Personalbeschaffung: Definition, Prozess & Methoden

Fachkräftemangel, War for Talents – qualifizierte Mitarbeiter zu finden und zu gewinnen, zählt zu den größten Herausforderungen für Unternehmen. Personalbeschaffung ist die zentrale Antwort: alle Maßnahmen, mit denen du offene Stellen besetzt – von der Bedarfsanalyse bis zur Einstellung. Ob du eine Stelle intern besetzt oder extern suchst, welche Methoden und Kanäle du nutzt und wie du den Prozess strukturierst – all das beeinflusst, wie schnell und erfolgreich du passende Talente findest. In diesem Leitfaden erfährst du, was Personalbeschaffung ist, wie sie sich von Recruiting und Personalmarketing unterscheidet, welche Vor- und Nachteile interne und externe Personalbeschaffung haben und wie du den Prozess erfolgreich gestaltest.

Was ist Personalbeschaffung? Definition

Personalbeschaffung (auch Personalrekrutierung oder Personalgewinnung) ist eine Teilfunktion des Personalmanagements mit der Aufgabe, die in einer Organisation benötigten Arbeitskräfte in qualitativer, quantitativer, zeitlicher und räumlicher Hinsicht zu rekrutieren. Ziel ist es, den Personalbedarf zu decken – also qualifizierte Mitarbeiter in der richtigen Anzahl und zum passenden Zeitpunkt bereitzustellen.

Was ist Personalbeschaffung im engeren Sinne? Die Definition umfasst alle operativen Schritte von der Bedarfsermittlung bis zur Vertragsunterzeichnung. Im weiteren Sinne zählen auch strategische Aspekte dazu: Employer Branding, Personalmarketing, Talent-Pool-Pflege. Für die tägliche Praxis reicht meist die engere Definition – die eigentliche Besetzung offener Stellen.

Einfach erklärt: Personalbeschaffung umfasst alle Maßnahmen, mit denen du offene Stellen besetzt. Dazu gehören die Ermittlung des Bedarfs, die Erstellung von Stellenbeschreibungen, die Wahl der Beschaffungswege (intern oder extern), die Ausschreibung, das Bewerbungsmanagement, die Auswahl geeigneter Kandidaten und die Einstellung. Die Integration des neuen Mitarbeiters erfolgt im Onboarding.

Was gehört alles zur Personalbeschaffung? Neben der Kandidatensuche und -auswahl: die Definition des Personalbedarfs (quantitativ, qualitativ, zeitlich, räumlich), die Erstellung von Anforderungsprofilen, die Auswahl der Beschaffungskanäle, die Gestaltung des Bewerbungsprozesses, die Kommunikation mit Kandidaten inkl. professioneller Absagen, die Vertragsverhandlung und die Koordination mit dem Onboarding. Die Ziele der Personalbeschaffung sind die Deckung des Personalbedarfs und die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit durch qualifizierte Mitarbeiter. Personalbeschaffung ist eine Kernaufgabe der Personalabteilung und Teil des Human-Resources-Managements. Besonders im Fachkräftemangel entscheidet die Qualität der Personalbeschaffung über den Unternehmenserfolg.

Was sind die Ziele der Personalbeschaffung? Die Hauptziele:

1. Personalbedarf decken – die richtige Anzahl qualifizierter Mitarbeiter zur richtigen Zeit.
2. Qualität sichern – Passung zwischen Anforderungen und Kandidaten.
3. Kosten im Griff behalten – effiziente Prozesse und sinnvolle Kanalwahl.
4. Employer Image stärken – professionelle Prozesse und gute Candidate Experience.

Diese Ziele leiten die Auswahl der Methoden und die Gestaltung des Ablaufs.

Personalbeschaffung vs. Recruiting vs. Personalmarketing

Personalbeschaffung, Recruiting und Personalmarketing werden oft verwechselt, sind aber klar abgrenzbar. Personalbeschaffung ist der deutsche Oberbegriff für alle Maßnahmen zur Besetzung offener Stellen. Recruiting (oder Recruitment) ist die englische Bezeichnung für denselben Prozess – beide Begriffe sind synonym. Personalmarketing ist das übergeordnete Konzept: eine marketing-orientierte Strategie zur Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern. Employer Branding wiederum ist strategisch und langfristig: die Formung der Arbeitgeberidentität und -kultur.

Kurz gesagt: Employer Branding baut das Fundament. Personalmarketing nutzt es für gezielte Maßnahmen. Personalbeschaffung bzw. Recruiting ist die operative Umsetzung – die eigentliche Besetzung offener Stellen. Ohne starkes Employer Branding und Personalmarketing bleibt Personalbeschaffung reaktiv; mit beidem wird sie proaktiv und effizienter.

Ist Recruiting das gleiche wie Personalbeschaffung? Ja – beide Begriffe bezeichnen denselben Prozess. Personalbeschaffung ist der deutsche, Recruiting der englische Begriff. In der Praxis werden sie synonym verwendet. Wer nach „Personalbeschaffung“ sucht, findet denselben Inhalt wie bei „Recruiting“ – nur mit unterschiedlicher sprachlicher Färbung.

Welche Aufgaben gehören zur Personalbeschaffung? Die Kernaufgaben umfassen: Personalbedarf ermitteln, Anforderungsprofile erstellen, Beschaffungswege wählen (intern/extern), Stellen ausschreiben, Bewerbungen sichten und bewerten, Auswahlverfahren durchführen, Vertragsverhandlungen führen, Einstellung und Onboarding koordinieren. Zusätzlich: Absagen formulieren, Kennzahlen erfassen und den Prozess kontinuierlich optimieren. In kleineren Unternehmen übernimmt oft eine Person mehrere Schritte; in größeren sind Recruiter, Hiring Manager und HR getrennt.

Interne vs. externe Personalbeschaffung

Bei der Personalbeschaffung stellt sich früh die Frage: Besetzt du die Stelle intern oder extern? Interne Personalbeschaffung bedeutet, eine vakante Stelle mit bereits im Unternehmen beschäftigten Mitarbeitenden zu besetzen. Externe Personalbeschaffung zielt darauf ab, neue Mitarbeiter von außen zu gewinnen – über Jobportale, Active Sourcing, Headhunter oder Karrieremessen.

Möglichkeiten der internen Personalbeschaffung

Welche Wege der internen Personalbeschaffung gibt es? Typische Möglichkeiten: interne Stellenausschreibung (über Intranet, Mitarbeitermagazin, Schwarzes Brett), Versetzung oder Beförderung geeigneter Mitarbeiter, Empfehlung durch Vorgesetzte, Nutzung von Talent-Pools aus Praktikanten oder Werkstudenten, Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme. Bei fachlichen Lücken: Weiterbildung oder Mentoring anbieten.

Welche 4 Möglichkeiten der internen Personalbeschaffung gibt es? Eine gängige Einteilung:

1. Interne Stellenausschreibung – offene Position im Unternehmen bekanntgeben.
2. Versetzung – Mitarbeiter in andere Abteilung oder Standort versetzen.
3. Beförderung – Mitarbeiter in höhere Position heben.
4. Rückholung – ehemalige Mitarbeiter oder Werkstudenten reaktivieren.

Diese vier Wege decken die meisten internen Besetzungen ab.

Vor- und Nachteile im Überblick

Interne Personalbeschaffung hat klare Vorteile: effektive Mitarbeiterbindung durch Karrierechancen, schnellere Besetzung (kein externer Recruiting-Prozess), kurze Einarbeitung, geringere Kosten. Nachteile: begrenzte Auswahl, Gefahr von Betriebsblindheit, Kosten für Weiterbildung und Nachqualifizierung, höherer Arbeitsdruck bei vorhandenen Mitarbeitern, Motivationsverlust bei abgelehnter interner Bewerbung.

Externe Personalbeschaffung bietet eine größere Auswahl qualifizierter Bewerber und Zugang zu neuem Know-how, ist aber oft teurer (Anzeigen, Agenturen, Auswahlverfahren), mit längerer Einarbeitungszeit verbunden und birgt ein höheres Risiko für Fehlbesetzungen. Die kulturelle Passung ist ungewiss.

Welche 3 Vorteile hat die externe Personalbeschaffung?

1. Größere Auswahl – Zugang zu mehr Kandidaten und Fachkräften.
2. Neues Know-how – externe bringen frische Ideen und Branchenerfahrung.
3. Keine internen Konflikte – keine Enttäuschung bei internen Bewerbern, die nicht genommen wurden.

Welche 3 Nachteile hat die interne Personalbeschaffung?

1. Begrenzte Auswahl – nur bestehende Mitarbeiter.
2. Betriebsblindheit – fehlende neue Perspektiven.
3. Lücken an anderer Stelle – interne Besetzung schafft neue Vakanz.

Welche Vor- und Nachteile hat die externe Personalbeschaffung? Vorteile: größere Auswahl, neues Know-how, keine internen Konflikte. Nachteile: höhere Kosten, längere Einarbeitung, Risiko Fehlbesetzung. Die Abwägung hängt von der Stelle und der Situation ab.

Die Empfehlung: Prüfe zuerst intern, ob sich die Stelle mit bestehendem Personal besetzen lässt. Erst wenn keine geeigneten Kandidaten vorhanden sind oder gezielt neues Know-how benötigt wird, greife auf externe Personalbeschaffung zurück. Die Mischung aus beiden Ansätzen – intern zuerst, extern wenn nötig – spart Kosten und stärkt die Mitarbeiterbindung. Was ist der Unterschied zwischen interner und externer Personalbeschaffung? Intern = Kandidaten aus dem eigenen Unternehmen. Extern = Kandidaten von außen. Der zentrale Unterschied: Bei interner Beschaffung kennst du die Person bereits; bei externer musst du sie erst finden und einarbeiten.

Was sind die 3 Ps der Personalbeschaffung? In der Literatur werden oft drei Säulen genannt: Person (richtige Qualifikation und Passung), Position (klare Stellenbeschreibung und Anforderungen) und Prozess (strukturierter Ablauf von der Ausschreibung bis zur Einstellung). Manche Quellen sprechen von vier Säulen: Bedarfsermittlung, Beschaffungswege, Auswahl und Integration. Beide Modelle helfen, die Personalbeschaffung systematisch zu gestalten.

Personalbeschaffungsmaßnahmen und -methoden

Welche Methoden der Personalbeschaffung gibt es? Je nach Zielgruppe, Dringlichkeit und Position greifen Unternehmen auf unterschiedliche Maßnahmen zurück. Klassische Methoden umfassen:

• Zusammenarbeit mit Personalvermittlern und Arbeitsagenturen
• Nutzung von Jobbörsen (Stepstone, Indeed, XING) und Karrierenetzwerken
• Stellenanzeigen auf der Unternehmens-Website oder in Printmedien

Moderne Personalbeschaffungswege setzen stärker auf digitale Reichweite:

• Employer Branding – Positionierung als attraktiver Arbeitgeber
• E-Recruiting – digitale Kanäle, Bewerbermanagementsysteme (BMS)
• Active Sourcing – gezielte Ansprache passiver Kandidaten über LinkedIn, XING
• Social Media Recruiting über LinkedIn, Instagram
• Talent-Pools – Datenbanken mit Interessenten für künftige Stellen
• Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter – Empfehlungsprogramme mit Prämien

Erfolgreiche Personalbeschaffung kombiniert aktive und passive Ansätze: Bei der aktiven Personalbeschaffung gehst du gezielt auf Kandidaten zu. Bei der passiven warten Karriereseiten oder Talent-Pools auf Initiativbewerbungen. Eine gute Mischung erhöht die Reichweite und verbessert die Chancen, passende Talente zu finden.

Beispiele für externe Personalbeschaffung: Stellenanzeigen auf Stepstone oder Indeed, Active Sourcing über LinkedIn, Karrieremessen, Zusammenarbeit mit Headhuntern für Fach- und Führungskräfte, Hochschulmarketing für Berufseinsteiger. Beispiele für interne Personalbeschaffung: offene Position im Intranet ausschreiben, qualifizierten Mitarbeiter aus anderer Abteilung versetzen, Mitarbeiter befördern. Welche Beispiele gibt es für Personalbeschaffung insgesamt? Konkret: eine Stelle im Intranet ausschreiben (intern), eine Anzeige auf Stepstone schalten (extern), einen Headhunter beauftragen (extern), einen Werkstudenten übernehmen (intern). Die Wahl der richtigen Methode hängt von der Stelle, der Dringlichkeit und den verfügbaren Ressourcen ab.

Welche Instrumente der Personalbeschaffung gibt es? Typische Instrumente: Stellenanzeigen (Print, Online, Social Media), Bewerbermanagementsysteme, Karriereseiten, Talent-Pools, Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme, Personalvermittler, Arbeitsagentur, Hochschulkooperationen, Karrieremessen, Active Sourcing über XING oder LinkedIn. Die Auswahl der Instrumente hängt von der Zielgruppe und dem Budget ab.

Welche Arten der Personalbeschaffung gibt es? Neben intern und extern: aktive vs. passive (du suchst aktiv vs. wartest auf Bewerbungen), primäre vs. sekundäre (direkte Ansprache vs. über Vermittler), generalistische vs. spezialisierte (Breite vs. Nische). Die Wahl hängt von der Stelle und den Ressourcen ab.

Ablauf und Prozess der Personalbeschaffung

Ein strukturierter Personalbeschaffungsprozess besteht aus mehreren Phasen. Die genaue Anzahl variiert – manche Modelle nennen 5, andere 7 oder mehr Schritte. Typische Schritte:

1. Bedarfsanalyse: Welche Stelle ist offen? Welche Anforderungen hat sie? Qualitativ, quantitativ, zeitlich und räumlich klären.
2. Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil: Detaillierte Beschreibung von Aufgaben, Kompetenzen und Rahmenbedingungen.
3. Wahl der Beschaffungswege: Intern, extern, digital oder klassisch – oder eine Kombination.
4. Ausschreibung und Kommunikation: Veröffentlichung auf Karriereseiten, Jobbörsen, Social Media oder im Intranet für interne Ausschreibung.
5. Bewerbungsmanagement und Vorauswahl: Einsatz von Bewerbermanagementsystemen zur Vorqualifizierung.
6. Personalauswahl: Vorstellungsgespräche, Assessment Center oder andere Auswahlverfahren.
7. Einstellung und Onboarding: Vertragserstellung, Vertragsabschluss, Integration ins Team.

Die genaue Abfolge kann je nach Unternehmen und Stelle variieren. Bei Fachkräften sind es oft 4–6 Phasen, bei Führungspositionen mehr. Die Vorauswahl filtert ungeeignete Bewerbungen heraus; die Auswahlphase vertieft die Bewertung durch Vorstellungsgespräche, Arbeitsproben oder Assessment Center. Eine professionelle Absage an abgelehnte Kandidaten gehört ebenfalls zum Prozess – sie prägt die Candidate Experience und damit das Arbeitgeberimage. Wichtig: Professionelle Kommunikation, nachvollziehbare Prozesse und respektvolle Absagen erhöhen die Abschlussquote.

Was sind die 5 Schritte der Personalbeschaffung? Eine gängige Einteilung:

1. Bedarfsermittlung – welche Stelle, welche Anforderungen?
2. Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil – was wird gesucht?
3. Wahl der Beschaffungswege – intern oder extern, welche Kanäle?
4. Ausschreibung und Bewerbungsmanagement – Kandidaten gewinnen und sichten.
5. Auswahl und Einstellung – geeignete Kandidaten auswählen, Vertrag abschließen, Onboarding starten.

Diese Schritte bilden den Kern eines jeden Personalbeschaffungsprozesses.

Personalbeschaffung und Personalauswahl

Personalbeschaffung und Personalauswahl sind eng verzahnt, aber nicht identisch. Personalbeschaffung umfasst die Gewinnung geeigneter Bewerber – also alle Maßnahmen, um Kandidaten zu finden und zu aktivieren. Personalauswahl bezeichnet den Prozess, aus den eingegangenen Bewerbungen die geeigneten Kandidaten zu identifizieren und die beste Passung auszuwählen.

Der Unterschied: Personalbeschaffung beantwortet die Frage „Wo finde ich Kandidaten?“ – Personalauswahl die Frage „Welche Kandidaten sind die richtigen?“ Beide Schritte sind nötig: Ohne gute Personalbeschaffung fehlen Bewerbungen; ohne gute Personalauswahl landen Fehlbesetzungen im Unternehmen.

Welche Verfahren gibt es bei der Personalauswahl? Klassische Bewerbungsgespräche, strukturierte Telefoninterviews, Arbeitsproben, Assessment Center. Die Auswahl kann je nach Position variieren – von einem kurzen Gespräch bis zu mehrstufigen Verfahren. Ein Bewerbermanagementsystem unterstützt bei der Vorqualifizierung und Übersicht. Eine gute Candidate Experience – schnelle Reaktionszeiten, klare Rückmeldungen – stärkt das Employer Image und erhöht die Chance, dass Kandidaten das Angebot annehmen.

Welche Verfahren gibt es bei der Personalbeschaffung insgesamt? Neben der Auswahl: Bedarfsermittlung, Anforderungsprofil, interne oder externe Ausschreibung, Nutzung von Jobbörsen oder Active Sourcing, Bewerbungsmanagement, Vorauswahl, Auswahlgespräche, Vertragsverhandlung. Die Verfahren können je nach Unternehmen und Stelle unterschiedlich kombiniert werden – von schlanken Prozessen für einfache Positionen bis zu mehrstufigen Verfahren für Führungskräfte.

Kennzahlen der Personalbeschaffung

Kennzahlen helfen, den Personalbeschaffungsprozess zu steuern und zu optimieren. Ohne Messung weißt du nicht, ob dein Prozess effizient ist oder wo Verbesserungspotenzial liegt. Wichtige Metriken:

• Time-to-Hire – Zeitspanne von der Bedarfsermittlung bis zur Vertragsunterzeichnung
• Cost per Hire – durchschnittliche Kosten je Besetzung
• Quality of Hire – langfristige Leistungs- und Passgenauigkeit der eingestellten Person
• Bewerbungsanzahl pro Stelle
• Absagequote und Einstellungsquote

Ein durchschnittlicher Cost per Hire liegt oft zwischen 3.000 und 8.000 Euro – je nach Branche und Qualifikation. Interne Personalbeschaffung verursacht geringere Kosten; externe Agenturen berechnen typischerweise 15–25 % des Jahresgehalts der besetzten Stelle. Wie viel Unternehmen für Personalbeschaffung ausgeben, hängt von der Stelle, dem Kanal und der Dauer der Vakanz ab. Die Kennzahlen helfen, den Prozess zu optimieren und Budgets datenbasiert zu steuern.

Time-to-Hire liegt in vielen Unternehmen zwischen 30 und 60 Tagen – abhängig von der Position und dem Bewerbungsaufkommen. Quality of Hire lässt sich schwer messen; Indikatoren sind Leistungsbeurteilungen, Verbleibdauer und Feedback der Vorgesetzten. Regelmäßige Auswertung der Kennzahlen zeigt, wo der Prozess optimiert werden kann. Ein Benchmark: Wenn die Time-to-Hire deutlich über dem Branchendurchschnitt liegt, lohnt sich eine Prozessanalyse – oft sind es zu viele Bewerbungsrunden oder lange Wartezeiten zwischen den Schritten.

Personalbeschaffung im Fachkräftemangel

Im Fachkräftemangel gewinnt die Personalbeschaffung strategische Bedeutung. Unternehmen konkurrieren um qualifizierte Talente – wer nicht attraktiv wirkt oder zu lange braucht, verliert. Erfolgsfaktoren: starkes Employer Branding, klare Employer Value Proposition, zielgerichtete Kanäle und eine gute Candidate Experience.

Anwendungsfelder der Personalbeschaffung: Jede Branche und jede Unternehmensgröße braucht Personalbeschaffung – von der Gastronomie über das Gesundheitswesen bis zur IT. In Mangelberufen (Pflege, Handwerk, IT) ist die Konkurrenz besonders hoch; hier zahlen sich starke Prozesse und Employer Branding aus. In Branchen mit Schichtbetrieb spielt zudem die Planbarkeit eine Rolle – wer schnell einstellen muss, braucht schlanke Prozesse. KMU nutzen oft eine Mischung aus eigener Ausschreibung und Arbeitsagentur; größere Unternehmen setzen auf Bewerbermanagementsysteme und dedizierte Recruiter.

Zudem gewinnt die Bindung bestehender Mitarbeiter an Bedeutung. Mitarbeiterbindung reduziert den Personalbeschaffungsbedarf – wer gute Leute hält, muss seltener neu suchen. Die Strategie „intern zuerst, extern wenn nötig“ spart Kosten und stärkt die Unternehmenskultur. Digitale Tools wie Bewerbermanagementsysteme, Video-Interviews und KI-gestützte Vorauswahl können den Prozess beschleunigen. Wichtig: Die Personalbeschaffung muss in der Unternehmenskultur verankert sein – HR und Führungskräfte müssen an einem Strang ziehen.

Rechtliche Aspekte der Personalbeschaffung: Bei der Ausschreibung und Auswahl gelten das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), Datenschutz (DSGVO) und ggf. Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats. Stellenanzeigen dürfen nicht diskriminierend sein – weder nach Geschlecht, Alter, Herkunft noch nach anderen Merkmalen. Bewerbungsunterlagen müssen datenschutzkonform behandelt werden; nach Abschluss des Verfahrens sind Löschfristen zu beachten. Der Betriebsrat hat bei Einstellungen oft Mitbestimmungsrechte – früh einbinden, um Verzögerungen zu vermeiden.

Personalbeschaffung und Personalentwicklung: Beide Bereiche ergänzen sich. Personalentwicklung qualifiziert bestehende Mitarbeiter – und kann so den Bedarf an externer Personalbeschaffung reduzieren. Wer intern fördert, hat mehr Kandidaten für interne Besetzungen. Umgekehrt: Gute Personalbeschaffung holt Talente ins Unternehmen, die dann durch Personalentwicklung weiter wachsen können. Ein integrierter Ansatz – Personalbeschaffung und -entwicklung gemeinsam denken – spart langfristig Kosten und stärkt die Mitarbeiterbindung.

Fazit

Personalbeschaffung ist die zentrale Aufgabe, offene Stellen mit qualifizierten Mitarbeitern zu besetzen. Sie umfasst die Wahl zwischen interner und externer Beschaffung, die Auswahl passender Maßnahmen und einen strukturierten Ablauf von der Bedarfsanalyse bis zur Einstellung. Personalbeschaffung und Recruiting sind synonym; Personalmarketing und Employer Branding bilden das strategische Fundament.

Die Ziele der Personalbeschaffung sind klar: den Personalbedarf decken, qualifizierte Mitarbeiter gewinnen und die Wettbewerbsfähigkeit sichern. Mit einer Mischung aus interner und externer Beschaffung, klaren Prozessen und einer guten Candidate Experience gelingt es, im Fachkräftemangel die richtigen Talente zu finden und langfristig zu binden.

Welche zwei Möglichkeiten der Personalbeschaffung gibt es? Die zentrale Unterscheidung: interne und externe Personalbeschaffung. Intern = Besetzung mit bestehenden Mitarbeitern. Extern = Gewinnung neuer Mitarbeiter von außen. Beide Wege haben Vor- und Nachteile; die Empfehlung lautet: intern zuerst prüfen, extern wenn nötig ergänzen. Diese Zweiteilung ist die Grundlage jeder Personalbeschaffungsstrategie.

Nach der Einstellung unterstützen digitale Tools den reibungslosen Start. Eine digitale Personalakte hilft, alle Unterlagen zentral zu verwalten. Mit transparenter Schichtplanung und einfacher Zeiterfassung unterstützt Ordio den Einstieg neuer Mitarbeiter – besonders in Branchen mit Schichtbetrieb wie Gastronomie, Pflege oder Einzelhandel. Ordio hat kein Bewerbermanagementsystem – der Fokus liegt auf der Zeit nach der Einstellung. Wer seine Personalbeschaffung optimiert, profitiert von einem nahtlosen Übergang ins operative Geschäft.