Mall för tidsbevis för Excel och Google Sheets

Ett tidsbevis, eller en timrapport per månad, är en sammanställning av hur många timmar en person har arbetat under en viss månad, dag för dag. Det används framför allt när lönen eller ersättningen bygger på antalet timmar:

• Timanställda och extrapersonal, där timmarna är underlaget för hela lönen.
• Deltidsanställda med mertid, där tid utöver avtalad tid ska antecknas (11 § ATL).
• Underlag till a-kassan. Arbetsgivarintyget ska visa arbetad tid och lön per månad, eftersom arbetsvillkoret och inkomstvillkoret bygger på månadsuppgifter. Ett signerat tidsbevis gör det enkelt att fylla i arbetsgivarintyget rätt.
• Uppdragsgivare och kunder som betalar per timme och vill se en specifikation.

Skillnaden mot en tidrapport är främst syftet. Tidsbeviset är ett intyg över faktiskt arbetade timmar som båda parter skriver under. Tidrapporten är det löpande arbetsverktyget för planering mot utfall.

Läs mer: Tidrapport-kalkylator.

1. Rubriken: namn, månad, avtalade veckotimmar och arbetsdagar per vecka. Månadens mål räknas ut automatiskt.
2. En rad per dag: start och slut som tt:mm och rast i minuter. Ett pass som 18:00–02:00 räknas rätt över midnatt.
3. Dagtyp: arbete, semester, sjuk eller helgdag. Vid frånvaro räknas avtalad tid in, så att saldot stämmer.
4. Kontrollera kolumnen ”Kontroll” innan du skriver under. Den varnar för saknad rast, bruten dygnsvila och ovanligt långa dagar.

Arbetstidslagen säger att ingen får arbeta mer än fem timmar i följd utan rast, men inte hur lång rasten ska vara (15 § ATL). Värdena i kolumn K–L är därför exempel som du anpassar efter kollektivavtalet. Raster räknas normalt inte som arbetstid, eftersom man då inte är skyldig att stanna på arbetsplatsen. Måltidsuppehåll på arbetsplatsen räknas däremot in i arbetstiden (16 § ATL). Välj rätt i mallen, annars blir timmarna fel.

Mellan två arbetspass ska det finnas minst 11 timmars dygnsvila (13 § ATL). En timanställd som stänger klockan 23 och öppnar klockan 07 nästa dag har bara 8 timmars vila. Det syns i kontrollkolumnen och ska förklaras eller rättas.

Underskrift, kopia och lagring

Skriv ut eller spara som PDF i slutet av månaden. Låt medarbetaren och chefen skriva under och ge medarbetaren en kopia. Tidsbeviset innehåller personuppgifter: dela det bara med lön och närmaste chef, och skriv aldrig orsak till sjukfrånvaro, bara dagtypen ”sjuk” (art. 9 GDPR). Löneunderlag sparas enligt bokföringslagen till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 §).

En student arbetar extra på ett kafé och får 150 kr i timmen. Tidsbeviset för oktober ser ut så här:

Lönen blir 62 × 150 kr = 9 300 kr. Med procentregeln i semesterlagen blir semesterlönen 12 % av förfallen lön, det vill säga 1 116 kr för oktober (16 b § semesterlagen). Om arbetsgivaren betalar semesterersättning löpande ska den stå som en egen rad på lönebeskedet. Tidsbeviset är underlaget för båda beloppen.

Tidsbevis till kund eller uppdragsgivare

Tidsbevis används också när en konsult eller ett bemanningsföretag fakturerar timmar. Då är det kundens kontaktperson som signerar och inte en chef i samma företag. Skriv in kundens namn, projekt eller beställningsnummer i rubriken och skicka tidsbeviset med fakturan. Om timmarna senare ifrågasätts är det signerade tidsbeviset beviset.

Vanliga fel

• Rasten dras inte av. Fem timmars arbete i följd utan rast är max enligt huvudregeln (15 § arbetstidslagen), och längre pass utan rast syns i kolumnen ”Kontroll”.
• Pass över midnatt registreras på fel dag. Skriv starttid och sluttid, så räknar mallen över dygnsgränsen.
• Signaturen saknas. Ett osignerat tidsbevis är bara en lista.
• Fel månad. Tidsbeviset för oktober ska bara innehålla oktobers dagar, även om lönen betalas i november.

Tidsbevis, tidrapport eller tidsregistrering?

Tidsbeviset är en enkel sammanställning av timmar för en person och en period, som kan signeras och skickas. Tidrapporten är månadsunderlaget för lön med övertid och kontroller enligt arbetstidslagen. Tidsregistreringen används löpande varje dag med saldo för flextid.

Exempel: rast och vila på ett tidsbevis

En timanställd i en butik arbetar 10.00–16.30. Om rasten saknas på tidsbeviset ser det ut som 6,5 timmar i följd. Arbetstidslagen kräver att rasterna läggs så att ingen arbetar mer än fem timmar i följd (15 §). Skriv därför in rasten, till exempel 13.00–13.30. Tidsbeviset visar då 6 arbetade timmar, och rastregeln är uppfylld. Om samma person arbetar 18.00–23.00 dagen innan, är vilan fram till 10.00 elva timmar, vilket precis räcker för dygnsvilan (13 §).

Ett signerat tidsbevis som båda har kvar är det enklaste sättet att undvika tvister om timmar i efterhand.

Spara och skicka

Skicka tidsbeviset som pdf samma dag som perioden tar slut, och använd samma filnamn varje gång, till exempel namn, kund och månad. Då är det enkelt att hitta rätt bevis om en faktura eller lön ifrågasätts senare.

Den som har flera kunder bör hålla ett tidsbevis per kund och månad.