Ordio - mehr Zeit für's Wesentliche
Alles in einer App: Digitale Personalakte, Schichtplanung und Zeiterfassung.
Die Personalakte ist ein unverzichtbares Dokument für jeden Arbeitgeber. Sie hilft dir, die Personalverwaltung übersichtlich und effizient zu gestalten und ist für die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer von großer Bedeutung. In diesem Blogbeitrag werden wir uns mit Personalakte Inhalt befassen, und zwar indem wir die häufigsten Suchanfragen beantworten. So erhältst du einen umfassenden Überblick über alles, was du über Personalakten wissen musst. Wir beginnen mit einer Definition und einer Anleitung für Arbeitgeber, bevor wir mit einem Fazit abschließen.
Definition
Die Personalakte ist eine Sammlung von Dokumenten und Informationen, die für die Verwaltung, Organisation und Bewertung der Arbeitsleistung eines Mitarbeiters relevant sind. Sie enthält persönliche Daten, Vertragsunterlagen, Leistungsbeurteilungen, Schulungsunterlagen und vieles mehr. Die Personalakte dient dazu, die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu unterstützen und die rechtlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Arbeitnehmerüberwachung und -bewertung zu erfüllen.
Personalakte Inhalt – Was gehört rein?
Der Inhalt einer Personalakte kann je nach Unternehmen und Mitarbeiter variieren, aber es gibt einige grundlegende Dokumente und Informationen, die in der Regel enthalten sind:
- Persönliche Daten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und Kontaktdaten des Arbeitnehmers. Diese Daten fragen Arbeitgeber üblicherweise über einen Personalfragebogen von neuen Mitarbeitern ab.
- Vertragsunterlagen: Arbeitsvertrag, Gehaltsvereinbarungen, Arbeitszeitregelungen und andere Vertragsbedingungen.
- Leistungsbeurteilungen: Regelmäßige Bewertungen der Arbeitsleistung, einschließlich Zielvereinbarungen und Fortschrittsberichte.
- Schulungsunterlagen: Nachweise über absolvierte Fort- und Weiterbildungen, Zertifikate und Qualifikationen.
- Fehlzeiten: Dokumentation von Krankheitstagen, Urlaubstagen und anderen Abwesenheiten.
- Korrespondenz: Schriftverkehr zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, einschließlich E-Mails, Briefen und Memos.
- Disziplinarmaßnahmen: Dokumentation von Abmahnungen, Kündigungen und andere Disziplinarmaßnahmen.
Arbeitnehmer dürfen die Personalakte einsehen
Neben den oben genannten Aspekten ist es auch wichtig, die Rechte der Arbeitnehmer in Bezug auf ihre Personalakte zu kennen und zu respektieren. Hier sind einige grundlegende Rechte, die in den meisten Ländern und Rechtssystemen gelten:
- Einsichtsrecht: Mitarbeiter haben das Recht, ihre eigene Personalakte einzusehen. Auf diese Weise können sie sich vergewissern, dass die darin enthaltenen Informationen korrekt und aktuell sind und dass ihre persönlichen Daten vertraulich behandelt werden (§ 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).
- Recht auf Berichtigung: Arbeitnehmer haben das Recht, unrichtige oder unvollständige Informationen in ihrer Personalakte korrigieren oder ergänzen zu lassen. Wenn ein Mitarbeiter feststellt, dass bestimmte Angaben in seiner Akte falsch oder veraltet sind, sollte der Arbeitgeber die erforderlichen Änderungen vornehmen.
- Recht auf Löschung: In einigen Fällen können Arbeitnehmer verlangen, dass bestimmte Informationen oder Dokumente aus ihrer Personalakte entfernt werden, insbesondere wenn diese nicht mehr relevant sind oder gegen Datenschutzbestimmungen verstoßen.
- Recht auf Widerspruch: Arbeitnehmer können in bestimmten Situationen der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, etwa wenn sie der Meinung sind, dass diese nicht rechtmäßig oder unverhältnismäßig sind.
- Recht auf Information: Arbeitnehmer haben das Recht, über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten in der Personalakte informiert zu werden. Dazu gehören Informationen über den Zweck der Datenverarbeitung, die Empfänger der Daten und die Dauer der Speicherung.
Um die Rechte der Arbeitnehmer in Bezug auf ihre Personalakte zu wahren, sollten Arbeitgeber transparente und leicht zugängliche Verfahren für die Einsichtnahme, Berichtigung und Löschung von Informationen einführen. Zudem ist es wichtig, Mitarbeiter über ihre Rechte und die damit verbundenen Verfahren zu informieren, um das Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu stärken und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen sicherzustellen.
Personalakte Inhalt – Ein Leitfaden für Arbeitgeber
Als Arbeitgeber ist es wichtig, dass du für jeden deiner Mitarbeiter eine strukturierte und gut organisierte Personalakte führst. Hier sind einige Tipps, wie du das am besten machen kannst:
- Beginne mit einer Vorlage: Erstelle eine Vorlage für Personalakten, die alle oben genannten Dokumente und Informationen enthält. So kannst du sicherstellen, dass du nichts Wichtiges vergisst und alle Akten im Unternehmen einheitlich sind.
- Aktualisiere die Personalakte regelmäßig: Achte darauf, dass du die Personalakten deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig aktualisierst. Füge neue Dokumente hinzu, sobald sie verfügbar sind, und aktualisiere Informationen, wenn sich Änderungen ergeben.
- Bewahre die Personalakten sicher auf: Stelle sicher, dass die Personalakten deiner Mitarbeiter an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, um Datenschutz und Vertraulichkeit zu gewährleisten. Du solltest auch überlegen, ob du physische oder digitale Personalakten führen möchtest, wobei letztere leichter zu verwalten und zu sichern sind.
- Stelle Zugang für Mitarbeiter bereit: Gewähre deinen Mitarbeitern Zugang zu ihren eigenen Personalakten, damit sie diese einsehen und bei Bedarf aktualisieren können. Dies kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden und die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu verbessern.
- Beachte die gesetzlichen Bestimmungen: Informiere dich über die gesetzlichen Bestimmungen zur Aufbewahrung von Personalakten in deinem Land oder deiner Branche. Diese können sich auf die Aufbewahrungsdauer, den Datenschutz und die Dokumentation des Arbeitsverhältnisses beziehen.
- Schaffe klare Richtlinien: Erstelle klare Richtlinien für den Umgang mit Personalakten in deinem Unternehmen. Dies sollte die Erstellung, Aktualisierung und Archivierung von Akten sowie die Verantwortlichkeiten der verschiedenen Mitarbeiter umfassen.
Digitale Personalakte von Ordio
In der modernen Arbeitswelt gewinnt die digitale Personalakte zunehmend an Bedeutung. Ein Anbieter, der sich in diesem Bereich hervor tut, ist Ordio. Die digitale Personalakte von Ordio ermöglicht es Arbeitgebern, alle relevanten Mitarbeiterinformationen und -dokumente sicher und übersichtlich an einem zentralen Ort zu speichern und zu verwalten.
Insgesamt bietet die digitale Personalakte von Ordio eine praktische und effiziente Lösung für Arbeitgeber, die ihre Personalverwaltung modernisieren und gesetzliche Anforderungen erfüllen möchten. Die einfache Handhabung, hohe Sicherheit und Anpassungsfähigkeit der Lösung sind dabei wichtige Faktoren, die zur Attraktivität der digitalen Personalakte von Ordio beitragen.
Fazit
Der Inhalt von Personalakten ist von zentraler Bedeutung für eine effektive Personalverwaltung und eine reibungslose Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Indem du als Arbeitgeber eine gut strukturierte und organisierte Personalakte für jeden Mitarbeiter führst, kannst du den Überblick über wichtige Informationen behalten und rechtlichen Anforderungen gerecht werden. Mit einer Vorlage, regelmäßigen Aktualisierungen, sicherer Aufbewahrung und klaren Richtlinien bist du auf dem besten Weg, deinen Mitarbeitern und deinem Unternehmen einen optimalen Rahmen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu bieten.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.
FAQ
In eine vollständige Personalakte gehören alle relevanten Unterlagen zum Arbeitsverhältnis, z. B.:
– Arbeitsvertrag und Zusatzvereinbarungen
– Lohn- und Gehaltsunterlagen
– Krankmeldungen, Urlaubsanträge
– Leistungsbeurteilungen
– Abmahnungen und Zeugnisse
Diese Dokumente dienen der dokumentierten Personalverwaltung und rechtssicheren Nachvollziehbarkeit.
Nicht erlaubt sind private Informationen ohne Relevanz zum Arbeitsverhältnis, z. B. politische Ansichten, Gesundheitsdaten ohne Einwilligung, vertrauliche Gespräche oder Notizen ohne belegbare Grundlage. Auch veraltete oder falsche Unterlagen sollten regelmäßig entfernt werden – DSGVO und Datenschutz haben oberste Priorität.
Grundsätzlich gilt: mindestens 10 Jahre nach dem Ausscheiden – je nach Art der Unterlagen auch länger. Lohnabrechnungen, Steuerunterlagen oder Sozialversicherungsnachweise unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 6–10 Jahre). Bei Rechtsstreitigkeiten empfiehlt sich eine längere Frist.
Nur befugte Personen wie Personalverantwortliche, Vorgesetzte mit berechtigtem Interesse oder externe Prüfer (z. B. Finanzamt oder Rentenversicherung) dürfen auf die Akte zugreifen. Der Zugriff muss vertraulich und protokolliert erfolgen – insbesondere bei digitalen Personalakten.
Ja. Laut § 83 BetrVG haben Mitarbeitende das Recht auf vollständige Einsicht in ihre Personalakte – auch ohne Begründung. Auf Wunsch dürfen sie Notizen machen oder Kopien anfertigen. Dieses Recht gilt sowohl für physische als auch digitale Akten.
Die physische Personalakte besteht aus Papierdokumenten, die manuell abgelegt werden. Die digitale Personalakte ist elektronisch, DSGVO-konform und oft mit Tools wie Ordio verknüpft. Vorteile digitaler Lösungen:
Schneller Zugriff & ortsunabhängige Verwaltung
Sichere Archivierung & Versionskontrolle
Einfache Integration in andere HR-Prozesse
Digitale Akten enthalten die gleichen Unterlagen wie Papierakten, z. B.:
– Verträge, Bescheinigungen, Gehaltsnachweise
– Urlaubsanträge, Krankmeldungen
– Schulungsnachweise und Zielvereinbarungen
Mit Systemen wie Ordio lassen sich diese rechtssicher und strukturiert digital ablegen und verwalten.
Wichtig ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. DSGVO, BetrVG). Digitale Systeme wie Ordio bieten:
– Rollenbasierte Zugriffsrechte
– Versionierung & Protokollierung
– Verschlüsselte Speicherung & Cloud-Backups
So bleibt deine Personalakte vollständig, datenschutzkonform und audit-sicher – egal ob für interne Zwecke oder externe Prüfungen.
Daten ohne unmittelbaren Bezug zum Arbeitsverhältnis – z. B. private E-Mails, vertrauliche Gespräche, Gesundheitsdaten ohne Freigabe oder politische Informationen – gehören nicht in die Akte.
Man sieht alle relevanten Informationen zum Beschäftigungsverhältnis: von der Bewerbung über Vertragsunterlagen bis hin zu Leistungsbewertungen oder Arbeitszeugnissen.
Daten, die gegen Datenschutz oder Persönlichkeitsrechte verstoßen, wie z. B. anonyme Hinweise, medizinische Diagnosen ohne Einwilligung oder nicht belegte Verdachtsmomente, haben darin nichts verloren.
