DATEV-Schnittstelle für Zeiterfassung, Dienstplan und Lohn
Ordio exportiert erfasste Arbeitszeiten, Zuschläge und Abwesenheiten für die Lohnvorbereitung in deinem Steuerbüro. Die Lohnabrechnung bleibt in DATEV – welche Programme und Importformate zu eurem Setup passen, klärst du vor der Einrichtung mit dem Steuerberater.
Was wird an DATEV übergeben?
Typisch sind Ist-Stunden je Mitarbeitendem, Zuschläge (z. B. Nacht oder Sonntag), Urlaub und Krankheit sowie die Zuordnung zu Lohnarten. Geplante Schichtzeiten aus dem Dienstplan können zur Plausibilitätsprüfung herangezogen werden.
Genaues Feldmapping und Dateiformat hängen vom DATEV-Programm deines Steuerbüros ab (z. B. Lohn und Gehalt oder LODAS). Die Orientierungstabelle weiter unten ersetzt keine Abstimmung mit dem Steuerberater.
Einrichtung in vier Schritten
1. Zeiterfassung und Schichtplan in Ordio aktivieren und Stammdaten pflegen. 2. Lohnarten, Zuschläge und Abwesenheitsarten mit dem Steuerbüro abstimmen – inklusive Nummern in DATEV. 3. Testexport aus Ordio erzeugen und den Import in DATEV gemeinsam durchspielen (Format vorab abstimmen). 4. Ersten Monatsabschluss gemeinsam prüfen und einen festen Stichtag für laufende Exporte vereinbaren.
Voraussetzungen in Ordio
Saubere Zeiterfassung (App, Terminal oder Browser), ein gepflegter Dienstplan und abgestimmte Lohnarten in der Lohnauswertung sind die Basis. Ohne korrektes Mapping entstehen Rückfragen beim Import – unabhängig davon, ob DATEV-Lizenzen beim Steuerbüro vorliegen.
Exportfunktionen sind in den Ordio-Paketen enthalten. DATEV-Lizenzen und Kanzlei-Leistungen rechnet dein Steuerbüro separat ab.
Für Steuerberater
Steuerberater erhalten strukturierte Bewegungsdaten statt Excel-Listen und E-Mail-Anhänge. Ordio liefert die Zeiterfassungs- und Planungsgrundlage; die Lohnabrechnung bleibt in DATEV oder in der Kanzlei.
Bei Fehlern im Import: zuerst Lohnarten-Mapping und Stammdaten in Ordio prüfen, dann den DATEV-Import gemeinsam nachvollziehen.
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Was liefert der DATEV-Export aus Ordio?
Ordio erfasst Zeiten, Zuschläge und Abwesenheiten aus Zeiterfassung und Dienstplan. Der Export bündelt diese Bewegungsdaten für die Lohnvorbereitung beim Steuerbüro – Ordio führt keine Lohnabrechnung in DATEV durch.
Welche DATEV-Produkte und Dateiformate unterstützt werden, hängt von der Einrichtung in deiner Kanzlei ab. Stimmt das vor dem ersten Live-Export mit dem Steuerberater ab.
Typische Datenfelder (Orientierung)
Das exakte Mapping legt ihr mit dem Steuerbüro fest. Die Tabelle zeigt übliche Inhalte – nicht den verbindlichen Import.
| Ordio-Inhalt | Typische Nutzung in DATEV | Hinweis |
|---|---|---|
| Ist-Stunden je Person | Lohnarten / Bewegungsdaten | Stichtag abstimmen |
| Zuschläge (Nacht, Sonntag, …) | Zuschlags-Lohnarten | Lohnarten-Nummern klären |
| Urlaub / Krankheit | Abwesenheitsarten | Mit Stammdaten abgleichen |
| Geplante vs. erfasste Zeiten | Plausibilität vor Import | Optional je Prozess |
Ordio-Export vs. Excel-Liste fürs Steuerbüro
Excel-Listen sind fehleranfällig bei Filialen, Zuschlägen und Nacharbeit. Ein strukturierter Export reduziert Rückfragen und Doppelpflege.
| Kriterium | Ordio → DATEV | Excel / E-Mail |
|---|---|---|
| Lohnarten-Mapping | Einmalig mit Steuerbüro | Jede Periode neu |
| Manipulationsschutz | Protokoll in Ordio | Schwach |
| Schichtplan + Zeiten | Eine Quelle | Getrennte Dateien |
| Nachvollziehbarkeit | Export + Historie | Versionen unklar |
Zeiterfassung, Schichtplan und Lohnauswertung
Zeiterfassung liefert die Ist-Zeiten, der Schichtplan den Soll-Bezug, die Lohnauswertung in Ordio bereitet Monatsabschlüsse vor. Der DATEV-Export ist der Schritt zum Steuerbüro – nicht die Abrechnung selbst.
Typischer Ablauf: Monat in Ordio abschließen, Export freigeben, Import in DATEV Lohn und Gehalt oder LODAS gemeinsam mit dem Steuerbüro prüfen.
Checkliste vor dem ersten Live-Export
Stimmt die Stammdatenlage: alle aktiven Mitarbeitenden in Ordio mit korrekter Zuordnung zum Steuerbüro (Personalnummer bzw. DATEV-Schlüssel).
Sind Lohnarten, Zuschläge und Abwesenheitsarten mit dem Steuerbüro nummeriert und in Ordio hinterlegt?
Habt ihr einen Testexport für einen kurzen Zeitraum durchgespielt und Fehlermeldungen aus DATEV dokumentiert?
Sind Stichtag, Verantwortliche und Vorgehen bei Abweichungen zwischen Plan und Ist schriftlich vereinbart?
Produkte: Zeiterfassung, Schichtplan, Lohnauswertung. Pakete auf der Preisseite.
Häufige Fragen zur DATEV-Schnittstelle
Welche DATEV-Programme unterstützt Ordio?
Das hängt vom Exportformat und deinem Steuerbüro ab (z. B. Lohn und Gehalt, LODAS). Kläre die genaue Schnittstelle vor dem Go-live mit deinem Steuerberater.
Kann ich Zeiterfassung und Dienstplan an DATEV übergeben?
Ja, Bewegungsdaten aus Zeiterfassung und Schichtplan können für die Lohnvorbereitung exportiert werden, sofern Lohnarten korrekt gemappt sind.
Ist der DATEV-Export im Ordio-Preis enthalten?
Exportfunktionen sind Teil der Pakete auf der Preisseite. DATEV-Lizenzen und Kanzlei-Leistungen beim Steuerbüro sind davon getrennt.
Wie oft sollte ich exportieren?
Üblich ist ein Export pro Lohnlauf (monatlich oder entsprechend deinem Abrechnungsrhythmus). Halte den Stichtag mit dem Steuerbüro fest – besonders wenn du mit Zuschlägen und Schichtmodellen arbeitest.
Ersetzt Ordio DATEV Lohn und Gehalt?
Nein. Ordio erfasst Zeiten und liefert Daten für die Lohnvorbereitung. Die Lohnabrechnung läuft weiter in DATEV oder beim Steuerberater.
Funktioniert der Export nur mit DATEV?
Der Export ist auf die Lohnvorbereitung mit DATEV-Produkten ausgelegt (z. B. Lohn und Gehalt oder LODAS). Nutzt deine Kanzlei andere Systeme, klärt ihr gemeinsam, ob ein CSV- oder anderer Export aus Ordio ausreicht.
Was ist der Unterschied zur Lohnauswertung in Ordio?
Die Lohnauswertung bereitet Monatsdaten in Ordio auf. Der DATEV-Export übergibt die freigegebenen Bewegungsdaten an dein Steuerbüro – zwei Schritte, kein Ersatz für DATEV.
Wo finde ich Hilfe bei Fehlern im Export?
Prüfe zuerst Lohnarten-Mapping und Mitarbeiterstammdaten in Ordio, danach den Import in DATEV mit dem Steuerbüro. Bei Bedarf hilft der Ordio-Support; rechtliche und steuerliche Fragen klärt dein Steuerberater. Hintergrund zum Begriff: Lexikon DATEV.