Lexikon
Personalabteilung: Aufgaben, Struktur & Schnittstellen
In jedem großen und in vielen mittelständischen Unternehmen gibt es eine Personalabteilung. Doch was ist eine Personalabteilung und was macht man dort genau?
Eine Personalabteilung ist die Stelle, die sich um alle Personalangelegenheiten kümmert. Dazu gehört die Betreuung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Fragen und Problemen ebenso wie der Kontakt zu Führungskräften oder dem Betriebsrat. Die Personalabteilung gilt als Anlaufstelle für alle Personalfragen. Man bezeichnet sie auch als „HR-Abteilung“. In strukturierten Organisationen gibt es oft HR Business Partner als strategische Ansprechpartner für Führungskräfte. HR steht für Human Resources und HRM für Human Resource Management. Auf Deutsch also Personalmanagement oder Personalwirtschaft. Ein Unternehmen steht und fällt mit seinen Mitarbeitern, dementsprechend ist die Personalabteilung für den Fortbestand eines jeden Unternehmens mitverantwortlich.
Aufgaben der Personalabteilung
- Vom Recruiting (Personalbeschaffung) bis zum Offboarding (bewusste Trennung von Mitarbeitern) und allem, was dazwischen liegt, erfüllen Personalabteilungen zahlreiche Aufgaben.
- die Personalplanung bzw. Personalbedarfsplanung
- das Recruiting, also die Personalbeschaffung
- die Personaleinsatzplanung
- die Personalverwaltung oder Personaladministration
- die Personalentwicklung
- die Entgeltabrechnung
- das Personalcontrolling
- die Mitarbeiterbindung
- das Offboarding
Personalplanung bzw. Personalbedarfsplanung
Die Personalplanung oder Personalbedarfsplanung beschäftigt sich mit der Frage, wie viel Personal ausreichend ist. Werden in bestimmten Bereichen zusätzliche Fachkräfte benötigt? Fehlen Reinigungskräfte? Kann das vorhandene Personal anders oder sinnvoller eingesetzt werden?
Personalbeschaffung / Personalakquise
Wurde im Rahmen der Personalplanung festgestellt, dass neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigt werden, kümmert sich die Personalabteilung im Rahmen des Recruiting um deren Beschaffung. Über verschiedene Kanäle wie Jobbörsen, das Internet oder diverse Anzeigen werden Stellen ausgeschrieben. Die Personalabteilung führt auch die Bewerbungsgespräche und stellt schließlich ein.
Die Personaleinsatzplanung
Im Rahmen der Personaleinsatzplanung koordiniert die Personalabteilung den wirtschaftlich optimalen Einsatz der vorhandenen Mitarbeiter.
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Personalmanagement / Personalverwaltung
In diesem Aufgabenbereich dreht sich alles um die Verwaltung. Personalakten und -ausweise werden (meist digital) angelegt, Verträge erstellt und andere Formalitäten erledigt.
Personalentwicklung
Die Personalentwicklung beschäftigt sich mit der bestmöglichen Entwicklung des Personals. Stärken werden gefördert und an den Schwächen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird gezielt gearbeitet. Dies wird auch als „Performance Management“ bezeichnet. Mitarbeitergespräche, eine ausgeprägte Feedbackkultur, Fort- und Weiterbildungen und vieles mehr gehören dazu.
Fachkompetenz, Sozialkompetenz und auch Methodenkompetenz werden durch eine gute Personalentwicklung ausgebildet, erlernt und gefestigt.
Entgeltabrechnung
Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört zu den Aufgaben der Personalabteilung. Hier gibt es jedoch zwei unterschiedliche Modelle. Die eine Möglichkeit besteht darin, diese Abrechnungen von einem Mitarbeiter der Personalabteilung erstellen zu lassen. Die andere Möglichkeit ist die Auslagerung bzw. das Outsourcing dieser Aufgaben. In diesem Fall wird der Prozess jedoch von der Personalabteilung gesteuert.
Das Personalcontrolling
Das Personalcontrolling ist ein datenbasierter Prozess. Man nennt dies auch „People Analytics.“ Anhand bestehender Daten können die Mitarbeiterfluktuation und weitere Strukturen analysiert und optimiert werden.
Mitarbeiterbindung
Zu einem guten Arbeitsverhältnis gehört natürlich auch die Mitarbeiterbindung. Ziel dieser Maßnahme ist es, die Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden. Zu diesem Zweck können zahlreiche Maßnahmen getroffen werden. Kostenfreie Getränke oder Snacks, Mitarbeiterparkplätze, eine betriebliche Altersvorsorge, Kinderverwahrung im Betrieb oder ein Kindergartenzuschuss, Weihnachtsgeld und weitere Benefits gehören dazu. Zufriedene Mitarbeiter fühlen sich nicht nur dem Betrieb verpflichtet und bleiben dementsprechend gerne beschäftigt. Zusätzlich wird auch die Motivation gesteigert, was wiederum zu besseren Arbeitsleistungen führt.
Offboarding
Nicht nur Kündigungen im Allgemeinen, sondern auch Verabschiedungen, Abschiedspräsente, Feiern und weitere mit dem Ausscheiden von Mitarbeitern zusammenhängende Faktoren werden hier berücksichtigt.
Fazit
Die Personalabteilung bündelt Recruiting, Planung, Verwaltung, Entwicklung und Controlling – oft unter dem Kürzel HR. Gehälter für Führungsrollen in HR hängen stark von Branche, Region und Betriebsgröße ab und lassen sich nicht pauschal beziffern. Digitale Tools für Schichtplanung und Personalakte entlasten das Team bei Routineaufgaben.
Wer Aufgaben klar zwischen operativer Verwaltung und strategischem Personalmanagement trennt, reduziert Doppelarbeit und hält Personalverwaltung auditierbar.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.
Häufige Fragen zu Personalabteilung
Was ist eine Personalabteilung?
Eine Personalabteilung ist die Stelle, die sich um alle Personalangelegenheiten kümmert. Dazu gehören die Betreuung der Mitarbeiter bei Fragen und Problemen, der Kontakt zu Führungskräften oder dem Betriebsrat sowie die Anlaufstelle für alle Personalfragen. Man bezeichnet sie auch als HR-Abteilung – HR steht für Human Resources bzw. Personalmanagement. Die Personalabteilung ist für den Fortbestand eines jeden Unternehmens mitverantwortlich.
Was bedeutet HR bei der Personalabteilung?
HR ist die Abkürzung für Human Resources (menschliche Ressourcen). Bei der Personalabteilung steht HRM für Human Resource Management – auf Deutsch Personalmanagement oder Personalwirtschaft. Die HR-Abteilung ist damit dasselbe wie die Personalabteilung: Sie kümmert sich um alle personenbezogenen Belange im Unternehmen, von der Personalbeschaffung bis zur Mitarbeiterbindung.
Welche Aufgaben hat die Personalabteilung?
Die Personalabteilung erfüllt zahlreiche Aufgaben – vom Recruiting bis zum Offboarding. Dazu zählen: Personalplanung und Personalbedarfsplanung, Recruiting (Personalbeschaffung), Personaleinsatzplanung, Personalverwaltung, Personalentwicklung, Entgeltabrechnung, Personalcontrolling, Mitarbeiterbindung und Offboarding. Mit digitalen Tools wie Ordio wird die Personaleinsatzplanung effizient und einfach. Alle Aufgaben zielen darauf ab, die richtigen Mitarbeiter am richtigen Ort einzusetzen.
Was ist Personalplanung bzw. Personalbedarfsplanung?
Die Personalplanung oder Personalbedarfsplanung beschäftigt sich mit der Frage, wie viel Personal ausreichend ist. Werden in bestimmten Bereichen zusätzliche Fachkräfte benötigt? Fehlen Reinigungskräfte? Kann das vorhandene Personal anders oder sinnvoller eingesetzt werden? Die Personalabteilung nutzt diese Planung als Grundlage für das Recruiting und die Personaleinsatzplanung.
Was macht die Personalabteilung beim Recruiting?
Beim Recruiting kümmert sich die Personalabteilung um die Beschaffung neuer Mitarbeiter. Nach Feststellung des Personalbedarfs werden Stellen über Jobbörsen, das Internet oder Anzeigen ausgeschrieben. Die Personalabteilung führt die Bewerbungsgespräche und stellt schließlich ein. Recruiting ist auch als Personalbeschaffung oder Personalakquise bekannt.
Was ist Personaleinsatzplanung?
Die Personaleinsatzplanung koordiniert den wirtschaftlich optimalen Einsatz der vorhandenen Mitarbeiter. Die Personalabteilung plant dabei, wer wann und wo eingesetzt wird – etwa über Dienstpläne. Mit digitalen Tools wie Ordio ist die Personaleinsatzplanung effizient und einfach. Mehr dazu erfährst du in unserem Leitfaden zur Personaleinsatzplanung.
Was gehört zur Personalverwaltung?
Zur Personalverwaltung (Personaladministration) gehören alle verwaltungstechnischen Aufgaben: Personalakten und -ausweise werden (meist digital) angelegt, Verträge erstellt und andere Formalitäten erledigt. Die Personalabteilung koordiniert diese Prozesse. Bei größeren Unternehmen kann die Lohnabrechnung ausgelagert werden, bleibt aber unter der Steuerung der Personalabteilung.
Was ist Personalentwicklung?
Personalentwicklung beschäftigt sich mit der bestmöglichen Entwicklung des Personals. Stärken werden gefördert, an Schwächen wird gezielt gearbeitet – auch als Performance Management bezeichnet. Dazu gehören Mitarbeitergespräche, Feedbackkultur, Fort- und Weiterbildungen. Fachkompetenz, Sozialkompetenz und Methodenkompetenz werden durch gute Personalentwicklung ausgebildet und gefestigt.
Was macht Personalcontrolling?
Das Personalcontrolling ist ein datenbasierter Prozess, auch People Analytics genannt. Die Personalabteilung analysiert anhand bestehender Daten die Mitarbeiterfluktuation und weitere Strukturen und optimiert diese. So können Personalentscheidungen durch Kennzahlen und Fakten unterstützt werden. Typische Kennzahlen sind Fluktuation, Krankenstand, Besetzungszeiten und Kosten pro Mitarbeitende.
Was ist Mitarbeiterbindung?
Mitarbeiterbindung zielt darauf ab, Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden. Dazu gehören Maßnahmen wie kostenfreie Getränke, Mitarbeiterparkplätze, betriebliche Altersvorsorge, Weihnachtsgeld und weitere Benefits. Zufriedene Mitarbeiter bleiben gerne beschäftigt – die Motivation steigt und führt zu besseren Arbeitsleistungen. Die Personalabteilung koordiniert diese Maßnahmen und misst Effekte idealerweise zusammen mit dem Personalcontrolling.
Was bedeutet Offboarding in der Personalabteilung?
Offboarding ist die bewusste Trennung von Mitarbeitern. Zur Personalabteilung gehören dabei nicht nur Kündigungen, sondern auch Verabschiedungen, Abschiedspräsente, Feiern und weitere Faktoren beim Ausscheiden von Mitarbeitern. Ein durchdachtes Offboarding erhält den Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitern und stärkt den Arbeitgeberruf.
Ab wann braucht ein Unternehmen eine Personalabteilung?
Eine eigene Personalabteilung brauchen vor allem große und viele mittelständische Unternehmen. Bei kleinem Personalbestand werden Personalaufgaben oft von Geschäftsführung oder Assistenz übernommen. Ab etwa 50 Mitarbeitern lohnt sich in der Regel eine dedizierte Personalabteilung – sie sorgt für professionelle HR-Prozesse und entlastet die Führung.
