Der Verpflegungsmehraufwand ist bei jeder Dienstreise relevant – doch viele wissen nicht, welche Pauschalen gelten, wann Kürzungen anfallen und wie die Abrechnung funktioniert. Ob Arbeitnehmer oder Arbeitgeber: Die richtige Handhabung spart Steuern und vereinfacht die Reisekostenabrechnung.
Du erfährst hier alles Wichtige: gesetzliche Definition, Pauschalen im Inland und Ausland 2026, Berechnung bei mehrtägigen Reisen, Kürzung bei gestellten Mahlzeiten und die steuerliche Behandlung. Mit praktischen Beispielen und einer klaren Tabelle für die gängigen Sätze.
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die zusätzlichen Kosten für Essen und Trinken, die entstehen, wenn du dich aus beruflichen Gründen außerhalb deiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte aufhältst. Weil du dich nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kannst, kannst du diesen Mehraufwand steuerlich geltend machen – als Werbungskosten (§ 9 Abs. 4a EStG) oder Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG).
Rechtliche Grundlage
Die gesetzliche Grundlage für den Verpflegungsmehraufwand liegt im Einkommensteuergesetz. Arbeitnehmer setzen ihn als Werbungskosten ab; Unternehmer und Selbstständige als Betriebsausgaben. Da die individuelle Ermittlung der genauen Kosten sehr aufwändig wäre, werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) Pauschbeträge festgelegt – die sogenannte Verpflegungspauschale. Diese werden jährlich angepasst und gelten für Inlands- und Auslandsreisen.
Im Unterschied zur Umsatzsteuer: Bei der Umsatzsteuer kannst du als Unternehmer Vorsteuer aus den tatsächlichen Verpflegungskosten geltend machen. Die EStG-Regelung zum Verpflegungsmehraufwand betrifft nur die Einkommensteuer – also die Ermittlung des zu versteuernden Einkommens bzw. Gewinns.
Verpflegungspauschale vs. Verpflegungsmehraufwand
Beide Begriffe werden oft synonym verwendet. Der Verpflegungsmehraufwand beschreibt den tatsächlichen Mehraufwand; die Verpflegungspauschale ist der Pauschbetrag, mit dem du ihn abrechnen kannst. Ohne Pauschale müsstest du jede Mahlzeit belegen – in der Praxis nutzt fast jeder die Pauschale. Der Abzug ist auf die Pauschsätze begrenzt, auch wenn die tatsächlichen Kosten höher waren.
Maßgeblich ist die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die erste Tätigkeitsstätte ist der Ort, von dem aus du deine überwiegende Arbeit verrichtest – z.B. das Büro oder der Betrieb. Fährst du von dort zu einem Kunden oder auf eine Messe, beginnt die Abwesenheitszeit. Nur wenn du dich an beiden Orten – Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – nicht aufhältst, entsteht der Verpflegungsmehraufwand.
Welche Pauschalen gelten 2026 im Inland?
Seit 2024 gelten die Inlandspauschalen unverändert. Für 2026 bleiben sie bei 14 € und 28 €. Maßgeblich ist die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Anpassung erfolgte mit dem Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität; die Sätze haben sich seitdem nicht mehr geändert.
Ohne Übernachtung
Bei einer Dienstreise ohne Übernachtung erhältst du 14 €, wenn du mehr als 8 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend bist. Erstreckt sich die Auswärtstätigkeit über zwei Kalendertage (z.B. Nachtarbeit), gilt die Pauschale für den Kalendertag, an dem du länger unterwegs warst.
Mehrtägige Reisen
Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung: Für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit gibt es 28 €. Für An- und Abreisetag jeweils 14 €, wenn du an diesen Tagen oder einem vorhergehenden bzw. anschließenden Tag außerhalb übernachtest. Eine Mindestabwesenheitszeit ist dafür nicht erforderlich.
| Situation | Pauschale |
|---|---|
| Ohne Übernachtung, mehr als 8 Stunden Abwesenheit | 14 € |
| Mehrtägig: 24 Stunden Abwesenheit | 28 € |
| An- oder Abreisetag (mit Übernachtung) | 14 € |
| Berufskraftfahrer: Übernachtung im Fahrzeug | 9 € |
Beispiel: Du hast von Montag bis Mittwoch eine Dienstreise mit Übernachtung. Montag (Anreise): 14 €. Dienstag (vollständiger Tag): 28 €. Mittwoch (Abreise): 14 €. Gesamt: 56 €.
Für Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, gibt es zusätzlich 9 € pro Nacht – unabhängig von der Verpflegungspauschale. Diese Regelung gilt seit 2024 (vorher 8 €) und ist in § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG geregelt.
Verpflegungspauschale bei Auslandsreisen
Für Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschalen, die vom Bundesministerium der Finanzen jährlich neu bekanntgegeben werden. Ab 1. Januar 2026 gilt das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 mit den aktualisierten Auslandspauschalen. Die Sätze unterscheiden sich je nach Zielland – EU-Länder, europäische Drittländer und Übersee haben unterschiedliche Tagessätze.
Für nicht aufgeführte Länder sind die Beträge für Luxemburg anzusetzen; für Übersee- oder Außengebiete gilt der Pauschbetrag des Mutterlands. Bei Durchreisen und für den Anreisetag bei mehrtägigen Auslandsreisen bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den du vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hast. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgeblich.
Im öffentlichen Dienst gelten teilweise geringere Auslandsverpflegungspauschalen (ARVVwV). Die Differenz zwischen diesen und den steuerrechtlichen Pauschalen können Beschäftigte als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.
Wie berechnet man den Verpflegungsmehraufwand?
Die Berechnung richtet sich nach Abwesenheitsdauer und Übernachtung. Die Zeiten an einem Kalendertag können zusammengerechnet werden, wenn du mehrere Dienstreisen an diesem Tag hast.
An- und Abreisetage
Für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen: jeweils 14 €. Eine Mindestabwesenheitszeit ist nicht erforderlich; wichtig ist, dass du an diesen oder einem angrenzenden Tag übernachtest. Bei eintägigen Reisen ohne Übernachtung gilt: 14 € nur, wenn du mehr als 8 Stunden abwesend bist. Unter 8 Stunden – z.B. ein kurzer Außentermin am Vormittag – besteht kein Anspruch. Die 8 Stunden beziehen sich auf die Gesamtabwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Mehrtägige Reisen
Bei mehrtägigen Reisen zählst du jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit mit 28 € (vollständige Tagessätze). An- und Abreisetage mit je 14 €. Beispiel: Du fährst Montag vormittag los und kommst Mittwoch abends zurück. Montag: 14 €. Dienstag: 28 €. Mittwoch: 14 €. Insgesamt 56 €.
Wichtig: Die Abwesenheit muss von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erfolgen. Wenn deine erste Tätigkeitsstätte z.B. ein Außenbüro in einer anderen Stadt ist und du von dort zu einem Kunden fährst, zählt die Abwesenheit von beiden – Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Fährst du dagegen von zu Hause direkt zu einem Einsatzort, ohne deine erste Tätigkeitsstätte zu berühren, zählt die Abwesenheit von der Wohnung.
Eintägige Reise über zwei Kalendertage
Wenn eine Reise ohne Übernachtung zwei Kalendertage umfasst (z.B. Nachtarbeit), wird die Pauschale dem Kalendertag zugeordnet, an dem du länger unterwegs warst – nur einmal 14 €.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Wird eine Mahlzeit durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung hin (z.B. Hotel mit Frühstück) gestellt, muss die Pauschale gekürzt werden. Die Kürzung beträgt:
- Frühstück: 20 % des 24-Stunden-Pauschbetrags (28 €)
- Mittagessen: 40 %
- Abendessen: 40 %
Bei 28 € vollem Tagessatz: Frühstück 5,60 € (20 %), Mittag 11,20 € (40 %), Abend 11,20 € (40 %). Wird dir z.B. nur das Frühstück gestellt, reduziert sich dein Anspruch um 5,60 € – du erhältst 22,40 € statt 28 €.
Wird die Mahlzeit durch eine ausländische Mutter- oder Tochtergesellschaft gestellt, muss die Pauschale des Mitarbeiters nicht gekürzt werden – nur wenn der Arbeitgeber selbst oder auf dessen Veranlassung hin stellt.
Typisches Beispiel: Hotel mit Frühstück. Der Arbeitgeber bucht eine Übernachtung inklusive Frühstück. Da das Frühstück gestellt wird, kürzt du die Pauschale um 20 % – für den vollen Tag mit Übernachtung erhältst du 22,40 € statt 28 €. Bei Halbpension (Frühstück und Abendessen) reduziert sich der Anspruch um 60 % (20 % + 40 %) – es bleiben 11,20 €.
Sachbezugswerte für Mahlzeiten 2026
Die Sachbezugswerte für Mahlzeiten werden jährlich angepasst und dienen der steuerlichen Bewertung – z.B. wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten als Zuschuss oder Sachbezug gewährt. 2026 gelten laut Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV):
- Frühstück: 2,37 €
- Mittagessen: 4,57 €
- Abendessen: 4,57 €
Diese Werte sind für die Berechnung des geldwerten Vorteils bei Arbeitgeberleistungen relevant – z.B. wenn der Arbeitgeber verbilligte oder kostenlose Mahlzeiten in der Kantine anbietet. Sie unterscheiden sich von den Verpflegungspauschalen und dienen einem anderen Zweck: der Bewertung von Sachbezügen für die Lohnsteuer. Nicht zu verwechseln mit den Bewirtungskosten, die für geschäftliche Bewirtungen von Gästen gelten.
Dreimonatsfrist und Einsatzwechseltätigkeit
Dauert die Auswärtstätigkeit am selben Ort länger als drei Monate, geht das Steuerrecht davon aus, dass du dich dort günstiger organisieren kannst – vergleichbar einem festen Arbeitsort. Der Abzug von Verpflegungspauschalen ist daher auf drei Monate am selben Tätigkeitsort begrenzt. Wird die Dreimonatsfrist mindestens vier Wochen unterbrochen (z.B. durch Tätigkeit an anderem Ort oder Urlaub), beginnt eine neue Frist.
Bei Einsatzwechseltätigkeit – z.B. Außendienst mit wechselnden Einsatzorten – hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte. Maßgeblich ist dann nur die Abwesenheit von der Wohnung. Auch hier gilt die Dreimonatsfrist: Nach drei Monaten am gleichen Ort entfällt der Pauschbetrag.
Steuerliche Behandlung
Der Verpflegungsmehraufwand kann als Werbungskosten (Arbeitnehmer) oder Betriebsausgaben (Unternehmer) in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Die Pauschalen sind auf die gesetzlichen Beträge begrenzt – auch wenn die tatsächlichen Kosten höher waren.
Erstattet der Arbeitgeber die Verpflegungskosten, ist der Ersatz bis zur Höhe des steuerlich zulässigen Pauschbetrags steuerfrei. Das ist für beide Seiten vorteilhaft: Der Arbeitnehmer zahlt keine Steuern auf die Erstattung; der Arbeitgeber kann die Kosten als Betriebsausgabe absetzen. Die Erstattung gilt als Sachbezug und unterliegt nicht der Lohnsteuer – vorausgesetzt, die Beträge liegen innerhalb der gesetzlichen Obergrenzen.
Für Unternehmer und Selbstständige: Der Verpflegungsmehraufwand mindert als Betriebsausgabe den zu versteuernden Gewinn. Bei der Lohnabrechnung wird die Erstattung als steuerfreier Zuschuss verbucht – sie erscheint nicht als Bruttolohn und erhöht die Abgaben nicht.
Belege und Dokumentation
Bei der Pauschale sind keine Belege erforderlich. Du musst die Pauschbeträge nicht nachweisen – die gesetzlichen Sätze gelten ohne Beleg. Die Abwesenheitszeiten sollten aber nachvollziehbar dokumentiert sein (z.B. in der Reisekostenabrechnung).
Alternativ kannst du die tatsächlichen Kosten mit Belegen geltend machen. Das ist in der Praxis selten vorteilhaft, da die Pauschale oft höher ist. Wenn du die tatsächlichen Kosten absetzt, darfst du nicht über die Pauschbeträge hinausgehen. Die Pauschale hat den Vorteil, dass du keine Restaurantbelege sammeln musst – sie deckt den typischen Mehraufwand pauschal ab.
Wichtig: Reisekostenabrechnungen und Belege müssen sechs Jahre aufgebewahrt werden. Bei Prüfungen durch das Finanzamt musst du die Abwesenheitszeiten und die Berechnung der Pauschalen nachvollziehbar darlegen können.
Verpflegungsmehraufwand in der Reisekostenabrechnung
Der Verpflegungsmehraufwand ist ein fester Bestandteil jeder Reisekostenabrechnung. Zusammen mit Fahrtkosten, Übernachtung und Nebenkosten bildet er die Hauptkategorien für Dienstreisen. Eine klare Struktur und die korrekte Anwendung der Pauschalen vereinfachen die Abrechnung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer – und vermeiden Fehler bei der Steuererklärung.
Häufige Fehler: Zu kurze Abwesenheit (unter 8 Stunden) abgerechnet; gestellte Mahlzeiten nicht gekürzt; An- und Abreisetage falsch berechnet; Auslandspauschalen mit veralteten Sätzen. Mit einer systematischen Checkliste und den aktuellen BMF-Pauschalen gehst du auf Nummer sicher.
Mit Ordio digitalisierst du deine Schichtplanung und Zeiterfassung – so bleibst du auch bei der Reisekostendokumentation auf der sicheren Seite.
Fazit
Der Verpflegungsmehraufwand ist ein fester Bestandteil jeder Dienstreise. Für 2026 gelten im Inland: 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit oder für An-/Abreisetage; 28 € bei 24 Stunden Abwesenheit. Bei gestellten Mahlzeiten ist die Pauschale um 20 % (Frühstück) oder 40 % (Mittag/Abend) zu kürzen. Die Erstattung durch den Arbeitgeber ist bis zur Pauschhöhe steuerfrei und erleichtert die Abrechnung.
Beachte die Dreimonatsfrist am selben Ort und halte die Abwesenheitszeiten dokumentiert. Mit den aktuellen BMF-Pauschalen und einer klaren Reisekostenabrechnung bleibst du rechtlich auf der sicheren Seite. Stand der Angaben: 2026.
