Mall för veckoschema – gratis för Word, PDF och Excel

Ett veckoschema visar på en enda sida vem som arbetar vilken dag och när. Det är den vy som sätts upp i personalrummet eller skickas i gruppchatten på torsdagen. Mallen räknar samtidigt timmar och lönekostnad per person och kontrollerar raster och vila. Därför fungerar den både som anslag och som planeringsunderlag för den som lägger schemat.

Veckoschemat passar bäst när öppettiderna är fasta och passen ungefär desamma varje vecka, till exempel i en butik, ett kafé eller på ett kontor med bemannad reception. Går verksamheten dygnet runt med roterande pass är ett skiftschema bättre.

Läs mer: Skiftschema-kalkylator.

1. Utgå från avtalad tid. Ange på fliken ”Medarbetare” hur många timmar per vecka varje person är anställd för. Mallen jämför schemat med det och visar över- eller undertid per person.
2. Lägg passen med koder eller tider. Skriv en kod (D, K) eller ett tidsintervall som 09:00-17:30. Rasten dras av enligt fliken ”Pass”.
3. Kontrollera vilan. Mellan två pass ska det finnas minst 11 timmars dygnsvila (13 § ATL), och varje sjudagarsperiod ska innehålla minst 36 timmars sammanhängande veckovila, så långt möjligt förlagd till veckoslut (14 § ATL). Ett sent stängningspass på lördag följt av öppning på söndag morgon bryter ofta dygnsvilan.
4. Räkna kostnaden. Lönekostnad = timmar × timlön. Sverige har ingen lagstadgad minimilön, så ange lön enligt kollektivavtal eller lämna fältet tomt. Månadsprognosen räknar veckan × 13/3, alltså cirka 4,33 veckor per månad.

En deltidsanställd som schemaläggs över sin avtalade tid arbetar mertid, och en heltidsanställd som går över ordinarie arbetstid arbetar övertid. Båda ska antecknas (11 § ATL). Allmän övertid och allmän mertid är begränsade till 200 timmar per kalenderår vardera (8 och 10 §§ ATL). Allmän övertid får dessutom högst vara 48 timmar under fyra veckor eller 50 timmar under en kalendermånad. Kolumnen ”Övertid” i dashboarden visar timmar utöver avtalad tid per person, så att du ser det redan i planeringen och inte först på lönebeskedet.

Arbetsgivaren ska ge besked om ändringar i den ordinarie arbetstidens förläggning minst två veckor i förväg, om inte verksamhetens art eller oförutsedda händelser motiverar kortare tid (12 § ATL). Många kollektivavtal har egna regler om när schemat ska anslås. Tips:

• Spara varje publicerad vecka som PDF med datum i filnamnet. Då kan du visa vad som gällde om det blir diskussion om ett pass.
• Markera ändringar efter publicering i en annan färg och meddela berörda direkt.
• Skriv ut i A4 liggande med ”Anpassa till bredd”, så får hela veckan plats på en sida.

En butik har fyra anställda: två på heltid (40 timmar) och två på deltid (25 timmar). En vecka med inventering ser ut så här:

För deltidsanställda räknas tid utöver avtalad tid upp till heltid som mertid, högst 200 timmar per år (10 § arbetstidslagen). För heltidsanställda är tid utöver 40 timmar övertid. Allmän övertid får vara högst 48 timmar under fyra veckor eller 50 timmar per kalendermånad, och 200 timmar per år (8 § arbetstidslagen). Diagrammet ”Övertid per person” visar båda.

Veckans kostnad

Om alla har 160 kr i timmen blir veckan 139 timmar × 160 kr = 22 240 kr i lön, före OB och övertidstillägg. Med arbetsgivaravgift på 31,42 % blir kostnaden cirka 29 228 kr. Lägg in avgiften som påslag i ”Inställningar”, så visar ”Kostnadsöversikt” en siffra som går att jämföra med budgeten.

Veckoschema eller fyraveckorsschema?

Veckoschemat passar team där veckorna ser olika ut och planeras en i taget. Om ordinarie tid ska räknas som genomsnitt över fyra veckor (5 § arbetstidslagen) behöver du se alla fyra veckor tillsammans. Använd då arbetsschemat. För treskift med natt passar skiftschemat bättre.