Organigramm erstellen – Struktur, Aufbau & Beispiele

Ein Organigramm erstellen bedeutet, die Struktur deiner Organisation visuell darzustellen. Es zeigt auf einen Blick, wer wofür zuständig ist, welche Hierarchien bestehen und wie Abteilungen miteinander verbunden sind. Mit einem gut strukturierten Organigramm verbesserst du die interne Kommunikation und erleichterst neuen Mitarbeitern sowie externen Partnern die Orientierung.

Ein Organigramm zeigt die Struktur einer Organisation als Skizze. Vereine, Unternehmen und Behörden zeigen somit ihre Struktur, also die einzelnen Abteilungen ihrer Organisation an.

Somit wird klar erkenntlich:

• wer wofür zuständig ist
• wer ist Vorgesetzter
• wer ist Mitarbeiter
• Wie ist der vorhergesehene Ablauf innerhalb der Organisation

Somit ist ein Organigramm ein Schnellüberblick über eine Organisation, Behörde oder ein Unternehmen. Durch dieses Organigramm kann sich jedermann informieren und braucht nicht lange nachzufragen.

Was ist ein Organigramm?

Ein Organigramm ist eine visuelle Darstellung der Struktur einer Organisation. Es zeigt auf einen Blick die Hierarchie, Zuständigkeiten und Beziehungen zwischen verschiedenen Abteilungen, Positionen und Mitarbeitern. Organigramme werden von Unternehmen, Vereinen und Behörden verwendet, um ihre Organisationsstruktur übersichtlich darzustellen.

Visuelle Strukturdarstellung

Ein Organigramm visualisiert die formelle Struktur einer Organisation durch grafische Elemente wie Kästchen, Kreise und Verbindungslinien. Jedes Element repräsentiert eine Position, Abteilung oder Funktion, während Linien die Beziehungen und Berichtswege zeigen. Diese visuelle Darstellung macht komplexe Organisationsstrukturen auf einen Blick verständlich.

Zweck und Nutzen

Das Hauptziel eines Organigramms ist es, Klarheit über Zuständigkeiten, Hierarchien und Kommunikationswege zu schaffen. Es dient als Orientierungshilfe für neue Mitarbeiter, unterstützt die interne Kommunikation und erleichtert externen Partnern die Identifikation der richtigen Ansprechpartner. Zudem hilft es bei der Planung von Umstrukturierungen und der Dokumentation der Unternehmensstruktur.

Wofür dient ein Organigramm?

Die Darstellung über ein Organigramm erleichtert es zum Beispiel Kunden, Banken oder anderen Unternehmern schnell und einfach den richtigen Ansprechpartner zu finden. Somit ist ein Organigramm ein Medium, um anderen aufzuzeigen, wie das Unternehmen oder die Organisation funktioniert.

Schnelle Orientierung für externe Stakeholder

Für externe Partner, Kunden oder Investoren bietet ein Organigramm einen schnellen Überblick über die Unternehmensstruktur. Sie können sofort erkennen, welche Abteilungen es gibt, wer für welche Bereiche verantwortlich ist und an wen sie sich bei spezifischen Anliegen wenden sollten. Dies spart Zeit und verbessert die Kommunikationseffizienz.

Verbesserte Kommunikation und Transparenz

Ein Organigramm fördert Transparenz innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Alle Beteiligten haben Zugang zu den gleichen Informationen über die Organisationsstruktur, was Missverständnisse vermeidet und die Zusammenarbeit erleichtert. Dies ist besonders wichtig bei größeren Organisationen mit vielen Abteilungen.

Unterstützung bei Entscheidungsprozessen

Bei wichtigen Entscheidungen hilft ein Organigramm dabei, die richtigen Ansprechpartner zu identifizieren. Manager können schnell sehen, wer für bestimmte Bereiche zuständig ist und wer in Entscheidungsprozesse einbezogen werden sollte. Dies beschleunigt Entscheidungsfindung und verbessert die Qualität der Entscheidungen.

Hat ein Organigramm noch weitere Funktionen?

Ein Organigramm erklärt die Abläufe und Aufgabenverteilung in einer Organisation oder einem Unternehmen. Neue Mitarbeiter bekommen mit dem Organigramm einen einfachen Überblick und wissen dadurch, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Die Abläufe der Arbeit sind somit leichter erkenntlich.

Onboarding neuer Mitarbeiter

Für neue Mitarbeiter ist ein Organigramm ein unverzichtbares Orientierungstool. Es hilft ihnen, die Unternehmensstruktur schnell zu verstehen, ihre Kollegen kennenzulernen und zu erkennen, an wen sie sich bei Fragen wenden können. Dies beschleunigt den Onboarding-Prozess erheblich und reduziert die Einarbeitungszeit.

Klärung von Zuständigkeiten

Ein Organigramm macht Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar sichtbar. Mitarbeiter wissen genau, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, was Überschneidungen vermeidet und die Effizienz steigert. Dies ist besonders wichtig in komplexen Organisationen mit vielen Abteilungen und Schnittstellen.

Unterstützung bei Umstrukturierungen

Bei Umstrukturierungen hilft ein Organigramm dabei, geplante Änderungen zu visualisieren und zu kommunizieren. Mitarbeiter können sofort sehen, wie sich ihre Position oder Abteilung verändert, was Unsicherheit reduziert und die Akzeptanz von Veränderungen erhöht.

Dokumentation der Unternehmensstruktur

Ein Organigramm dient als offizielle Dokumentation der Unternehmensstruktur. Es kann bei rechtlichen Fragen, bei Audits oder bei der Kommunikation mit Stakeholdern verwendet werden. Ein aktuelles Organigramm ist daher ein wichtiges Dokument für jedes Unternehmen.

Ein Organigramm zeigt klar die Verantwortungsbereiche

Etwaige Partner oder Kunden des Unternehmens sehen die einzelnen Verantwortungsbereiche und Abläufe des Unternehmens. Dadurch ist eindeutig zu erkennen, wie viele Abteilungen und Mitarbeiter dem Unternehmen angehören. Auch etwaige Ansprechpartner sind einfach und klar erkenntlich und somit ein verantwortlicher Ansprechpartner leicht gefunden. Ein Organigramm weist auf einen geordneten Ablauf und klare Strukturen hin.

Abteilungen und deren Aufgaben

Ein Organigramm zeigt alle Abteilungen eines Unternehmens und deren Hauptaufgaben. Dies hilft sowohl internen als auch externen Stakeholdern zu verstehen, welche Bereiche es gibt und welche Funktionen sie erfüllen. Beispielsweise können Kunden schnell erkennen, ob es eine eigene Kundenservice-Abteilung gibt oder ob sie sich an eine andere Stelle wenden müssen.

Hierarchische Strukturen

Die hierarchische Struktur wird im Organigramm klar dargestellt. Es zeigt, wer Vorgesetzter ist, wer auf welcher Hierarchieebene arbeitet und wie die Befehls- und Berichtslinien verlaufen. Dies ist wichtig für die interne Kommunikation und für das Verständnis der Entscheidungsprozesse.

Ansprechpartner identifizieren

Ein Organigramm macht es einfach, den richtigen Ansprechpartner für spezifische Anliegen zu finden. Statt lange nachzufragen oder durch verschiedene Abteilungen weitergeleitet zu werden, können Mitarbeiter und externe Partner direkt die zuständige Person oder Abteilung identifizieren.

Organigramme helfen, ein Unternehmen umzustrukturieren, falls notwendig

Will man sein Unternehmen umstrukturieren und damit erfolgreicher machen, gestaltet sich ein Organigramm dabei als äußerst effektives Hilfsmittel. Mittels Organigramm können Abteilungen aufgelöst, geändert, umstrukturiert, oder neu geschaffen werden. Abläufe in einem Unternehmen können mittels Organigramm verbessert oder komplett geändert werden.

Analyse der aktuellen Struktur

Bevor eine Umstrukturierung geplant wird, hilft ein Organigramm dabei, die aktuelle Struktur zu analysieren. Es zeigt Schwachstellen, Überschneidungen oder ineffiziente Strukturen auf, die verbessert werden können. Diese Analyse ist der erste Schritt zu einer erfolgreichen Umstrukturierung.

Planung von Änderungen

Bei der Planung von Umstrukturierungen ermöglicht ein Organigramm die Visualisierung der geplanten Änderungen. Manager können verschiedene Szenarien durchspielen und die Auswirkungen auf verschiedene Abteilungen abschätzen, bevor die Umstrukturierung umgesetzt wird.

Visualisierung neuer Strukturen

Ein Organigramm hilft dabei, die neue Struktur zu visualisieren und zu kommunizieren. Mitarbeiter können sofort sehen, wie sich ihre Position oder Abteilung verändert, was Unsicherheit reduziert und die Akzeptanz der Veränderungen erhöht.

Kommunikation von Umstrukturierungen

Die Kommunikation von Umstrukturierungen wird durch ein Organigramm erheblich erleichtert. Statt komplexe Veränderungen in langen Texten zu erklären, können Manager einfach das neue Organigramm zeigen und die wichtigsten Änderungen erläutern. Dies macht die Kommunikation effizienter und verständlicher.

Welche Arten von Organigrammen gibt es?

Es gibt für Unternehmen unterschiedliche Arten von Organigrammen, die Grundstruktur ist aber immer dieselbe. In der Praxis haben sich einige Unterschiede entwickelt, die je nach Unternehmensgröße, Branche und Organisationsform unterschiedlich geeignet sind.

Spartenbezogenes Organigramm

Ein spartenbezogenes Organigramm gliedert die Organisation nach Geschäftsbereichen oder Sparten. Jede Sparte hat ihre eigenen Abteilungen und Verantwortlichkeiten. Diese Struktur eignet sich besonders für große Unternehmen mit verschiedenen Geschäftsfeldern oder Tochtergesellschaften.

Vorteile: Klare Trennung der Geschäftsbereiche, eigenständige Verantwortlichkeiten, einfache Erfolgsmessung pro Sparte.

Nachteile: Mögliche Doppelstrukturen, Koordinationsaufwand zwischen Sparten, Gefahr von Silodenken.

Einsatzbereiche: Große Konzerne, Unternehmen mit diversifizierten Geschäftsfeldern, Holding-Strukturen.

Funktionales Organigramm

Ein funktionales Organigramm organisiert die Struktur nach Funktionen wie Marketing, Vertrieb, Produktion, Personalwesen oder Finanzen. Diese Struktur ist besonders für mittelständische Unternehmen geeignet, die nach Funktionen organisiert sind.

Vorteile: Klare Spezialisierung, effiziente Ressourcennutzung, einfache Koordination innerhalb der Funktionen.

Nachteile: Mögliche Kommunikationsbarrieren zwischen Funktionen, längere Entscheidungswege, weniger Kundenorientierung.

Einsatzbereiche: Mittelständische Unternehmen, produzierende Betriebe, Unternehmen mit klarer funktionaler Trennung.

Matrix-Organigramm

Ein Matrix-Organigramm zeigt doppelte Berichtslinien, bei denen Mitarbeiter sowohl einem Funktionsleiter als auch einem Projektleiter unterstellt sind. Diese Struktur eignet sich für Unternehmen, die sowohl funktional als auch projektbezogen arbeiten.

Vorteile: Flexibilität, effiziente Ressourcennutzung, bessere Projektkoordination, Wissenstransfer zwischen Projekten.

Nachteile: Komplexe Struktur, mögliche Konflikte bei doppelten Weisungsbefugnissen, höherer Koordinationsaufwand.

Einsatzbereiche: Projektorientierte Unternehmen, Beratungsunternehmen, Unternehmen mit komplexen Produkten.

Projektbezogenes Organigramm

Ein projektbezogenes Organigramm organisiert die Struktur nach Projekten. Jedes Projekt hat sein eigenes Team mit verschiedenen Funktionen. Diese Struktur eignet sich für Unternehmen, die hauptsächlich projektbasiert arbeiten.

Vorteile: Hohe Flexibilität, klare Projektverantwortung, schnelle Anpassungsfähigkeit, kundenorientierte Struktur.

Nachteile: Mögliche Ressourcenverschwendung, weniger Wissensakkumulation, komplexe Koordination zwischen Projekten.

Einsatzbereiche: Agenturen, Beratungsunternehmen, Softwareentwicklung, Bauunternehmen.

Was sollte alles in ein Organigramm aufgenommen werden?

Durch die Beispiele wird schon ein bisschen vorgegeben, was ein Organigramm enthalten sollte. Ein gut strukturiertes Organigramm enthält alle wichtigen Informationen, die für das Verständnis der Organisationsstruktur notwendig sind.

Grundlegende Elemente

Kunden, Personen, Produkte, Funktionen und Aufgaben sind die grundlegenden Elemente eines Organigramms. Diese werden in Kreisen, Kästchen oder ähnlichen Formen abgebildet. Jedes Element sollte klar beschriftet sein, damit sofort erkennbar ist, was es darstellt.

Visuelle Darstellung

Zusammenarbeit, Informationsfluss und Weisungsbefugte werden durch Pfeile oder Linien dargestellt. Durchgezogene Linien zeigen direkte Weisungsbefugnisse, während gepunktete Linien informelle Beziehungen oder Kommunikationswege darstellen können. Die visuelle Darstellung sollte klar und übersichtlich sein.

Hierarchische Struktur

Gruppen, Untergruppen, Prozesse und die Hierarchie werden durch Positionen dargestellt. Höhere Positionen stehen oben, niedrigere Positionen unten. Die horizontale Position kann Abteilungen oder Funktionen darstellen. Die hierarchische Struktur sollte sofort erkennbar sein.

Zusätzliche Informationen

Besonderheiten, Eigentumsverhältnisse und Hervorhebungen werden durch Auszeichnungen oder Farben dargestellt. Beispielsweise können verschiedene Farben verschiedene Abteilungen oder Geschäftsbereiche kennzeichnen. Spezielle Symbole können auf besondere Funktionen oder Verantwortlichkeiten hinweisen.

Ein Organigramm muss aber nicht für ein gesamtes Unternehmen stehen. Es kann auch für einzelne Abteilungen erstellt werden, um diese zu beschreiben. Auf alle Fälle sollte solch ein Teilorganigramm in ein komplettes Unternehmensorganigramm eingegliedert sein.

Haben Organigramme Grenzen?

Diese Frage kann mit einem klaren Ja beantwortet werden. Ein Organigramm ist ein wertvolles Instrument, hat aber auch seine Grenzen, die bei der Nutzung berücksichtigt werden sollten.

Aktualisierungsaufwand

Hat ein Unternehmen zum Beispiel eine hohe Anzahl an Mitarbeiterwechseln, ist das Organigramm schnell nicht mehr aktuell. Egal ob dieses Organigramm in Papierform oder in einer Online-Form vorliegt, ist eine ständige Aktualisierung nicht immer einfach. Online zu bearbeitende Organigramme sind in diesem Falle sehr von Vorteil, da sie eine automatische Aktualisierung durchführen können. Wechselt ein Mitarbeiter, kann das einfach und schnell durch die automatisierte Funktion erledigt werden und das Organigramm ist immer aktuell.

Formelle vs. informelle Strukturen

So gut ein Organigramm auch für ein Unternehmen ist, stellt es nur eine formelle Beziehung und keine soziale Beziehung zwischen Abteilungen dar, die in einem Unternehmen aber eine enorme Rolle spielen. Die tatsächliche Kommunikation und Zusammenarbeit kann von der dargestellten Struktur abweichen. Informelle Netzwerke und Beziehungen werden im Organigramm nicht sichtbar.

Komplexität bei großen Organisationen

Bei sehr großen Organisationen kann ein Organigramm schnell unübersichtlich werden. Wenn hunderte oder tausende von Mitarbeitern dargestellt werden sollen, wird das Organigramm sehr komplex und schwer lesbar. In solchen Fällen sollten Teilorganigramme für einzelne Bereiche erstellt werden.

Lösungen für häufige Probleme

Um die Grenzen von Organigrammen zu überwinden, gibt es verschiedene Lösungen: Nutze digitale Tools, die automatische Aktualisierungen ermöglichen. Erstelle Teilorganigramme für große Organisationen. Kombiniere formelle Strukturen mit Beschreibungen informeller Netzwerke. Aktualisiere das Organigramm regelmäßig, mindestens vierteljährlich oder bei größeren Veränderungen.

Organigramm erstellen - Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Erstellung eines Organigramms folgt einem strukturierten Prozess. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung kannst du ein professionelles Organigramm für dein Unternehmen erstellen.

Vorbereitung und Planung

Bevor du mit der Erstellung beginnst, solltest du alle notwendigen Informationen sammeln. Liste alle Abteilungen, Positionen und Mitarbeiter auf. Kläre die hierarchischen Beziehungen und Weisungsbefugnisse. Entscheide, welche Informationen im Organigramm dargestellt werden sollen (Namen, Funktionen, Abteilungen).

Struktur festlegen

Entscheide dich für die passende Organigramm-Art (spartenbezogen, funktional, Matrix oder projektbezogen). Lege die Hierarchieebenen fest und bestimme, welche Abteilungen auf welcher Ebene dargestellt werden sollen. Plane die visuelle Struktur und das Layout.

Elemente hinzufügen

Beginne mit der obersten Hierarchieebene (Geschäftsführung, Vorstand) und arbeite dich nach unten vor. Füge alle Abteilungen, Positionen und Mitarbeiter hinzu. Stelle die Beziehungen zwischen den Elementen durch Linien oder Pfeile dar. Verwende konsistente Formen und Farben für verschiedene Abteilungen oder Hierarchieebenen.

Visualisierung und Design

Wähle ein klares, übersichtliches Design. Verwende konsistente Farben und Formen. Stelle sicher, dass alle Texte lesbar sind und die Struktur auf einen Blick erkennbar ist. Nutze Farben, um verschiedene Abteilungen oder Geschäftsbereiche zu kennzeichnen. Füge eine Legende hinzu, wenn nötig.

Überprüfung und Aktualisierung

Überprüfe das Organigramm auf Vollständigkeit und Korrektheit. Stelle sicher, dass alle wichtigen Positionen und Abteilungen enthalten sind. Lass das Organigramm von verschiedenen Personen prüfen, um Fehler zu vermeiden. Plane regelmäßige Aktualisierungen, mindestens vierteljährlich oder bei größeren Veränderungen.

Tools und Software für Organigramme

Es gibt verschiedene Tools und Software-Lösungen, die dir bei der Erstellung von Organigrammen helfen. Die Auswahl hängt von deinen Anforderungen, deinem Budget und deinen technischen Fähigkeiten ab.

Desktop-Software

Desktop-Software wie Microsoft Visio oder Lucidchart bietet umfangreiche Funktionen für die Erstellung professioneller Organigramme. Diese Tools bieten viele Vorlagen, Designoptionen und Exportmöglichkeiten. Sie eignen sich besonders für komplexe Organigramme und für Unternehmen, die regelmäßig Organigramme erstellen.

Online-Tools

Online-Tools wie Canva oder Creately ermöglichen die Erstellung von Organigrammen direkt im Browser. Sie sind benutzerfreundlich, erfordern keine Installation und ermöglichen die Zusammenarbeit im Team. Viele bieten kostenlose Versionen mit eingeschränkten Funktionen an.

Spezialisierte Organigramm-Software

Es gibt spezialisierte Software-Lösungen, die speziell für die Erstellung und Verwaltung von Organigrammen entwickelt wurden. Diese Tools bieten erweiterte Funktionen wie automatische Aktualisierung, Integration mit HR-Systemen und erweiterte Visualisierungsoptionen.

Kostenlose Alternativen

Für kleine Unternehmen oder den Einstieg gibt es auch kostenlose Alternativen. Microsoft PowerPoint oder Google Slides bieten grundlegende Funktionen für die Erstellung einfacher Organigramme. Open-Source-Tools wie Draw.io bieten erweiterte Funktionen ohne Kosten.

Best Practices für Organigramme

Um ein effektives Organigramm zu erstellen, solltest du bestimmte Best Practices beachten. Diese helfen dir, ein Organigramm zu erstellen, das wirklich nützlich ist und regelmäßig genutzt wird.

Klarheit und Übersichtlichkeit

Ein Organigramm sollte auf einen Blick verständlich sein. Verwende klare Beschriftungen, konsistente Formen und Farben. Vermeide zu viele Details, die das Organigramm unübersichtlich machen. Bei komplexen Strukturen solltest du Teilorganigramme für einzelne Bereiche erstellen.

Regelmäßige Aktualisierung

Ein veraltetes Organigramm ist nutzlos und kann sogar schädlich sein, wenn es falsche Informationen enthält. Plane regelmäßige Aktualisierungen, mindestens vierteljährlich oder bei größeren Veränderungen. Nutze digitale Tools, die automatische Aktualisierungen ermöglichen, wenn möglich.

Einbeziehung der Mitarbeiter

Beziehe deine Mitarbeiter in den Erstellungsprozess ein. Sie kennen die tatsächlichen Strukturen und Beziehungen am besten. Ihre Rückmeldungen helfen dir, ein Organigramm zu erstellen, das der Realität entspricht und von allen akzeptiert wird.

Integration in Unternehmensprozesse

Ein Organigramm sollte nicht nur erstellt, sondern auch aktiv genutzt werden. Integriere es in Onboarding-Prozesse, verwende es bei der Kommunikation mit externen Partnern und nutze es als Referenz bei Entscheidungsprozessen. Nur so wird es zu einem wertvollen Instrument für dein Unternehmen.

Beispiele für Organigramme

Die Struktur eines Organigramms variiert je nach Unternehmensgröße, Branche und Organisationsform. Hier sind Beispiele für verschiedene Unternehmensgrößen und Branchen.

Organigramm für kleine Unternehmen

Ein Organigramm für kleine Unternehmen ist meist einfach strukturiert. Es zeigt die Geschäftsführung an der Spitze, darunter die verschiedenen Abteilungen oder Funktionen. Bei sehr kleinen Unternehmen können auch einzelne Mitarbeiter dargestellt werden. Die Struktur ist flach mit wenigen Hierarchieebenen.

Beispiel: Ein Restaurant mit Geschäftsführer, Küchenchef, Serviceleiter und den jeweiligen Teams. Die Struktur zeigt klar die Verantwortlichkeiten und Berichtslinien.

Organigramm für mittelständische Unternehmen

Mittelständische Unternehmen haben meist eine funktionale Struktur mit verschiedenen Abteilungen wie Marketing, Vertrieb, Produktion, Personalwesen und Finanzen. Jede Abteilung hat ihren Leiter und verschiedene Mitarbeiter. Die Struktur zeigt mehrere Hierarchieebenen.

Beispiel: Ein produzierendes Unternehmen mit Geschäftsführung, verschiedenen Abteilungsleitern und deren Teams. Die Struktur zeigt die funktionale Organisation und die Hierarchieebenen.

Organigramm für große Konzerne

Große Konzerne haben komplexe Strukturen mit vielen Hierarchieebenen, verschiedenen Geschäftsbereichen und Tochtergesellschaften. Ein Gesamtorganigramm zeigt die oberste Ebene, während Teilorganigramme einzelne Bereiche detailliert darstellen.

Beispiel: Ein internationaler Konzern mit Vorstand, verschiedenen Geschäftsbereichen, regionalen Tochtergesellschaften und zahlreichen Abteilungen. Die Struktur zeigt die komplexe Organisation mit vielen Ebenen.

Branchenspezifische Beispiele

Verschiedene Branchen haben unterschiedliche Organisationsstrukturen. Ein Krankenhaus hat beispielsweise eine andere Struktur als ein produzierendes Unternehmen oder eine Agentur. Die Struktur sollte die Besonderheiten der Branche widerspiegeln.

Beispiel Gastronomie: Geschäftsführer, Küchenchef, Serviceleiter, Barleiter mit den jeweiligen Teams. Die Struktur zeigt die funktionale Organisation typisch für die Gastronomie.

Beispiel Gesundheitswesen: Geschäftsführung, medizinische Leitung, Pflegedienstleitung, Verwaltung mit verschiedenen Abteilungen. Die Struktur zeigt die besonderen Anforderungen des Gesundheitswesens.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.