Zeiterfassung per App - so funktioniert's

Seit 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Zeiterfassung per App bietet hierfür eine moderne, effiziente Lösung, die nicht nur rechtssicher ist, sondern auch Zeit spart und die Verwaltung erheblich vereinfacht. In diesem Ratgeber erfährst du, wie Zeiterfassungs-Apps funktionieren, worauf du bei der Auswahl achten solltest und welche Lösungen sich für dein Unternehmen eignen.

Was ist Zeiterfassung per App?

Eine Zeiterfassungs-App ist eine mobile Anwendung für Smartphones oder Tablets, mit der Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten digital erfassen können. Im Gegensatz zur traditionellen Stempeluhr nutzt die App moderne Technologie, um Arbeitszeiten präzise zu dokumentieren und automatisch zu verarbeiten.

Funktionsweise im Überblick

Die grundlegende Funktionsweise einer Zeiterfassungs-App ähnelt einer Stempeluhr: Mitarbeiter starten ihre Arbeitszeit zu Schichtbeginn und beenden sie am Schichtende. Der entscheidende Unterschied liegt in der Technologie: Apps ermöglichen sowohl manuelle Eingabe als auch automatische Erfassung über GPS oder NFC-Technologie. Die erfassten Daten werden in Echtzeit in der Cloud gespeichert und sind für berechtigte Personen jederzeit einsehbar.

Unterschied zu herkömmlichen Methoden

Während herkömmliche Stempeluhren physische Hardware erfordern und die Daten manuell ausgelesen werden müssen, arbeiten Apps vollständig digital. Sie bieten zusätzliche Funktionen wie Projektzuordnung, automatische Berechnungen und Integration mit Lohnabrechnungssystemen. Zudem sind sie flexibler einsetzbar – Mitarbeiter können ihre Zeit auch von unterwegs oder im Homeoffice erfassen.

Wie funktioniert Zeiterfassung per App?

Die Nutzung einer Zeiterfassungs-App ist in der Regel sehr einfach. Nach dem Download und der Einrichtung können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit mit wenigen Klicks starten und beenden. Die meisten Apps bieten verschiedene Erfassungsmethoden, die je nach Arbeitsplatz und Präferenz gewählt werden können.

Manuelle Zeiterfassung

Bei der manuellen Zeiterfassung tippt der Mitarbeiter auf einen Button in der App, um die Arbeitszeit zu starten oder zu beenden. Diese Methode eignet sich besonders für Büroarbeitsplätze oder wenn Mitarbeiter ihre Zeit selbstständig verwalten. Viele Apps ermöglichen auch die nachträgliche Korrektur von Zeiten, falls etwas vergessen wurde.

Automatische Zeiterfassung mit GPS

GPS-basierte Zeiterfassung nutzt die Standortdaten des Smartphones, um automatisch zu erkennen, wann ein Mitarbeiter den Arbeitsplatz betritt oder verlässt. Diese Methode ist besonders praktisch für Außendienstmitarbeiter oder mobile Teams. Die App erstellt automatisch Geofences um definierte Standorte und startet oder beendet die Zeiterfassung, sobald der Mitarbeiter diese Zonen betritt oder verlässt.

Automatische Zeiterfassung mit NFC

NFC-Technologie (Near Field Communication) ermöglicht die Zeiterfassung durch kurzes Antippen eines NFC-Tags oder -Terminals. Diese Methode kombiniert die Vorteile der automatischen Erfassung mit der Kontrolle über den genauen Erfassungszeitpunkt. NFC-Tags können an verschiedenen Standorten platziert werden, sodass Mitarbeiter ihre Zeit auch bei mehreren Arbeitsplätzen präzise erfassen können.

Cloud-Speicherung und Synchronisation

Alle erfassten Daten werden automatisch in der Cloud gespeichert und zwischen allen Geräten synchronisiert. Das bedeutet, dass Vorgesetzte und Personalverantwortliche die Arbeitszeiten in Echtzeit einsehen können, unabhängig davon, wo sich der Mitarbeiter befindet. Diese Cloud-basierte Lösung bietet zudem den Vorteil, dass Daten nicht verloren gehen können, selbst wenn ein Gerät beschädigt oder verloren geht.

Vorteile von Zeiterfassungs-Apps

Die Nutzung einer Zeiterfassungs-App bietet zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Methoden. Diese reichen von Zeitersparnis über verbesserte Genauigkeit bis hin zu rechtlicher Absicherung.

Zeitersparnis und Effizienz

Zeiterfassungs-Apps eliminieren den manuellen Aufwand für die Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten. Während bei traditionellen Methoden oft Stunden für die manuelle Übertragung von Stempelzeiten in Tabellenkalkulationen benötigt werden, erfolgt dies bei Apps automatisch. Die Daten stehen sofort für Auswertungen, Berichte und die Lohnabrechnung zur Verfügung.

Rechtssicherheit und Compliance

Seit dem BAG-Urteil von 2022 und dem Arbeitszeiterfassungsgesetz sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu dokumentieren. Digitale Zeiterfassung per App erfüllt diese Anforderungen und bietet zudem den Vorteil, dass alle Daten manipulationssicher gespeichert werden. Bei Prüfungen durch die Finanzkasse oder das Arbeitsgericht können die Aufzeichnungen schnell und zuverlässig vorgelegt werden.

Flexibilität und Mobilität

Mobile Apps ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit von überall zu erfassen – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Diese Flexibilität ist besonders wertvoll für Unternehmen mit dezentralen Teams oder Mitarbeitern, die häufig zwischen verschiedenen Standorten wechseln. Die Zeiterfassung funktioniert auch offline: Viele Apps speichern die Daten lokal und synchronisieren sie automatisch, sobald eine Internetverbindung verfügbar ist.

Gesetzliche Anforderungen

Die Nutzung einer Zeiterfassungs-App muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen. Arbeitgeber sollten sich über die aktuellen Regelungen informieren, um rechtssicher zu handeln.

Arbeitszeiterfassungsgesetz 2022

Das Arbeitszeiterfassungsgesetz, das seit 2022 in Kraft ist, verpflichtet Arbeitgeber dazu, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch zu dokumentieren. Dies gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmer, unabhängig von der Branche oder der Art des Arbeitsverhältnisses. Die Zeiterfassung muss elektronisch erfolgen und die Daten müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Weitere Details zu den gesetzlichen Anforderungen findest du in unserem Ratgeber zum Zeiterfassungsgesetz.

DSGVO und Datenschutz

Bei der Nutzung von Zeiterfassungs-Apps müssen die Bestimmungen der DSGVO beachtet werden. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die App-Anbieter die Daten entsprechend den europäischen Datenschutzstandards verarbeiten. Wichtig ist auch, dass Mitarbeiter über die Datenerhebung informiert werden und ihre Rechte kennen – beispielsweise das Recht auf Auskunft über gespeicherte Daten oder das Recht auf Löschung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Aufbewahrungspflichten

Arbeitszeitnachweise müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Zeiterfassungs-Apps erfüllen diese Anforderung automatisch, da die Daten in der Cloud gespeichert werden. Arbeitgeber sollten jedoch sicherstellen, dass sie auch nach Kündigung eines Vertrags mit dem App-Anbieter Zugriff auf die historischen Daten haben.

App-Auswahl: Worauf achten?

Die Auswahl der richtigen Zeiterfassungs-App hängt von verschiedenen Faktoren ab. Bevor du dich für eine Lösung entscheidest, solltest du die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens definieren.

Wichtige Funktionen im Überblick

Eine gute Zeiterfassungs-App sollte folgende Funktionen bieten: manuelle und automatische Erfassung, Offline-Funktionalität, Multi-Device-Unterstützung (iOS, Android, Web), Projekt- und Kundenzuordnung, umfangreiche Berichte und Analysen, Integration mit Lohnabrechnungssystemen sowie eine benutzerfreundliche Verwaltung von Mitarbeitern und Berechtigungen. Zusätzliche Features wie Schichtplanung, Urlaubsverwaltung oder Kommunikationstools können je nach Bedarf wichtig sein.

Kosten und Preismodelle

Die Kosten für Zeiterfassungs-Apps variieren erheblich. Einige Anbieter wie Clockify oder Toggl bieten kostenlose Versionen mit grundlegenden Funktionen an, die für kleine Teams ausreichen können. Andere Lösungen wie Ordio arbeiten mit monatlichen Gebühren pro Mitarbeiter oder Standort. Bei der Kostenbetrachtung solltest du auch versteckte Kosten wie Einrichtungsgebühren, Schulungskosten oder Kosten für zusätzliche Features berücksichtigen.

Sicherheit und Datenschutz

Da Zeiterfassungs-Apps sensible personenbezogene Daten verarbeiten, ist die Sicherheit ein entscheidendes Kriterium. Achte darauf, dass die App Daten verschlüsselt überträgt und speichert, dass die Server in der EU stehen (für besseren Datenschutz) und dass der Anbieter DSGVO-konform arbeitet. Zertifizierungen wie ISO 27001 können ein zusätzliches Qualitätsmerkmal sein.

Benutzerfreundlichkeit

Eine App, die von Mitarbeitern nicht gerne genutzt wird, führt zu Problemen bei der Einführung und kann die Akzeptanz beeinträchtigen. Wähle daher eine Lösung mit intuitiver Benutzeroberfläche, die auch für weniger technikaffine Mitarbeiter einfach zu bedienen ist. Viele Anbieter bieten Testversionen an, die du nutzen solltest, um die Benutzerfreundlichkeit zu prüfen.

Die besten Zeiterfassungs-Apps im Vergleich

Der Markt für Zeiterfassungs-Apps ist groß und vielfältig. Die folgende Übersicht hilft dir dabei, die passende Lösung für dein Unternehmen zu finden.

Detaillierte App-Bewertungen

Ordio eignet sich besonders für deutsche kleine und mittlere Unternehmen, die eine umfassende Lösung für Zeiterfassung und Schichtplanung suchen. Die App bietet neben der Zeiterfassung auch Funktionen für die Personalplanung und Lohnabrechnung, was sie zu einer All-in-One-Lösung macht. Ordio kannst du 7 Tage kostenfrei testen, um zu prüfen, ob die Lösung zu deinem Unternehmen passt.

Toggl Track ist eine beliebte Wahl für Freelancer und kleine Teams, die eine einfache, benutzerfreundliche Lösung benötigen. Die kostenlose Version bietet bereits viele grundlegende Funktionen, während die kostenpflichtigen Pläne erweiterte Features wie Team-Management und detaillierte Berichte bieten.

Clockify ist eine webbasierte Lösung, die ebenfalls eine kostenlose Version anbietet. Sie eignet sich besonders für Teams, die ihre Arbeitszeit projektbasiert erfassen möchten. Die Integration mit verschiedenen Projektmanagement-Tools macht Clockify zu einer guten Wahl für Unternehmen, die bereits andere Software-Tools nutzen.

Empfehlungen nach Anwendungsfall

Für kleine Unternehmen und Start-ups empfehlen sich kostenlose oder kostengünstige Lösungen wie Clockify oder Toggl. Diese bieten die wichtigsten Funktionen ohne hohe monatliche Kosten. Für mittelständische Unternehmen mit Schichtbetrieb ist Ordio eine gute Wahl, da sie Zeiterfassung und Schichtplanung kombiniert. Große Unternehmen sollten auf Lösungen setzen, die umfangreiche Integrationsmöglichkeiten und erweiterte Reporting-Funktionen bieten.

Einführung einer Zeiterfassungs-App

Die erfolgreiche Einführung einer Zeiterfassungs-App erfordert sorgfältige Planung und Vorbereitung. Ein strukturierter Rollout hilft dabei, Widerstände zu minimieren und die Akzeptanz bei Mitarbeitern zu erhöhen.

Schritt-für-Schritt Anleitung

Beginne mit der Auswahl der passenden App basierend auf deinen Anforderungen. Nach der Entscheidung solltest du einen Test-Account einrichten und die App zunächst mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern testen. Sammle Feedback und passe die Konfiguration an, bevor du die App für alle Mitarbeiter freigibst. Plane ausreichend Zeit für die Einrichtung ein – in der Regel dauert der vollständige Rollout ein bis zwei Wochen.

Mitarbeiterschulung

Eine umfassende Schulung der Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg der Einführung. Erkläre nicht nur, wie die App funktioniert, sondern auch, warum sie eingeführt wird und welche Vorteile sie bietet. Biete verschiedene Schulungsformate an – von persönlichen Einführungen über Video-Tutorials bis hin zu schriftlichen Anleitungen. Stelle sicher, dass es einen Ansprechpartner gibt, der bei Fragen zur Verfügung steht.

Häufige Fehler vermeiden

Ein häufiger Fehler bei der Einführung ist, die Mitarbeiter nicht ausreichend zu informieren oder zu schulen. Dies führt zu Unsicherheiten und kann die Akzeptanz beeinträchtigen. Ein weiterer Fehler ist, die App zu schnell für alle freizugeben, ohne sie vorher gründlich zu testen. Nimm dir Zeit für die Einführung und beziehe deine Mitarbeiter aktiv in den Prozess ein.

Sicherheit und Datenschutz

Da Zeiterfassungs-Apps sensible personenbezogene Daten verarbeiten, ist die Sicherheit ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl.

DSGVO-Konformität

Stelle sicher, dass der App-Anbieter die Anforderungen der DSGVO erfüllt. Dies umfasst unter anderem die Verarbeitung von Daten nur zu den angegebenen Zwecken, die Gewährleistung der Datensicherheit und die Einhaltung der Rechte der betroffenen Personen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) sollte zwischen dir und dem Anbieter geschlossen werden.

Datenschutzmaßnahmen

Moderne Zeiterfassungs-Apps verwenden Verschlüsselung sowohl für die Übertragung als auch für die Speicherung der Daten. Achte darauf, dass die App SSL/TLS-Verschlüsselung für die Datenübertragung nutzt und dass die Daten verschlüsselt auf den Servern gespeichert werden. Die Server sollten idealerweise in der EU stehen, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Mitarbeiterrechte

Mitarbeiter haben das Recht zu erfahren, welche Daten über sie gespeichert werden und wer Zugriff darauf hat. Sie können auch Auskunft über ihre gespeicherten Arbeitszeiten verlangen. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben Mitarbeiter das Recht, dass ihre Daten gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Fazit

Zeiterfassung per App bietet eine moderne, effiziente Lösung für die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung. Die Vorteile reichen von Zeitersparnis über verbesserte Genauigkeit bis hin zu besserer Rechtssicherheit. Bei der Auswahl der richtigen App solltest du auf Funktionen, Kosten, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit achten. Mit der passenden Lösung kannst du nicht nur gesetzeskonform arbeiten, sondern auch deine Personalverwaltung erheblich vereinfachen.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.