Mall för frånvaroanteckning för Excel och Google Sheets

Ett autosvar ska göra tre saker: berätta att du inte läser e-posten, säga när du är tillbaka och visa vart avsändaren kan vända sig under tiden. Allt annat är överflödigt. Mallen bygger texten från fyra uppgifter: period, återkomstdag, ersättare och ersättarens e-post.

• Återkomstdag i stället för sista frånvarodag. ”Jag är tillbaka måndag 2 november” är tydligare än ”Jag är borta till och med 30 oktober”. Mallen räknar fram nästa vardag efter frånvaron. Röda dagar räknas inte bort automatiskt, så kontrollera dem själv, till exempel kring jul eller midsommar.
• Ersättare med namn och e-post. ”Kontakta kollegor” hjälper ingen. Fråga ersättaren innan du anger hen.
• Svensk och engelsk version om du har kontakter utomlands.

Sjukdom, sjukskrivning, operation eller graviditet är hälsouppgifter och därmed känsliga personuppgifter (art. 9 GDPR). De hör inte hemma i ett autosvar som går till alla avsändare, även okända. Skriv bara att du är frånvarande. Samma princip gäller i resten av meddelandet: ta bara med det som behövs (uppgiftsminimering, art. 5.1 c GDPR). Kontrollbladet i mallen varnar om texten innehåller ord som ”sjuk” eller ”sjukskriven”.

Exempel

• Kort, internt: ”Hej! Jag är ledig till och med 30 oktober och läser inte e-post. Brådskande ärenden: Erik Lund, erik.lund@exempel.se. Hälsningar, Sara”
• Externt, formellt: ”Tack för ditt meddelande. Jag är tillbaka måndag 2 november. Under tiden svarar Erik Lund på erik.lund@exempel.se.”

Ska e-posten vidarebefordras, eller ska en kollega läsa din inkorg medan du är borta, ska det finnas en policy som de anställda har informerats om (IMY, dataskydd i arbetslivet). Privat e-post i jobbinkorgen omfattas också av integritetsskyddet. Det enklaste är därför ett autosvar som hänvisar till en ersättare eller en gemensam funktionsadress, utan att någon behöver gå in i din inkorg.

Aktivera svaret sista arbetsdagen och ange start- och slutdatum så stängs det av automatiskt. Behöver du en intern anmälan av frånvaron till chefen, använd i stället närvarolistan eller semesteransökan.

Autosvaret till kunder och leverantörer ska vara kortare än meddelandet till kollegorna:

Skriv aldrig sjukdom eller vård i någon av varianterna. Kontrollen i mallen letar efter sådana ord.

Spara anteckningen som pdf och skicka den samma dag som frånvaron börjar, om det går.

Meddela också när du är tillbaka.

Semester, externt: ”Hej! Tack för ditt mejl. Jag har semester till och med 14 augusti och läser inte e-post. För beställningar, kontakta order@foretaget.se eller 08-000 00 00. Övriga ärenden besvarar jag när jag är tillbaka.”

Utbildning, internt: ”Hej! Torsdag och fredag är jag på utbildning och svarar på kvällen. Schemat för nästa vecka godkänns av Ali under tiden.”

Oplanerad frånvaro: ”Hej! Jag är frånvarande tills vidare. Brådskande ärenden: info@foretaget.se.”

Den sista varianten nämner inte sjukdom. Det är avsiktligt.

Misstag som förstör ett bra autosvar

• Inget återkomstdatum, eller ”efter helgen”.
• Kollegans privata mobilnummer utan att hen har godkänt det.
• Ersättaren har också semester samma vecka.
• Autosvaret ligger kvar en vecka efter att du har kommit tillbaka.
• För mycket information: ”ligger på sjukhus”, ”är på Mallorca”.

Medarbetare och chef: vem ansvarar för vad?

Medarbetaren lägger in autosvaret och kommer överens med chefen om vem som ersätter. Arbetsgivaren kan ta fram en gemensam mall för hela företaget, till exempel med en funktionsadress i stället för namn. Om e-post ska vidarebefordras eller läsas av någon annan ska det följa av en policy som de anställda känner till.

Innan du går

1. Kom överens med ersättaren om vilka ärenden hen tar.
2. Skriv in datum och kontakt i autosvaret.
3. Testa genom att skicka ett mejl från en annan adress.
4. Sätt en påminnelse om att stänga av autosvaret när du är tillbaka.

När du kommer tillbaka

Börja med de ärenden som ersättaren har markerat som öppna. Tacka kort och kontrollera att kunderna har fått svar. Spara texten som mall, så att du bara behöver byta datum nästa gång.

Autosvar i restaurang och butik

Många i servering eller butik har ingen egen jobbmejl. Där blir ”frånvaroanteckningen” en rad i schemat eller ett meddelande i personalgruppen. Samma regler gäller: när du är tillbaka, vem som ersätter och inga detaljer om hälsa. En skiftledare som går på semester bör skriva vem som tar emot leveranser och vem som har nycklarna.

Lång frånvaro

Vid föräldraledighet eller längre sjukskrivning ska du inte skriva ett återkomstdatum som inte är säkert. Skriv: ”Jag är borta under en längre tid. Mina ärenden sköts av Erik Nilsson, erik.nilsson@foretaget.se.” Kom överens med IT om hur länge inkorgen ska vara aktiv och vem som får tillgång till den, enligt företagets policy.

Språk

Skriv kort och vänligt, utan skämt i meddelandet till kunder. Har företaget utländska kunder, lägg till en kort engelsk version med samma datum.

Kalendern

Markera också frånvaron i den gemensamma kalendern, så att kollegor inte bokar möten med dig. Byt bara datumen nästa gång.