Mall för tidrapport – gratis för Word, PDF och Excel

En tidrapport sammanställer vad en medarbetare faktiskt har arbetat under en månad: tider per dag, raster, frånvaro och summan jämfört med avtalad tid. Den används oftast som underlag för lönekörningen, särskilt för timanställda och för den som har övertid eller mertid. Därför slutar mallen med fält för underskrift. När både medarbetare och chef har signerat är det tydligt vilka timmar som ska betalas.

Mallen jämför planerad tid med utfall. Sätt avtalad veckotid och antal arbetsdagar i rubriken, så räknar ”Översikt” fram månadens mål, arbetade timmar och saldo.

Läs mer: Tidrapport-kalkylator.

Arbetstidslagen kräver att arbetsgivaren för anteckningar om jourtid, övertid och mertid (11 § ATL). Arbetstagarna har rätt att själva eller genom någon annan ta del av anteckningarna, och samma rätt har facket på arbetsplatsen. I praktiken krävs då att även den ordinarie tiden registreras, annars går det inte att räkna fram övertiden. Tidrapporten löser det: varje rad med start, slut och rast ger nettotid, och allt utöver avtalad tid syns som plus.

Kollektivavtal kan ha andra gränser och regler för hur övertid ersätts, med pengar eller som kompensationsledighet.

Vid semester, sjukdom eller helgdag väljer du bara typ på raden. Mallen tillgodoräknar då avtalad tid för dagen. Två saker att tänka på:

• Sjukdom: skriv bara ”sjuk” som typ, aldrig diagnos eller orsak. Hälsouppgifter är känsliga personuppgifter (art. 9 GDPR).
• Semester: dagarna räknas mot semestersaldot. 25 dagar per semesterår är lagens minimum (4 § semesterlagen). Själva ansökan gör du med en semesteransökan.

Signera och spara

Granska ”Översikt” och fliken ”Efterlevnad” vid månadens slut. Brott mot dygnsvila och veckogräns ska rättas eller förklaras innan rapporten signeras. Spara den signerade rapporten som PDF. Underlag för lön är räkenskapsinformation som ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bokföringslagen 7 kap. 2 §).

En heltidsanställd i en lagerbutik arbetar 182 timmar i oktober 2026, som har 22 arbetsdagar. Det är 176 timmar ordinarie tid och 6 timmar övertid. Arbetsgivaren ska föra anteckningar om övertid, mertid och jourtid, och arbetstagaren har rätt att ta del av dem (11 § arbetstidslagen). I tidrapporten syns övertiden per dag och som saldo i ”Översikt”.

Taket för allmän övertid är 48 timmar under fyra veckor eller 50 timmar under en kalendermånad, och högst 200 timmar per kalenderår (8 § arbetstidslagen). Tidrapportens månadssumma är därför underlaget för båda kontrollerna. För att se årstaket behöver du lägga ihop månaderna, eftersom en enskild månadsfil inte gör det.

Ändra aldrig i en redan attesterad tidrapport. Gör i stället en ny version med datum och skäl.

Frånvaro som ofta registreras fel

Sjukdag, VAB och semester ska ha egna koder och inte registreras som ”0 timmar arbete”. Annars stämmer inte saldot, och lönekontoret kan inte skilja frånvaro med avdrag från frånvaro med lön.

Spara varje månad som en egen fil, så att tidigare rapporter inte skrivs över.

Använd samma filnamn varje gång.