Mall för personalblankett – gratis för Word, PDF och Excel

En personalblankett samlar de uppgifter som behövs för att lägga upp en ny medarbetare i lönesystemet och personalakten. Utgångspunkten i dataskyddsförordningen är att bara samla in det som behövs för ändamålet (uppgiftsminimering, art. 5.1 c GDPR). För en vanlig anställning är det:

Civilstånd, religion, foto, facklig tillhörighet och hälsouppgifter hör inte hemma på blanketten. Arbetsgivaren ska också informera den anställde om hur uppgifterna behandlas (art. 13 GDPR). Mallen har ett fält för datum när informationen lämnades.

Kontroller som sparar tid i lönekörningen

Mallen kontrollerar personnumret (12 siffror och kontrollsiffra enligt Luhn-algoritmen), clearingnumret (4 eller 5 siffror), att arbetstiden ligger mellan 0 och 48 timmar per vecka och att en tidsbegränsad anställning har ett slutdatum efter startdatumet. Fel i personnummer eller kontonummer upptäcks då innan den första lönen ska betalas ut, inte när utbetalningen studsar.

För anställda som inte är medborgare i EU/EES eller Schweiz ska arbetsgivaren kontrollera att personen har rätt att arbeta i Sverige innan anställningen börjar. En kopia av tillståndet ska sparas under anställningen och minst 12 månader efter att den upphört. Arbetsgivaren ska också underrätta Skatteverket senast den tredje månaden efter startmånaden (utlänningsförordningen 6 kap. 13 a § och 7 kap. 1 b §). Mallen varnar om tillståndets giltighet går ut.

Personalblanketten innehåller personnummer och bankuppgifter. Spara den skyddat, med åtkomst bara för lön och HR. Löneunderlag är räkenskapsinformation och sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bokföringslagen 7 kap. 2 §). Andra uppgifter, till exempel närmast anhörig, ska raderas när anställningen upphört och de inte längre behövs. Introduktionen av den nyanställda planerar du i onboarding-checklistan.

• Personnummer med 10 siffror. Mallen kräver 12 siffror (ÅÅÅÅMMDDNNNN) och räknar kontrollsiffran. Två omkastade siffror syns direkt.
• Clearingnummer med 6 siffror. Svenska clearingnummer har 4 eller 5 siffror. En felaktig siffra ger en lön som kommer i retur.
• Arbetstid över 48 timmar eller deltid som anges i procent i stället för timmar.
• Tredjelandsmedborgare utan giltigt arbetstillstånd. Mallen varnar om slutdatumet har passerat. Kontrollera tillståndet innan personen börjar.
• Tidsbegränsad anställning utan slutdatum.

Blanketten fylls i av den anställda, men det är arbetsgivaren som ansvarar för att uppgifterna stämmer innan första lön betalas ut. Gå därför igenom kontrollfliken tillsammans första dagen.

Fråga dig för varje fält om du verkligen behöver uppgiften för lön, schema eller säkerhet:

Varje extra fält är en uppgift som måste skyddas, uppdateras och raderas i tid.

Närmast anhörig

Låt den anställda själv ange en kontaktperson och skriv bara namn, relation och telefonnummer. Använd uppgiften bara i nödsituationer och be om en uppdatering en gång per år.

Den anställda fyller i sina uppgifter och skriver under på att de stämmer. Lön eller HR kontrollerar att personnummer och bankuppgifter är rimliga och lägger in dem i lönesystemet före första lönekörningen. Ändringar, till exempel nytt kontonummer, ska komma skriftligt från den anställda, gärna via e-post från en känd adress. Var försiktig med ändringar som kommer från en okänd avsändare: falska ”byt mitt kontonummer”-mejl förekommer.

Tredjelandsmedborgare

Kontrollera tillståndet innan anställningen börjar och spara en kopia. Notera i blanketten när tillståndet går ut, så att du hinner ta upp frågan i god tid innan det löper ut.

Säker hantering

Spara blanketten i en mapp som bara lön och HR har tillgång till. Skicka den inte i en öppen gruppchatt och skriv inte ut extra kopior till chefens skrivbordslåda. Om den anställda fyller i den digitalt, använd lönesystemet eller en krypterad fil och skicka lösenordet på annat sätt, till exempel sms. Radera arbetskopior från e-posten när uppgifterna har förts in i systemet.

Säsong och extra personal

Kraven är desamma för säsongsanställda och timanställda. Hoppa inte över personnummer eller bankuppgifter, eftersom du annars inte kan redovisa personen i arbetsgivardeklarationen eller betala lön.

Årlig kontroll

Be en gång per år de anställda bekräfta adress, telefon och bankkonto. Spara svaret med datum. Gamla uppgifter som inte längre behövs raderas.

Ändring av uppgifter

Den anställda meddelar adressbyte och nytt kontonummer skriftligt. Lön noterar datum för ändringen och sparar den tidigare uppgiften i historiken. Ändringar som kommer nära lönekörningen kontrolleras extra noga, gärna med ett telefonsamtal till den anställda.

När anställningen slutar

Blanketten ligger kvar i personalakten så länge uppgifterna behövs. Löneunderlag sparas enligt bokföringsreglerna, men uppgifter som bara behövdes under anställningen, som närmast anhörig, kan raderas när personen har slutat.

Kontrollera före första lönen

Jämför personnummer, namn och bankuppgifter med legitimation och kontobevis eller ett utdrag från banken. Låt den anställda läsa igenom uppgifterna på skärmen. Ett fel i kontonumret är lättare att rätta före utbetalningen än efter.

Ny version av blanketten

När du tar bort eller lägger till fält, ge blanketten ett nytt versionsnummer och sluta använda den gamla. Då vet alla vilka uppgifter som samlas in.