Lexikon
Übernachtungspauschale: Höhe 2026 & Abrechnung
Die Übernachtungspauschale ist ein pauschaler Betrag zur Abrechnung von Übernachtungskosten auf Dienstreisen, wenn keine Einzelbelege für das Hotel vorliegen. Höhe und steuerliche Behandlung hängen von In- oder Ausland und der Dauer der Reise ab. Korrekte Anwendung vereinfacht die Reisekostenabrechnung für Arbeitgeber und Beschäftigte.
Im Folgenden findest du die Pauschbeträge 2026, steuerliche Regeln, die Dreimonatsfrist sowie Sonderregeln für Berufskraftfahrer – mit Beispielen und typischen Fehlern.
Was ist die Übernachtungspauschale?
Die Übernachtungspauschale ist ein steuerfreier Pauschbetrag für Übernachtungskosten bei Dienstreisen. Sie gilt, wenn du aus beruflichen Gründen außerhalb deiner Wohnung übernachten musst – z.B. bei einer mehrtägigen Dienstreise. Rechtlich geregelt ist sie im Einkommensteuergesetz (EStG) – konkret in § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG und in der Lohnsteuer-Richtlinie R 9.7 Abs. 3 LStR.
Wichtig: Die Übernachtungspauschale gilt nur bei Arbeitgebererstattung. Zahlt der Arbeitgeber die Übernachtungskosten oder erstattet sie pauschal, greift die Regelung. Selbstständige und Unternehmer haben keine Übernachtungspauschale – sie rechnen die tatsächlichen Hotelkosten als Betriebsausgaben ab. Es besteht kein rechtlicher Anspruch auf die Pauschale; ob der Arbeitgeber sie zahlt, ist Verhandlungssache und wird oft im Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt.
Mit Ordio kannst du Abwesenheiten und Dienstreisen erfassen – so bleibt die Dokumentation für die Reisekostenabrechnung übersichtlich.
Übernachtungspauschale in Deutschland
Im Inland beträgt die Übernachtungspauschale 20 € pro Nacht (Stand 2026). Der Betrag ist seit Jahren unverändert und wird vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) in den Reisekosten-Schreiben festgelegt. Du kannst bis zu 20 € pro Nacht ohne Beleg geltend machen – also ohne Hotelrechnung vorzulegen.
In der Praxis übernehmen viele Arbeitgeber die tatsächlichen Hotelkosten zu 100 %. Die Pauschale lohnt sich vor allem, wenn die Kosten unter 20 € liegen – z.B. bei günstigen Unterkünften oder wenn du bei Bekannten übernachtest. Der Arbeitgeber kann die 20 € nicht als Betriebsausgabe absetzen; der Arbeitnehmer erhält den Betrag brutto für netto – also steuerfrei.
| Situation | Pauschale |
|---|---|
| Inland, pro Nacht | 20 € |
| Ohne Beleg möglich | Bis 20 € |
| Max. Dauer am selben Ort | 3 Monate |
Übernachtungspauschale im Ausland
Für Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschalen, die das BMF jährlich in einem Schreiben bekanntgibt. Ab 1. Januar 2026 gilt das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 mit den aktualisierten Auslandspauschalen. Die Übernachtungspauschalen im Ausland unterscheiden sich je nach Zielland – EU-Länder, europäische Drittländer und Übersee haben unterschiedliche Beträge.
Für nicht aufgeführte Länder sind die Beträge für Luxemburg anzusetzen. Die genauen Sätze findest du in der BMF-Ländertabelle. Ordio unterstützt dich bei der Dokumentenverwaltung – so hast du alle Belege für Auslandsreisen an einem Ort.
| Land | Übernachtungspauschale (Beispiel) |
|---|---|
| Österreich | Ländersatz laut BMF |
| Schweiz | Ländersatz laut BMF |
| Frankreich | Ländersatz laut BMF |
| Nicht aufgeführt | Luxemburg-Satz |
Steuerliche Behandlung
Die Übernachtungspauschale wird unterschiedlich behandelt – je nachdem, ob du Arbeitnehmer oder Selbstständiger bist.
Arbeitgebererstattung: Zahlt der Arbeitgeber die Pauschale (bis 20 € Inland bzw. BMF-Ausland), ist der Ersatz steuerfrei. Der Arbeitnehmer erhält brutto für netto; der Arbeitgeber kann den Betrag jedoch nicht als Betriebsausgabe absetzen. Das ist eine Besonderheit gegenüber der Verpflegungspauschale.
Selbstständige: Für Selbstständige und Unternehmer gibt es keine Übernachtungspauschale. Sie rechnen die tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben ab – mit Belegen. Die Kosten mindern den zu versteuernden Gewinn. Bei der Lohnabrechnung für Angestellte erscheint die Erstattung als steuerfreier Zuschuss. Mit dem Brutto-Netto-Rechner kannst du die Auswirkung auf das Nettogehalt prüfen.
Dreimonatsfrist und doppelte Haushaltsführung
Die Übernachtungspauschale gilt nur, solange du am selben Ort maximal drei Monate tätig bist. Dauert die Auswärtstätigkeit am selben Ort länger, geht das Steuerrecht davon aus, dass du dich dort günstiger organisieren kannst – vergleichbar einem festen Arbeitsort. Dann greift die Regelung zur doppelten Haushaltsführung.
Wird die Dreimonatsfrist mindestens vier Wochen unterbrochen (z.B. durch Tätigkeit an anderem Ort oder Urlaub), beginnt eine neue Frist. Das ist relevant für Projektmitarbeiter, die längere Zeit vor Ort sind, oder für Außendienstmitarbeiter mit wechselnden Einsatzorten.
Belege und Nachweis
Bis 20 € pro Nacht sind keine Belege erforderlich. Du musst die Pauschale nicht mit einer Hotelrechnung nachweisen – die gesetzlichen Sätze gelten ohne Nachweis. Die Abwesenheitszeiten und Übernachtungsorte sollten aber dokumentiert sein, z.B. in der Reisekostenabrechnung.
Liegen die tatsächlichen Kosten über 20 €, kannst du sie mit Beleg geltend machen – der Arbeitgeber erstattet dann die tatsächlichen Kosten. Reisekostenabrechnungen und Belege müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Mit Ordio erfasst du Arbeitszeiten und Abwesenheiten – so bleibt die Dokumentation für Prüfungen nachvollziehbar.
Berufskraftfahrer (9 € im Fahrzeug)
Für Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten (z.B. Lkw-Fahrer im Schlafkabine), gilt eine Sonderregelung: Sie erhalten 9 € pro Nacht für die Übernachtung im Fahrzeug (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG). Diese Pauschale ist unabhängig von der normalen Übernachtungspauschale (20 €) und von der Verpflegungspauschale.
Die 9 € gelten nur für die Übernachtung im Fahrzeug – nicht für Hotelübernachtungen. Bei Hotelübernachtung greift die normale 20 €-Pauschale. Ob der Arbeitgeber die 9 € zahlt, hängt vom Arbeits- oder Tarifvertrag ab – rechtlich besteht keine absolute Pflicht.
Checkliste für Arbeitgeber
Wenn du als Arbeitgeber die Übernachtungspauschale handhabst, beachte:
- Höhe prüfen: Inland 20 €; Ausland laut BMF-Schreiben (jährlich aktualisiert)
- Dreimonatsfrist: Am selben Ort max. 3 Monate – danach doppelte Haushaltsführung
- Belege: Bis 20 € kein Nachweis nötig; höhere Beträge mit Rechnung
- Berufskraftfahrer: 9 € für Übernachtung im Fahrzeug – separate Regelung
- Steuer: Erstattung bis Pauschhöhe steuerfrei; Arbeitgeber kann nicht absetzen
- Vertrag: Kein gesetzlicher Anspruch – Regelung im Arbeits- oder Tarifvertrag empfohlen
Mit Spesen und Pendlerpauschale bildet die Übernachtungspauschale die Reisekosten ab. In Gastronomie und Hotellerie sind Dienstreisen und Übernachtungen besonders relevant – Ordio unterstützt dich bei der digitalen Reisekostendokumentation von der Abwesenheitserfassung bis zur Ablage der Belege.
Häufige Fragen zu Übernachtungspauschale
Was ist der Unterschied zwischen Übernachtungspauschale und Hotelpauschale?
Beide Begriffe werden oft synonym verwendet. Die Übernachtungspauschale ist der steuerliche Pauschbetrag für Übernachtungskosten bei Dienstreisen (20 € Inland). Hotelpauschale meint dasselbe – den pauschalen Betrag ohne Beleg. Im Gegensatz dazu: Wer die tatsächlichen Hotelkosten abrechnet, legt eine Rechnung vor und erhält den vollen Betrag erstattet.
Wie funktioniert die Übernachtungspauschale bei Arbeitgebererstattung?
Zahlt der Arbeitgeber die Pauschale (bis 20 € Inland bzw. BMF-Ausland), ist der Ersatz steuerfrei. Der Arbeitnehmer erhält brutto für netto. Der Arbeitgeber kann den Betrag jedoch nicht als Betriebsausgabe absetzen – eine Besonderheit gegenüber der Verpflegungspauschale. Es besteht kein gesetzlicher Anspruch; die Regelung ist oft im Arbeitsvertrag festgelegt.
Muss der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale zahlen?
Nein, gesetzlich besteht kein Anspruch auf die Übernachtungspauschale. Ob der Arbeitgeber sie zahlt, ist Verhandlungssache und wird oft im Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt. Viele Arbeitgeber übernehmen die tatsächlichen Hotelkosten zu 100 %. Die Pauschale lohnt sich vor allem, wenn die Kosten unter 20 € liegen.
Wie lange gilt die Übernachtungspauschale am selben Ort?
Die Übernachtungspauschale gilt maximal drei Monate am selben Ort. Dauert die Auswärtstätigkeit länger, greift die Regelung zur doppelten Haushaltsführung. Wird die Frist mindestens vier Wochen unterbrochen (z.B. durch Tätigkeit anderswo oder Urlaub), beginnt eine neue Dreimonatsfrist. Das ist relevant für Projektmitarbeiter und Außendienst.
Wie lange müssen Übernachtungsbelege aufbewahrt werden?
Reisekostenabrechnungen und Belege müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Das gilt für Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei Steuerprüfungen. Bis 20 € pro Nacht sind keine Belege nötig – die Pauschale gilt ohne Nachweis. Bei höheren Beträgen muss die Hotelrechnung aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres.
Wie hoch ist die Übernachtungspauschale?
Im Inland beträgt die Übernachtungspauschale 20 € pro Nacht (Stand 2026). Du kannst bis zu 20 € ohne Beleg geltend machen. Im Ausland gelten länderspezifische Sätze laut BMF-Schreiben – die Beträge werden jährlich aktualisiert. Für nicht aufgeführte Länder gilt der Luxemburg-Satz.
Wie hoch ist die Übernachtungspauschale 2026?
2026 bleibt die Übernachtungspauschale im Inland bei 20 € pro Nacht – unverändert seit Jahren. Für Auslandsreisen gilt ab 1. Januar 2026 das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 mit den aktualisierten Ländersätzen. Die Auslandspauschalen werden jährlich angepasst. Für nicht aufgeführte Länder gilt der Luxemburg-Satz.
Wie hoch ist die Übernachtungspauschale in Deutschland?
In Deutschland beträgt die Übernachtungspauschale 20 € pro Nacht. Der Betrag gilt ohne Beleg – du musst keine Hotelrechnung vorlegen. Der Arbeitgeber kann die 20 € nicht als Betriebsausgabe absetzen; der Arbeitnehmer erhält den Betrag steuerfrei. Die Pauschale gilt maximal drei Monate am selben Ort.
Wie hoch ist die Übernachtungspauschale im Ausland?
Die Übernachtungspauschale im Ausland richtet sich nach dem BMF-Schreiben, das jährlich aktualisiert wird. Ab 2026 gilt das Schreiben vom 5. Dezember 2025 mit länderspezifischen Sätzen. Die Beträge unterscheiden sich je nach Zielland. Für nicht aufgeführte Länder sind die Luxemburg-Sätze anzusetzen.
Wie hoch ist die Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer?
Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, erhalten 9 € pro Nacht (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG). Diese Sonderregelung ist unabhängig von der normalen 20 €-Pauschale und der Verpflegungspauschale. Bei Hotelübernachtung greift die normale 20 €-Pauschale. Ob der Arbeitgeber zahlt, regelt der Arbeits- oder Tarifvertrag.
Wie hoch ist die Übernachtungspauschale ohne Beleg?
Bis 20 € pro Nacht sind keine Belege erforderlich. Du musst die Pauschale nicht mit einer Hotelrechnung nachweisen – die gesetzlichen Sätze gelten ohne Nachweis. Liegen die tatsächlichen Kosten über 20 €, kannst du sie mit Beleg geltend machen. Die Abwesenheitszeiten sollten aber dokumentiert sein.
Wie hoch ist die Übernachtungspauschale für Selbstständige?
Für Selbstständige und Unternehmer gibt es keine Übernachtungspauschale. Sie rechnen die tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben ab – mit Belegen. Die Kosten mindern den zu versteuernden Gewinn. Die Pauschale gilt nur bei Arbeitgebererstattung für Arbeitnehmer. Selbstständige müssen jede Übernachtung einzeln belegen.
