Krankenversicherung: GKV, PKV & Pflichten für Arbeitgeber

Die Krankenversicherung ist in Deutschland Pflicht — und für dich als Arbeitgeber zentral in der Lohnabrechnung: Du führst GKV-Beiträge ab oder zahlst Zuschüsse bei PKV, meldest Beschäftigte an die Krankenkasse und prüfst regelmäßig Versicherungspflicht sowie Grenzwerte (JAEG, BBG).

Das System ist zweigliedrig: gesetzliche Krankenversicherung (GKV) und private Krankenversicherung (PKV). Konkrete Beitragssätze, die BBG aller Zweige und Umlagen erklärt der Lexikon-Artikel Arbeitgeberanteil — hier ordnest du GKV und PKV, Meldepflichten und typische Sonderfälle aus HR-Sicht ein.

Hinweis: Keine Rechts- oder Steuerberatung. Beitrags- und Grenzwerte können sich jährlich ändern (Stand der Darstellung: 2026). Für verbindliche Abrechnung: Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung.

Was ist die Krankenversicherung?

Die Krankenversicherung ist ein Pflichtsystem nach dem Fünften Buch Sozialgesetzbuch (SGB V). Sie finanziert ärztliche Behandlung, Medikamente, Krankenhausaufenthalte und weitere Leistungen, wenn Versicherte krank werden. In Deutschland gilt das Solidarprinzip: Viele zahlen Beiträge ein, damit einzelne hohe Behandlungskosten getragen werden können.

Rechtlich und organisatorisch ist die Krankenversicherung ein Zweig der Sozialversicherung — eng verzahnt mit der Pflegeversicherung. Für die meisten abhängig Beschäftigten läuft alles über die gesetzliche Krankenversicherung (GKV); oberhalb bestimmter Einkommensgrenzen oder bei bestimmten Statusgruppen kommt die private Krankenversicherung (PKV) infrage.

Als Arbeitgeber bist du nicht der Leistungsträger, aber zentral in der Beitragsabführung: Du behältst den Arbeitnehmeranteil ein, zahlst deinen Anteil mit und meldest Beschäftigte bei der zuständigen Einzugsstelle (in der Regel die Krankenkasse des Beschäftigten) an. Anders als die Lohnsteuer sind KV-Beiträge Sozialabgaben mit eigenen Sätzen und Obergrenzen — keine Steuer auf das Gehalt.

Typische Leistungen der GKV umfassen Arztbesuche, stationäre Behandlung, Rezepte und Vorsorge. Bei längerer Arbeitsunfähigkeit zahlt die Kasse nach Ablauf der Lohnfortzahlung Krankengeld — ein eigener Prozess, den du von der laufenden Beitragsabführung trennen solltest. Zur Orientierung über Höhe und Dauer hilft der Krankengeld-Rechner.

Abgrenzung zur Pflegeversicherung

Die Krankenversicherung deckt medizinische Behandlung ab; die Pflegeversicherung deckt das Risiko Pflegebedürftigkeit (SGB XI). In der GKV werden KV- und PV-Beiträge gemeinsam über die Einzugsstelle abgeführt — in der Entgeltabrechnung erscheinen sie dennoch als getrennte Zeilen. Wer privat krankenversichert ist, braucht zusätzlich eine private Pflegepflichtversicherung mit eigenen Zuschussregeln.

Gesetzliche vs. private Krankenversicherung: Überblick für Arbeitgeber

Beide Systeme erfüllen denselben Zweck — medizinische Absicherung — unterscheiden sich aber in Finanzierung, Zugang und deiner Rolle als Arbeitgeber:

In der GKV zahlen Besserverdiener innerhalb der Versichertengemeinschaft mehr, haben aber denselben Leistungsanspruch — das ist der Kern des Solidarprinzips. In der PKV hängen Beitrag und Leistungsumfang stärker vom gewählten Tarif ab; der Versicherer kann Aufnahmeanträge ablehnen (Risikoprüfung).

Für die Lohnbuchhaltung bedeutet das: Bei GKV rechnest du mit prozentualen Abzügen vom Brutto; bei PKV mit Zuschüssen und Nachweisen, nicht mit dem klassischen KV-Zeilenpaar „AN/AG“. Rechentiefe zum Arbeitgeberzuschuss PKV (§ 257 SGB V), Nachweisen und LA-Zeile: Lexikon Private Krankenversicherung.

Wer ist in Deutschland krankenversicherungspflichtig?

In Deutschland müssen praktisch alle Einwohner krankenversichert sein. Für dich als Arbeitgeber sind vor allem diese Personenkreise relevant:

• Sozialversicherungspflichtige Beschäftigte unterhalb der Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) — in der Regel pflichtversichert in der GKV
• Auszubildende und viele Werkstudent:innen (besondere Regeln — siehe Sonderfälle)
• Freiwillig GKV-Versicherte (z. B. Selbständige unterhalb der JAEG, die freiwillig in der GKV bleiben)
• PKV-Berechtigte oberhalb der JAEG oder mit Sonderstatus (z. B. Beamte) — dann private Versicherung mit AG-Zuschuss

Nicht klassisch GKV-pflichtig über den Arbeitgeber: Beamte (Beihilfe/Landesversicherungsanstalt), viele Selbständige mit eigener Wahl, sowie Beschäftigte in der PKV. Trotzdem musst du den Status prüfen und in Stammdaten sowie Meldungen korrekt abbilden.

Familienversicherung in der GKV: Ehepartner und Kinder ohne eigenes Einkommen können oft beitragsfrei mitversichert werden, wenn der Hauptversicherte die Voraussetzungen erfüllt. Für dich als Arbeitgeber ändert das meist nichts an der Beitragsabführung für den Hauptversicherten — relevant wird es bei Nachweisen und Grenzverdiensten der Familienangehörigen.

Die ausführliche Einordnung aller sozialversicherungspflichtigen Personenkreise findest du im Artikel Sozialversicherung — inklusive Minijob, Midijob und Grenzfällen.

PKV-Wahlrecht: Was du bei Neueinstellungen prüfst

Bei Beschäftigten oberhalb der JAEG berätst du nicht zu Tarifen, musst aber den Versicherungsstatus erfassen: PKV mit Nachweis und Zuschusslogik oder bewusstes Verbleiben in der GKV. Wer erstmals die JAEG überschreitet, bleibt in der Regel zunächst pflichtversichert in der GKV, bevor ein Wechsel in die PKV möglich ist — Fristen und Formvorschriften beachten. Dokumentiere die jährliche Statusfeststellung; bei Zweifeln kann die Krankenkasse ein Statusfeststellungsverfahren anstoßen.

Versicherungspflichtgrenze und Beitragsbemessungsgrenze

Zwei Grenzwerte verwechseln HR und Beschäftigte oft — sie haben unterschiedliche Funktionen:

Die JAEG bezieht sich auf das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt (brutto), nicht auf das Netto. Liegt das Entgelt dauerhaft darüber, kann der Beschäftigte (mit Fristen und Formvorschriften) in die PKV wechseln — oder freiwillig in der GKV bleiben.

Arbeitgeberpflicht: Du prüfst die Versicherungspflicht zu Beginn des Arbeitsverhältnisses, jährlich zu Jahresbeginn und bei wesentlicher Einkommensänderung. Dokumentiere das Ergebnis — bei Prüfungen durch Krankenkasse oder bei der Sozialversicherungsprüfung zählt die Nachvollziehbarkeit.

Rückkehr GKV nach PKV: Unterschreitet ein ehemals privat Versicherter die JAEG wieder (Jobwechsel, Teilzeit), kann er in die GKV zurückfallen — außer er hat das 55. Lebensjahr vollendet. Solche Fälle früh mit Lohnbüro und Beschäftigten klären, bevor du Meldungen mit falschem Status schickst.

Sonderzahlungen bei der JAEG-Prüfung

Sonderzahlungen wie Bonus oder Weihnachtsgeld können in die JAEG-Prüfung einfließen, wenn sie regelmäßig wiederkehren; einmalige Zahlungen werden oft anders behandelt. Deshalb lohnt es sich, die jährliche Statusfeststellung schriftlich zu dokumentieren — im Zweifel Statusfeststellungsverfahren oder Lohnbüro.

Die vollständige BBG-Tabelle aller Zweige und Rechenbeispiele stehen im Arbeitgeberanteil-Artikel.

Wie werden GKV-Beiträge berechnet?

GKV-Beiträge berechnest du vom beitragspflichtigen Bruttoentgelt bis zur BBG — Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen den allgemeinen Satz und den Zusatzbeitrag in der Regel je zur Hälfte.

In der typischen GKV-Pflichtbeschäftigung gilt für 2026:

• Allgemeiner Beitragssatz: 14,6 % des beitragspflichtigen Bruttoentgelts — je 7,3 % Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Zusatzbeitrag der gewählten Krankenkasse: ebenfalls in der Regel paritätisch geteilt (durchschnittlich ca. 1,6 % gesamt, kassenindividuell)
• Bemessungsgrundlage: Entgelt bis zur BBG KV/PV (5.812,50 € monatlich)

Du als Arbeitgeber behältst den AN-Anteil ein und führst den Gesamtbeitrag (AN + AG) an die Einzugsstelle ab. Monatlich übersendest du Beitragsnachweise mit Angaben zu versicherten Personen, Entgelt und Beiträgen.

Beispiel (vereinfacht): Bei 3.000 € brutto und einem Zusatzbeitrag von 1,6 % (0,8 % AN-Anteil) zahlt der Arbeitnehmer rund 7,3 % + 0,8 % = 8,1 % zur KV, also etwa 243 €; der Arbeitgeber den gleichen Betrag plus seinen Anteil an RV, PV, ALV und ggf. Umlagen.

Liegt das monatliche Brutto über der BBG, werden KV-Beiträge nur bis zur Grenze berechnet — Mehrverdienst erhöht den KV-Beitrag nicht weiter. Das unterscheidet die BBG von der JAEG: Letztere steuert den Systemwechsel GKV/PKV, nicht die monatliche Beitragsobergrenze.

Neben den paritätischen KV-Beiträgen zahlt der Arbeitgeber in der GKV oft Umlagen U1, U2 und U3 allein — das sind keine AN-Abzüge, aber echte Lohnnebenkosten. Details im Arbeitgeberanteil. Zur Plausibilität des Nettos: Brutto-Netto-Rechner.

Was zahlt der Arbeitgeber bei privater Krankenversicherung?

Bei privat krankenversicherten Beschäftigten zahlst du keinen paritätischen GKV-Beitrag, sondern einen gesetzlichen Arbeitgeberzuschuss zur PKV und zur privaten Pflegepflichtversicherung (§ 257 SGB V) — mit gesetzlichen Höchstgrenzen, getrennt von GKV-Beitragszeilen in der Lohnabrechnung.

Kurz für HR: PKV-Beiträge zahlt der Beschäftigte an den Versicherer; du erstattest den Zuschuss und holst einen aktuellen Versicherungsnachweis ein. Berechnung, Nachweise, LA-Zeile und Sonderfälle (Minijob, Wechsel GKV/PKV) erklärt der Lexikon-Artikel Private Krankenversicherung. PV-Komponente: Pflegeversicherung; GKV-Rechentiefe: Arbeitgeberanteil.

Freiwillig GKV vs. PKV: Status nicht verwechseln

Freiwillig gesetzlich Krankenversicherte zahlen Beiträge direkt an ihre Kasse — der Arbeitgeber führt in der Regel keine klassischen GKV-Abzüge wie bei Pflichtversicherten ein, hat aber Mitwirkungspflichten bei Meldungen. PKV-Versicherte erhalten deinen Zuschuss. In Stammdaten und Lohnsoftware muss der Status eindeutig sein; ein falscher Schalter führt schnell zu Nachforderungen oder zu wenig Netto.

Krankenversicherung in der Lohnabrechnung

Die Krankenversicherung erscheint auf jeder Lohnabrechnung als Position unter den Sozialabgaben (bei GKV) oder als separater Zuschuss (bei PKV). Typische Schritte für dich:

1. Stammdaten: Krankenkasse, Versicherungsstatus (GKV/PKV), ggf. Zusatzbeitragssatz der Kasse in der digitalen Personalakte pflegen
2. Einbehalt: AN-Anteil GKV vom Brutto berechnen und einbehalten
3. Abführung: Gesamtbeitrag an die Einzugsstelle (Krankenkasse) überweisen
4. Meldungen: An-, Ab- und Ummeldungen sowie Entgeltmeldungen fristgerecht (DEÜV)

Typische Lohnarten bei GKV-Pflicht lauten z. B. „KV-Beitrag AN“ und „KV-Beitrag AG“ (Bezeichnungen variieren je Software). Der AN-Anteil mindert das Netto; der AG-Anteil erscheint in Kostenreports, nicht auf dem Auszahlungsbetrag des Beschäftigten.

Die Krankenkasse ist in der GKV nicht nur Versicherer, sondern oft auch Einzugsstelle für weitere Zweige. Fehler bei KK-Daten führen schnell zu Rückfragen, Nachzahlungen oder falscher Nettoauszahlung.

Welche Meldungen erwartet die Krankenkasse?

Über die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) meldest du unter anderem:

• Anmeldung bei Beschäftigungsbeginn (mit Krankenkasse und Versicherungsstatus)
• Abmeldung bei Ende des Arbeitsverhältnisses
• Unterbrechungsmeldung z. B. bei unbezahltem Urlaub oder Elternzeit
• Entgeltmeldung monatlich mit beitragspflichtigem Brutto

Fristen und Formate hängen von deiner Lohnsoftware und der Einzugsstelle ab. Verspätete oder fehlerhafte Meldungen sind ein häufiger Befund bei Sozialversicherungsprüfungen.

Bei Krankmeldungen tauschen Arbeitgeber und Kasse Daten aus (z. B. für Entgeltfortzahlung und Krankengeld). Saubere Abwesenheitsprozesse und korrekte Meldedaten reduzieren Rückfragen und Verzögerungen bei Leistungen.

Wenn Stammdaten, Meldungen und Abrechnungsläufe zusammenpassen, sinkt das Risiko für Nachzahlungen — besonders bei vielen Teilzeit- und Minijob-Konstellationen. Eine durchgängige Lohnabrechnung hilft, KK-Wechsel und Statusänderungen ohne Brüche umzusetzen.

Besondere Konstellationen: Minijob, Midijob, Werkstudent und unbezahlter Urlaub

Nicht jede Beschäftigung folgt der Standard-GKV-Logik. Lege den Beschäftigungsstatus vor der ersten Abrechnung fest — nachträgliche Korrekturen bei der Einzugsstelle sind aufwendig:

Bei längerer Krankheit nach der Lohnfortzahlung springt die Kasse mit Krankengeld ein. Du meldest das kalendermäßige Entgelt und relevante Lohnbestandteile — Fristen und Formulare kommen von der Einzugsstelle. Sätze und Grenzfälle im Detail: Arbeitgeberanteil.

Krankenkassenwahl und Wechsel: Was Arbeitgeber wissen müssen

Der Beschäftigte hat die freie Wahl der Krankenkasse — du darfst ihn nicht an eine bestimmte Kasse binden. Er reicht einen Aufnahmeantrag bei der neuen Kasse ein; diese informiert die alte Kasse. Eine Kündigung durch den AN ist in der Regel nicht nötig.

Für dich ändert sich vor allem die Einzugsstelle und der Zusatzbeitragssatz in den Stammdaten. Ein Wechsel ist meist erst nach zwölf Monaten Mitgliedschaft bei der aktuellen Kasse möglich (Ausnahmen z. B. bei Zusatzbeitragserhöhung).

Der Zusatzbeitrag unterscheidet sich zwischen Kassen (2026 im Schnitt ca. 1,6 %). Wechselt ein Beschäftigter wegen eines günstigeren Zusatzbeitrags, musst du den neuen Satz in der Lohnsoftware hinterlegen — sonst stimmen Abführung und Netto nicht.

Nach dem Wechsel erhältst du in der Regel eine Mitgliedsbescheinigung der neuen Kasse. Prüfe Betriebsnummer, Zusatzbeitragssatz und Gültigkeitsdatum, bevor du die nächste Entgeltabrechnung laufen lässt. Ein Kassenvergleich für Beschäftigte ist nicht deine Aufgabe; du setzt die vom Beschäftigten gewählte Kasse in den Stammdaten um und meldest korrekt an.

Sonderkündigungsrecht bei Zusatzbeitragserhöhung

Erhöht die Krankenkasse den Zusatzbeitrag, kann der Beschäftigte in der Regel ohne die zwölfmonatige Wartezeit zu einer anderen Kasse wechseln — sofern er die Sonderkündigungsfrist einhält. Für dich bedeutet das: zeitnah neue Stammdaten und ggf. eine Ummeldung, damit Abführung und Netto zum neuen Satz passen.

Krankenversicherung vs. Sozialversicherung vs. Arbeitgeberanteil

Drei Lexikon-Artikel decken Krankenversicherung und Sozialabgaben ab. So findest du die passende Tiefe, ohne denselben Inhalt zweimal zu lesen:

Fazit: Krankenversicherung im Überblick für HR

Die Krankenversicherung ist für Arbeitgeber vor allem ein Thema der richtigen Einordnung (GKV oder PKV), der Grenzwerte JAEG und BBG, der Beitragsabführung und sauberer Meldungen.

Das solltest du im Blick behalten:

• Versicherungsstatus (GKV-Pflicht, freiwillig GKV, PKV) je Person klären und jährlich prüfen
• Krankenkasse, Zusatzbeitragssatz und Betriebsnummer in den Stammdaten aktuell halten
• DEÜV-Meldungen bei Beginn, Ende, Unterbrechung und monatlich fristgerecht senden
• Bei PKV: Versicherungsnachweis und Zuschuss jährlich abstimmen
• Rechentiefe (Sätze, Umlagen, BBG aller Zweige) im Arbeitgeberanteil, Systemüberblick in der Sozialversicherung

Mit aktuellen Stammdaten, klaren Prozessen und einer verlässlichen Entgeltabrechnung erfüllst du deine Pflichten — und schaffst Transparenz für dein Team.