Mall för tidsregistrering för Excel och Google Sheets

Svensk lag kräver att arbetsgivaren för anteckningar om jourtid, övertid och mertid (11 § arbetstidslagen). Arbetstagarna och facket på arbetsplatsen har rätt att ta del av dem. Ett uttryckligt krav på att registrera varje arbetad timme finns inte i ATL. EU-domstolen slog dock 2019 fast i målet C-55/18 (CCOO) att medlemsstaterna ska ålägga arbetsgivare att införa ett objektivt, tillförlitligt och tillgängligt system för att mäta den dagliga arbetstiden. Sverige har ännu inte ändrat ATL med anledning av domen. Den som registrerar all tid ligger alltså redan steget före.

Det finns också praktiska skäl att registrera all tid: dygnsvila och veckovila (13–14 §§ ATL) går bara att kontrollera om start och slut är kända, och gränsen på i genomsnitt 48 timmar per vecka (10 b § ATL) räknas på den totala tiden.

Läs mer: Arbetstidskalkylator.

En registrering som ska hålla vid en tvist om övertid, eller vid en inspektion, bör uppfylla några grundkrav:

• Samtidig. Tiden förs in samma dag, inte i efterhand i slutet av månaden.
• Spårbar. Det ska gå att se vem som ändrat en tid och när. I Excel och Google Kalkylark är cellerna med formler skyddade med varning, och versionshistoriken i Google Kalkylark visar ändringar.
• Fullständig. Start, slut och rast för varje arbetsdag, plus frånvarotyp de dagar man inte arbetar.
• Tillgänglig. Medarbetaren ska kunna se sina egna tider. Dela filen per person, inte en gemensam fil för hela teamet.

Tre dokument blandas ofta ihop, men de har olika syften:

Personalliggaren ersätter inte tidsregistreringen, och tvärtom. En restaurang behöver båda.

Integritet vid digital tidsregistrering

Stämpelklocka i en app, inloggning med passerkort eller registrering med GPS-position är personuppgiftsbehandling. Arbetsgivaren ska informera de anställda om vilka uppgifter som samlas in och varför (art. 13 GDPR), och inte samla in mer än som behövs (art. 5.1 c GDPR). Platsdata eller biometri, som fingeravtryck, kräver särskilt starka skäl. Mallen samlar bara in tider, rast och frånvarotyp och räcker för de flesta små arbetsgivare. Vill du i stället ha en ren månadsrapport att signera, använd tidrapporten.

En kontorsanställd har 8 timmars dagsmål och flextid. Veckan ser ut så här: mån 8:30, tis 7:45, ons 9:15, tor 8:00, fre 6:30. Summan blir 40 timmar, alltså noll mot veckomålet. Saldot ändras ändå under veckan: +0:30, −0:15, +1:15, 0, −1:30. Kolumnen ”Saldo ackumulerat” visar hur det rör sig dag för dag. Det är den kurvan chefen tittar på, inte bara veckosumman.

Om onsdagens pass på 9:15 innehöll mindre rast än regeln i ”Inställningar” markeras dagen. Huvudregeln är att ingen ska arbeta mer än fem timmar i följd utan rast (15 § arbetstidslagen).

Regeln för alla tre är densamma: registreringen måste vara tillförlitlig och gå att kontrollera i efterhand. Ett kalkylark utan versionshistorik är därför sämre bevis än en låst pdf per månad.