Gehaltsabrechnung: Aufbau, Pflichten & Erstellung

Rechtlich sind beide Formen der Entgeltabrechnung nach § 108 GewO. Die Gehaltsabrechnung bezieht sich auf festes Monatsentgelt — typisch für Angestellte. Die Lohnabrechnung dokumentiert variable Vergütung nach Stunden oder Stückzahl. Pflichtangaben sind gleich; Datenquellen und Lohnarten unterscheiden sich.

Deine Gehaltsabrechnung gliedert sich in drei Teile: Im Kopfteil stehen Stammdaten wie Name, Steuer-ID und Abrechnungszeitraum. Der Hauptteil listet Bezüge und Abzüge — Brutto, Lohnsteuer, Sozialversicherung. Im Schlussteil siehst du Nettoentgelt und Auszahlungsbetrag. So erkennst du, warum genau dieser Betrag auf deinem Konto landet.

Häufige Kürzel auf deiner Abrechnung: KV Krankenversicherung, RV Rentenversicherung, AV Arbeitslosenversicherung, PV Pflegeversicherung, LSt Lohnsteuer, KiSt Kirchensteuer, BAV betriebliche Altersvorsorge, ZVK Zusatzversorgungskasse. Die genaue Bezeichnung hängt von der Lohnsoftware deines Arbeitgebers ab — bei Unklarheit fragst du am besten HR.

Deine elfstellige Steueridentifikationsnummer steht meist im Kopfbereich der Gehaltsabrechnung neben den Personal- oder Steuerdaten. Sie ist nicht identisch mit der Steuernummer des Arbeitgebers. Fehlt sie, informiere HR — ohne Steuer-ID kann die Lohnsteuer nicht korrekt abgeführt werden. Du findest die Nummer alternativ auf deinem Einkommensteuerbescheid oder im ELSTER-Portal.

Ja, wenn dein Arbeitgeber ein Mitarbeiterportal oder E-Mail-Versand nutzt. Die Abrechnung muss in Textform vorliegen — du musst sie speichern oder ausdrucken können. Frage HR nach Zugangsdaten zum Portal; ältere Abrechnungen liegen oft im Archiv. Bewahre Kopien auf, falls du sie für Steuererklärungen oder Nachweise brauchst.

Ja. Online-Zustellung per PDF oder Portal ist zulässig, wenn die Textform gewahrt bleibt. Reine Papierform ist nicht mehr zwingend vorgeschrieben. Dein Arbeitgeber muss sicherstellen, dass du das Dokument dauerhaft speichern oder ausdrucken kannst. Manche Betriebe kombinieren Portal für laufende Monate und Papier auf Wunsch — das ist grundsätzlich möglich.

Nein. Entscheidend ist die Textform, nicht das Medium. Papier, E-Mail-PDF und qualifizierte Portale sind möglich. Tarif oder Betriebsvereinbarung können ergänzende Regelungen enthalten — im Zweifel fragst du HR oder den Betriebsrat. Wichtig ist, dass du die Abrechnung bei jeder Gehaltszahlung erhältst und nachvollziehen kannst.

Als Arbeitgeber erfasst du Stammdaten und Bewegungsdaten, berechnest Entgelt in Lohnsoftware oder über ein Lohnbüro, prüfst die Plausibilität und stellst die Abrechnung bei Zahlung in Textform bereit. Typische Schritte: ELStAM abrufen, SV-Beiträge berechnen, Abrechnung prüfen, auszahlen. Schritt-für-Schritt erklärt der Ratgeber Lohnabrechnung erstellen.

Dein Arbeitgeber muss dir die Gehaltsabrechnung spätestens bei der Gehaltszahlung aushändigen — per Post, E-Mail oder Portal. Fehlt sie, fordere sie schriftlich bei HR an. Bei dauerhaften Problemen kann der Betriebsrat oder rechtlicher Rat helfen. Die Abrechnung ist ein gesetzlicher Anspruch nach § 108 GewO, nicht nur eine Kulanzleistung.

Grundsätzlich haftet der Arbeitgeber — auch wenn ein Steuerberater oder Lohnbüro rechnet. Beschäftigte sollten Fehler zeitnah melden. Falsche Abzüge können unter Voraussetzungen innerhalb von bis zu drei Monaten korrigiert werden. Bewahre deine Abrechnungen auf; sie sind wichtig für Steuererklärungen und Rückfragen zur Sozialversicherung.

BAV steht meist für betriebliche Altersvorsorge. Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile erscheinen als eigene Posten — oft als Entgeltumwandlung vom Brutto. Die genaue Bezeichnung variiert je nach Anbieter und Tarif. Wenn du unsicher bist, welcher Betrag abgeht, lohnt Rückfrage bei HR oder ein Blick in deinen Vertrag zur betrieblichen Altersvorsorge.

ZVK = Zusatzversorgungskasse, häufig im öffentlichen Dienst oder bei tariflich geregelter Zusatzversorgung. Beiträge werden auf deiner Gehaltsabrechnung ausgewiesen und fließen in die zusätzliche Altersversorgung neben der gesetzlichen Rentenversicherung. Höhe und Träger ergeben sich aus Tarif oder Versorgungswerk deines Arbeitgebers — nicht aus der gesetzlichen RV allein.

Der private Nutzungsanteil erscheint als geldwerter Vorteil — oft über die 1‑%-Regelung oder Fahrtenbuch. Er erhöht das zu versteuernde Entgelt und beeinflusst Lohnsteuer sowie Sozialversicherung auf deiner Gehaltsabrechnung. Die genaue Zeile variiert je nach Lohnsoftware. Ausführliche Regeln findest du im Lexikon Firmenwagen.

Die Kosten hängen von Lohnbüro, Software und Komplexität ab: Extern rechnen viele Anbieter pro Person und Monat — oft ein niedriger einstelliger Euro-Betrag plus Einmal-Setup. Intern entstehen Kosten durch HR-Zeit, Lizenzen und Schnittstellen. Excel ohne Plausibilitätsprüfung wirkt günstig, verursacht aber teure Nachkorrekturen bei Prüfungen oder Beschäftigtenstreit.

Bei Kurzarbeit sinkt das gezahlte Entgelt; ein separater Posten kann das Kurzarbeitergeld ausweisen oder die reduzierten Entgeltbestandteile dokumentieren. Die Darstellung hängt von der Lohnsoftware ab — wichtig ist, dass du erkennst, welcher Teil vom Arbeitgeber und welcher von der Agentur für Arbeit kommt. Mehr dazu im Lexikon Kurzarbeitergeld.