Beste Schichtplanungssoftware für Restaurants 2026: 7 Tools im Vergleich

Kurzantwort: Für dein Restaurant brauchst du Schichtplanungssoftware, die Küche, Service und Bar abbildet, Aushilfen und Minijobs planbar macht und mobile Zeiterfassung mit dem Dienstplan verknüpft – ohne Kasse oder Reservierungssystem zu ersetzen. Hier vergleichst du sieben Tools für den DACH-Raum (Stand Oktober 2026): Kosten vs. Excel, Schichtmodelle, Zeiterfassung und Minijob-Grenzen. Branchenübergreifend: Dienstplan-Software-Vergleich.

Excel, WhatsApp und Papierlisten reichen, solange wenige Festangestellte und stabile Öffnungszeiten genügen. Sobald Stoßzeiten, Krankmeldungen, wechselnde Aushilfen und Zuschläge zusammenkommen, brauchst du einen Plan, den Schichtleitung und Team live sehen – mit nachvollziehbaren Ist-Stunden fürs Lohnbüro oder den DATEV-Export. Das betrifft vor allem die Gastronomie und Schichtplanung in der Gastronomie, wenn viele Rollen parallel laufen.

Schichtplanungssoftware für Restaurants: 7 Tools im Vergleich 2026

Die Tabelle ordnet Anbieter ein, die Dienstplan und Zeiterfassung für Gastronomie adressieren. Preisangaben Stand: Oktober 2026 – Listenpreise können sich ändern; teste eine echte Service-Woche inkl. Wochenende und Aushilfen.

So nutzt du die Tabelle: Wähle drei Kandidaten, die Küche und Service, Minijob-Warnungen und App-Schichttausch abdecken. In der Demo spielst du eine Freitag-Samstag-Woche mit Krankmeldung und einem Minijob durch – nicht nur eine ruhige Dienstags-Schicht. Bei nutzerbasierten Preisen rechne über zwölf Monate und deine reale Kopfzahl an Aushilfen, nicht nur den Einstiegspreis.

Wenn Lohnexport dein Engpass ist: Schichtplanungssoftware mit Lohnabrechnung im Überblick. Alternativen zu einzelnen Marken findest du in den gastromatic-, Papershift- und clockin-Vergleichen.

Auswahlkriterien für Restaurants

Bevor du Anbieter vergleichst, kläre intern: Küche und Service getrennt planen? Wie viele Minijobber und Aushilfen pro Woche? Wer darf Schichten ändern, wenn kurz vor Service jemand ausfällt? Und wie läuft der Abgleich mit dem Lohnbüro?

Notiere die Antworten in einem kurzen Anforderungsblatt – auch bei einem einzelnen Lokal. So siehst du in der Demo schnell, ob ein Tool nur „schön aussieht“ oder deinen Wochenplan unter Freitagabend-Last trägt.

Beziehe Schichtleitung und die Service-Leitung früh ein: Sie kennen Stoßfenster und das Aushilfen-Netzwerk. Ein Tool, das nur die Verwaltung nutzt, scheitert am Wochenende, wenn der Plan parallel im Chat nachgezogen wird.

Schichtmodelle: Küche, Service und Stoßzeiten

Im Restaurant planst du selten „eine Schicht pro Tag“. Üblich sind getrennte Blöcke für Küche und Service, Früh- und Spätdienst sowie zusätzliche Aushilfen an Freitag und Samstag. Gute Software bildet Rollen und Qualifikationen ab, damit du nicht versehentlich nur Service besetzt, während in der Küche Lücken bleiben.

Geteilte Schichten (Split Shifts) und kurze Abrufe für Minijobber erhöhen die Planungsdichte. Prüfe, ob das Tool Pausen zwischen Blöcken und Ruhezeiten bis zum nächsten Einsatz transparent macht. Für reine Vollzeit-Teams reicht oft ein einfacher Wochenplan; sobald Teilzeit und Aushilfen dominieren, zahlt sich ein System mit App und Schichttausch aus.

Schichtplan-Vorlagen für wiederkehrende Öffnungszeiten sparen Zeit, sollten aber Stoßzeiten anpassbar bleiben (Events, Feiertage, Personalausfall). Orientierung zu Schichtarten: Schichtarbeit und Dienstplan-App-Vergleich für mobile Teams.

Kosten & Excel vs. Software

Schichtplanungssoftware für Restaurants kostet je nach Modell pro Standort (z. B. Ordio ab 89 €/Standort/Monat, Stand Oktober 2026) oder nutzerbasiert bei vielen Gastro-Tools. Excel wirkt günstig, solange nur eine Person den Plan pflegt – sobald Tausch, Krankmeldungen und Zeiterfassungspflicht dazukommen, steigen Fehler und Lohnnacharbeit.

Rechne Gesamtkosten über zwölf Monate: Lizenz, Einführung, Support und Medienbruch (Plan in Excel, Zeit in einer zweiten App). Ein integriertes System spart oft mehr als ein günstiger Listenpreis. Grobe Orientierung: KMU-Restaurant mit einem Standort liegen viele Tools zwischen 50 und 150 € pro Monat (nutzer- oder standortbasiert); Festpreis pro Standort kann Planungskosten vereinfachen, wenn viele Aushilfen eingesetzt werden.

Preisübersicht: Ordio Preise; Personalkosten steuerst du zusätzlich über die Personalkostenquote in der Gastronomie. Kostenlose Excel-Vorlagen findest du im Schichtplan-Vorlagen-Hub – sinnvoll als Übergang, nicht als Dauerlösung mit Zeiterfassungspflicht.

Modulare Schichtplanung für die Gastronomie

Modulare Schichtplanungssoftware heißt: Schichtplan, Zeiterfassung und Abwesenheiten buchst du getrennt oder als Paket. Für ein Restaurant mit 15 bis 40 Mitarbeitenden reicht oft ein schlankes Bundle aus Plan und App; Hotel oder Kette mit Lohnabrechnung brauchen eher Suite-Module. In der Shortlist (Ordio, gastromatic, e2n) klärst du, ob du zuerst nur den Dienstplan digitalisierst oder gleich den Lohnexport mitziehst.

Vermeide Überkauf: Ein HR-ERP mit Recruiting lohnt sich selten, wenn dein Engpass Freitagabend-Planung und Minijob-Grenzen sind. Starte mit Plan plus Zeit, erweitere später um Schnittstellen zum Lohnbüro. Brauchst du nur Plan und App, reicht das oft. Willst du Zuschläge und Export ohne Excel-Zwischenschritt, prüfe Module zur Lohnabrechnung oder Lohnvorbereitung – unabhängig vom Anbieter in der Tabelle.

Zeiterfassung & Pflicht in der Gastronomie

Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten systematisch erfassen – auch für Aushilfen und Minijobber. Seit der Rechtsprechung zu objektiver Zeiterfassung gilt das in der Praxis für Schichtbetriebe; in der Gastronomie mit wechselnden Einsätzen brauchst du eine Lösung, die Plan und Ist zusammenführt. Vertiefung: Zeiterfassung Gesetz, Zeiterfassungspflicht Gastronomie und Zeiterfassung Software Vergleich.

Praktisch heißt das: Stempeln per App oder Terminal sollte dieselben Schichten anzeigen, die du veröffentlicht hast. So erkennst du Überstunden, fehlende Pausen oder Abweichungen vor der Lohnabrechnung – statt nachträglich in Excel nachzuarbeiten.

Grenze: POS, Reservierung & Inventur

Wenn du Software für dein Lokal suchst, tauchen oft Kasse, Tischreservierung und Warenbestellung im selben Suchergebnis auf. Dieser Vergleich behandelt nur Personalplanung und Zeiterfassung – nicht POS oder Gästemanagement. Wo beides zusammenpasst, findest du im Überblick Digitalisierung für Restaurants.

Wenn du Kasse und Personal trennst, achte auf klare Schnittstellen: Umsatzdaten aus dem POS-System ersetzen keine Arbeitszeiten. Inventur und Bestellung sind wiederum eigene Prozesse – Ordio adressiert hier vor allem den Personaleinsatz am richtigen Tag, nicht die Warenwirtschaft.

Minijobber, Aushilfen und kurzfristige Einsätze

In vielen Restaurants trägt ein relevanter Teil der Stunden Minijobber und Aushilfen. Die Software muss deshalb nicht nur Vollzeitkräfte abbilden, sondern auch kurzfristige Zusatzschichten, Tausch per App und saubere Stundenlimits. Prüfe in der Demo: Wie schnell lässt sich eine Aushilfe für Freitagabend einplanen? Werden Überschreitungen sichtbar, bevor der Monat abgeschlossen ist?

Excel-Listen werden hier schnell fehleranfällig, weil jede Änderung manuell nachgezogen werden muss. Für Minijobber gelten 2026 603 € pro Monat und 7.236 € pro Jahr als Verdienstgrenzen – Plan und Zeiterfassung müssen zusammen ausgewertet werden. Ein zentrales System dokumentiert Plan und Ist für alle Vertragsarten – wichtig für Lohnbüro und Nachweise. Grenzen grob prüfen: Minijob-Rechner. Vertiefung: Minijob.

Ruhezeiten, Pausen und ArbZG-Hinweise

Restaurants planen oft bis in die Nacht oder über Wochenenden. Das Arbeitszeitgesetz verlangt ausreichende Ruhezeiten und Pausen – unabhängig davon, ob Küche oder Service arbeitet. Gute Schichtplanungssoftware warnt vor kritischen Überschneidungen und macht Konflikte sichtbar, bevor der Plan veröffentlicht wird.

Software ersetzt keine Rechtsberatung, hilft aber, typische Planungsfehler zu vermeiden. In der Praxis sind elf Stunden Ruhezeit zwischen Schichtende und nächstem Dienst sowie dokumentierte Pausen häufige Stolpersteine bei Spätdienst und Frühaufstellung. Kombiniere Planung mit dokumentierter Zeiterfassung, damit Abweichungen zwischen Soll und Ist nachvollziehbar bleiben. Hintergrund: Arbeitszeiterfassungsgesetz und Zeiterfassung in der Gastronomie.

Rechtssichere Dienstplanung: Kurz-Checkliste

Die folgende Liste ergänzt die Software-Auswahl um Prozesspunkte, die in der Gastronomie oft mit dem Tool zusammenfallen – besonders bei Minijobs und wechselnden Aushilfen. Keine Rechtsberatung – bei Unsicherheit Lohnbüro oder Beratung einbeziehen.

1. Verträge und Abruf: Wochenstunden oder Kontingent für Minijobber schriftlich; Änderungsfristen einhalten.
2. Minijob 2026: Verdienstgrenzen im Plan und in der Zeiterfassung gemeinsam prüfen.
3. Ruhezeit und Pausen: ArbZG-Konflikte im Plan sichtbar machen, besonders nach Spätdiensten.
4. Zeiterfassung: Soll (Plan) und Ist (App/Terminal) verknüpfen oder exportieren.
5. Zuschläge: Nacht-, Sonn- und Feiertagsanteile für die Lohnvorbereitung markieren – Zuschlagsrechner.
6. Lohnbüro: DATEV- oder Exportformat mit einer echten Service-Woche testen.

Mindestlohn und Lohnkosten: Gastronomie Mindestlohn. Urlaub bei Minijobs: Urlaubsanspruch Minijobber.

Ein Restaurant oder mehrere Standorte?

Betreibst du nur ein Lokal, reicht oft ein Standort-Lizenzmodell mit klarer Rollenstruktur. Sobald du zwei oder mehr Restaurants steuerst, brauchst du Standortrechte, Vergleichbarkeit der Auslastung und ggf. Wechsel von Personal zwischen Läden. Dann lohnt ein Blick auf Schichtplanungssoftware für Filialen oder Module mit Multi-Standort-Logik.

Dieser Vergleich bleibt bewusst auf Restaurant-Schichtplanung fokussiert; Filialketten haben andere Anforderungen an Reporting und Zentralplanung. Für übergreifendes Workforce-Management: Workforce-Management-Software im Vergleich.

Typische Fehler bei der Tool-Auswahl

Viele Restaurants scheitern nicht an fehlenden Features, sondern an der falschen Erwartungshaltung oder einem zu kurzen Test. Die folgende Liste hilft bei der Shortlist-Prüfung vor Vertragsabschluss.

Wenn du zwei Anbieter in der engeren Auswahl hast, gewinnt oft nicht der günstigste Preis, sondern das Tool, das deine Service-Woche mit Krankmeldung und Aushilfe ohne Medienbruch durchspielt.

Die sieben Anbieter im Detail

Die Tabelle ordnet Features und Preismodelle; hier findest du die Einordnung für Restaurants (Stand Oktober 2026). Nutze jeden Abschnitt als Checkliste für deine Demo – Preise und Pakete können sich ändern, dein Prozess (Küche, Service, Minijobs) bleibt der Maßstab.

Ordio

Ordio bündelt Schichtplan, Zeiterfassung und Abwesenheiten für Schichtbetriebe – auch in der Gastronomie. Sinnvoll, wenn du Plan und Zeit ohne ERP-Projekt digitalisieren willst. Einschränkung: kein Kassensystem, keine Tischreservierung.

gastromatic

gastromatic ist auf Gastronomie und Hotellerie spezialisiert: Dienstplan, Zeiterfassung und Gastro-typische Zuschläge. In der Demo prüfst du Minijob-Logik, App-Nutzung im Service und Export zum Lohnbüro. Neutraler Markenvergleich: gastromatic Vergleich.

Sinnvoll, wenn du bereits im gastromatic-Ökosystem bist oder tiefe Gastro-Workflows brauchst; vergleiche Gesamtkosten mit standortbasierten Modellen bei vielen Aushilfen.

e2n

e2n adressiert Restaurant- und Hotelteams mit Dienstplan und App für Mitarbeitende. Preise sind paketabhängig – vergleiche Gesamtkosten mit Festpreis-Modellen, wenn du viele Teilzeitkräfte hast.

Hotel-Restaurant-Hybride profitieren von Personalstammdaten über Bereiche hinweg; reines Single-Restaurant sollte die Einführungsdauer gegen ein schlankeres Tool abwägen.

Papershift

Papershift bietet PEP mit ArbZG-Hinweisen und Schichtbörse – verbreitet in Servicebetrieben. Achte auf Zuschlagslogik für Nacht- und Sonntagsarbeit. Papershift-Vergleich.

Besonders interessant, wenn du Regelwarnungen im Plan und eine aktive Schichtbörse für kurzfristige Ausfälle kombinieren willst.

Staffomatic

Staffomatic eignet sich für kleinere Teams, die schnell von Excel weg wollen. Bei komplexen Zuschlägen oder mehreren Standorten früh den Lohnexport testen. Staffomatic-Vergleich.

Gut für den Einstieg mit überschaubarem Funktionsumfang; bei Wachstum auf Export und Mehrstandort frühzeitig nachrüsten oder wechseln.

clockin

clockin verbindet Schichtplanung und Stempeluhr – relevant, wenn Zeiterfassung dein Engpass ist. Für reine Planungsfragen vergleiche zusätzlich gastromatic oder Ordio. clockin-Vergleich.

Wenn dein Lohnbüro DATEV-nahe Exporte erwartet, priorisiere einen Testlauf mit Nacht- und Sonntagszuschlägen aus einer echten Service-Woche.

Aplano

Aplano deckt Dienstplan, Zeiterfassung und Tausch per App ab – auch für Events und Filialen. Prüfe Gastro-spezifische Regeln in einer Testwoche mit Küche und Service. Aplano-Vergleich. Für Event-Catering mit wechselnden Teams lohnt ein Test der Schichtbörse unter Zeitdruck.

Checkliste: Einführung im Restaurant

Nutze die Punkte als Projektplan für die ersten vier Wochen – nicht als einmaliges IT-Setup. Starte klein, messe Akzeptanz im Team und erweitere erst dann auf alle Rollen.

• Stammdaten (Rollen Küche/Service, Vertragsarten, Standort) bereinigen
• Öffnungszeiten und typische Stoßfenster als Planungsvorlage
• Pilotwoche mit Schichtleitung und zwei Service-Teams
• Krankmeldung und Schichttausch einmal durchspielen
• Zeiterfassung an Plan koppeln und Ist-Stunden prüfen
• Test-Export zum Lohnbüro (Zuschläge, Minijobs)
• Team kurz schulen: App, Benachrichtigungen, wer plant frei
• WhatsApp-Planung schrittweise ablösen, nicht parallel endlos führen

Nach der Pilotwoche: Kurzes Feedback mit Schichtleitung (Was hat gehakt? Wo fehlen Rollen?). Dann Rollout auf alle Teams und feste Regel, dass Planänderungen nur noch im System laufen.

Fazit

Die beste Schichtplanungssoftware für dein Restaurant hängt von Teamgröße, Aushilfenanteil und Lohnprozess ab – nicht von der längsten Featureliste. Nutze die Tabelle als Shortlist, simuliere eine stressige Woche und halte Plan und Zeit in einem System, sobald Excel und WhatsApp nicht mehr skalieren.

Ohne Gastro-Schwerpunkt: Dienstplan Software Vergleich. Bei mehreren Läden: Schichtplanungssoftware Filialen. Zu Kosten, Excel und Minijobs: Abschnitt Kosten & Excel und die häufigen Fragen am Ende des Artikels.