wächst das Team oder die Schichtkomplexität, lohnt der Wechsel zu digitaler Zeiterfassung – mit automatischem Stundennachweis und weniger Fehlern bei der Abrechnung.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.