Entgeltabrechnung – Definition, Bestandteile, Pflichten

Die Entgeltabrechnung ist der rechtliche Oberbegriff für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie bezeichnet sowohl den Prozess der Abrechnung des Arbeitsentgelts als auch das Dokument, das Arbeitgeber ihren Beschäftigten bei jeder Zahlung in Textform erteilen müssen. In diesem Artikel erfährst du, was eine Entgeltabrechnung ausmacht, welche Pflichtangaben sie enthalten muss und wie sie sich von der Lohnabrechnung unterscheidet. Außerdem erklären wir dir die rechtlichen Grundlagen und den Aufbau von Brutto bis Auszahlungsbetrag.

Was ist die Entgeltabrechnung?

Die Entgeltabrechnung ist im Personalwesen eine vom Arbeitgeber erstellte periodische Abrechnung über das gezahlte Arbeitsentgelt. Sie wiederholt sich in dem Turnus, der im Arbeitsvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag für die Lohn- oder Gehaltszahlung vorgesehen ist – in der Regel monatlich. Die Entgeltabrechnung gilt als Nachweis für die vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer zu zahlende Gegenleistung für die erbrachte Arbeitsleistung. Sie dient damit sowohl der Transparenz gegenüber dem Beschäftigten als auch der Dokumentation für Finanzamt, Sozialversicherungsträger und ggf. den Betriebsrat.

Sie besteht aus allen Bezügen (Bruttolohn bzw. Bruttogehalt), die dem Arbeitnehmer gesetzlich oder vertraglich zustehen, und allen Abzügen, die gesetzlich oder vertraglich ausgelöst werden. Die Differenz zwischen beiden ist das Nettoentgelt. Die Abrechnung bezweckt die Information über die erfolgte Zahlung, damit der Arbeitnehmer prüfen kann, warum er den ausgezahlten Betrag erhält. Ohne eine korrekte Entgeltabrechnung können Mitarbeitende ihre Bezüge nicht nachvollziehen und der Arbeitgeber erfüllt seine gesetzlichen Pflichten nicht. Für die praktische Erstellung einer Lohnabrechnung findest du in unserem Ratgeber eine detaillierte Anleitung.

Rechtliche Grundlagen

Die Entgeltabrechnung ist gesetzlich verankert. Gemäß § 108 Abs. 1 GewO (Gewerbeordnung) ist dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform oder in elektronischer Form mit Textausdruck zu erteilen. Dieser Anspruch entsteht erst bei Zahlung – nicht schon bei Fälligkeit. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten.

Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere erforderlich: Art und Höhe der Zulagen, Zuschläge, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse. Das Arbeitsentgelt, die gesetzlichen Abzüge (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge) und der Auszahlungsbetrag sind gemäß § 107 GewO in Euro zu berechnen und auszuweisen. Die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) konkretisiert diese Anforderungen und legt ein einheitliches Format für die Bescheinigung fest, das sowohl den GewO-Vorgaben als auch den Anforderungen der Sozialversicherungsträger genügt.

Als Rechtsbegriff taucht die Entgeltabrechnung auch in § 28a Abs. 2a SGB IV auf. Der Arbeitgeber hat gemäß § 28f Abs. 1 SGB IV für jeden Beschäftigten Entgeltunterlagen zu führen, wozu auch die Entgeltabrechnungen gehören. Nach § 41 Abs. 1 EStG hat der Arbeitgeber am Ort der Betriebsstätte für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen. Nach § 82 Abs. 2 BetrVG kann jeder Arbeitnehmer verlangen, dass ihm die Berechnung und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts erläutert wird – auch ohne Betriebsrat.

Die Abrechnung muss spätestens bei der Zahlung des Arbeitsentgelts erteilt werden. Sie kann in Papierform, per E-Mail als PDF oder über ein Mitarbeiterportal bereitgestellt werden – vorausgesetzt, der Arbeitnehmer kann sie ausdrucken oder dauerhaft speichern (Textform gemäß § 126b BGB).

Entgeltabrechnung vs Lohnabrechnung vs Gehaltsabrechnung

Im Grunde genommen sind Entgeltabrechnung und Gehaltsabrechnung synonym verwendete Begriffe für den Prozess der Berechnung von Arbeitsentgelt. Auch die Begriffe Lohnabrechnung oder Verdienstabrechnung bezeichnen den gleichen Vorgang. Rechtlich relevant ist allein, dass der Arbeitgeber bei jeder Zahlung eine Abrechnung erteilt – unabhängig davon, ob es sich um Lohn oder Gehalt handelt.

Der Unterschied liegt in der Art der Vergütung:

• Gehalt: Ein monatlich gleichbleibendes Entgelt, typisch für Angestellte.
• Lohn: Kann von Monat zu Monat schwanken, weil er auf der tatsächlich erbrachten Arbeitszeit (Stunden) oder der konkreten Arbeitsleistung (z. B. Anzahl produzierter Stücke) basiert – typisch für Arbeiter.
• Entgelt: Der Oberbegriff für alle Formen der Vergütung von Arbeit.

Die Lohnarten (Brutto-, Netto- und Statistiklohnarten) spielen in jeder Entgeltabrechnung eine zentrale Rolle. Sie strukturieren die Abrechnung und ermöglichen eine saubere Zuordnung von Zulagen, Abzügen und Sonderzahlungen. Ohne definierte Lohnarten ist eine korrekte Buchhaltung und die Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung am Jahresende kaum möglich. Wer als Arbeitgeber mehrere Beschäftigte hat, profitiert von einer einheitlichen Lohnarten-Struktur – sie erleichtert die Prüfung durch Betriebsprüfer und die Kommunikation mit dem Steuerberater.

Pflichtangaben der Entgeltabrechnung

In § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO ist exakt beschrieben, welche Inhalte die Entgeltabrechnung auf jeden Fall enthalten muss. Die Abrechnung muss nachvollziehbar und in Textform gestaltet sein, damit Mitarbeitende prüfen können, ob das ausgezahlte Entgelt korrekt ist. Alle finanziellen Angaben müssen in Euro erfolgen.

Die wichtigsten Pflichtangaben im Überblick:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Vorname, Name, Anschrift und Geburtsdatum des Mitarbeitenden
• Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Steuerklasse und Konfession des Mitarbeitenden
• Beitragsgruppenschlüssel und zuständige Einzugsstelle
• Beginn (und Ende) des Beschäftigungsverhältnisses
• Abrechnungszeitraum und Zahl der Steuer- und Sozialversicherungstage innerhalb dieses Zeitraums
• Entgeltbestandteile: Bruttolohn, Sachbezüge, Steuerfreibeträge pro Monat und pro Jahr (optional), vermögenswirksame Leistungen, Sozialversicherungsbeiträge (KV, RV, PV, AV), Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, persönliche Abzüge, Auszahlungsbetrag

Unternehmen sind per Gesetz verpflichtet, einschließlich Beiträge in der Gleitzone (Midijob) einzubehalten und an das Finanzamt sowie die Krankenkasse weiterzuleiten. Die Lohnsteuerbescheinigung wird am Jahresende erstellt und baut auf den monatlichen Entgeltabrechnungen auf. Häufige Fehler bei den Pflichtangaben sind fehlende oder falsche Sozialversicherungsnummern, vergessene Steuerfreibeträge oder unvollständige Angaben zu Zuschlägen – solche Mängel können bei Prüfungen zu Nachforderungen führen.

Bestandteile: Brutto, Netto, Auszahlungsbetrag

Die Entgeltabrechnung erläutert für die Beschäftigten den Weg vom Brutto zum Netto – also vom Bruttogehalt bis zum tatsächlichen Auszahlungsbetrag. Das Schema lässt sich in drei Schritte unterteilen:

Gesamtbrutto

Das Gesamtbrutto setzt sich zusammen aus: Gehalt Brutto, Sachbezüge bzw. geldwerten Vorteilen (z. B. Diensthandy, Firmenwagen), Zulagen (z. B. für Mehrarbeit oder Nachtarbeit), betrieblicher Altersvorsorge, vermögenswirksamen Leistungen, pauschal versteuerten Lohnbestandteilen (Übernachtungspauschale, Verpflegungspauschale, Pendlerpauschale) sowie Lohnfortzahlung bei Krankheit. Für die Lohnfortzahlung müssen Krankheitstage korrekt erfasst sein – eine Abwesenheitsverwaltung liefert die nötigen Daten. Steuerfreie Bezüge (z. B. Sachbezüge bis 50 € pro Monat) werden separat ausgewiesen.

Abzüge und Nettoentgelt

Vom Gesamtbrutto werden abgezogen: Sozialversicherungsbeiträge (KV, RV, AV, PV), Lohnsteuer, Kirchensteuer (falls zutreffend – in Bayern und Baden-Württemberg 8 %, sonst 9 %), Solidaritätszuschlag (falls zutreffend). Die Differenz ist das Nettoentgelt. Die Steuerklasse des Beschäftigten entscheidet darüber, wie viel Lohnsteuer abgezogen wird. Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen die Sozialversicherungsbeiträge jeweils zur Hälfte – der Arbeitnehmeranteil erscheint auf der Entgeltabrechnung, der Arbeitgeberanteil wird separat in der Lohnbuchhaltung verbucht.

Auszahlungsbetrag

Vom Nettoentgelt werden noch vermögenswirksame Leistungen, Vorschüsse und Sachbezüge abgezogen. Hinzu kommen ggf. Reisekosten oder Zuschüsse zur Sozialversicherung. Das Ergebnis ist der Auszahlungsbetrag, der auf das Konto des Beschäftigten überwiesen wird. Nur dieser Betrag landet tatsächlich auf dem Konto – nicht das Nettoentgelt.

Beispiel: Ein Angestellter mit 3.500 € Bruttogehalt, Steuerklasse IV und 2 Kindern hat nach Abzug von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung ein Nettoentgelt von etwa 2.400 €. Werden noch 40 € vermögenswirksame Leistungen abgezogen, ergibt sich ein Auszahlungsbetrag von 2.360 €. Die genauen Werte hängen von der Steuerklasse, den Freibeträgen und dem individuellen KV-Beitragssatz ab – mit unserem Brutto-Netto-Rechner kannst du sie durchrechnen.

Wer erstellt die Entgeltabrechnung?

Durchführung und Erstellung der Entgeltabrechnung sind zentrale Aufgaben des Arbeitgebers. Jeder gewerbliche Arbeitgeber ist nach § 108 GewO dazu verpflichtet. In der Regel wird die Entgeltabrechnung im monatlichen Rhythmus zugestellt – meist zum Monatsende oder am Tag der Gehaltszahlung. Die Abrechnung geht auch an das zuständige Finanzamt, weil es sich um ein steuerliches Dokument handelt. Kleinere Betriebe ohne eigene Lohnbuchhaltung beauftragen oft ein Lohnbüro oder einen Steuerberater; größere Unternehmen haben in der Regel eine eigene Personalabteilung oder ein Rechnungswesen, das die Entgeltabrechnung erstellt.

Viele Unternehmen lagern die Entgeltabrechnung an ein Lohnbüro oder einen Steuerberater aus – vor allem, wenn sie keine eigene Personalabteilung haben oder die Lohnbuchhaltung zu komplex wird (z. B. bei Tarifverträgen, Sonderzahlungen oder internationalen Beschäftigten). Andere führen sie intern durch – oft mit Unterstützung einer Lohnabrechnungssoftware wie Ordio Payroll. Die Zeiterfassung bildet die Grundlage: Ohne korrekte Erfassung der Arbeitszeiten ist keine fehlerfreie Lohnabrechnung möglich. Überstunden, Feiertagszuschläge und Pausenzeiten müssen zuverlässig dokumentiert sein.

Entgeltabrechnung und Entgeltbescheinigung

Wird eine Entgeltabrechnung zu Zwecken der Sozialversicherung ausgestellt, spricht man von einer Entgeltbescheinigung (§ 108 Abs. 3 Satz 1 GewO). Inhalt und Verfahren einer solchen Entgeltbescheinigung sind in der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) geregelt, die am 1. Juli 2013 in Kraft getreten ist. Sie hat eine „normierte Entgeltbescheinigung“ zum Ziel – ein einheitliches Format, das die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgebern, Krankenkassen und Rentenversicherungsträgern vereinfacht. Die EBV legt u. a. fest, in welcher Reihenfolge die Angaben erscheinen und welche Felder Pflicht sind.

Die Entgeltbescheinigung enthält zusätzlich zu den üblichen Abrechnungsangaben spezifische Sozialversicherungsdaten wie den Beitragsgruppenschlüssel, die Einzugsstelle und ggf. Angaben zur Gleitzone oder Mehrfachbeschäftigung. In der Praxis werden Entgeltabrechnung und Entgeltbescheinigung oft in einem Dokument zusammengeführt – die meisten modernen Lohnprogramme erzeugen automatisch eine Abrechnung, die sowohl den GewO-Anforderungen als auch der EBV entspricht. Arbeitnehmer erhalten damit ein einziges Dokument, das sowohl für die eigene Prüfung als auch für Anträge bei Behörden oder Kreditinstituten genutzt werden kann.

Fehlerkorrektur und Aufbewahrung

Fehlerhafte Entgeltabrechnungen können bis zu drei Monaten rückwirkend durch den Arbeitgeber korrigiert werden. Dies gilt etwa für zu wenig berechnete Sozialabgaben, die innerhalb der nächsten drei Gehaltszahlungsläufe vom Arbeitsentgelt abgezogen werden können. Zu viel gezahlte Beträge können unter denselben Voraussetzungen zurückgefordert werden.

Erteilt der Arbeitgeber die Entgeltabrechnung nicht oder verspätet, kann der Arbeitnehmer sie einklagen. Ein dauerhafter Verstoß gegen § 108 GewO kann zudem zu Abmahnungen oder Schadensersatzansprüchen führen. Bei Betriebsprüfungen oder Sozialversicherungsprüfungen müssen die Entgeltunterlagen vorgelegt werden – fehlen sie, drohen Nachforderungen und Bußgelder.

Entgeltunterlagen sind steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Unterlagen und müssen vom Arbeitgeber aufbewahrt werden – über das Beschäftigungsverhältnis hinaus. Dazu gehören neben den Entgeltabrechnungen auch Arbeitsverträge, Lohnkonten und Belege. Ein zentrales Dokumentenmanagement hilft, diese Unterlagen übersichtlich zu archivieren und bei Bedarf schnell vorzulegen. Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus der Abgabenordnung (AO) und dem Sozialgesetzbuch: in der Regel 6 Jahre nach Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte. Das Lohnkonto gemäß § 41 EStG muss für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr am Ort der Betriebsstätte geführt werden. Bei Betriebsprüfungen oder Sozialversicherungsprüfungen sind diese Unterlagen unverzichtbar.

Entgeltabrechnung mit Ordio

Mit Ordio Payroll lässt sich der gesamte Prozess von der Zeiterfassung bis zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung deutlich vereinfachen. Die erfassten Arbeitszeiten aus Ordio fließen direkt in die Lohnabrechnung ein – Überstunden, Nacht- und Feiertagszuschläge werden automatisch berücksichtigt. Ordio erleichtert auch die Kommunikation mit dem Steuerberater – z. B. über den DLS-Export für DATEV. So hast du die Entgeltabrechnung im Griff und bleibst gesetzeskonform. Die Anbindung an Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung reduziert manuelle Übertragungsfehler und spart Zeit bei der monatlichen Abrechnung.

Für Gastronomie, Einzelhandel, Pflege und andere Branchen mit wechselnden Schichten ist die Anbindung von Zeiterfassung und Lohnabrechnung besonders wichtig: Überstunden, Nachtzuschläge und Feiertagsarbeit müssen korrekt erfasst werden, damit die Entgeltabrechnung stimmt und keine Nachforderungen entstehen.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.