Dienstreise: Definition, Arbeitszeit, Reisekosten & Abrechnung

Eine Dienstreise ist eine beruflich veranlasste Reise außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte – im Auftrag des Arbeitgebers. Doch viele wissen nicht: Wann gilt Reisezeit als Arbeitszeit? Welche Pauschalen gelten 2026? Was steht dir bei der Abrechnung zu? In diesem Lexikon-Artikel erfährst du, was eine Dienstreise ist, wie sie sich von Geschäftsreise und Arbeitsweg unterscheidet, welche Regelungen zu Arbeitszeit und Vergütung gelten (inkl. EuGH C-110/24) und wie du Reisekosten und Spesen korrekt abrechnest.

Mit Ordio Abwesenheiten und Zeiterfassung behältst du Dienstreisen und Arbeitszeiten im Blick – so bleibt die Dokumentation für die Reisekostenabrechnung übersichtlich.

Was ist eine Dienstreise? Definition

Eine Dienstreise ist eine beruflich oder betrieblich veranlasste Reise, die du im Auftrag deines Arbeitgebers außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte durchführst. Sie umfasst Hin- und Rückfahrt sowie die Tätigkeit am Zielort. Ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden spricht man offiziell von einer Dienstreise – kürzere Wege zu Kunden oder Lieferanten in der Nähe gelten oft als Dienstgang.

Typische Anlässe: Kundentermine, Messen und Veranstaltungen, Schulungen, Besprechungen an anderen Standorten, Montage oder Außeneinsätze. Ein Seminar oder eine Schulung an einem externen Ort ist in der Regel eine Dienstreise, wenn der Arbeitgeber sie anordnet. Eine Incentive-Reise (z.B. als Belohnung) ist dagegen meist keine Dienstreise im arbeitsrechtlichen Sinne.

Dienstreise vs. Geschäftsreise: Beide Begriffe werden synonym verwendet. Im öffentlichen Dienst heißt es „Dienstreise“, in der Privatwirtschaft oft „Geschäftsreise“ – rechtlich gibt es keinen Unterschied. Ein Dienstgang hingegen ist ein kurzer Weg in unmittelbarer Nähe des Arbeitsplatzes (z.B. zur Bank, zum Lieferanten) – ohne Übernachtung und mit geringeren Reisekosten.

Dienstreise vs. Arbeitsweg – Abgrenzung

Wo beginnt und endet die Dienstreise? Die Dienstreise beginnt mit der Abfahrt – entweder von deinem Wohnort oder von deiner regulären Arbeitsstätte. Entscheidend ist, dass der Reiseantritt ausschließlich beruflichen Zwecken dient. Sie endet mit der Rückkehr an den Ausgangsort. Es gibt keine feste Regel, ob du von zu Hause oder vom Büro startest – beides ist möglich und gilt als Dienstreise.

Der Arbeitsweg (Pendlerstrecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) ist keine Dienstreise. Er zählt nicht zur Arbeitszeit und wird steuerlich über die Pendlerpauschale abgegolten. Erst wenn du von der ersten Tätigkeitsstätte zu einem anderen Ort fährst – oder von zu Hause direkt zu einem externen Termin – beginnt die Dienstreise. Die erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung, der du dauerhaft zugeordnet bist (§ 9 Abs. 4 EStG).

Dienstreise als Arbeitszeit (EuGH, BAG, Vergütung)

Gilt die Anreise zur Dienstreise als Arbeitszeit? Das hängt vom Einzelfall ab. Der Europäische Gerichtshof hat im Urteil EuGH C-110/24 (09.10.2025) klargestellt: Fahrten zu vorgegebenen Einsatzorten nach Weisung des Arbeitgebers gelten als Arbeitszeit – auch für Mitfahrer. Entscheidend ist, ob der Arbeitgeber Abfahrt, Ziel, Transportmittel und Zeitpunkt vorgibt und der Arbeitnehmer nicht frei über seine Zeit verfügen kann.

Wichtig: Arbeitszeitrechtlich (ArbZG – Pausen, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit) und vergütungsrechtlich (ob die Zeit bezahlt wird) sind nicht deckungsgleich. Das BAG hat mehrfach entschieden, dass Reisezeiten vergütungspflichtig sein können, auch wenn sie arbeitszeitrechtlich nicht als Arbeitszeit zählen – z.B. bei Auslandsdienstreisen, wo die komplette Reisezeit oft als Arbeitszeit anzurechnen ist. Bei Dienstreisen während der regulären Arbeitszeit gilt die Reisezeit in der Regel als Arbeitszeit und wird mit dem üblichen Stundenlohn vergütet. Fährst du selbst (Auto, Dienstwagen), zählt die Fahrtzeit meist als Arbeitszeit; als Mitfahrer in Bahn oder Flugzeug nur, wenn du beruflich tätig bist (z.B. E-Mails bearbeiten, Präsentation vorbereiten). Außendienstler und Berufskraftfahrer haben Sonderregeln – bei ihnen ist Reisezeit integraler Bestandteil der Arbeit.

Wie lange darf eine Dienstreise maximal dauern? Es gibt keine gesetzliche Höchstdauer. Aus steuerlicher Sicht gilt die Dreimonatsfrist: Dauert die Tätigkeit an derselben auswärtigen Stelle länger als drei Monate, spricht man von einer Entsendung – dann gelten andere Regeln (z.B. Versteuerung von Auslandszulagen). Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt auch auf Dienstreisen: maximal 8 Stunden pro Werktag (Ausnahmen bis 10 Stunden möglich), Pausen und Ruhezeiten müssen eingehalten werden.

Reisekosten und Spesen

Zu einer Dienstreise gehören typischerweise Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Nebenkosten. Der Arbeitgeber ist nicht gesetzlich verpflichtet, diese zu erstatten – ob er es tut, regelt der Arbeitsvertrag, die Betriebsvereinbarung oder der Tarifvertrag. In der Praxis übernehmen die meisten Arbeitgeber die Reisekosten. Wenn nicht, kannst du sie als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen (§ 9 EStG).

Wer zahlt das Hotel bei einer Dienstreise? In der Regel der Arbeitgeber – entweder als Erstattung der tatsächlichen Kosten oder über die Übernachtungspauschale (20 € Inland ohne Beleg). Wann bekommt man Tagesgeld? Die Verpflegungspauschale (Tagesgeld) steht dir zu, wenn du mehr als 8 Stunden abwesend bist oder bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung. Wann muss der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale zahlen? Nur wenn vertraglich vereinbart – gesetzlich besteht kein Anspruch. Was dir bei einer Dienstreise zusteht, hängt von deinem Vertrag ab; üblich sind Fahrtkosten, Übernachtung und Verpflegungspauschale.

Details zu Pauschalen und Abrechnung findest du in unseren Lexikon-Artikeln zu Spesen und Verpflegungsmehraufwand. Bei gestellten Mahlzeiten (z.B. vom Arbeitgeber bezahltes Mittagessen) wird die Verpflegungspauschale gekürzt: Frühstück 20 %, Mittag- und Abendessen je 40 %.

Verpflegungspauschale und Kilometerpauschale 2026

Für Dienstreisen im Inland gelten 2026 folgende Pauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG:

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand bei genau 8 Stunden Dienstreise? Bei exakt 8 Stunden besteht kein Anspruch – die Pauschale greift erst bei mehr als 8 Stunden. Ab 8 Stunden und einer Minute: 14 €. Die Kilometerpauschale für die Fahrt beträgt 0,30 € pro Kilometer (Hin- und Rückweg; Bundesreisekostengesetz). Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Sätze – das BMF-Schreiben vom 5.12.2025 (gültig ab 1.1.2026) legt die Beträge fest.

ArbZG: Pausen und Ruhezeiten auf Dienstreise

Auf Dienstreisen gelten die gleichen Vorschriften wie am regulären Arbeitsplatz. Nach § 4 ArbZG sind Ruhepausen vorgeschrieben: bei 6–9 Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Die Pausen müssen in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Nach § 5 ArbZG beträgt die Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen mindestens 11 Stunden.

Das gilt auch, wenn du auf einer Dienstreise mit Übernachtung bist – zwischen Ende der Arbeit und Beginn des nächsten Tages müssen 11 Stunden liegen. Verzögerungen durch Stau oder Verspätungen können die Ruhezeit verkürzen; in solchen Fällen sind Ausnahmen möglich, die ausgeglichen werden müssen.

Dienstreise abrechnen – Belege und Dokumentation

Wie wird eine Dienstreise abgerechnet? In der Regel über eine Reisekostenabrechnung. Du dokumentierst Fahrtkosten (Kilometer oder Tickets), Übernachtung (Rechnung oder Pauschale) und Verpflegung (Pauschale ohne Beleg). Der Arbeitgeber erstattet die Kosten oder du reichst sie als Werbungskosten in der Steuererklärung ein.

Wie rechnet man die Fahrtkosten für eine Dienstreise ab? Entweder mit der Kilometerpauschale (0,30 €/km) oder mit den tatsächlichen Kosten (Bahn, Flug, Mietwagen) inkl. Belegen. Die Kilometerpauschale gilt für Hin- und Rückweg; bei Bahn oder Flug legst du die Tickets vor. Wie hoch sind die Reisekosten für eine eintägige Dienstreise? Typisch: Fahrtkosten (Pauschale oder Ticket) plus 14 € Verpflegungspauschale bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit – ohne Übernachtung. Belege müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Mit Ordio Dokumentenmanagement und Abwesenheiten behältst du alle Reiseunterlagen übersichtlich – so bleibt die Abrechnung rechtssicher.

Sonderfälle: Auslandsdienstreise, A1-Bescheinigung, Workation

Was ist der Unterschied zwischen Dienstreise und Entsendung? Bei einer Dienstreise bist du vorübergehend im Ausland (z.B. ein Meeting, eine Messe). Bei einer Entsendung arbeitest du längerfristig im Ausland – dann gelten andere Regeln (Sozialversicherung, A1-Bescheinigung). Ist eine Dienstreise ins Ausland eine Entsendung? Nein – kurze Geschäftsreisen sind keine Entsendung. Sobald die Tätigkeit regelmäßig oder längerfristig im Ausland erfolgt, spricht man von Entsendung. Für Dienstreisen in EU-Länder kann je nach Dauer eine A1-Bescheinigung erforderlich sein – bei reinen Geschäftsreisen (z.B. 2–3 Tage) in der Regel nicht.

Eine Workation verbindet Arbeit und Urlaub – sie ist keine klassische Dienstreise, sondern ein Modell mit eigenen rechtlichen und versicherungstechnischen Fragen. Bei Auslandsdienstreisen solltest du prüfen, ob deine Krankenversicherung greift – für kurze Reisen in die EU reicht meist die europäische Krankenversicherungskarte (EHIC). Ist man auf einer Dienstreise im Ausland krankenversichert? In der EU: ja, mit EHIC. Außerhalb der EU: oft nur eingeschränkt; eine Reisekrankenversicherung ist empfehlenswert. Was muss ich bei einer Dienstreise in die USA beachten? Visum (ESTA oder Visum je nach Aufenthalt), Krankenversicherung (US-Gesundheitssystem ist teuer), Impfungen – und mit dem Arbeitgeber klären, wer die Kosten trägt.

Checkliste für HR

Für Arbeitgeber und HR-Abteilungen empfiehlt sich – neben digitalen Tools wie Ordio Checklisten für Reisekostenrichtlinien:

• Reisekostenrichtlinie: Festlegen, welche Kosten erstattet werden und bis zu welcher Höhe
• Zeiterfassung: Dienstreisen und Reisezeiten erfassen – für Überstunden und ArbZG-Compliance
• Arbeitsvertrag: Dienstreise-Klausel (ob Dienstreisen zum Arbeitsbereich gehören)
• Kann man zur Dienstreise gezwungen werden? Ja – über das Direktionsrecht, sofern Dienstreisen zum vereinbarten Arbeitsbereich gehören. Ohne ausdrückliche Vereinbarung kann das Direktionsrecht ausreichen; viele Arbeitgeber nehmen eine explizite Klausel in den Vertrag auf

Fazit

Eine Dienstreise ist eine beruflich veranlasste Reise außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte – ab 8 Stunden Abwesenheit. Reisezeit kann Arbeitszeit sein (EuGH C-110/24, BAG); arbeitszeitrechtlich und vergütungsrechtlich sind zu unterscheiden. Reisekosten (Fahrt, Übernachtung, Verpflegung) werden in der Regel vom Arbeitgeber erstattet – gesetzlich verpflichtet ist er nicht. Verpflegungspauschale Inland 2026: 14 € (>8h), 28 € (>24h); Kilometerpauschale 0,30 €. ArbZG gilt auch auf Dienstreisen. Regle Dienstreisen in einer Reisekostenrichtlinie und erfasse Zeiten für eine rechtssichere Abrechnung.

Mit Ordio Abwesenheiten, Zeiterfassung, Dokumentenmanagement und Payroll behältst du bei jeder Dienstreise den Überblick – von der Planung bis zur Reisekostenabrechnung.