Reisekostenabrechnung – Vorlage, Regeln & Beispiele für Arbeitgeber

Geschäftsreisen sind in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil des Alltags, aber die korrekte Verwaltung der damit verbundenen Kosten kann sich als sehr komplex erweisen. Gründe dafür sind die Vielzahl der Belege, die unterschiedlichen Steuerregelungen und die Notwendigkeit einer genauen Dokumentation. Für die finanzielle Transparenz deines Unternehmens und die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter ist eine korrekte Reisekostenabrechnung jedoch unerlässlich. Um dir diesen Prozess zu erleichtern, findest du hier einen Überblick und unsere kostenlose Vorlage zur Reisekostenabrechnung.

Was sind Reisekosten?

Reiseaufwendungen sind Aufwendungen, die entstehen, wenn ein Mitarbeiter aus dienstlichen Gründen seinen regelmäßigen Arbeitsplatz verlässt. Als Arbeitgeber bist du in Deutschland berechtigt, diese Kosten zu erstatten und steuerlich abzusetzen. Die Reisekosten können in die folgenden Kategorien unterteilt werden:

• Transportkosten: Dazu gehören die Kosten für die An- und Abreise zum/vom Geschäftsort. Das können Flugtickets, Bahnfahrkarten, Busfahrkarten, die Kosten für einen Mietwagen und die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel vor Ort sein. Hierzu zählen ebenfalls z.B. die Kosten für Taxis oder Parkgebühren. Benutzen deine Mitarbeiter für die Dienstreise ihr eigenes Auto, kannst du ihnen eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenen Kilometer erstatten.
• Übernachtungskosten: Diese Kosten fallen an, wenn eine Übernachtung erforderlich ist. Dazu gehören sowohl die Kosten für das Hotelzimmer als auch eventuelle Nebenkosten wie z. B. das Frühstück, wenn dieses gesondert in Rechnung gestellt ist. In Deutschland kann ohne Nachweis ein Pauschbetrag von bis zu 20 Euro oder die durch eine Hotelrechnung nachgewiesenen Kosten erstattet werden.
• Verpflegungsmehraufwand: Hierbei handelt es sich um die zusätzlichen Kosten, die durch Essen und Trinken während der Reise entstehen. Der Pauschbetrag richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit von der regelmäßigen Arbeitsstätte. In Deutschland beträgt die Verpflegungspauschale 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden und 28 Euro bei mehr als 24 Stunden (Quelle: N2F, 2023).
• Nebenkosten: Darunter fallen alle sonstigen Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Geschäftsreise entstehen. Dazu gehören z.B. Gebühren für die Nutzung von WLAN in Hotels, Telefon- oder Visagebühren.
• Reisenebenkosten: Hierunter fallen Kosten, die nicht unmittelbar der Durchführung der Reise dienen, sondern eher unterstützenden Charakter haben. Beispiele sind Reisegepäckversicherungen oder notwendige Impfungen und Visa.

Wer bezahlt die Reisekosten?

Die Art und Weise, wie Reisekosten getragen und abgerechnet werden, hängt im Wesentlichen davon ab, wer sie zunächst bezahlt: der Arbeitnehmer privat oder das Unternehmen. In beiden Fällen gibt es Unterschiede in der Art und Weise der Abrechnung:

• Der Mitarbeiter zahlt privat: Hier trägt der Mitarbeiter zunächst die Kosten und legt dir nach der Reise eine Reisekostenabrechnung mit Belegen vor. Du prüfst dann die Belege und erstattest dem Mitarbeiter die Kosten. In der Regel werden die Reisekosten, die ein Mitarbeiter im Voraus bezahlt hat, nicht mit seinem Lohn oder Gehalt verrechnet. Stattdessen werden sie, nachdem der Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung eingereicht hat, getrennt ausgezahlt. Es kann jedoch vereinbart werden, dass die Erstattung der Reisekosten mit dem nächsten Gehalt gezahlt wird. Für dich als Arbeitgeber ist es wichtig, dass du diese Kosten korrekt in deiner Buchhaltung verbuchst, damit du sie von der Steuer absetzen kannst.
• Bezahlung der Kosten durch den Arbeitgeber, z. B. über eine Firmenkreditkarte: In diesem Fall bezahlt der Arbeitnehmer die angefallenen Kosten direkt mit einer Firmenkreditkarte, so dass eine Erstattung an den Arbeitnehmer nicht erforderlich ist. Um die Kosten steuerlich geltend machen zu können, muss jedoch auch hier eine korrekte Reisekostenabrechnung erfolgen. Dazu ist es notwendig, dass der Mitarbeiter die Belege sammelt und zusammen mit einem Reisekostenabrechnungsformular einreicht. Du bist dann für die Prüfung der Belege und die korrekte Verbuchung der Kosten in deiner Buchhaltung zuständig.

Beispielrechnung der Reisekosten

Angenommen, der Mitarbeiter fährt mit seinem eigenen Auto zu einem Termin, der 150 Kilometer entfernt ist. Er übernachtet in einem Hotel und nimmt die Verpflegungspauschale in Anspruch:

Fahrtkosten:
150 km (Hinfahrt) + 150 km (Rückfahrt) = 300 km.
Bei einer Kilometerpauschale von 30 Cent pro Kilometer ergibt sich: 300 km x 0,30 € = 90 €.

Übernachtungskosten:
Der Mitarbeiter übernachtet in einem Hotel und zahlt 100 € für die Übernachtung inklusive Frühstück.

Verpflegungsmehraufwand:
Der Mitarbeiter ist zwei Tage auf Dienstreise. Für den ersten und den letzten Tag der Reise wird jeweils die Pauschale für eine Abwesenheit von mehr als 8 Stunden angesetzt, also 2 x 14 € = 28 €.

Die zu erstattenden Reisekosten betragen somit: 90 Euro (Fahrtkosten) + 100 Euro (Übernachtungskosten) + 28 Euro (Verpflegungsmehraufwand) = 218 Euro.

Dieser Betrag wird dem Mitarbeiter entweder separat oder mit dem nächsten Gehalt ausgezahlt.

Kostenlose Vorlage Reisekostenabrechnung

Zur Vereinfachung des Prozesses stellen wir dir eine kostenlose Reisekostenvorlage zur Verfügung, die du an deine Bedürfnisse anpassen und verwenden kannst.

Fazit

Die Verwaltung von Reisekosten kann vor allem aufgrund der verschiedenen Kostenkategorien und der steuerlichen Aspekte eine Herausforderung sein. Eine klare Strategie und Richtlinien können diesen Prozess jedoch vereinfachen und optimieren. Dies trägt dazu bei, dass deine Mitarbeiter ihre Reisekosten angemessen und rechtzeitig zurückerstattet bekommen. Unsere kostenlose Vorlage kann dir dabei eine wertvolle Hilfe sein.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.

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Autor: Emma