Mall för onboarding-checklista – gratis för Word, PDF och Excel

En del av onboardingen är god praxis, men vissa punkter har fasta tidsgränser. Det är dem som checklistan ska fånga först:

I mallen läggs dessa uppgifter in med ”dagar från start”, där negativa värden betyder före start. När startdatumet är ifyllt får varje punkt ett konkret förfallodatum.

Läs mer: Provanställning.

En provanställning får vara högst sex månader (6 § LAS). Vill arbetsgivaren eller arbetstagaren inte att anställningen ska fortsätta efter prövotiden ska besked lämnas senast när prövotiden går ut. Annars övergår den automatiskt i en tillsvidareanställning. Mallen följer därför den nyanställda till slutet av provanställningen. Planera in minst två avstämningar: en efter den första månaden och en i god tid före prövotidens slut. Kollektivavtal kan kräva att besked om avslut lämnas tidigare och att facket underrättas.

• Introduktion i arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska se till att arbetstagaren får god kännedom om förhållandena i arbetet och upplyses om riskerna (AML 3 kap. 3 §). I kök och butik handlar det om knivar, heta ytor, tunga lyft, kylrum och hot från kunder.
• En fadder. En namngiven kollega som svarar på alla ”dumma” frågor gör mer för en snabb start än ännu en utbildning.
• Behörigheter och utrustning. Nycklar, kassa- och systeminloggningar, arbetskläder och skyddsutrustning ska vara klara dag ett, inte dag tre.
• Tydliga förväntningar. Gå igenom arbetsbeskrivningen och vad som ska vara uppnått vid första avstämningen.

Checklistan som dokument

Checklistan i sig är ett arbetsverktyg, men den visar också att introduktionen faktiskt har gjorts. Det kan bli viktigt om något händer. Spara den tillsammans med personalakten och begränsa åtkomsten, eftersom den innehåller personuppgifter. Grunduppgifterna om den nyanställda samlar du i personalblanketten.

Om arbetsgivaren inte vill att en provanställning ska övergå i en tillsvidareanställning ska den anställda få besked minst två veckor i förväg. Är personen fackligt organiserad ska den lokala fackföreningen samtidigt varslas (LAS 31 §). Lägg in en påminnelse i checklistan cirka en månad före prövotidens slut, så att det finns tid för ett ordentligt uppföljningssamtal först.

Vanliga misstag

• Nya medarbetare börjar arbeta innan de har fått veta riskerna i arbetet och hur man gör vid brand.
• Den skriftliga informationen om anställningsvillkor lämnas efter en månad i stället för inom sju dagar.
• Ingen fadder utsedd, så alla tror att någon annan har visat stängningsrutinen.
• Inget uppföljningssamtal före provanställningens slut.

Skiftarbete kräver tydliga namn

På en restaurang eller i en butik med många pass jobbar den nyanställda ofta med olika chefer. Varje rad i checklistan ska därför ha ett namn, inte ”teamet”. Faddern samlar in signaturer på de praktiska momenten under de första två veckorna.

När checklistan är klar

Avsluta med underskrift av chef och nyanställd. Spara checklistan i personalakten tillsammans med intyg om utbildningar. Efter ett halvår kan du jämföra flera nyanställdas checklistor och ta bort punkter som alltid hoppas över eller är onödiga.

Behörigheter och utrustning

Skriv vem som ordnar inloggning till schema, kassa och e-post och vem som lämnar ut nycklar, larmkod och arbetskläder. Samma lista används när personen slutar, så att allt kan lämnas tillbaka och stängas av samma dag.

Om den nyanställda slutar första veckan

Det händer oftare än man tror. Notera orsaken om du känner till den och vilka punkter som inte blev gjorda i tid. Samla in nycklar och kläder och stäng behörigheter direkt.

Följ upp checklistan

Fråga den nyanställda efter en månad vad som saknades i introduktionen och ändra listan efter det. En checklista som aldrig ändras blir snabbt inaktuell när rutiner, system eller lokaler förändras.

Arbetsmiljö de första dagarna

Gå igenom riskerna i just det arbete personen ska göra, till exempel heta ytor i köket eller tunga lyft i lagret, och visa var första hjälpen och brandsläckarna finns. Kryssa i det i checklistan med datum.

Personalliggare

I branscher med personalliggare, till exempel restaurang, ska den nyanställda föras in från första passet. Visa hur in- och utcheckning görs och lägg till det som punkt för dag 1.

Avstämning efter en månad

Boka ett samtal efter fyra veckor och skriv kort vad som fungerar och vad som behöver mer stöd. Datumet läggs in i checklistan redan första dagen.