Lohnsteuerbescheinigung 2026 – Inhalt, Fristen & Pflichten

Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, deinen Angestellten eine Lohnsteuerbescheinigung auszustellen. Aber was genau ist eine Lohnsteuerbescheinigung und welche Angaben müssen darin enthalten sein? In diesem Artikel erfährst du alles, was du als Arbeitgeber darüber wissen musst.

Die Lohnsteuerbescheinigung ist ein wichtiges Dokument im deutschen Steuerrecht und bildet die Grundlage für die Einkommensteuererklärung der Arbeitnehmer. Sie enthält alle steuerlich relevanten Informationen über das Arbeitsverhältnis im abgelaufenen Kalenderjahr und muss von jedem Arbeitgeber erstellt und an die zuständigen Finanzbehörden übermittelt werden. In diesem Artikel erfährst du alles, was du über Lohnsteuerbescheinigungen wissen musst: Welche Informationen enthalten sein müssen, welche Pflichten du als Arbeitgeber hast und wie du den Prozess effizient gestalten kannst.

Was ist eine Lohnsteuerbescheinigung?

Die Lohnsteuerbescheinigung ist ein Dokument, das Arbeitgeber ihren Angestellten am Ende eines Kalenderjahres ausstellen müssen. Darin sind alle steuerlich relevanten Daten des Arbeitnehmers enthalten, die im abgelaufenen Jahr angefallen sind. Die Lohnsteuerbescheinigung ist eine wichtige Grundlage für die Erstellung der Einkommenssteuererklärung.

Rechtliche Grundlagen: Die Lohnsteuerbescheinigung basiert auf dem Einkommensteuergesetz (EStG) und der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV). Sie ist für alle Arbeitgeber verpflichtend, die Lohnsteuer einbehalten haben, und muss elektronisch an die zuständigen Finanzbehörden übermittelt werden. Seit 2014 erfolgt die Übermittlung ausschließlich elektronisch über das ELSTER-System.

Zweck der Lohnsteuerbescheinigung: Die Lohnsteuerbescheinigung dient mehreren Zwecken:

• Steuererklärung: Sie bildet die Grundlage für die Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers
• Nachweis: Sie dient als Nachweis für steuerlich relevante Angaben bei Behörden oder anderen Stellen
• Kontrolle: Sie ermöglicht es den Finanzbehörden, die korrekte Abführung der Lohnsteuer zu überprüfen
• Transparenz: Sie sorgt für Transparenz über die steuerlichen Belastungen des Arbeitnehmers

Die Lohnsteuerbescheinigung ist also ein wichtiges Dokument im deutschen Steuerrecht und bildet die Grundlage für die Einkommensteuererklärung der Arbeitnehmer. Sie enthält alle steuerlich relevanten Informationen über das Arbeitsverhältnis im abgelaufenen Kalenderjahr und muss von jedem Arbeitgeber erstellt und an die zuständigen Finanzbehörden übermittelt werden.

Welche Angaben müssen in der Lohnsteuerbescheinigung enthalten sein?

Die Lohnsteuerbescheinigung muss eine Reihe von Angaben enthalten, die von der Finanzverwaltung vorgegeben sind. Dazu gehören unter anderem die persönlichen Daten des Arbeitnehmers wie Name, Anschrift, Geburtsdatum und Steuer-Identifikationsnummer.

Persönliche Daten: Die Lohnsteuerbescheinigung muss folgende persönliche Daten enthalten:

• Name und Vorname des Arbeitnehmers
• Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
• Geburtsdatum
• Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
• Steuernummer (falls vorhanden)

Angaben zur Beschäftigung: Darüber hinaus muss die Lohnsteuerbescheinigung auch Angaben zur Beschäftigung enthalten. Dazu gehören zum Beispiel:

• Die Höhe des Bruttoarbeitslohns
• Die einbehaltenen Steuern (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer)
• Die Sozialversicherungsbeiträge (Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung)
• Steuerfreie Bezüge und Zuschläge
• Pauschbeträge für Werbungskosten
• Steuerliche Freibeträge
• Besondere Lohnsteuerabzugsmerkmale

Korrekte und vollständige Angaben: Wichtig ist, dass die Angaben in der Lohnsteuerbescheinigung korrekt und vollständig sind. Fehlerhafte oder fehlende Angaben können zu Schwierigkeiten bei der Einkommenssteuererklärung führen und im schlimmsten Fall zu Nachzahlungen oder Strafen führen. Moderne Lohnabrechnungssysteme wie Ordio können dabei helfen, die Korrektheit der Angaben sicherzustellen und Fehler zu vermeiden.

Persönliche Daten: Die Lohnsteuerbescheinigung muss folgende persönliche Daten enthalten:

• Name und Vorname des Arbeitnehmers
• Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
• Geburtsdatum
• Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
• Steuernummer (falls vorhanden)

Angaben zur Beschäftigung: Darüber hinaus muss die Lohnsteuerbescheinigung auch Angaben zur Beschäftigung enthalten. Dazu gehören zum Beispiel:

• Die Höhe des Bruttoarbeitslohns
• Die einbehaltenen Steuern (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer)
• Die Sozialversicherungsbeiträge (Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Krankenversicherung, Pflegeversicherung)
• Steuerfreie Bezüge und Zuschläge
• Pauschbeträge für Werbungskosten
• Steuerliche Freibeträge
• Besondere Lohnsteuerabzugsmerkmale

Korrekte und vollständige Angaben: Wichtig ist, dass die Angaben in der Lohnsteuerbescheinigung korrekt und vollständig sind. Fehlerhafte oder fehlende Angaben können zu Schwierigkeiten bei der Einkommenssteuererklärung führen und im schlimmsten Fall zu Nachzahlungen oder Strafen führen. Moderne Lohnabrechnungssysteme wie Ordio können dabei helfen, die Korrektheit der Angaben sicherzustellen und Fehler zu vermeiden.

Welche Pflichten hat der Arbeitgeber?

Der Arbeitgeber hat eine Reihe von Pflichten im Zusammenhang mit der Lohnsteuerbescheinigung. Zuallererst muss er sicherstellen, dass er die Lohnsteuerbescheinigung rechtzeitig ausstellt. Die Frist für die Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung endet am 28. Februar des Folgejahres. Es ist daher wichtig, dass der Arbeitgeber alle notwendigen Informationen rechtzeitig und korrekt erfasst. Zudem ist es wichtig, dass der Arbeitgeber sicherstellt, dass die Lohnsteuerbescheinigung ordnungsgemäß ausgefüllt und unterschrieben ist.

Fristen und Termine: Die wichtigsten Fristen im Zusammenhang mit der Lohnsteuerbescheinigung sind:

• Ausstellung: Die Lohnsteuerbescheinigung muss bis spätestens 28. Februar des Folgejahres erstellt werden
• Übermittlung: Die elektronische Übermittlung an die Finanzbehörden muss ebenfalls bis 28. Februar erfolgen
• Aushändigung: Der Arbeitnehmer muss einen Ausdruck oder ein PDF der Bescheinigung erhalten

Elektronische Übermittlung: Eine weitere wichtige Pflicht des Arbeitgebers ist die Meldung der Daten an die Finanzbehörden. Hierzu muss der Arbeitgeber die elektronische Lohnsteuerbescheinigung an die zuständigen Finanzämter übermitteln. Dies erfolgt über das ELSTER-System, das von der Finanzverwaltung bereitgestellt wird. Dabei ist es wichtig, dass die Daten korrekt übermittelt werden, da sonst Bußgelder drohen können. Moderne Lohnabrechnungssysteme wie Ordio können die Übermittlung automatisch durchführen und so Fehler vermeiden.

Korrektur bei Fehlern: Wenn Fehler in der Lohnsteuerbescheinigung festgestellt werden, muss der Arbeitgeber diese korrigieren und eine korrigierte Bescheinigung erstellen und übermitteln. Dies kann auch nach Ablauf der Frist erforderlich sein, wenn Fehler erst später entdeckt werden.

Verantwortung: Insgesamt hat der Arbeitgeber also eine große Verantwortung im Zusammenhang mit der Lohnsteuerbescheinigung. Er muss sicherstellen, dass alle Angaben korrekt sind, die Fristen eingehalten werden und die Daten ordnungsgemäß übermittelt werden. Moderne Personalverwaltungssysteme können dabei helfen, diese Verantwortung zu erfüllen und den Prozess zu vereinfachen.

Fristen und Termine: Die wichtigsten Fristen im Zusammenhang mit der Lohnsteuerbescheinigung sind:

• Ausstellung: Die Lohnsteuerbescheinigung muss bis spätestens 28. Februar des Folgejahres erstellt werden
• Übermittlung: Die elektronische Übermittlung an die Finanzbehörden muss ebenfalls bis 28. Februar erfolgen
• Aushändigung: Der Arbeitnehmer muss einen Ausdruck oder ein PDF der Bescheinigung erhalten

Elektronische Übermittlung: Eine weitere wichtige Pflicht des Arbeitgebers ist die Meldung der Daten an die Finanzbehörden. Hierzu muss der Arbeitgeber die elektronische Lohnsteuerbescheinigung an die zuständigen Finanzämter übermitteln. Dies erfolgt über das ELSTER-System, das von der Finanzverwaltung bereitgestellt wird. Dabei ist es wichtig, dass die Daten korrekt übermittelt werden, da sonst Bußgelder drohen können. Moderne Lohnabrechnungssysteme wie Ordio können die Übermittlung automatisch durchführen und so Fehler vermeiden.

Korrektur bei Fehlern: Wenn Fehler in der Lohnsteuerbescheinigung festgestellt werden, muss der Arbeitgeber diese korrigieren und eine korrigierte Bescheinigung erstellen und übermitteln. Dies kann auch nach Ablauf der Frist erforderlich sein, wenn Fehler erst später entdeckt werden.

Verantwortung: Insgesamt hat der Arbeitgeber also eine große Verantwortung im Zusammenhang mit der Lohnsteuerbescheinigung. Er muss sicherstellen, dass alle Angaben korrekt sind, die Fristen eingehalten werden und die Daten ordnungsgemäß übermittelt werden. Moderne Personalverwaltungssysteme können dabei helfen, diese Verantwortung zu erfüllen und den Prozess zu vereinfachen.

Wie kann ich meine Lohnsteuerbescheinigung über ELSTER abrufen?

ELSTER (Elektronische Steuererklärung) ist das offizielle Portal der Finanzverwaltung, über das du deine Lohnsteuerbescheinigung elektronisch abrufen kannst. Dies ist die einfachste und schnellste Methode, um an deine Lohnsteuerbescheinigung zu kommen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: ELSTER-Zugang einrichten
Falls du noch keinen ELSTER-Zugang hast, musst du dich zunächst registrieren. Gehe dazu auf die ELSTER-Website und folge den Anweisungen zur Registrierung. Du benötigst dafür deine Steuer-Identifikationsnummer und musst dich mit deinem Personalausweis oder Reisepass identifizieren.

Schritt 2: Anmelden
Melde dich mit deinen Zugangsdaten auf dem ELSTER-Portal an.

Schritt 3: Lohnsteuerbescheinigung abrufen
Navigiere zum Bereich "Lohnsteuerbescheinigung" oder "Bescheinigungen". Dort findest du alle Lohnsteuerbescheinigungen, die deine Arbeitgeber elektronisch übermittelt haben. Du kannst sie direkt als PDF herunterladen oder ausdrucken.

Vorteile von ELSTER

• Kostenlos: Der Abruf über ELSTER ist kostenlos
• Schnell: Die Bescheinigungen sind sofort verfügbar
• Sicher: Hohe Sicherheitsstandards der Finanzverwaltung
• Zentral: Alle Bescheinigungen an einem Ort

Wenn du Probleme beim Abruf hast oder deine Lohnsteuerbescheinigung nicht findest, kann das verschiedene Gründe haben: Der Arbeitgeber hat sie noch nicht übermittelt, es gibt einen Fehler in den Daten, oder du suchst im falschen Jahr. In diesem Fall solltest du zunächst deinen Arbeitgeber kontaktieren.

Was tun, wenn die Lohnsteuerbescheinigung verloren ist?

Wenn du deine Lohnsteuerbescheinigung verloren hast, gibt es mehrere Möglichkeiten, eine neue zu bekommen. Die einfachste Methode ist der Abruf über ELSTER, falls dein Arbeitgeber die Bescheinigung bereits elektronisch übermittelt hat.

Option 1: Über ELSTER abrufen

Die einfachste Lösung ist, die Lohnsteuerbescheinigung über das ELSTER-Portal abzurufen. Falls dein Arbeitgeber die Bescheinigung bereits elektronisch übermittelt hat, findest du sie dort. Gehe dazu auf die ELSTER-Website, melde dich an und navigiere zum Bereich "Lohnsteuerbescheinigung".

Option 2: Beim Arbeitgeber anfordern

Falls die Bescheinigung nicht über ELSTER verfügbar ist, kannst du deinen Arbeitgeber kontaktieren und um eine neue Kopie bitten. Arbeitgeber sind verpflichtet, dir auf Anfrage eine Kopie der Lohnsteuerbescheinigung zur Verfügung zu stellen, auch wenn die ursprüngliche Frist bereits abgelaufen ist.

Option 3: Beim Finanzamt anfordern

Falls dein Arbeitgeber nicht mehr erreichbar ist oder die Bescheinigung nicht mehr ausstellen kann, kannst du sie auch beim zuständigen Finanzamt anfordern. Das Finanzamt hat Zugriff auf alle elektronisch übermittelten Lohnsteuerbescheinigungen und kann dir eine Kopie zur Verfügung stellen.

Wichtig bei Verlust

Wichtig ist, dass du schnell handelst, besonders wenn du die Lohnsteuerbescheinigung für deine Steuererklärung benötigst. Die Frist für die Abgabe der Steuererklärung läuft weiter, auch wenn du die Bescheinigung verloren hast. In diesem Fall solltest du zunächst eine vorläufige Steuererklärung abgeben und die fehlenden Daten später nachreichen.

Wie kann ich eine Lohnsteuerbescheinigung von meinem alten Arbeitgeber anfordern?

Wenn du den Arbeitgeber gewechselt hast oder dein alter Arbeitgeber nicht mehr existiert, kannst du trotzdem eine Lohnsteuerbescheinigung anfordern. Hier sind die wichtigsten Schritte:

Schritt 1: Kontaktaufnahme

Versuche zunächst, deinen ehemaligen Arbeitgeber direkt zu kontaktieren. Auch wenn du nicht mehr dort arbeitest, ist der Arbeitgeber verpflichtet, dir auf Anfrage eine Kopie der Lohnsteuerbescheinigung zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch für Bescheinigungen aus vergangenen Jahren.

Schritt 2: Schriftliche Anfrage

Falls der telefonische Kontakt nicht erfolgreich ist, solltest du eine schriftliche Anfrage stellen. Diese sollte enthalten:

• Deinen vollständigen Namen und deine Adresse
• Den Zeitraum, für den du die Bescheinigung benötigst
• Deine Steuer-Identifikationsnummer
• Eine Frist für die Ausstellung (z.B. 2 Wochen)

Schritt 3: Über ELSTER prüfen

Bevor du weitere Schritte unternimmst, solltest du prüfen, ob die Lohnsteuerbescheinigung bereits über ELSTER verfügbar ist. Viele Arbeitgeber übermitteln die Bescheinigungen elektronisch, sodass du sie direkt über das ELSTER-Portal abrufen kannst.

Schritt 4: Beim Finanzamt anfordern

Falls dein alter Arbeitgeber nicht mehr erreichbar ist oder die Bescheinigung nicht mehr ausstellen kann, kannst du sie auch beim zuständigen Finanzamt anfordern. Das Finanzamt hat Zugriff auf alle elektronisch übermittelten Lohnsteuerbescheinigungen und kann dir eine Kopie zur Verfügung stellen.

Fristen beachten

Wichtig ist, dass du die Fristen beachtest. Arbeitgeber müssen die Lohnsteuerbescheinigung bis spätestens 28. Februar des Folgejahres ausstellen. Falls du die Bescheinigung später anforderst, kann es etwas länger dauern, bis du sie erhältst.

Wie kann ich meine Lohnsteuerbescheinigung vom Finanzamt anfordern?

Falls du deine Lohnsteuerbescheinigung nicht von deinem Arbeitgeber erhalten hast oder sie nicht über ELSTER abrufen kannst, kannst du sie auch direkt beim zuständigen Finanzamt anfordern.

Voraussetzungen

Das Finanzamt kann dir eine Kopie der Lohnsteuerbescheinigung zur Verfügung stellen, wenn:

• Dein Arbeitgeber die Bescheinigung bereits elektronisch übermittelt hat
• Du die Bescheinigung für deine Steuererklärung benötigst
• Dein Arbeitgeber nicht mehr erreichbar ist oder die Bescheinigung nicht mehr ausstellen kann

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Zuständiges Finanzamt finden
Das zuständige Finanzamt ist das Finanzamt, in dessen Bezirk du wohnst. Du findest es auf der Website der Finanzverwaltung oder kannst es telefonisch erfragen.

Schritt 2: Schriftliche Anfrage stellen
Stelle eine schriftliche Anfrage beim zuständigen Finanzamt. Diese sollte enthalten:

• Deinen vollständigen Namen und deine Adresse
• Deine Steuer-Identifikationsnummer
• Den Zeitraum, für den du die Bescheinigung benötigst
• Den Namen und die Adresse deines Arbeitgebers

Schritt 3: Warten auf Antwort
Das Finanzamt wird dir die Bescheinigung in der Regel innerhalb von 2-4 Wochen zusenden. In dringenden Fällen kannst du auch telefonisch nachfragen.

Alternative: ELSTER nutzen

Bevor du das Finanzamt kontaktierst, solltest du zunächst prüfen, ob die Lohnsteuerbescheinigung bereits über ELSTER verfügbar ist. Dies ist die schnellste und einfachste Methode, um an deine Bescheinigung zu kommen.

Was tun, wenn die Lohnsteuerbescheinigung für die Steuererklärung fehlt?

Wenn deine Lohnsteuerbescheinigung für die Steuererklärung fehlt, gibt es mehrere Möglichkeiten, wie du vorgehen kannst. Wichtig ist, dass du nicht auf die Bescheinigung wartest, sondern aktiv wirst.

Option 1: Über ELSTER abrufen

Die einfachste Lösung ist, die Lohnsteuerbescheinigung über das ELSTER-Portal abzurufen. Falls dein Arbeitgeber die Bescheinigung bereits elektronisch übermittelt hat, findest du sie dort. Dies ist die schnellste Methode, um an die benötigten Daten zu kommen.

Option 2: Beim Arbeitgeber anfordern

Falls die Bescheinigung nicht über ELSTER verfügbar ist, kontaktiere deinen Arbeitgeber und fordere eine Kopie an. Arbeitgeber sind verpflichtet, dir auf Anfrage eine Kopie der Lohnsteuerbescheinigung zur Verfügung zu stellen.

Option 3: Vorläufige Steuererklärung abgeben

Falls du die Bescheinigung nicht rechtzeitig erhältst, kannst du eine vorläufige Steuererklärung abgeben. Dafür benötigst du die wichtigsten Daten aus deinen Lohnabrechnungen:

• Bruttoarbeitslohn
• Einbehaltene Steuern
• Sozialversicherungsbeiträge

Diese Daten findest du in deinen monatlichen Lohnabrechnungen. Sobald du die Lohnsteuerbescheinigung erhältst, kannst du die Steuererklärung korrigieren oder ergänzen.

Option 4: Fristverlängerung beantragen

Falls du die Bescheinigung wirklich nicht rechtzeitig erhältst, kannst du beim Finanzamt eine Fristverlängerung für die Abgabe deiner Steuererklärung beantragen. Dies ist jedoch nur in begründeten Ausnahmefällen möglich.

Wichtig

Wichtig ist, dass du nicht einfach wartest, sondern aktiv wirst. Die Frist für die Abgabe der Steuererklärung läuft weiter, auch wenn du die Lohnsteuerbescheinigung nicht hast. In diesem Fall solltest du eine vorläufige Steuererklärung abgeben oder eine Fristverlängerung beantragen.

Was tun, wenn ich meine Lohnsteuerbescheinigung nicht erhalten habe?

Wenn du deine Lohnsteuerbescheinigung nicht erhalten hast, solltest du nicht einfach warten, sondern aktiv werden. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Lohnsteuerbescheinigung bis spätestens 28. Februar des Folgejahres auszustellen und dir zuzusenden.

Schritt 1: Arbeitgeber kontaktieren

Kontaktiere zunächst deinen Arbeitgeber und frage nach der Lohnsteuerbescheinigung. Oft handelt es sich einfach um eine Verzögerung oder ein Versehen. Die Personalabteilung kann dir in der Regel schnell weiterhelfen.

Schritt 2: Über ELSTER prüfen

Bevor du weitere Schritte unternimmst, solltest du prüfen, ob die Lohnsteuerbescheinigung bereits über ELSTER verfügbar ist. Viele Arbeitgeber übermitteln die Bescheinigungen elektronisch, sodass du sie direkt über das ELSTER-Portal abrufen kannst, auch wenn du sie nicht per Post erhalten hast.

Schritt 3: Schriftliche Anfrage stellen

Falls der telefonische Kontakt nicht erfolgreich ist, solltest du eine schriftliche Anfrage stellen. Diese sollte enthalten:

• Deinen vollständigen Namen und deine Adresse
• Den Zeitraum, für den du die Bescheinigung benötigst
• Deine Steuer-Identifikationsnummer
• Eine Frist für die Ausstellung (z.B. 2 Wochen)

Schritt 4: Beim Finanzamt nachfragen

Falls dein Arbeitgeber nicht reagiert oder die Bescheinigung nicht ausstellen kann, kannst du auch beim zuständigen Finanzamt nachfragen. Das Finanzamt kann dir sagen, ob die Bescheinigung bereits elektronisch übermittelt wurde und kann dir gegebenenfalls eine Kopie zur Verfügung stellen.

Deine Rechte

Als Arbeitnehmer hast du ein Recht auf die Lohnsteuerbescheinigung. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, dir die Bescheinigung auszustellen und zuzusenden. Falls dein Arbeitgeber dieser Pflicht nicht nachkommt, kannst du dich beim zuständigen Finanzamt beschweren.

Wie kann ich meine Lohnsteuerbescheinigung nachträglich anfordern?

Falls du deine Lohnsteuerbescheinigung nicht rechtzeitig erhalten hast oder sie verloren hast, kannst du sie auch nachträglich anfordern. Dies ist auch nach Ablauf der Frist vom 28. Februar möglich.

Schritt 1: Über ELSTER prüfen

Die einfachste Methode ist, die Lohnsteuerbescheinigung über das ELSTER-Portal abzurufen. Falls dein Arbeitgeber die Bescheinigung bereits elektronisch übermittelt hat, findest du sie dort, auch wenn du sie nicht per Post erhalten hast.

Schritt 2: Beim Arbeitgeber anfordern

Falls die Bescheinigung nicht über ELSTER verfügbar ist, kannst du deinen Arbeitgeber kontaktieren und um eine nachträgliche Ausstellung bitten. Arbeitgeber sind verpflichtet, dir auf Anfrage eine Kopie der Lohnsteuerbescheinigung zur Verfügung zu stellen, auch wenn die ursprüngliche Frist bereits abgelaufen ist.

Schritt 3: Schriftliche Anfrage stellen

Falls der telefonische Kontakt nicht erfolgreich ist, solltest du eine schriftliche Anfrage stellen. Diese sollte enthalten:

• Deinen vollständigen Namen und deine Adresse
• Den Zeitraum, für den du die Bescheinigung benötigst
• Deine Steuer-Identifikationsnummer
• Eine Begründung, warum du die Bescheinigung nachträglich benötigst

Schritt 4: Beim Finanzamt anfordern

Falls dein Arbeitgeber nicht mehr erreichbar ist oder die Bescheinigung nicht mehr ausstellen kann, kannst du sie auch beim zuständigen Finanzamt anfordern. Das Finanzamt hat Zugriff auf alle elektronisch übermittelten Lohnsteuerbescheinigungen und kann dir eine Kopie zur Verfügung stellen.

Fristen beachten

Wichtig ist, dass du die Fristen für die Abgabe deiner Steuererklärung beachtest. Auch wenn du die Lohnsteuerbescheinigung nachträglich anforderst, läuft die Frist für die Abgabe der Steuererklärung weiter. In diesem Fall solltest du eine vorläufige Steuererklärung abgeben oder eine Fristverlängerung beantragen.

Digitalisierung der Lohnsteuerbescheinigung

Die Digitalisierung hat auch die Lohnsteuerbescheinigung erheblich vereinfacht. Moderne Lohnabrechnungssysteme wie Ordio können die Lohnsteuerbescheinigung automatisch erstellen und übermitteln, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Die Systeme können auch automatisch prüfen, ob alle erforderlichen Angaben vorhanden sind, und Warnungen ausgeben, wenn Fehler erkannt werden.

Vorteile der Digitalisierung: Die Digitalisierung der Lohnsteuerbescheinigung bietet zahlreiche Vorteile:

• Automatisierung: Die Erstellung und Übermittlung erfolgt automatisch, was Zeit spart
• Fehlerreduzierung: Automatische Prüfungen reduzieren Fehler erheblich
• Konsistenz: Die Daten werden konsistent erfasst und übermittelt
• Nachvollziehbarkeit: Alle Schritte sind nachvollziehbar und dokumentiert
• Korrektur: Fehler können schnell erkannt und korrigiert werden

Integration mit anderen Systemen: Moderne Lohnabrechnungssysteme können die Lohnsteuerbescheinigung nahtlos in andere Systeme integrieren, wie die digitale Personalakte oder die Zeiterfassung. Dies sorgt für eine konsistente Datenverwaltung und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.

ELSTER-Integration: Die meisten modernen Lohnabrechnungssysteme sind direkt mit ELSTER verbunden, sodass die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung automatisch erfolgt. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern bei der manuellen Übermittlung.

Vorteile der Digitalisierung: Die Digitalisierung der Lohnsteuerbescheinigung bietet zahlreiche Vorteile:

• Automatisierung: Die Erstellung und Übermittlung erfolgt automatisch, was Zeit spart
• Fehlerreduzierung: Automatische Prüfungen reduzieren Fehler erheblich
• Konsistenz: Die Daten werden konsistent erfasst und übermittelt
• Nachvollziehbarkeit: Alle Schritte sind nachvollziehbar und dokumentiert
• Korrektur: Fehler können schnell erkannt und korrigiert werden

Integration mit anderen Systemen: Moderne Lohnabrechnungssysteme können die Lohnsteuerbescheinigung nahtlos in andere Systeme integrieren, wie die digitale Personalakte oder die Zeiterfassung. Dies sorgt für eine konsistente Datenverwaltung und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Bei der Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung können verschiedene Fehler auftreten, die zu Problemen führen können. Die häufigsten Fehler sind:

• Falsche Steuer-ID: Die Steuer-Identifikationsnummer ist falsch oder fehlt
• Falsche Beträge: Die Beträge für Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge sind falsch
• Fehlende Angaben: Wichtige Angaben fehlen oder sind unvollständig
• Falsche Fristen: Die Fristen werden nicht eingehalten
• Übermittlungsfehler: Die elektronische Übermittlung schlägt fehl
• Falsche Steuerklasse: Die Steuerklasse ist falsch oder wurde nicht aktualisiert
• Fehlende Freibeträge: Steuerliche Freibeträge wurden nicht berücksichtigt

Vermeidung von Fehlern: Um Fehler zu vermeiden, sollten Unternehmen:

• Moderne Lohnabrechnungssysteme verwenden, die automatische Prüfungen durchführen
• Regelmäßig die Daten überprüfen und aktualisieren
• Schulungen für die Mitarbeiter durchführen, die mit der Lohnsteuerbescheinigung betraut sind
• Externe Berater oder Steuerberater hinzuziehen, wenn Unsicherheiten bestehen
• Die Steuer-Identifikationsnummern der Mitarbeiter regelmäßig überprüfen
• Die Übermittlung über ELSTER testen, bevor die Frist abläuft

Korrektur bei Fehlern: Wenn Fehler festgestellt werden, müssen sie schnell korrigiert werden. Dies gilt auch nach Ablauf der Frist. Eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung muss sowohl elektronisch übermittelt als auch dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden.

Vermeidung von Fehlern: Um Fehler zu vermeiden, sollten Unternehmen:

• Moderne Lohnabrechnungssysteme verwenden, die automatische Prüfungen durchführen
• Regelmäßig die Daten überprüfen und aktualisieren
• Schulungen für die Mitarbeiter durchführen, die mit der Lohnsteuerbescheinigung betraut sind
• Externe Berater oder Steuerberater hinzuziehen, wenn Unsicherheiten bestehen

Fazit

Die Lohnsteuerbescheinigung ist eine wichtige Pflicht für Arbeitgeber. Sie enthält alle relevanten Daten zur Beschäftigung des Arbeitnehmers im abgelaufenen Kalenderjahr und ist eine wichtige Grundlage für die Einkommenssteuererklärung des Arbeitnehmers.

Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, die Lohnsteuerbescheinigung korrekt und vollständig auszufüllen. In der Regel verschickt die Personalabteilung die Lohnsteuerbescheinigung spätestens bis Ende Februar des folgenden Jahres. Bei der Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung solltest du besonders sorgfältig vorgehen, um Fehler oder Unvollständigkeiten zu vermeiden, die zu Schwierigkeiten bei der Einkommenssteuererklärung führen können.

Moderne Lohnabrechnungssysteme wie Ordio können dabei helfen, den Prozess zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden. Durch die automatische Erstellung und Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung können Unternehmen Zeit sparen und sicherstellen, dass alle Fristen eingehalten werden und die Daten korrekt sind. Dies sorgt für mehr Effizienz im Personalmanagement und reduziert das Risiko von Fehlern erheblich.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.