Jedes Unternehmen mit Mitarbeitern muss Lohnbuchhaltung führen – aber was genau steckt dahinter? Die Lohnbuchhaltung ist der übergeordnete Prozess, der alle Aufgaben rund um Löhne und Gehälter umfasst: vom Erfassen der Arbeitszeiten über die Berechnung der Abzüge bis zur Erstellung der monatlichen Abrechnungen und Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherung. Sie unterscheidet sich von der Lohnabrechnung – jene ist das monatliche Dokument, diese der gesamte Prozess. In diesem Artikel erfährst du, was Lohnbuchhaltung genau bedeutet, welche Aufgaben dazu gehören und wie sie sich von der Lohnabrechnung unterscheidet. Außerdem erklären wir dir den Ablauf, die rechtlichen Grundlagen und die Wahl zwischen interner und externer Durchführung.

Was ist Lohnbuchhaltung? Definition & Bedeutung

Die Lohnbuchhaltung (auch Lohnbuchführung oder Gehaltsbuchhaltung) ist ein Teilbereich der Buchhaltung, der sich mit dem Erfassen, Abrechnen und Buchen von Löhnen und Gehältern befasst. Sie umfasst alle organisatorischen, steuerlichen und rechtlichen Aufgaben, die mit der Entgeltabrechnung verbunden sind – von der Pflege der Personalstammdaten über die Führung der Lohnkonten bis zu den Meldeverfahren an Finanzamt und Sozialversicherungsträger. Für jedes Unternehmen mit Mitarbeitern ist die Lohnbuchhaltung verpflichtend.

Zentrale Elemente sind die Lohnkonten gemäß § 41 EStG, die Lohnsteueranmeldung, die DEÜV-Meldungen an die Sozialversicherung sowie die Erstellung der monatlichen Lohnabrechnungen. Die Lohnbuchhaltung sorgt dafür, dass Nettobeträge termingerecht an die Mitarbeiter überwiesen und Steuern sowie Sozialabgaben an die zuständigen Stellen abgeführt werden. Ohne ordnungsgemäße Lohnbuchhaltung können Arbeitgeber ihre gesetzlichen Pflichten nicht erfüllen – mit Folgen bei Betriebsprüfungen und Sozialversicherungsprüfungen.

Lohnbuchhaltung vs. Lohnabrechnung vs. Entgeltabrechnung

Die Begriffe Lohnbuchhaltung, Lohnabrechnung und Entgeltabrechnung werden oft verwechselt. Sie bezeichnen unterschiedliche Dinge:

BegriffBedeutung
LohnbuchhaltungDer gesamte Prozess: Erfassen, Abrechnen, Buchen, Melden. Umfasst Lohnkonten, Stammdaten, Meldungen, Buchungsbelege.
LohnabrechnungDas monatliche Dokument, das jedem Mitarbeiter ausgestellt wird. Ergebnis der Lohnbuchhaltung – weist Brutto, Abzüge und Netto aus.
EntgeltabrechnungRechtlicher Oberbegriff gemäß § 108 GewO. Bezeichnet sowohl den Prozess als auch das Dokument – umfasst Lohn- und Gehaltsabrechnung.
GehaltsabrechnungSynonym für Lohnabrechnung; oft verwendet bei Angestellten mit festem Monatsgehalt.

Kurz: Die Lohnbuchhaltung ist der Prozess, die Lohnabrechnung das Dokument. Die Entgeltabrechnung ist der rechtliche Oberbegriff, unter den beide fallen. Wer die Lohnbuchhaltung durchführt – ob intern oder extern – erstellt am Ende die Lohnabrechnungen für die Mitarbeiter und erfüllt die Meldeverfahren.

Aufgaben und Ablauf der Lohnbuchhaltung

Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung lassen sich in mehrere Kernbereiche gliedern:

  • Pflege der Personalstammdaten: Für jeden Mitarbeiter wird ein Lohnkonto angelegt. Eine digitale Personalakte bündelt Name, Adresse, Geburtsdatum, Steuer-ID, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung und weitere lohnrelevante Daten. Änderungen (z. B. neue Steuerklasse, Umzug) müssen zeitnah eingepflegt werden.
  • Führung der Jahreslohnkonten: Pro Mitarbeiter und Kalenderjahr wird ein Lohnkonto geführt (§ 41 EStG). Es enthält alle Lohnzahlungen, Abzüge, Sonderzahlungen und Freibeträge. Die Lohnarten strukturieren die Zuordnung von Zulagen, Abzügen und Sonderzahlungen.
  • Berechnung und Erstellung der Lohnabrechnungen: Monatlich werden Bruttolohn, Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge und Nettolohn berechnet. Die Lohnabrechnung wird dem Mitarbeiter ausgehändigt. Bei variablen Vergütungen (Stundenlohn, Akkord) fließen die erfassten Arbeitszeiten ein.
  • Meldeverfahren: An- und Abmeldungen bei den Sozialversicherungsträgern, DEÜV-Meldungen, Krankenkassen-Beitragsnachweise, Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt.
  • Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung: Die Lohnbuchhaltung erstellt die Belege für die Verbuchung der Personalkosten in der Finanzbuchhaltung. Dazu gehören die Bruttolöhne, Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung und weitere Lohnnebenkosten.

Die vorbereitende Lohnbuchhaltung umfasst alle Aufgaben, die im Unternehmen anfallen, auch wenn die eigentliche Abrechnung extern erfolgt: Erfassung von Arbeitszeiten, Krankheitstagen und Urlaub, Überstunden, Weitergabe der Daten an Steuerberater oder Lohnbüro. Eine Zeiterfassung wie Ordio liefert die Grundlage – ohne korrekte Arbeitszeiten ist keine fehlerfreie Lohnabrechnung möglich. Bei Lohnfortzahlung im Krankheitsfall müssen die Fehltage korrekt dokumentiert sein.

Lohnkonten und Lohnsteuer (§ 41 EStG)

Gemäß § 41 EStG und § 4 LStDV (Lohnsteuer-Durchführungsverordnung) muss der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto am Ort der Betriebsstätte führen. Das Lohnkonto dokumentiert alle lohnsteuerrelevanten Vorgänge und ist Grundlage für die Lohnsteueranmeldung sowie die Jahresabschlussmeldungen. Es enthält u. a.:

  • Personenstammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Steuer-ID, Steuerklasse)
  • Lohnzahlungszeitraum und Lohnzahlungstag
  • Bruttolohn und Lohnsteuerabzug
  • Sozialversicherungsbeiträge
  • Freibeträge und Sonderzahlungen
  • Außerordentliche Einkünfte

Bei variabler Vergütung (Stundenlohn) ist die Lohnbuchhaltung aufwendiger: Jeder Abrechnungslauf erfordert die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden sowie ggf. Zuschläge für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit. Die Steuerklasse des Mitarbeiters bestimmt den Lohnsteuerabzug. Bei Lohnpfändung müssen die Pfändungsfreigrenzen beachtet und die gepfändeten Beträge an den Gläubiger abgeführt werden. Zum Jahresende werden die Lohnkonten abgeschlossen und an die Sozialversicherungsträger, die Agentur für Arbeit und die Statistikämter übermittelt. Bei mehr als zehn Mitarbeitern ist ein Lohnsteuerausgleich verpflichtend. Die Lohnsteuerbescheinigung baut auf den Lohnkonten auf und wird dem Arbeitnehmer bis Ende Februar des Folgejahres erteilt.

Meldeverfahren (DEÜV, SV-Meldungen)

Die Lohnbuchhaltung erfüllt gesetzlich vorgeschriebene Meldeerfordernisse. Die DEÜV (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung) regelt die elektronische Übermittlung von Daten an die Träger der Sozialversicherung. Die Krankenkassen, Pflegekassen und Rentenversicherungen sind auf diese Informationen angewiesen, um ihre Arbeit ausführen zu können. Dazu gehören:

  • An- und Abmeldungen: Bei Eintritt und Austritt von Mitarbeitern müssen diese bei Krankenkasse, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Pflegeversicherung und Unfallversicherung gemeldet werden. Erforderlich sind u. a. Betriebsnummer, Sozialversicherungsnummer, Beschäftigungsart und Beitragsgruppenschlüssel.
  • Beitragsnachweise: Monatliche Meldungen der Sozialversicherungsbeiträge an die Einzugsstelle. Die Arbeitnehmeranteile werden vom Bruttolohn einbehalten, die Arbeitgeberanteile trägt das Unternehmen.
  • Lohnsteueranmeldung: Die einbehaltene Lohnsteuer wird beim Finanzamt angemeldet und abgeführt – in der Regel monatlich oder vierteljährlich je nach Unternehmensgröße.

Ohne korrekte und termingerechte Meldungen drohen Nachforderungen, Verzugsinsen und Bußgelder. Moderne Lohnsoftware unterstützt bei der Erstellung und Übermittlung der Meldungen. Die DEÜV schreibt ein einheitliches Format vor, das von den meisten Lohnprogrammen automatisch erzeugt wird. Fristen und Formate ändern sich gelegentlich – eine aktuelle Software hält dich auf dem Laufenden. Die An- und Abmeldung bei der Krankenkasse erfolgt in der Regel über die Einzugsstelle, die die Daten an die übrigen Sozialversicherungsträger weiterleitet.

Rechtliche Grundlagen (§ 108 GewO, § 28f SGB IV, EBV)

Die Lohnbuchhaltung basiert auf mehreren Rechtsquellen. Kenntnisse in Lohnsteuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Arbeitsrecht sind für Lohnbuchhalter unerlässlich – die Gesetze ändern sich regelmäßig.

  • § 108 GewO: Verpflichtet den Arbeitgeber, bei jeder Zahlung eine Entgeltabrechnung in Textform zu erteilen. Enthält die Pflichtangaben für die Abrechnung (Abrechnungszeitraum, Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, Abzüge, Auszahlungsbetrag).
  • § 28f SGB IV: Verpflichtet zur Führung von Entgeltunterlagen für jeden Beschäftigten. Dazu gehören Arbeitsverträge, Lohnkonten und Abrechnungen.
  • § 41 EStG, § 4 LStDV: Regeln die Führung der Lohnkonten am Ort der Betriebsstätte. Die LStDV konkretisiert die Anforderungen an die Lohnkontenführung.
  • EBV (Entgeltbescheinigungsverordnung): Legt das einheitliche Format für die Entgeltbescheinigung fest – wichtig für die Zusammenarbeit mit Krankenkassen und Rentenversicherung. Die EBV trat 2013 in Kraft und vereinheitlicht die Abrechnungsformulare.

Entgeltunterlagen und Lohnkonten müssen aufbewahrt werden – in der Regel 6 Jahre nach Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung (Abgabenordnung, SGB). Bei Betriebsprüfungen und Sozialversicherungsprüfungen sind sie vorzulegen. Fehlende Unterlagen können zu Nachforderungen und Bußgeldern führen. Ein zentrales Dokumentenmanagement hilft, die Unterlagen übersichtlich zu archivieren und bei Bedarf schnell vorzulegen.

Lohnbuchhaltung: Intern vs. Extern

Unternehmen können die Lohnbuchhaltung intern durchführen oder an einen Steuerberater oder ein Lohnbüro auslagern. Beide Wege sind zulässig – der Arbeitgeber bleibt jedoch in der Verantwortung.

Intern: Ein eigener Lohnbuchhalter oder ein geschulter Mitarbeiter übernimmt die Aufgaben. Lohnsoftware unterstützt bei der Berechnung und den Meldungen. Vorteile: Kostenkontrolle, Daten bleiben im Haus, kurze Abstimmungswege. Nachteile: Fachwissen erforderlich (Lohnsteuerrecht, Sozialversicherungsrecht, Arbeitsrecht), laufende Weiterbildung wegen Gesetzesänderungen. Für kleinere Teams mit überschaubarer Mitarbeiterzahl kann die interne Variante kostengünstiger sein.

Extern: Steuerberater oder Lohnbüro übernehmen die Abrechnung. Vorteile: Expertenwissen, Haftungsreduzierung, Entlastung der internen Ressourcen. Nachteile: Höhere Kosten (oft rund 15 € pro Mitarbeiter und Monat beim Steuerberater; Lohnbüros können günstiger sein), Abhängigkeit, Datenaustausch erforderlich. Besonders bei Tarifverträgen, Sonderzahlungen oder internationalen Beschäftigten lohnt sich oft die Auslagerung.

Die vorbereitende Lohnbuchhaltung – Stammdaten, Arbeitszeiten, Krankheitstage – bleibt auch bei externer Durchführung im Unternehmen. Mit Ordio Payroll kannst du Zeiterfassung und vorbereitende Lohnbuchhaltung bündeln und die Daten nahtlos an deinen Steuerberater übermitteln (z. B. per DATEV-Schnittstelle).

Lohnsoftware und Automatisierung

Lohnsoftware unterstützt bei der Berechnung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen, der Erstellung der Lohnabrechnungen und der Meldungen. Sie reduziert manuelle Fehler und stellt sicher, dass Fristen eingehalten werden. Die Anbindung an Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung vermeidet Doppeleingaben und Übertragungsfehler. Viele Programme bieten eine DATEV-Schnittstelle für den Datenaustausch mit dem Steuerberater. Wichtig ist die Integration mit der Zeiterfassung: Überstunden, Nacht- und Feiertagszuschläge sowie Abwesenheiten müssen korrekt in die Lohnabrechnung fließen. Ohne diese Anbindung entstehen manuelle Übertragungsfehler – besonders in Branchen mit wechselnden Schichten wie Gastronomie oder Pflege.

Ordio Payroll verbindet Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und vorbereitende Lohnbuchhaltung. Die erfassten Arbeitszeiten werden automatisch für die Lohnabrechnung aufbereitet – ob du intern abrechnest oder einen Steuerberater beauftragst. So reduzierst du Übertragungsfehler und sparst Zeit bei der monatlichen Abrechnung. Mit dem Brutto-Netto-Rechner kannst du Gehaltsberechnungen vorab durchspielen.

Fazit

Die Lohnbuchhaltung ist für jedes Unternehmen mit Mitarbeitern verpflichtend. Sie umfasst das Erfassen, Abrechnen und Buchen von Löhnen und Gehältern, die Führung der Lohnkonten, die Meldeverfahren an Finanzamt und Sozialversicherung sowie die Erstellung der monatlichen Lohnabrechnungen. Wer sie vernachlässigt, riskiert Nachforderungen und Prüfungsfolgen.

Der Unterschied zur Lohnabrechnung: Die Lohnbuchhaltung ist der übergeordnete Prozess, die Lohnabrechnung das monatliche Dokument. Beide sind gesetzlich vorgeschrieben und bei Prüfungen nachweisbar zu führen.

Ob du die Lohnbuchhaltung intern oder extern durchführst – die vorbereitende Arbeit (Stammdaten, Arbeitszeiten) bleibt im Unternehmen. Mit der richtigen Software und einer Anbindung an die Zeiterfassung gelingt dir die Lohnbuchhaltung effizient und gesetzeskonform. Ordio unterstützt dich von der Zeiterfassung bis zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung – so hast du die Daten im Griff, egal ob du selbst abrechnest oder einen Steuerberater beauftragst. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer Lohnabrechnung findest du in unserem Ratgeber.

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