Spesen – Definition, Arten, Abrechnung & Steuer

Spesen sind Teil jeder Dienstreise – doch viele kennen weder die genaue Definition noch die aktuellen Pauschalen. Ob Arbeitnehmer oder Arbeitgeber: Die richtige Handhabung spart Steuern und vereinfacht die Abrechnung.

Du erfährst hier alles Wichtige: Was Spesen sind, welche Arten es gibt, welche Pauschalen 2026 für Inland und Ausland gelten, wie du Spesen abrechnest und wie sie steuerlich behandelt werden. Mit praktischen Beispielen und einer klaren Übersicht.

Was sind Spesen?

Spesen sind Reisekostenvergütungen für beruflich oder betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeiten. Der Begriff umfasst Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Nebenkosten. Rechtlich geregelt sind sie im Einkommensteuergesetz (EStG) – als Werbungskosten für Arbeitnehmer (§ 9 EStG) oder Betriebsausgaben für Unternehmer (§ 4 Abs. 5 EStG).

Im Alltag werden „Spesen“ und „Reisekosten“ oft synonym verwendet. Streng genommen sind Reisekosten der Oberbegriff; Spesen meint meist die pauschale Erstattung von Aufwendungen – insbesondere Verpflegungspauschale und Übernachtungspauschale – ohne Einzelnachweise. Mit Ordio digitalisierst du deine Schichtplanung und Zeiterfassung – so bleibst du auch bei der Reisekostendokumentation auf der sicheren Seite.

Spesen vs. Reisekosten – Abgrenzung

Reisekosten umfassen alle Kosten einer Dienstreise: Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung, Nebenkosten (z.B. Parkgebühren, Internet im Hotel). Spesen wird oft für die pauschale Abrechnung verwendet – also wenn du keine Belege für jede Mahlzeit vorlegst, sondern die gesetzlichen Pauschbeträge nutzt. Für die Verpflegungspauschale brauchst du z.B. keine Restaurantbelege – die Pauschale deckt den typischen Mehraufwand ab.

Arten von Spesen

Spesen lassen sich in vier Hauptkategorien einteilen:

• Fahrtkosten: Entfernungspauschale (Kilometerpauschale), Bahnfahrkarten, Flugtickets, Mietwagen
• Übernachtungskosten: Hotel oder Übernachtungspauschale ohne Nachweis
• Verpflegungsmehraufwand: Verpflegungspauschale (§ 9 Abs. 4a EStG) – der Mehraufwand für Essen und Trinken bei auswärtiger Tätigkeit
• Nebenkosten: Parkgebühren, Telefon, Internet, Gepäckaufbewahrung

Verpflegungspauschalen Inland 2026

Die Verpflegungspauschale ist der häufigste Spesenposten. Für 2026 gelten im Inland die gleichen Sätze wie seit 2024:

• Ohne Übernachtung: 14 €, wenn du mehr als 8 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend bist. Die 8 Stunden beziehen sich auf die Gesamtabwesenheit.
• Mit Übernachtung: 28 € für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit. Für An- und Abreisetag jeweils 14 € (ohne Mindestabwesenheitszeit, wenn du an diesen oder angrenzenden Tagen übernachtest).

Beispiel: Du hast von Montag bis Mittwoch eine Dienstreise mit Übernachtung. Montag (Anreise): 14 €. Dienstag (vollständiger Tag): 28 €. Mittwoch (Abreise): 14 €. Gesamt: 56 €.

Wann bekommst du 14 € Spesen? Bei einer eintägigen Reise ohne Übernachtung, wenn du mehr als 8 Stunden abwesend bist. Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung: An- und Abreisetag jeweils 14 €. Bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit (z.B. kurzer Außentermin am Vormittag) besteht kein Anspruch auf die Verpflegungspauschale.

Spesen bei Auslandsreisen

Für Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschalen, die vom Bundesministerium der Finanzen jährlich bekanntgegeben werden. Ab 1. Januar 2026 gilt das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 (§ 9 Abs. 4a EStG) mit den aktualisierten Auslandspauschalen.

Die Tagessätze unterscheiden sich je nach Zielland – EU-Länder, europäische Drittländer und Übersee haben unterschiedliche Beträge. Für nicht aufgeführte Länder sind die Beträge für Luxemburg anzusetzen. Bei Durchreisen gilt der Pauschbetrag des Ortes, den du vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hast.

Wie hoch sind die Spesen pro Tag im Ausland? Die Beträge variieren je nach Land – von etwa 40 € bis über 100 € für den vollen 24-Stunden-Tag. Die genauen Sätze findest du in der BMF-Ländertabelle. Für eintägige Reisen ins Ausland und Rückreisetage ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgeblich.

Kilometerpauschale und Übernachtungspauschale

Neben der Verpflegungspauschale gibt es weitere Pauschalen für die Spesenabrechnung:

Entfernungspauschale (Kilometerpauschale): Bei Fahrt mit dem eigenen Pkw gilt 30 Cent pro Kilometer für die ersten 20.000 km, danach 20 Cent (§ 9 Abs. 2 EStG). Die Kilometer werden einfache Fahrtstrecke berechnet – Hin- und Rückfahrt also getrennt.

Übernachtungspauschale: Ohne Nachweis können 20 € pro Nacht geltend gemacht werden. In der Praxis wird oft das Hotel mit Rechnung abgerechnet – die Pauschale lohnt sich, wenn die tatsächlichen Kosten unter 20 € liegen.

Lkw-Fahrer: Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, erhalten zusätzlich 9 € pro Nacht (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG) – unabhängig von der Verpflegungspauschale. Die normale Verpflegungspauschale (14 € / 28 €) gilt für sie wie für andere Arbeitnehmer. Sind Spesen für Lkw-Fahrer Pflicht? Ob der Arbeitgeber Spesen zahlen muss, hängt vom Arbeitsvertrag und Tarifvertrag ab – rechtlich gibt es keine absolute Pflicht. Viele Branchen und Tarife sehen jedoch eine Erstattung vor.

Spesen abrechnen – Belege und Dokumentation

Bei der Pauschale sind keine Belege erforderlich. Du musst die Pauschbeträge nicht nachweisen – die gesetzlichen Sätze gelten ohne Beleg. Die Abwesenheitszeiten sollten aber nachvollziehbar dokumentiert sein, z.B. in der Reisekostenabrechnung.

Wie rechnet man Spesen richtig ab?

1. Dokumentiere Abwesenheitszeiten (von wann bis wann, welche Tage)
2. Prüfe, ob Übernachtung vorlag (dann 28 € / 14 € / 14 € für Volltag bzw. An-/Abreise)
3. Bei eintägigen Reisen: Nur 14 €, wenn mehr als 8 Stunden Abwesenheit
4. Gestellte Mahlzeiten abziehen (20 % Frühstück, 40 % Mittag, 40 % Abend)
5. Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber einreichen

Reisekostenabrechnungen und Belege müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Bei Prüfungen durch das Finanzamt musst du die Abwesenheitszeiten und die Berechnung der Pauschalen nachvollziehbar darlegen können.

Steuerliche Behandlung

Spesen können als Werbungskosten (Arbeitnehmer) oder Betriebsausgaben (Unternehmer) in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Die Pauschalen sind auf die gesetzlichen Beträge begrenzt – auch wenn die tatsächlichen Kosten höher waren.

Erstattet der Arbeitgeber die Spesen, ist der Ersatz bis zur Höhe des steuerlich zulässigen Pauschbetrags steuerfrei. Das ist für beide Seiten vorteilhaft: Der Arbeitnehmer zahlt keine Steuern auf die Erstattung; der Arbeitgeber kann die Kosten als Betriebsausgabe absetzen. Die Erstattung gilt als Sachbezug und unterliegt nicht der Lohnsteuer – vorausgesetzt, die Beträge liegen innerhalb der gesetzlichen Obergrenzen.

Für Unternehmer und Selbstständige: Der Verpflegungsmehraufwand und andere Reisekosten mindern als Betriebsausgabe den zu versteuernden Gewinn. Bei der Lohnabrechnung erscheint die Erstattung als steuerfreier Zuschuss – sie erhöht die Abgaben nicht.

Sonderfälle

Bewirtungskosten vs. Verpflegung: Werden Mahlzeiten durch einen Kunden oder eine ausländische Mutter-/Tochtergesellschaft gestellt, muss die Verpflegungspauschale des Mitarbeiters nicht gekürzt werden. Anders bei Bewirtung durch den Arbeitgeber: Dann gelten die Bewirtungskosten-Regeln. Bei Hotel mit Frühstück (vom Arbeitgeber gebucht) ist die Pauschale um 20 % zu kürzen.

Dreimonatsfrist: Dauert die Auswärtstätigkeit am selben Ort länger als drei Monate, entfällt der Abzug von Verpflegungspauschalen – das Steuerrecht geht davon aus, dass du dich dort günstiger organisieren kannst. Wird die Frist mindestens vier Wochen unterbrochen (z.B. durch Tätigkeit anderswo oder Urlaub), beginnt eine neue Frist.

Gestellte Mahlzeiten: Wird eine Mahlzeit durch den Arbeitgeber gestellt, kürzt sich die Pauschale: Frühstück 20 %, Mittagessen 40 %, Abendessen 40 %. Bei 28 € vollem Tagessatz: Frühstück 5,60 €, Mittag 11,20 €, Abend 11,20 €. Wird nur Frühstück gestellt, erhältst du 22,40 € statt 28 €.

Fazit

Spesen sind Reisekostenvergütungen für betrieblich und beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten. Für 2026 gelten im Inland: 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit oder für An-/Abreisetage; 28 € bei 24 Stunden Abwesenheit. Bei Auslandsreisen richtet sich die Höhe nach der BMF-Ländertabelle (ab 1.1.2026). Die Erstattung durch den Arbeitgeber ist bis zur Pauschhöhe steuerfrei.

Beachte die Dreimonatsfrist am selben Ort und halte die Abwesenheitszeiten dokumentiert. Mit den aktuellen BMF-Pauschalen und einer klaren Reisekostenabrechnung bleibst du rechtlich auf der sicheren Seite. Stand der Angaben: 2026.