Workation verbindet Arbeit und Urlaub – Mitarbeitende arbeiten am Strand, in den Bergen oder in einer fremden Stadt, statt im Büro oder Homeoffice. Für HR und Unternehmen wirft das rechtliche und organisatorische Fragen auf: Was ist erlaubt? Wer zahlt? Welche Versicherungen und Steuern gelten? In diesem Lexikon-Artikel erfährst du, was eine Workation ist, wie sie sich von Urlaub und Remote Work unterscheidet, welche rechtlichen Grundlagen gelten und wie du Workations mit einer Checkliste für HR erfolgreich umsetzt. Mit Ordio Zeiterfassung und Abwesenheiten behältst du Arbeitszeiten und Verfügbarkeit auch bei Workations im Blick.

Was ist eine Workation? Definition

Der Begriff Workation setzt sich aus den englischen Wörtern „work“ und „vacation“ zusammen. Eine Workation ermöglicht es Arbeitnehmern, Arbeit und Urlaub an einem Ort ihrer Wahl zu verbinden – typischerweise für wenige Tage bis mehrere Monate. Anders als beim klassischen Urlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz wird während einer Workation gearbeitet: Vormittags und nachmittags die reguläre Arbeitszeit, danach Freizeit am Zielort. Es handelt sich also nicht um Urlaub im rechtlichen Sinne, sondern um eine Form des mobilen Arbeitens.

Man unterscheidet die Solo-Workation (vom Mitarbeiter selbst geplant) und die Team-Workation (vom Arbeitgeber organisiert). Besonders in Unternehmen mit Homeoffice, Sabbatical-Modellen und New Work-Kultur erfreuen sich Workations wachsender Beliebtheit.

Workation vs. Urlaub und Remote Work – Abgrenzung

Eine Workation ist kein Urlaub: Beim Urlaub steht die Erholung im Vordergrund, es wird keine Arbeitsleistung erbracht. Bei einer Workation arbeitest du regulär – nur an einem anderen Ort. Das hat Konsequenzen: Du verbrauchst keinen Urlaubsanspruch, bist aber an Arbeitszeiten und Erreichbarkeit gebunden.

Gegenüber Remote Work oder Homeoffice unterscheidet sich die Workation durch den Ortswechsel und die zeitliche Begrenzung. Remote Work kann dauerhaft von zu Hause oder einem festen Ort erfolgen; eine Workation ist ein zeitlich begrenzter Aufenthalt an einem „schönen“ Ort. Ähnlich ist das Konzept Bleisure Travel: die Verbindung von Dienstreise und Privaturlaub.

Vorteile und Nachteile einer Workation

Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bietet eine gut organisierte Workation Chancen – aber auch Risiken.

Vorteile

  • Work-Life-Balance: Neue Umgebung, mehr Flexibilität und Entspannung neben der Arbeit.
  • Motivation und Kreativität: Ortswechsel kann neue Ideen fördern und die Produktivität steigern.
  • Teambuilding: Bei Team-Workations wächst der Zusammenhalt.
  • Employer Branding: Workations als Benefit stärken die Attraktivität als Arbeitgeber.

Nachteile

  • Planungsaufwand: Flüge, Unterkunft, Equipment, Versicherung und rechtliche Klärung erfordern Zeit.
  • Technische Hürden: Schlechtes WLAN oder Zeitverschiebung können die Zusammenarbeit erschweren.
  • Grenzen verwischen: Ohne klare Arbeitszeiten leidet die Erholung oder die Leistung.

Rechtliche Grundlagen: A1-Bescheinigung, Steuern, Arbeitsrecht

Bevor eine Workation startet, müssen rechtliche Punkte geklärt werden. Je nach Zielland und Dauer gelten unterschiedliche Regelungen.

A1-Bescheinigung: Bei Arbeit im EU-/EWR-Ausland oder in der Schweiz kann eine A1-Bescheinigung erforderlich sein – sie bestätigt, dass du weiterhin in Deutschland sozialversichert bist. Nach einem Leitfaden der Europäischen Kommission gilt eine Workation im EU-Ausland mittlerweile als Entsendung; stimmt der Arbeitgeber zu, kann er die A1-Bescheinigung beantragen. Die Abgrenzung hängt von Dauer und Umfang ab; bei längerem Aufenthalt mit Arbeitsleistung im Ausland solltest du beim zuständigen Träger (Krankenkasse, Deutsche Rentenversicherung) nachfragen.

Steuern und 183-Tage-Regel: Bleibst du nicht länger als 183 Tage im Kalenderjahr im Zielland, bleibst du in der Regel in Deutschland steuerpflichtig. Darüber hinaus kann eine Lohnsteuerpflicht im Workation-Land entstehen – mit Folgen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Unternehmen sollten die 183-Tage-Grenze im Blick behalten und vermeiden, dass die reguläre Arbeitszeit im Ausland diese Grenze überschreitet.

Arbeitsrecht: Eine Workation ist nur mit Zustimmung des Arbeitgebers zulässig. Ohne Vereinbarung kann Arbeit aus dem Ausland arbeitsvertragliche Pflichten verletzen. Schriftliche Regelungen zu Dauer, Arbeitszeiten, Kosten und Versicherung sind empfehlenswert. Auch Ruhezeiten und Datenschutz (z.B. bei Arbeit mit personenbezogenen Daten) sollten geklärt werden.

Planung und Umsetzung: Checkliste für HR

Für eine erfolgreiche Workation sollten folgende Punkte geklärt werden. Einige Unternehmen setzen auf erfahrene Mitarbeitende oder externe Anbieter für die Planung.

  • Planung: Flüge, Unterkunft, Arbeitsplatz und Rückreise rechtzeitig organisieren. Auch das Team im Büro muss sich auf die veränderten Umstände einstellen.
  • Equipment: Laptop, Diensthandy oder Headset vom Arbeitgeber bereitstellen. Tische und Stühle gibt es meist in der Unterkunft oder im Café.
  • Internet und Kommunikation: Stabile WLAN-Verbindung und Telefonempfang am Zielort sicherstellen. In einigen Ländern ist die Verbindung schwächer als am gewohnten Arbeitsplatz.
  • Versicherung: Auslandskrankenversicherung und ggf. A1-Bescheinigung vor Antritt klären. Der Arbeitgeber sollte die Versicherungsträger rechtzeitig kontaktieren.
  • Kosten: Wer zahlt Unterkunft, Flug, Verpflegung? In der Regel übernehmen Arbeitgeber die Unterkunft; bei Flügen und Verpflegung sind klare Vorgaben wichtig.
  • Arbeitszeiten: Feste Arbeitszeiten und Erreichbarkeit vereinbaren – für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Fixe Deadlines und Meetings helfen, den Fokus zu behalten.

Mit Ordio Abwesenheiten behältst du Urlaub, Krankmeldungen und Sonderurlaub zentral im Blick – auch wenn Teammitglieder auf Workation sind.

Arbeitszeiten und Zeiterfassung bei Workation

Eine Workation dient der Entspannung – aber die Arbeit darf nicht vernachlässigt werden. Feste, verbindliche Arbeitszeiten helfen, den Fokus zu behalten. Gleichzeitig dürfen Arbeitgeber nicht davon ausgehen, dass Mitarbeitende zu jeder Tageszeit erreichbar sind.

Die Zeiterfassungspflicht gilt auch bei Workation: Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten erfassen, unabhängig vom Arbeitsort. Mit Ordio Zeiterfassung können Mitarbeitende ihre Stunden mobil erfassen – ob im Büro, im Homeoffice oder am Workation-Ort. Für die Planung flexibler Arbeitszeiten hilft der Arbeitstage-Rechner.

Workation-Visa und Aufenthaltsdauer

Typische Workations dauern eine bis zwölf Wochen. Viele Länder bieten inzwischen spezielle Workation-Visa an, die einen begrenzten Aufenthalt mit Arbeitserlaubnis ermöglichen. Ein reines Touristenvisum reicht in der Regel nicht aus, um im Ausland zu arbeiten – bei Fragen lohnt sich der Kontakt zur deutschen Botschaft im Zielland.

Zeitzonen sollten bei der Wahl des Ziels berücksichtigt werden: Für regelmäßige Meetings mit dem Team in Deutschland eignen sich Zielländer mit ähnlicher Zeitzone besser.

Für wen eignet sich eine Workation?

Ursprünglich richteten sich Workations an digitale Nomaden – Blogger, Freelancer, Solo-Selbstständige. Durch die Digitalisierung sind sie heute auch für Angestellte möglich, deren Arbeitsplatz keine Präsenz vor Ort verlangt. Typische Berufsfelder: IT, Buchhaltung, Marketing, Personalentwicklung, Kundenservice. Wichtig sind Pflichtbewusstsein und Selbstorganisation: Wer sich am Urlaubsort leicht ablenken lässt, ist weniger geeignet. Gegenseitiges Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist die Basis. Eine gute Work-Life-Balance im Unternehmen fördert auch den Erfolg von Workations.

Für Arbeitgeber lohnt sich eine Workation-Policy, wenn das Team bereits mit Remote Work und Homeoffice vertraut ist. Dann sind die Prozesse für Zeiterfassung, Abwesenheiten und Kommunikation meist schon etabliert. Branchen mit hohem Anteil an Wissensarbeit – z.B. Agenturen, Beratung, Software-Entwicklung – eignen sich besonders. In Schichtbetrieben oder mit Kundenkontakt vor Ort sind Workations dagegen schwerer umsetzbar.

Fazit

Workation verbindet Arbeit und Urlaub – ein Trend, der HR vor rechtliche und organisatorische Fragen stellt. Mit klaren Regelungen zu A1-Bescheinigung, Steuern, Versicherung und Arbeitszeiten lassen sich Workations erfolgreich umsetzen. Mit Ordio Zeiterfassung und Abwesenheiten behältst du Arbeitszeiten und Verfügbarkeit im Blick – ob im Büro, im Homeoffice oder auf Workation.

Stand der Angaben: 2026.