Die Übernachtungspauschale erleichtert die Abrechnung von Hotelkosten bei Dienstreisen – doch viele wissen nicht, welche Pauschbeträge gelten und wann sie greifen. Ob Arbeitgeber oder Arbeitnehmer: Die richtige Handhabung spart Aufwand und hält die Reisekostenabrechnung rechtssicher.
Du erfährst hier alles Wichtige: Was die Übernachtungspauschale ist, welche Höhe 2026 im Inland und Ausland gilt, wie die steuerliche Behandlung funktioniert, was die Dreimonatsfrist bedeutet und welche Sonderregeln für Berufskraftfahrer gelten. Mit praktischen Beispielen und einer klaren Übersicht.
Was ist die Übernachtungspauschale?
Die Übernachtungspauschale ist ein steuerfreier Pauschbetrag für Übernachtungskosten bei Dienstreisen. Sie gilt, wenn du aus beruflichen Gründen außerhalb deiner Wohnung übernachten musst – z.B. bei einer mehrtägigen Dienstreise. Rechtlich geregelt ist sie im Einkommensteuergesetz (EStG) – konkret in § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG und in der Lohnsteuer-Richtlinie R 9.7 Abs. 3 LStR.
Wichtig: Die Übernachtungspauschale gilt nur bei Arbeitgebererstattung. Zahlt der Arbeitgeber die Übernachtungskosten oder erstattet sie pauschal, greift die Regelung. Selbstständige und Unternehmer haben keine Übernachtungspauschale – sie rechnen die tatsächlichen Hotelkosten als Betriebsausgaben ab. Es besteht kein rechtlicher Anspruch auf die Pauschale; ob der Arbeitgeber sie zahlt, ist Verhandlungssache und wird oft im Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt.
Mit Ordio kannst du Abwesenheiten und Dienstreisen erfassen – so bleibt die Dokumentation für die Reisekostenabrechnung übersichtlich.
Übernachtungspauschale in Deutschland
Im Inland beträgt die Übernachtungspauschale 20 € pro Nacht (Stand 2026). Der Betrag ist seit Jahren unverändert und wird vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) in den Reisekosten-Schreiben festgelegt. Du kannst bis zu 20 € pro Nacht ohne Beleg geltend machen – also ohne Hotelrechnung vorzulegen.
In der Praxis übernehmen viele Arbeitgeber die tatsächlichen Hotelkosten zu 100 %. Die Pauschale lohnt sich vor allem, wenn die Kosten unter 20 € liegen – z.B. bei günstigen Unterkünften oder wenn du bei Bekannten übernachtest. Der Arbeitgeber kann die 20 € nicht als Betriebsausgabe absetzen; der Arbeitnehmer erhält den Betrag brutto für netto – also steuerfrei.
| Situation | Pauschale |
|---|---|
| Inland, pro Nacht | 20 € |
| Ohne Beleg möglich | Bis 20 € |
| Max. Dauer am selben Ort | 3 Monate |
Übernachtungspauschale im Ausland
Für Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschalen, die das BMF jährlich in einem Schreiben bekanntgibt. Ab 1. Januar 2026 gilt das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 mit den aktualisierten Auslandspauschalen. Die Übernachtungspauschalen im Ausland unterscheiden sich je nach Zielland – EU-Länder, europäische Drittländer und Übersee haben unterschiedliche Beträge.
Für nicht aufgeführte Länder sind die Beträge für Luxemburg anzusetzen. Die genauen Sätze findest du in der BMF-Ländertabelle. Ordio unterstützt dich bei der Dokumentenverwaltung – so hast du alle Belege für Auslandsreisen an einem Ort.
| Land | Übernachtungspauschale (Beispiel) |
|---|---|
| Österreich | Ländersatz laut BMF |
| Schweiz | Ländersatz laut BMF |
| Frankreich | Ländersatz laut BMF |
| Nicht aufgeführt | Luxemburg-Satz |
Steuerliche Behandlung
Die Übernachtungspauschale wird unterschiedlich behandelt – je nachdem, ob du Arbeitnehmer oder Selbstständiger bist.
Arbeitgebererstattung: Zahlt der Arbeitgeber die Pauschale (bis 20 € Inland bzw. BMF-Ausland), ist der Ersatz steuerfrei. Der Arbeitnehmer erhält brutto für netto; der Arbeitgeber kann den Betrag jedoch nicht als Betriebsausgabe absetzen. Das ist eine Besonderheit gegenüber der Verpflegungspauschale.
Selbstständige: Für Selbstständige und Unternehmer gibt es keine Übernachtungspauschale. Sie rechnen die tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben ab – mit Belegen. Die Kosten mindern den zu versteuernden Gewinn. Bei der Lohnabrechnung für Angestellte erscheint die Erstattung als steuerfreier Zuschuss. Mit dem Brutto-Netto-Rechner kannst du die Auswirkung auf das Nettogehalt prüfen.
Dreimonatsfrist und doppelte Haushaltsführung
Die Übernachtungspauschale gilt nur, solange du am selben Ort maximal drei Monate tätig bist. Dauert die Auswärtstätigkeit am selben Ort länger, geht das Steuerrecht davon aus, dass du dich dort günstiger organisieren kannst – vergleichbar einem festen Arbeitsort. Dann greift die Regelung zur doppelten Haushaltsführung.
Wird die Dreimonatsfrist mindestens vier Wochen unterbrochen (z.B. durch Tätigkeit an anderem Ort oder Urlaub), beginnt eine neue Frist. Das ist relevant für Projektmitarbeiter, die längere Zeit vor Ort sind, oder für Außendienstmitarbeiter mit wechselnden Einsatzorten.
Belege und Nachweis
Bis 20 € pro Nacht sind keine Belege erforderlich. Du musst die Pauschale nicht mit einer Hotelrechnung nachweisen – die gesetzlichen Sätze gelten ohne Nachweis. Die Abwesenheitszeiten und Übernachtungsorte sollten aber dokumentiert sein, z.B. in der Reisekostenabrechnung.
Liegen die tatsächlichen Kosten über 20 €, kannst du sie mit Beleg geltend machen – der Arbeitgeber erstattet dann die tatsächlichen Kosten. Reisekostenabrechnungen und Belege müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Mit Ordio erfasst du Arbeitszeiten und Abwesenheiten – so bleibt die Dokumentation für Prüfungen nachvollziehbar.
Berufskraftfahrer (9 € im Fahrzeug)
Für Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten (z.B. Lkw-Fahrer im Schlafkabine), gilt eine Sonderregelung: Sie erhalten 9 € pro Nacht für die Übernachtung im Fahrzeug (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG). Diese Pauschale ist unabhängig von der normalen Übernachtungspauschale (20 €) und von der Verpflegungspauschale.
Die 9 € gelten nur für die Übernachtung im Fahrzeug – nicht für Hotelübernachtungen. Bei Hotelübernachtung greift die normale 20 €-Pauschale. Ob der Arbeitgeber die 9 € zahlt, hängt vom Arbeits- oder Tarifvertrag ab – rechtlich besteht keine absolute Pflicht.
Checkliste für Arbeitgeber
Wenn du als Arbeitgeber die Übernachtungspauschale handhabst, beachte:
- Höhe prüfen: Inland 20 €; Ausland laut BMF-Schreiben (jährlich aktualisiert)
- Dreimonatsfrist: Am selben Ort max. 3 Monate – danach doppelte Haushaltsführung
- Belege: Bis 20 € kein Nachweis nötig; höhere Beträge mit Rechnung
- Berufskraftfahrer: 9 € für Übernachtung im Fahrzeug – separate Regelung
- Steuer: Erstattung bis Pauschhöhe steuerfrei; Arbeitgeber kann nicht absetzen
- Vertrag: Kein gesetzlicher Anspruch – Regelung im Arbeits- oder Tarifvertrag empfohlen
Fazit
Die Übernachtungspauschale beträgt im Inland 20 € pro Nacht (2026), im Ausland gelten die länderspezifischen Sätze laut BMF-Schreiben. Sie gilt nur bei Arbeitgebererstattung, bis 20 € sind keine Belege nötig, und maximal drei Monate am selben Ort. Berufskraftfahrer erhalten 9 € für Übernachtung im Fahrzeug. Es besteht kein gesetzlicher Anspruch – die Regelung gehört in den Arbeits- oder Tarifvertrag.
Für die Praxis: Prüfe die Höhe, beachte die Dreimonatsfrist und dokumentiere Abwesenheiten. Mit Ordio erfasst du Abwesenheiten und Dienstreisen, verwaltest Belege im Dokumentenmanagement und behältst die Ablage für Reisekostenabrechnungen im Griff. Zusammen mit Spesen und Pendlerpauschale bildet die Übernachtungspauschale die Reisekosten ab – so bleibst du rechtssicher.
