Reisekostenabrechnung: Vorlage, Beispiel & Ablauf 2026

Zurückzuerstatten sind beruflich veranlasste Fahrtkosten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte: ÖPNV, Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen oder Nutzung des privaten Pkw mit Kilometerpauschale, sofern intern und steuerlich zulässig. Private Umwege oder Upgrades ohne betrieblichen Grund sind auszuschließen. Eine strukturierte Übersicht zu Arten von Reisekosten bietet das Lexikon Reisekosten.

Im Inland richten sich die Pauschalen nach der Dauer der Abwesenheit; es gibt unterschiedliche Sätze für längere Tage und volle 24-Stunden-Perioden. Bei gestellten Mahlzeilen werden die Beträge gekürzt. Für Auslandsreisen gelten die Sätze der BMF-Ländertabelle. Alle aktuellen Höhen und Rechenbeispiele findest du im Lexikon Verpflegungsmehraufwand – so bleibt deine Reisekostenabrechnung konsistent mit dem Ratgeber.

Teilweise: Für viele Posten brauchst du Belege (Bahn, Hotel, Parken). Für Verpflegungsmehraufwand und in bestimmten Fällen die Kilometerpauschale gelten dagegen Pauschalen ohne Einzelbeleg, sofern du Abwesenheit bzw. Kilometer nachvollziehbar dokumentierst. Ohne jeden Nachweis ist eine Abrechnung steuerlich riskant. Details zu Pauschalen findest du im Lexikon Verpflegungsmehraufwand und Reisekosten.

Eine Reisekostenabrechnung ist das übliche Mittel, damit Arbeitnehmer:innen angefallene Kosten dokumentieren und Erstattung erhalten. Ob sie in jedem Einzelfall verpflichtend ist, hängt von Arbeitsvertrag, Tarif und Betriebsregeln ab – gesetzlich gibt es kein einheitliches Formular für alle Branchen. Für dich als Arbeitgeber ist sie faktisch unverzichtbar, sobald du Erstattungen steuerlich sauber und nachvollziehbar abwickeln willst.

Das Formular oder die Excel-Vorlage an sich kostet in der Regel nichts – entscheidend sind die erstattungsfähigen Reisekosten und der interne Aufwand für Prüfung und Buchung. Software oder Dienstleister können zusätzliche Gebühren verursachen. Im Ratgeber findest du eine Beispielrechnung mit konkreten Eurobeträgen, damit du siehst, wie sich Fahrt, Hotel und Verpflegung zusammensetzen können.

Die steuerlich maßgeblichen Sätze für Fahrten mit dem privaten Pkw bei betrieblich veranlassten Reisen richten sich nach der EStDV und können sich von Jahr zu Jahr ändern. Für 2025 und 2026 solltest du die aktuelle Fassung oder unser Lexikon Reisekosten zu Rate ziehen, statt veraltete Internetwerte zu übernehmen. Im Zweifel kurz mit der Steuerberatung abstimmen, bevor du interne Richtlinien fixierst.

Im Inland werden die Verpflegungspauschalen nach der Abwesenheitsdauer von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bemessen – typischerweise gibt es Sätze für mehr als acht Stunden und für volle 24-Stunden-Tage. Gestellte Mahlzeiten mindern den Anspruch nach festen Prozentsätzen. Die konkreten Beträge und Beispiele für mehrtägige Reisen stehen ausführlich im Lexikon Verpflegungsmehraufwand.

Für Dienstreisen mit dem eigenen Pkw gelten die Kilometerpauschalen der EStDV; sie werden für Arbeitgeber relevant, wenn Erstattungen steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben sollen. Exakte Cent-Beträge und eventuelle Staffelungen nach Jahreskilometern findest du in der aktuellen Verordnung bzw. in unserem Artikel Reisekosten. Übernehme die Werte jährlich in deine interne Reisekostenrichtlinie.

In der Praxis trägt die reisende Person die Daten ein und hängt Belege an; Vorgesetzte prüfen und geben frei, HR oder Buchhaltung kontieren und zahlen aus. Du kannst die Zuständigkeiten in der Reisekostenrichtlinie festlegen, damit klar ist, wer bei fehlenden Belegen nachfragt. Für Lohnrelevante Fragen lohnt der Blick in den Ratgeber Lohnabrechnung erstellen.

Sammle zuerst alle Belege, ordne Kosten den Kategorien Fahrt, Übernachtung, Verpflegung und Nebenkosten zu, und trage Datum, Zweck und Beträge in eure Vorlage ein. Für Pauschalen dokumentiere Abwesenheitszeiten bzw. Kilometer. Reiche alles fristgerecht ein; als Arbeitgeber prüfst du Plausibilität und Freigaben. Eine Schritt-für-Schritt-Übersicht findest du im Hauptartikel oben im Abschnitt zum Ablauf im Betrieb.