Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 ist die Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtend. Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass Unternehmen die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch erfassen müssen – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Das Arbeitszeiterfassungsgesetz basiert auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) und wurde durch das historische Urteil konkretisiert.
In diesem Artikel erfährst du alles, was du über das Arbeitszeiterfassungsgesetz wissen musst: von den rechtlichen Grundlagen über die praktische Umsetzung bis hin zu geplanten Reformen für 2026. Wir erklären dir, was Arbeitgeber beachten müssen, welche Methoden der Zeiterfassung es gibt und welche Sanktionen bei Verstößen drohen.
Was ist das Arbeitszeiterfassungsgesetz?
Das Arbeitszeiterfassungsgesetz ist eine gesetzliche Regelung, die Arbeitgeber verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer systematisch zu erfassen. Es basiert auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) und wurde durch den Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 konkretisiert.
Das Gesetz dient dem Schutz der Arbeitnehmer und ermöglicht eine bessere Kontrolle und Durchsetzung der geltenden Arbeitszeitvorschriften. Mit dem BAG-Beschluss wurde klargestellt, dass diese Arbeitszeiterfassungspflicht auch für Überstunden und Mehrarbeit gilt. Die Erfassung muss objektiv, verlässlich und zugänglich erfolgen.
Die Arbeitszeiterfassung bezieht sich auf die Dokumentation und Aufzeichnung der Arbeitsstunden von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern. Sie dient dazu, die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitregelungen sicherzustellen und Überstunden zu erfassen. Die genaue Erfassung der Arbeitszeit ermöglicht eine gerechte Vergütung der geleisteten Arbeit und trägt zur Arbeitssicherheit bei.
Rechtliche Grundlagen: § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG 2026
BAG-Urteil vom 13. September 2022
Das historische Urteil des Bundesarbeitsgerichts (Beschluss 1 ABR 22/21) vom 13. September 2022 hat die Arbeitszeiterfassungspflicht für alle Arbeitgeber in Deutschland eingeführt. Das Gericht stellte klar, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen.
Diese Regelung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße oder Branche. Sie dient dem Schutz der Arbeitnehmer und ermöglicht eine bessere Kontrolle der Arbeitszeitvorschriften. Mit dem BAG-Beschluss wurde auch klargestellt, dass die Arbeitszeiterfassungspflicht auch für Überstunden und Mehrarbeit gilt.
EuGH-Urteil 2019
Bereits im Mai 2019 hatte der Europäische Gerichtshof (EuGH) in seinem Urteil C-55/18 entschieden, dass EU-Recht ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung verlangt. Deutschland war damit verpflichtet, diese Anforderung umzusetzen. Das BAG-Urteil von 2022 konkretisierte diese Verpflichtung für den deutschen Rechtsraum.
Referentenentwurf BMAS 2023 und geplante Reformen
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat 2023 einen Referentenentwurf vorgelegt, der die Arbeitszeiterfassungspflicht gesetzlich konkretisieren soll. Dieser Entwurf sieht unter anderem vor:
- Elektronische Zeiterfassungspflicht (geplant für 2026)
- Flexibilisierung der Höchstarbeitszeit (Weg von strenger täglicher Begrenzung hin zur Wochenhöchstarbeitszeit)
- Aufbewahrungspflicht der Arbeitszeitaufzeichnungen für mindestens zwei Jahre
- Ausnahmen für kleine Betriebe (≤ 10 Mitarbeiter)
- Tarifvertragliche Öffnungsklauseln
Diese Reformen sollen 2026 in Kraft treten und die bestehende Pflicht gesetzlich verankern.
Arbeitszeiterfassungspflicht: Ab wann gilt sie?
Die Arbeitszeiterfassungspflicht gilt ab dem 13. September 2022 ohne Übergangsfrist. Ab diesem Datum sind alle Arbeitgeber verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Die Regelung basiert auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) und wurde durch den BAG-Beschluss bestätigt.
Es gibt keine Ausnahmen für bestimmte Branchen oder Unternehmensgrößen. Auch Überstunden und Mehrarbeit müssen erfasst werden. Unternehmen müssen unverzüglich ein System zur Arbeitszeiterfassung einrichten, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Was müssen Arbeitgeber beachten?
Erfassungspflicht
Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen. Die Erfassung muss systematisch erfolgen und objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Das bedeutet, dass die Aufzeichnungen fälschungssicher sein müssen und sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer einsehbar sein sollten.
Die Arbeitszeiterfassung ermöglicht es Arbeitgebern auch, den Überblick über die Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu behalten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Verbesserung der Work-Life-Balance zu ergreifen.
Aufbewahrungspflicht
Arbeitgeber müssen die Arbeitszeitaufzeichnungen für mindestens zwei Jahre aufbewahren. Die Aufzeichnungen müssen fälschungssicher dokumentiert sein und auf Abruf verfügbar sein. Dies ist wichtig für mögliche Kontrollen durch Behörden oder für rechtliche Auseinandersetzungen.
Datenschutz
Bei der Umsetzung der Arbeitszeiterfassung müssen Arbeitgeber die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten. Die Erfassung personenbezogener Daten muss datenschutzkonform erfolgen. Mitarbeiter haben das Recht, ihre Arbeitszeitdaten einzusehen und bei Unstimmigkeiten Einspruch zu erheben.
Wie wird die Zeiterfassung umgesetzt?
Systemanforderungen
Das Zeiterfassungssystem muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Es muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen können. Das System sollte auch Überstunden, Pausenzeiten und Urlaubstage dokumentieren können.
Erfassungsmethoden
Arbeitgeber können zwischen verschiedenen Erfassungsmethoden wählen:
- Manuelle Zeiterfassung: Papier, Excel-Tabellen, Stempelkarten
- Digitale Zeiterfassung: Software, Apps, Terminals, Zeiterfassungssoftware
- Hybrid-Modelle: Kombination aus manuellen und digitalen Methoden
Wichtig ist, dass die gewählte Methode den gesetzlichen Anforderungen entspricht und systematisch erfolgt.
Praktische Umsetzung
Bei der praktischen Umsetzung sollten Arbeitgeber folgende Schritte beachten:
- Systemauswahl: Wähle ein System, das zu deinem Betrieb passt
- Mitarbeiterschulung: Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem System
- Betriebsrat einbinden: Der Betriebsrat hat Mitwirkungsrechte bei der Ausgestaltung
- Dokumentation: Sicherstellung der korrekten Dokumentation aller Arbeitszeiten
- Regelmäßige Kontrolle: Überprüfung der Erfassung auf Vollständigkeit und Korrektheit
Manuelle vs. digitale Zeiterfassung
Arbeitgeber können zwischen manueller und digitaler Zeiterfassung wählen. Beide Methoden haben Vor- und Nachteile:
Manuelle Zeiterfassung
Die manuelle Zeiterfassung ist eine traditionelle Methode, bei der die Arbeitszeit auf Papier oder in Excel-Tabellen erfasst wird. Dabei tragen die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten manuell ein, beispielsweise durch Stempelkarten oder handschriftliche Aufzeichnungen.
Vorteile:
- Einfache Implementierung
- Niedrige Kosten
- Keine speziellen technischen Geräte erforderlich
- Flexible Notierung möglich
Nachteile:
- Fehleranfällig
- Zeitaufwendig
- Manipulierbar
- Mühsame Auswertung und Analyse
Die manuelle Zeiterfassung eignet sich vor allem für kleine Betriebe mit einfachen Strukturen.
Digitale Zeiterfassung
Die digitale Zeiterfassung nutzt moderne Technologien zur automatischen Erfassung von Arbeitszeiten. Hierbei kommen beispielsweise Zeiterfassungssysteme oder Apps zum Einsatz, die es den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ermöglichen, ihre Arbeitszeiten elektronisch zu dokumentieren.

Vorteile:
- Präzise und automatische Erfassung
- Minimiert Fehlerquellen
- Zeitersparnis bei der Auswertung
- Fälschungssicher
- Zusätzliche Funktionen (Pausenzeiten, Urlaubstage)
- Effiziente Verwaltung von Überstunden
- Verbesserte Transparenz
Nachteile:
- Investition erforderlich
- Schulung der Mitarbeiter nötig
- Technische Abhängigkeit
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Geplante Reformen 2026
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales plant für 2026 weitere Reformen im Bereich der Arbeitszeiterfassung. Der Referentenentwurf von 2023 sieht vor:
- Elektronische Zeiterfassungspflicht: Grundsätzlich soll die Zeiterfassung elektronisch erfolgen, außer für kleine Betriebe (≤ 10 Mitarbeiter) oder bei tarifvertraglichen Ausnahmeregelungen
- Flexibilisierung der Höchstarbeitszeit: Weg von strenger täglicher Begrenzung hin zur Wochenhöchstarbeitszeit (z.B. Ø 48 Wochenstunden), bei Einhaltung der Ruhezeiten
- Aufbewahrungspflicht: Arbeitszeitaufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden
- Erfassung am Tag der Arbeitsleistung: Die Erfassung soll noch am selben Tag erfolgen, manche Ausnahmen bis zu sieben Tage nach Leistungserbringung möglich
- Tarifvertragliche Öffnungsklauseln: Tarifparteien können über Abweichungen entscheiden
Diese Reformen sollen die bestehende Pflicht gesetzlich verankern und mehr Flexibilität schaffen, während gleichzeitig die Dokumentationsanforderungen erhöht werden.
Ausnahmen von der Arbeitszeiterfassungspflicht
Es gibt begrenzte Ausnahmen von der Arbeitszeiterfassungspflicht:
- Leitende Angestellte: In einigen Fällen können leitende Angestellte von der Pflicht ausgenommen sein
- Kleine Betriebe: Geplant ist eine Ausnahme für Betriebe mit ≤ 10 Mitarbeitern (manuelle statt elektronische Erfassung)
- Tarifvertragliche Ausnahmen: Tarifparteien können über Abweichungen entscheiden
- Vertrauensarbeitszeit: Bleibt weiterhin möglich, aber auch hier muss eine Form der Dokumentation und Kontrolle der gesetzlichen Ruhezeiten bestehen
Wichtig ist, dass Ausnahmen begrenzt sind und im Einzelfall geprüft werden müssen. Es ist ratsam, sich über die spezifischen Regelungen in der jeweiligen Branche zu informieren.
Sanktionen bei Verstößen gegen das Arbeitszeiterfassungsgesetz
Bei Verstößen gegen das Arbeitszeiterfassungsgesetz können Geldbußen verhängt werden. Die Höhe der Bußgelder variiert je nach Schwere des Verstoßes und der Anzahl der betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Verstöße können auch zu rechtlichen Konsequenzen führen und das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern beeinträchtigen.
Es ist wichtig, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, um Sanktionen zu vermeiden. Arbeitgeber sollten daher rechtzeitig ein geeignetes System zur Arbeitszeiterfassung einrichten und sicherstellen, dass alle Arbeitszeiten korrekt dokumentiert werden.
Fazit
Das Arbeitszeiterfassungsgesetz ist seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 für alle Arbeitgeber verpflichtend. Unternehmen müssen die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch erfassen, einschließlich Überstunden und Mehrarbeit. Die Erfassung muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein.
Arbeitgeber können zwischen manuellen und digitalen Methoden wählen, wobei digitale Lösungen mehr Präzision und Effizienz bieten. Geplante Reformen für 2026 sollen die bestehende Pflicht gesetzlich verankern und mehr Flexibilität schaffen, während gleichzeitig die Dokumentationsanforderungen erhöht werden.
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