Compliance schützt Unternehmen vor rechtlichen Risiken und Reputationsschaden. Der Begriff bezeichnet die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Richtlinien – kurz: Regelkonformität. Im Personalwesen betrifft das Arbeitsrecht, Datenschutz, Anti-Korruption und Whistleblowing. In diesem Lexikon-Eintrag erfährst du, welche Compliance-Bereiche im HR relevant sind, welche rechtlichen Grundlagen gelten und wie du Compliance im Unternehmen umsetzt. Mit Ordio behältst du Zeiterfassung, Personalakten und Richtlinien im Griff – und unterstützt so die Einhaltung.

Compliance ist kein Selbstzweck: Sie minimiert Risiken, schafft Rechtssicherheit und stärkt das Vertrauen von Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern. Ohne strukturierte Compliance-Prozesse drohen Bußgelder, Abmahnungen und Reputationsverluste.

Was ist Compliance? Definition und Bedeutung

Compliance (auf Deutsch: Regelkonformität oder Befolgung) bedeutet die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, internen Richtlinien und ethischen Standards durch Unternehmen und deren Mitarbeitende. Was versteht man unter Compliance? Im Kern geht es darum, dass du dich rechtmäßig verhältst – sowohl gesetzlich als auch unternehmensintern. Der Begriff stammt aus dem Englischen („to comply“ = „befolgen“) und ist in der Wirtschaft fest etabliert. Was bedeutet Compliance auf Deutsch? Neben Regelkonformität werden auch Begriffe wie Befolgung, Einwilligung oder Vorschriftentreue verwendet.

Compliance umfasst nicht nur die Einhaltung von Gesetzen, sondern auch freiwillige Verhaltensregeln wie einen Code of Conduct. Typische Bereiche im Personalwesen sind Arbeitsrecht (z.B. Arbeitszeiterfassungsgesetz, Stundennachweis), Datenschutz (DSGVO, BDSG), Anti-Korruption, Whistleblowing und das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Ohne Compliance drohen Bußgelder, Schadenersatz und Reputationsverluste – besonders bei Verstößen gegen Arbeitszeitrecht oder Datenschutz. Mit Ordio Zeiterfassung und digitale Personalakte unterstützt du die Einhaltung von Arbeitszeit- und Dokumentationspflichten.

Rechtliche Grundlagen von Compliance

Compliance baut auf gesetzlichen und nicht-gesetzlichen Vorschriften auf. Welche gesetzlichen Vorschriften gelten für Compliance? Zu den wichtigsten im HR-Bereich zählen:

Gesetzliche Vorschriften

  • Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausen – Verstöße können Bußgelder nach sich ziehen
  • Arbeitszeiterfassungsgesetz: Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit – mit Stempeluhr oder digitaler Zeiterfassung umsetzbar
  • DSGVO und BDSG: Schutz personenbezogener Daten, z.B. in der Personalakte
  • Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG): Diskriminierungsverbot bei Einstellung, Beförderung, Entgelt
  • Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG): Seit Juli 2023 – Meldestellen für Unternehmen mit 50+ Mitarbeitenden, Schutz von Whistleblowern
  • Entgelttransparenzgesetz: Auskunftsansprüche bei Verdacht auf Entgeltdiskriminierung

Nicht-gesetzliche Vorschriften

Nicht-gesetzliche Compliance-Vorschriften umfassen interne Richtlinien, Verhaltenskodizes (Code of Conduct), Tarifverträge und branchenspezifische Standards. Der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) gilt für börsennotierte Unternehmen und enthält Empfehlungen zu Transparenz und Integrität. Wie unterscheiden sich gesetzliche und nicht-gesetzliche Compliance-Vorschriften? Gesetzliche sind verbindlich – Verstöße können Bußgelder oder Strafen nach sich ziehen. Nicht-gesetzliche ergeben sich aus Arbeitsverträgen, Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder freiwilliger Selbstverpflichtung – Verstöße können arbeitsrechtliche Konsequenzen haben, sind aber nicht strafbar. Beide Bereiche ergänzen sich: Gesetze setzen den Rahmen, interne Richtlinien konkretisieren die Umsetzung.

Compliance-Bereiche im Personalwesen

Im HR sind mehrere Compliance-Bereiche relevant. Welche Compliance-Bereiche gibt es im HR? Die wichtigsten:

Arbeitsrecht

Einhaltung von Arbeitszeitgesetz, Arbeitszeiterfassung, Urlaubsrecht, Kündigungsschutz, Mitbestimmung. Der Betriebsrat hat Mitwirkungsrechte bei personellen Maßnahmen; Betriebsvereinbarungen müssen eingehalten werden. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz (z.B. Überschreitung der Höchstarbeitszeit, fehlende Ruhezeiten) können Bußgelder nach sich ziehen. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung erfordert eine zuverlässige Dokumentation – digital oder per Stempeluhr.

Datenschutz

DSGVO und BDSG regeln die Verarbeitung personenbezogener Daten. Im HR betrifft das Bewerberdaten, Mitarbeiterdaten, die Personalakte und Lohnabrechnungen. Einwilligungen, Löschfristen und technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) müssen beachtet werden. Die digitale Personalakte muss datenschutzkonform geführt werden – Zugriff nur für Berechtigte, sichere Speicherung, Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.

Anti-Korruption und Whistleblowing

Verbot von Bestechung, Geschenkeregeln, Interessenkonflikte – besonders bei Einkauf, Vertragsabschlüssen und Personalentscheidungen. Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet zur Einrichtung von Meldestellen – Mitarbeitende können Verstöße melden, ohne Repressalien zu fürchten. Meldestellen müssen vertraulich und unabhängig arbeiten; Whistleblower genießen Kündigungsschutz.

AGG (Antidiskriminierung)

Keine Diskriminierung wegen Geschlecht, Rasse, Religion, Behinderung, Alter, sexueller Identität. Das AGG gilt bei Einstellung, Beförderung, Entgelt und bei der Entgeltgleichheit. Verstöße können Schadenersatzansprüche und Abmahnungen auslösen. Das Entgelttransparenzgesetz ergänzt das AGG: Bei Verdacht auf Entgeltdiskriminierung haben Beschäftigte einen Auskunftsanspruch.

Welche drei Arten von Compliance gibt es? Oft wird unterschieden zwischen:

  1. Regulatorische Compliance: Gesetze, Verordnungen
  2. Organisatorische Compliance: Interne Richtlinien, Prozesse
  3. Ethische Compliance: Werte, Verhaltenskodex

Compliance vs. Code of Conduct

Compliance ist der Oberbegriff: die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Richtlinien. Der Code of Conduct (Verhaltenskodex) ist ein konkretes Instrument – er legt fest, wie sich Mitarbeitende im Alltag verhalten sollen. Der Code of Conduct ist also Teil von Compliance, nicht dasselbe. Compliance beantwortet „Halten wir uns an die Regeln?“; der Code of Conduct beantwortet „Welche Regeln gelten für unser Verhalten?“ Ein Compliance-Management-System umfasst u.a. Risikoanalyse, Schulungen, Meldestellen und den Code of Conduct als zentrales Dokument. Mehr dazu im Lexikon-Eintrag Code of Conduct.

Praktisch bedeutet das: Ohne Code of Conduct fehlt oft die konkrete Ausgestaltung – Compliance-Richtlinien sagen „halte dich an Gesetze“, der Code of Conduct sagt „so verhältst du dich im Alltag“. Beide ergänzen sich: Compliance ist der Rahmen, der Code of Conduct die Umsetzung für den Arbeitsalltag. Wer einen Code of Conduct einführt, stärkt damit sein Compliance-Management.

Ziele von Compliance

Was sind die Ziele von Compliance? Die wichtigsten:

  • Risikominimierung: Bußgelder, Schadenersatz, Strafverfahren vermeiden. Ein einziges schweres Compliance-Verhalten kann das Unternehmen existenziell gefährden.
  • Rechtssicherheit: Nachweisbare Einhaltung bei Prüfungen (z.B. Sozialversicherungsprüfung). Dokumentierte Prozesse und Schulungen helfen bei der Rechtfertigung.
  • Reputationsschutz: Vertrauen von Kunden, Partnern und Mitarbeitenden erhalten. Compliance-Verstöße schaden dem Employer Branding und der Kundenbeziehung.
  • Effizienz: Klare Prozesse reduzieren Fehler und Doppelarbeit. Einheitliche Standards erleichtern die Zusammenarbeit.

Was sind Compliance-Grundsätze? Transparenz, Integrität, Verantwortung, Dokumentation und Kontrolle. „Tone from the Top“ – die Führung muss Compliance vorleben. Ohne Vorbildfunktion von oben werden Richtlinien oft als leere Worte wahrgenommen. Compliance ist keine reine HR-Aufgabe, sondern eine Unternehmensaufgabe.

Compliance im Unternehmen implementieren

Wie wird Compliance im Unternehmen implementiert? Ein strukturierter Ansatz umfasst:

Compliance-Management-System (CMS)

Ein Compliance-Management-System (CMS) bündelt Richtlinien, Prozesse, Schulungen und Kontrollen. Es umfasst u.a. Risikoanalyse, Richtlinienerstellung, Kommunikation, Schulungen, Meldestellen und regelmäßige Überprüfung. Was ist ein Compliance-Management-System? Ein systematisches System, um Regelkonformität zu gewährleisten und zu dokumentieren. Typische Elemente: Compliance-Richtlinien, Verhaltenskodex, Schulungskonzept, Meldestelle (HinSchG), interne Kontrollen, Dokumentation und regelmäßiges Monitoring. Für KMU reicht oft eine schlanke Version; Konzerne benötigen ein ausgebautes CMS.

Schulungen und Kommunikation

Mitarbeitende sollen wissen, welche Regeln gelten. Schulungen – besonders für Führungskräfte und HR – sind zentral. Richtlinien müssen zugänglich sein (Intranet, Onboarding). „Tone from the Top“: Die Geschäftsführung muss Compliance vorleben und klar kommunizieren. Ohne Unterstützung von oben werden Richtlinien oft ignoriert. Regelmäßige Auffrischungsschulungen halten das Thema präsent – besonders nach Gesetzesänderungen wie dem Hinweisgeberschutzgesetz.

Wer ist im Unternehmen für Compliance zuständig? Oft ein Compliance-Beauftragter oder Compliance-Officer; in kleineren Unternehmen übernimmt HR oder die Geschäftsführung die Federführung. HR-Software unterstützt die Umsetzung: Zeiterfassung für die Arbeitszeiterfassungspflicht, digitale Personalakte für datenschutzkonforme Dokumentation, Dokumentenmanagement für Richtlinien und Checklisten. Mit Ordio Dokumentenmanagement und digitale Personalakte stellst du Richtlinien bereit und dokumentierst Kenntnisnahme – wichtig für Nachweise bei Prüfungen.

Non-Compliance: Ursachen und Folgen

Was passiert bei Verstößen gegen Compliance-Richtlinien? Was sind Compliance-Verstöße? Typische Verstöße sind: Diskriminierung, Verstoß gegen Datenschutz, Arbeitszeitbetrug, Korruption, Nicht-Einhaltung von Arbeitszeitvorgaben. Die Folgen reichen von internen Ermahnungen über Abmahnung bis zur Kündigung. Bei schweren Verstößen können Bußgelder, Schadenersatz und Strafverfahren drohen. Ursachen für Non-Compliance sind oft Unwissenheit, Zeitdruck, fehlende Kontrollen oder eine Kultur, die Verstöße toleriert. Prävention durch Schulungen, klare Prozesse und eine offene Fehlerkultur hilft.

Hinweisgeberschutzgesetz

Welche Rolle spielt das Hinweisgeberschutzgesetz für Compliance? Seit Juli 2023 müssen Unternehmen mit 50+ Mitarbeitenden interne Meldestellen einrichten. Whistleblower sind vor Repressalien geschützt – Kündigung oder Benachteiligung wegen einer Meldung sind unzulässig. Das HinSchG stärkt die Compliance-Kultur: Mitarbeitende können Verstöße melden, ohne Nachteile zu fürchten. Die Meldestelle muss vertraulich arbeiten; externe Meldestellen (z.B. Ombudsperson) sind zulässig. Der Code of Conduct sollte klar benennen, an wen sich Mitarbeitende wenden können.

Compliance 2026: Aktuelle Entwicklungen

Compliance bleibt dynamisch. Aktuelle Entwicklungen 2026:

  • EU AI Act: Regulierung von KI-Systemen – auch bei HR-Anwendungen (z.B. Recruiting, Bewertung) relevant. Risikoklassifizierung und Transparenzpflichten für KI in der Personalarbeit.
  • Lohntransparenz-Richtlinie: EU-Richtlinie zur Entgeltgleichheit – Umsetzung in nationales Recht. Erweiterte Auskunftsansprüche und Transparenz bei Gehaltsstrukturen.
  • Hinweisgeberschutzgesetz: Vollständige Umsetzung in allen betroffenen Unternehmen. Meldestellen, Dokumentation und Schutz von Whistleblowern sind Pflicht.
  • Remote Work / Multi-State: Compliance bei grenzüberschreitender Arbeit (z.B. Zeitarbeit, Entsendung). Arbeitsrecht, Steuerrecht und Sozialversicherung bei Arbeit im Ausland.

Regelmäßige Überprüfung der Compliance-Struktur ist wichtig – Gesetzesänderungen erfordern Anpassungen von Richtlinien, Schulungen und Prozessen.

Fazit

Compliance bedeutet die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Richtlinien. Im Personalwesen umfasst sie Arbeitsrecht, Datenschutz, Anti-Korruption, Whistleblowing und AGG. Ein Compliance-Management-System, Schulungen und klare Verantwortlichkeiten helfen bei der Umsetzung. Verstöße können von Abmahnung bis Kündigung reichen; das Hinweisgeberschutzgesetz schützt Meldende. Mit Ordio unterstützt du die Zeiterfassungspflicht, die digitale Personalakte und das Dokumentenmanagement – und trägst so zur Compliance bei.

Stand der Angaben: 2026.