35.000 Mitarbeiter sind in den vergangenen Jahren seit der Coronakrise aus der Gastronomie in andere Branchen abgewandert. Das meldete 2022 eine Studie des Instituts der Deutschen Wirtschaft (IW), die sich auf Zahlen der Bundesagentur für Arbeit beruft. Die Haupt-Branchen, in die Gastronomie-Mitarbeiter wechselten, seien demnach der Einzelhandel sowie das Verkehrs- und Logistikgewerbe. Viele ehemalige Gastronomie-Mitarbeiter arbeiten nun also beispielsweise als Fahrer für Paketdienste. Ein Grund dafür könnte sein, dass die Arbeitszeiten und -bedingungen in den meisten Branchen besser geregelt sind, als in der Gastronomie. Diese Bedingungen könnten sich mit der Einführung des Arbeitszeiterfassungsgesetz nun ändern. Mit dieser ist die Zeiterfassung nun zur Pflicht geworden. In diesem Artikel erfährst du, was die Zeiterfassungspflicht für dein Gastronomieunternehmen bedeutet, welche gesetzlichen Grundlagen gelten und wie du sie praktisch umsetzt.

Was ist die Zeiterfassungspflicht in der Gastronomie?

Die Zeiterfassungspflicht in der Gastronomie bedeutet, dass alle Betriebe seit 2023 verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen und zu dokumentieren. Diese gesetzliche Vorschrift basiert auf dem Arbeitszeiterfassungsgesetz und dient dem Schutz der Arbeitnehmer vor Überstunden und unbezahlter Arbeit sowie der Bekämpfung von Schwarzarbeit. Gemäß § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) sind Gastronomiebetriebe nun verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Die genaue Dokumentation der Arbeitszeiten ist ein wesentlicher Bestandteil dieser Gesetzesänderung und gilt unabhängig von der Betriebsgröße oder der Anzahl der Mitarbeiter.

Für Gastronomiebetriebe bedeutet dies konkret: Du musst für jeden Mitarbeiter dokumentieren, wann die Schicht beginnt, wann sie endet, welche Pausen gemacht wurden und ob Überstunden geleistet wurden. Diese Dokumentation muss mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden und bei Kontrollen durch die Behörden vorgelegt werden können. Eine digitale Zeiterfassung erleichtert diese Aufgabe erheblich und hilft dir dabei, gesetzeskonform zu bleiben.

Das EuGH-Urteil und die gesetzlichen Grundlagen

Was bedeutet das Urteil des Europäischen Gerichtshofes?

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) aus dem Jahr 2019 hat die Zeiterfassungspflicht für alle Arbeitgeber in der EU eingeführt. Das Urteil besagt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die tägliche Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Dieses Urteil war der Auslöser für die Einführung des Arbeitszeiterfassungsgesetzes in Deutschland, das seit 2023 in Kraft ist und seit 2026 weiter verschärft wurde.

Gesetzliche Grundlagen

Die Zeiterfassungspflicht basiert auf verschiedenen gesetzlichen Grundlagen:

  • Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): § 3 Abs. 2 Nr. 1 verpflichtet Arbeitgeber zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten
  • Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Regelungen zur Arbeitszeit, Pausenzeiten und Ruhezeiten
  • EU-Richtlinie: Urteil des EuGH von 2019, das die Zeiterfassungspflicht für alle EU-Mitgliedstaaten einführte

Mehr zu dem Thema Arbeitszeiterfassungsgesetz 2026 liest du in diesem Blogbeitrag.

Was muss dokumentiert werden?

Gemäß dem Arbeitszeiterfassungsgesetz müssen folgende Daten dokumentiert werden:

  • Beginn der Arbeitszeit: Wann beginnt die Schicht? Dies muss genau erfasst werden, nicht nur geschätzt.
  • Ende der Arbeitszeit: Wann endet die Schicht? Auch hier ist Genauigkeit gefordert.
  • Pausenzeiten: Wann wurden Pausen gemacht und wie lange dauerten sie? Die gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten müssen eingehalten werden.
  • Überstunden: Wurden Überstunden geleistet? Diese müssen besonders dokumentiert werden, da sie besondere Vergütungsregelungen haben.

Wichtig ist, dass die Dokumentation systematisch erfolgt. Das bedeutet: Nicht nur gelegentlich, sondern für jeden Arbeitstag und für jeden Mitarbeiter. Eine digitale Lösung wie Ordio macht dies einfach und hilft dir dabei, keine Einträge zu vergessen.

Aufbewahrungsfristen

Die Arbeitszeitnachweise müssen für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Dies ist wichtig für mögliche Kontrollen durch die Behörden, aber auch für die eigene Rechtssicherheit. Bei Streitigkeiten mit Mitarbeitern oder bei Prüfungen durch die Sozialversicherungsträger musst du die Dokumentation vorlegen können. Eine digitale Zeiterfassung speichert diese Daten automatisch und macht die Aufbewahrung einfach.

Umsetzung in der Gastronomie: Praktische Tipps

Für Betreiber von Gastronomiebetrieben, die nun die Zeiterfassung implementieren müssen, gibt es einige praktische Tipps, die ihnen bei der Umsetzung helfen können. Zunächst sollten sie sich über die gesetzlichen Anforderungen informieren und sicherstellen, dass sie alle relevanten Vorschriften einhalten.

Zeiterfassung Gastronomie Pflicht – Auswahl der Methode

Es ist ratsam, ein zuverlässiges Zeiterfassungssystem zu wählen, das den individuellen Bedürfnissen des Betriebs entspricht. Dies kann entweder eine Softwarelösung sein, die eine automatisierte Zeiterfassung ermöglicht, oder ein manuelles System, das beispielsweise auf Stempelkarten basiert. Für die Gastronomie eignen sich besonders mobile Apps oder Tablet-Terminals, die einfach zu bedienen sind und auch im laufenden Betrieb funktionieren. Digitale Lösungen wie Ordio bieten den Vorteil, dass die Daten automatisch gespeichert werden und direkt für die Lohnabrechnung verwendet werden können.

Schulung der Mitarbeiter

Die Schulung der Mitarbeiter ist ebenfalls von großer Bedeutung. Die Betreiber sollten sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die Zeiterfassung korrekt durchführen und die Bedeutung der genauen Dokumentation verstehen. Regelmäßige Überprüfungen und Schulungen können dazu beitragen, dass die Zeiterfassung effizient und korrekt umgesetzt wird. Wichtig ist dabei: Wähle ein System, das vor allem für diejenigen intuitiv ist, die täglich damit arbeiten müssen – deine Mitarbeiter.

Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter mit dem System arbeiten können

Ein wesentlicher Bestandteil der Arbeitszeitdokumentation ist die Frage: WER dokumentiert eigentlich die Arbeitszeit? Eine Delegation an den Arbeitnehmer ist möglich – sollte dann aber mit wenig Aufwand verbunden sein. Sorge also dafür, dass die Methode, die du für die Arbeitszeiterfassung wählst, für ALLE deine Mitarbeiter einfach und intuitiv zu bedienen ist. Das kann auch bedeuten, dass du deine Mitarbeiter schulen musst, um beispielsweise ein System für die digitale Zeiterfassung zu nutzen. Wichtig ist dabei: Wähle ein System, das vor allem für diejenigen intuitiv ist, die täglich damit arbeiten müssen: Deine Mitarbeiter.

Besondere Herausforderungen in der Gastronomie

Die Gastronomie stellt besondere Anforderungen an die Zeiterfassung. Peak-Zeiten, flexible Schichten und saisonale Schwankungen machen die Dokumentation komplexer als in anderen Branchen.

Peak-Zeiten und flexible Schichten

In der Gastronomie gibt es typischerweise Stoßzeiten – zum Beispiel während des Mittag- und Abendgeschäfts. Während dieser Zeiten müssen Mitarbeiter schnell ein- und ausstempeln können, ohne den Betriebsablauf zu stören. Mobile Apps oder Tablet-Terminals direkt am Arbeitsplatz sind hier ideal. Sie ermöglichen eine schnelle Erfassung ohne lange Wartezeiten.

Saisonale Mitarbeiter und Minijobber

Viele Gastronomiebetriebe beschäftigen saisonale Mitarbeiter oder Minijobber. Auch für diese Mitarbeiter gilt die Zeiterfassungspflicht. Das System muss also einfach genug sein, dass auch Aushilfskräfte es schnell verstehen und nutzen können. Digitale Lösungen mit intuitiver Bedienung sind hier besonders vorteilhaft.

Mehrere Standorte

Wenn du mehrere Restaurants oder Standorte betreibst, musst du sicherstellen, dass die Zeiterfassung an allen Standorten einheitlich funktioniert. Cloud-basierte Lösungen ermöglichen es, alle Daten zentral zu verwalten und zu überwachen, während die Erfassung dezentral an jedem Standort erfolgt.

Kontrollen und Bußgelder

Bei Verstößen gegen die Zeiterfassungspflicht können Bußgelder verhängt werden. Die Höhe der Bußgelder kann je nach Schwere des Verstoßes variieren. Typischerweise liegen die Bußgelder zwischen 500 und 5.000 Euro pro Verstoß. Bei wiederholten Verstößen oder besonders schwerwiegenden Fällen können die Bußgelder deutlich höher ausfallen. Zusätzlich können auch rechtliche Konsequenzen drohen, insbesondere wenn Mitarbeiterrechte verletzt wurden.

Um solche Sanktionen zu vermeiden, solltest du sicherstellen, dass dein Zeiterfassungssystem zuverlässig funktioniert und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Regelmäßige Überprüfungen helfen dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Eine Sozialversicherungsprüfung kann auch die Zeiterfassung umfassen – hier ist eine ordnungsgemäße Dokumentation essentiell.

Verbesserung der Arbeitsbedingungen durch das Gesetz

Die Einführung der Zeiterfassungspflicht in der Gastronomie zielt auch darauf ab, die Arbeitsbedingungen in diesem Sektor zu verbessern. Durch die genaue Dokumentation der Arbeitszeiten sollen Überstunden reduziert und eine angemessene Bezahlung sichergestellt werden. Dies kann dazu beitragen, dass die Mitarbeiter weniger unter Druck stehen und ihre Arbeit besser planen können.

Darüber hinaus kann die Zeiterfassung dazu beitragen, die Work-Life-Balance der Mitarbeiter zu verbessern. Mit klaren Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten können die Betreiber sicherstellen, dass die Mitarbeiter ausreichend Freizeit haben und ihre Pausenzeiten einhalten. Dies kann zu einer besseren Arbeitszufriedenheit und einer höheren Motivation führen. Gleichzeitig hilft eine transparente Zeiterfassung dabei, Personalkosten besser zu planen und zu kontrollieren.

Vorteile der Zeiterfassung für die Gastronomie

Neben der gesetzlichen Pflicht bietet die Zeiterfassung auch praktische Vorteile für Gastronomiebetriebe:

  • Bessere Personalplanung: Du siehst genau, wann welche Mitarbeiter arbeiten und kannst die Schichten optimal planen.
  • Kostenkontrolle: Durch die genaue Erfassung der Arbeitszeiten kannst du die Personalkosten besser kontrollieren und optimieren.
  • Rechtssicherheit: Bei Streitigkeiten oder Prüfungen hast du klare Belege für die geleisteten Arbeitszeiten.
  • Fairness: Mitarbeiter werden fair bezahlt, Überstunden werden korrekt erfasst und vergütet.
  • Einfachere Lohnabrechnung: Digitale Zeiterfassungssysteme können direkt mit der Lohnabrechnung verknüpft werden, was Zeit und Fehler spart.

Mit einer modernen Lösung wie Ordio kannst du all diese Vorteile nutzen und gleichzeitig gesetzeskonform bleiben.

Fazit zur Zeiterfassungspflicht in der Gastronomie

Die Zeiterfassungspflicht in der Gastronomie hat erhebliche Auswirkungen auf die Betreiber von Gastronomiebetrieben. Es erfordert zusätzlichen administrativen Aufwand, aber es bietet auch die Möglichkeit einer besseren Arbeitskräfteplanung. Die Gesetzesänderung zielt darauf ab, den Schutz der Arbeitnehmer zu verbessern, Schwarzarbeit einzudämmen und die Arbeitsbedingungen in der Gastronomie zu optimieren. Durch die korrekte Umsetzung der Zeiterfassung können Betreiber von Gastronomiebetrieben die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicherstellen und gleichzeitig das Wohlbefinden und die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter fördern.

Wichtig ist, dass du ein System wählst, das zu deinem Betrieb passt und von deinen Mitarbeitern einfach genutzt werden kann. Digitale Lösungen bieten hier deutliche Vorteile gegenüber manuellen Methoden. Sie sparen Zeit, reduzieren Fehler und helfen dabei, gesetzeskonform zu bleiben. Setze die Zeiterfassungspflicht jetzt um und profitiere von den Vorteilen einer modernen Personalverwaltung.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.