Mall för semesteransökan – gratis för Word, PDF och Excel

Semesterlagen ställer inget krav på att semester ska sökas skriftligt. Lagen utgår från att arbetsgivaren och arbetstagaren kommer överens om när semestern ska läggas ut, och att arbetsgivaren bestämmer om ni inte blir överens (11 § semesterlagen). En skriftlig ansökan med chefens beslut på samma blad gör ändå livet enklare för alla. Det framgår vad som har beviljats, saldot stämmer och ingen behöver minnas vad som sades i korridoren i februari.

Mallen räknar arbetsdagar (måndag–fredag) i perioden minus helgdagar och visar hur många semesterdagar som finns kvar efter ansökan. Lördag och söndag räknas inte som semesterdagar (3 a §). Arbetar du ett annat schema, till exempel helger, får du kontrollera antalet dagar manuellt.

Läs mer: Räkna ut semesterdagar.

Vill du ta ut sparade dagar utan koppling till årets semester ska du meddela arbetsgivaren senast två månader i förväg, om inget annat har avtalats (19 §). Mallen kontrollerar framförhållningen.

Om inget annat har avtalats har du rätt att få minst fyra veckors sammanhängande semester under juni–augusti (12 §). Arbetsgivaren får lägga den till annan tid bara om det finns särskilda skäl. Ansöker du om sommarsemester, gör det tidigt. Många arbetsplatser samlar in önskemål redan i januari eller februari, och arbetsgivaren ska meddela beslutet senast två månader innan ledigheten börjar om ni inte har kommit överens (11 §).

Mallens kontroll ”Sammanhängande semester” varnar om en sommarsemester är kortare än fyra veckor. Det är inget fel om du själv vill dela upp semestern, men det ska vara ett medvetet val.

Chefen fyller i beslut, datum och underskrift på samma blad. Vid avslag kräver mallen en kort motivering och gärna ett förslag på annan tid. Tips för chefen:

• Jämför med semesterplanen innan du beslutar, så att du ser hur många som redan är lediga samma vecka.
• Kontrollera att saldot inte blir negativt. Semester utan intjänad semesterlön kan bli obetald (4 och 7 §§).
• Spara den signerade ansökan som PDF eller i personalakten och ge medarbetaren en kopia.

En medarbetare ansöker om 6–24 juli 2026, alltså 15 arbetsdagar. Om inget annat har avtalats har arbetstagaren rätt till minst fyra veckors sammanhängande semester under juni–augusti (12 § semesterlagen). Kontrollen ”Sammanhängande semester” visar därför en varning. Chefen kan lösa det genom att lägga till en vecka i direkt anslutning, eller genom att notera att medarbetaren själv vill dela upp semestern.

Semesteråret är 1 april–31 mars. Året närmast före kallas intjänandeår (3 §). Den som har bytt arbetsgivare har bara rätt till semesterledighet i den nya anställningen i den mån hen inte redan har haft ledighet i den tidigare (6 §). Mallen visar saldot per semesterår, så att det syns om en ansökan i mars hör till det gamla eller nya året.

Kort anställning

För en anställning som är tänkt att pågå högst tre månader, och inte varar längre, kan man avtala att semester inte läggs ut. Då får den anställda semesterersättning i stället (5 §). Det är vanligt vid sommarjobb i restaurang och handel.

Sjukdom och semesterlön

Sjukfrånvaro är semesterlönegrundande om den inte överstiger 180 dagar under intjänandeåret (17 §). Den som har varit sjuk en period under året tjänar alltså oftast in semester som vanligt.

När anställningen upphör

Har den anställda inte tagit ut den semesterlön som tjänats in, betalas semesterersättning (28 §). Den ska betalas ut utan oskäligt dröjsmål och senast en månad efter att anställningen upphörde (30 §). Kontrollera saldot i mallen så fort någon säger upp sig.

Exempel på anteckningar

• ”Ansökan inkom 3 februari, beviljad 10 februari.”
• ”Flyttad på arbetstagarens begäran, ursprungligen 3–7 augusti.”
• ”Sparade dagar från 2024 tas ut.”

Chef och medarbetare

Medarbetaren ansöker i god tid och anger perioderna. Chefen kontrollerar saldot, att det inte är för många lediga samtidigt och att ersättare finns. Beslut och motivering skrivs i mallen. Spara ansökningarna för året tillsammans med semesterlistan.

Semester i högsäsong

I handel och restaurang är december och sommaren högtryck. Bestäm en tydlig regel i arbetsgruppen, till exempel ”högst två lediga samtidigt i december”, och använd den ordning ansökningarna kom in. Skriv ner regeln så att ingen känner sig förbigången.

Ansökan via e-post eller app

Det räcker med e-post eller en app om arbetsplatsen använder det. Det viktiga är att det syns vem som sökte, när, vilka dagar och vem som beslutade. Spara beslutet i mallen eller systemet.

Avslag

Ett avslag ska ha en kort motivering och gärna ett förslag på annan period. Skriv in den nya överenskommelsen i mallen, så att saldot stämmer.

Sparade dagar

Ange i ansökan om du vill ta ut sparade dagar och från vilket år de kommer. Sparade dagar ska tas ut inom fem år, och mallen visar hur många som finns kvar.

Semester och schema

En semesterdag motsvarar en arbetsdag enligt schemat. Lägg in semestern i schemat direkt efter beslutet, så att ingen planeras in på en ledig dag.

Bekräfta beviljad semester skriftligt, även per sms eller app.