Mall för arbetsbeskrivning – gratis för Word, PDF och Excel

En arbetsbeskrivning, eller befattningsbeskrivning, beskriver vad en tjänst innebär: syfte, huvuduppgifter, befogenheter och krav. Det finns inget lagkrav på en separat arbetsbeskrivning. Arbetsgivaren ska däremot skriftligen informera den anställde om alla villkor av väsentlig betydelse, bland annat en kort beskrivning av arbetsuppgifterna och yrkesbenämning eller tjänstetitel (6 c § LAS). Informationen ska lämnas senast den sjunde kalenderdagen efter att arbetet började. Arbetsbeskrivningen kompletterar alltså anställningsavtalet med detaljerna.

Den fyller flera funktioner samtidigt: underlag för rekrytering och annons, grund för introduktion och medarbetarsamtal, och en referens vid lönesättning. Enligt diskrimineringslagen ska arbetsgivaren varje år kartlägga löner och jämföra arbeten som är lika eller likvärdiga (3 kap. 8–10 §§). Det är svårt utan tydliga arbetsbeskrivningar.

1. Titel och placering: befattning, avdelning, närmaste chef, eventuella medarbetare och vem som ersätter vid frånvaro.
2. Syfte: en eller två meningar om varför tjänsten finns.
3. Huvuduppgifter med tidsandel. Mallen kräver minst tre uppgifter, och andelarna ska bli 100 %. Det avslöjar snabbt om en ”skiftledare” mest står i kassan.
4. Befogenheter: attesträtt, schemaläggning, kassaansvar, behörigheter.
5. Krav: utbildning, erfarenhet, certifikat och språk, men bara sådant som verkligen behövs för arbetet.
6. Arbetstid och arbetsmiljö: sysselsättningsgrad, skift, helger och särskilda risker. Den totala arbetstiden får i genomsnitt vara högst 48 timmar per vecka under högst fyra månader (10 b § ATL). Mallen varnar vid över 48 timmar.
7. Lön: lönespann eller lönenivå enligt kollektivavtal.

Arbetsgivare får inte diskriminera arbetssökande eller anställda, till exempel på grund av kön, etnisk tillhörighet, religion, funktionsnedsättning eller ålder (diskrimineringslagen 2 kap. 1 §). I praktiken betyder det:

• skriv ”minst två års erfarenhet av kassaarbete”, inte ”yngre och energisk”,
• ange fysiska krav konkret: ”lyfta upp till 15 kg”, inte ”god fysik”,
• kräv svenska på en viss nivå bara om arbetet kräver det.

Mallens kontroll letar efter vanliga ålders- och ursprungsrelaterade ord, men den ersätter inte en egen genomläsning.

EU:s lönetransparensdirektiv (2023/970) ger arbetssökande rätt till information om ingångslön eller lönespann före anställningen. Direktivet är ännu inte genomfört i svensk lag (status oktober 2026), och regeringen har i mars 2026 meddelat att den vill omförhandla det. Att ange lönespann är därför frivilligt i dag, men det rekommenderas: det gör annonsen tydligare, och arbetsbeskrivningen är redo om reglerna införs. Se över arbetsbeskrivningen minst en gång per år. Mallen räknar fram nästa översyn till datum + 12 månader.

Fliken ”Arbetsuppgifter” kräver minst tre uppgifter och att andelarna blir 100 %. Ett ifyllt exempel:

Tidsandelarna gör beskrivningen användbar i tre lägen. I annonsen vet du vad du söker. I medarbetarsamtalet finns något att utgå från. När uppgifterna ändras, till exempel när delegering av läkemedel läggs till, syns det tydligt att beskrivningen behöver ses över. Kontrollen ”Översyn inte försenad” påminner om det.

Skilj tydligt mellan det som krävs och det som är ett plus. Exempel för en butikssäljare:

Varje krav ska gå att koppla till arbetet. ”Ung och energisk” eller ”svenska som modersmål” kan vara diskriminerande. Skriv i stället vad arbetet faktiskt kräver, till exempel ”kan kommunicera på svenska med kunder”.

Befogenheter och ansvar

En bra arbetsbeskrivning visar också vad den anställda får bestämma själv. Exempel för en skiftledare på restaurang:

• Beslutar själv: fördelning av uppgifter under passet, kassa-avstämning, att stänga en station vid personalbrist.
• Stämmer av med restaurangchefen: övertid utöver schemat, inköp utanför ordinarie lista.
• Ansvarar för: att rutinerna för livsmedelshygien följs under passet och att kassan stämmer vid stängning.

Så hänger beskrivningen ihop med andra dokument

Den skriftliga informationen om anställningsvillkor ska bland annat innehålla en kort beskrivning av arbetsuppgifterna och yrkesbenämning eller tjänstetitel (LAS 6 c §). Arbetsbeskrivningen kan vara den bilaga som ger detaljerna. Den är också ett bra underlag för riskbedömningen, för introduktionen av nya medarbetare och för den årliga lönekartläggningen, där lika och likvärdiga arbeten ska jämföras.

Vanliga misstag

• Beskrivningen är kopierad från en annons och stämmer inte med vardagen.
• ”Övriga uppgifter enligt chefens anvisning” utgör en tredjedel av uppgifterna.
• Ingen version eller datum, så ingen vet om den är aktuell.
• Krav som ingen nuvarande medarbetare uppfyller.

Uppföljning

Gå igenom beskrivningen vid medarbetarsamtalet. Har nya system, nya öppettider eller nya uppgifter tillkommit? Skriv en ny version med datum och låt den anställda ta del av den.

Exempel: syftet i en mening

Svagt: ”Arbete i köket.”

Bättre: ”Tillagar rätterna på menyn enligt recept och egenkontrollprogrammet, så att maten kan serveras inom 15 minuter även vid rusning.”

Syftet visar varför tjänsten finns och hur man vet att arbetet görs bra.

Arbetsförhållanden

Lägg till ett kort avsnitt om förhållandena: stående arbete, skift, helger, kyla vid kylrum, tunga lyft vid varumottagning. Det hjälper vid riskbedömningen och ger den sökande en ärlig bild, vilket minskar risken att någon slutar efter första veckan.

Mätbara mål

Lägg till två eller tre mål som går att följa upp, till exempel ”kassadifferens under 0,1 procent av omsättningen” eller ”inventering utan svinn över 1 procent”. Det gör medarbetarsamtalet och lönesamtalet konkretare.

Vem skriver beskrivningen

Chefen tar fram den tillsammans med HR, och den som har tjänsten kontrollerar att uppgifter och tidsandelar stämmer. Skriv in synpunkterna innan beskrivningen fastställs.

Ersättare vid frånvaro

Skriv vem som tar över uppgifterna vid semester och sjukdom, och vem tjänsten själv ersätter. Det underlättar schemaläggning och semesterplanering. Spara beskrivningen med versionsnummer i sidhuvudet och samma upplägg för alla tjänster.

Dela med medarbetaren

Ge den anställda beskrivningen och be hen bekräfta att hen har tagit del av den. Vid förändrade uppgifter görs en ny version i stället för handskrivna tillägg. Spara gamla versioner med datum.

Arkiv

Spara den undertecknade beskrivningen i personalakten. Då finns den till hands vid lönesamtal och omorganisation.